Functiebeschrijving: Adviseur-ingenieur A2 ICT-coördinator contractbeheer (m/v) Beleidsdomein: Mobiliteit en Openbare Werken Entiteit: Departement Mobiliteit en Openbare Werken Afdeling: Algemene Technische Ondersteuning Graad: Leidinggevend Expert Aantal vacante 1 betrekkingen: Standplaats: Brussel Vacaturenummer: 24404
1. Afdelingscontext De Technisch Ondersteunende Diensten (TOD) vormen binnen het departement Mobiliteit en Openbare Werken de technisch ondersteunende kracht bij de realisatie van infrastructuurwerken. TOD omvat 5 afdelingen: expertise beton en staal, geotechniek, algemene technische ondersteuning, waterbouwkundig laboratorium en verkeerscentrum. De afdeling Algemene Technische Ondersteuning (ATO) telt een 50-tal personeelsleden. Zij levert een breed spectrum van gespecialiseerde dienstverleningspakketten af in het domein van ondersteuning overheidsopdrachten, fotogrammetrie-topografie, ICT-ondersteuning en kwaliteitszorg. De vacante betrekking van een adviseur-ingenieur situeert zich in het dienstverleningspakket ICT-ondersteuning. Hierbij wordt gezorgd voor ondersteuning en adviesverlening aan het lijnmanagement en aan de verschillende afdelingen op het gebied van informatietechnologie. Een belangrijke taak is de opvolging van de uitvoering van het outsourcingscontract. De cel ICTondersteuning staat ook in voor het optimaliseren van de diverse informatiebronnen, -processen en systemen teneinde een bijdrage te leveren tot de realisatie van het ICT-beleidsplan en de informaticastrategie van het departement en het beleidsdomein. Je komt terecht in een team van een 14-tal personen. In je functie heb je contact met diverse buitendiensten van de Vlaamse overheid (Vo) alsook met externe ICT-dienstverleners. 2. Functiedoel Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met ICT teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. De functiehouder wordt verantwoordelijk gesteld voor volgende activiteiten en aspecten van contractbeheer en de uitvoering van de ICT-(raam)contracten: de strategische keuzes op het vlak van ICT-(raam)contracten, de afnames voorbereiden en de beslissing van het management implementeren de strategische keuzes op het vlak ICT-investeringen mee voorbereiden en de beslissing van het management implementeren de strategische keuzes op het vlak ICT-onderhoud en onderhoudscontracten voorbereiden en de beslissing van het management implementeren vanuit contractbeheer meewerken aan het opmaken en het realiseren van het ICT-beleidsplan het opvolgen van de ICT-(raam)contracten waarvan het departement kan afnemen het opvolgen en aansturen van de intern betrokken informatici m.b.t. afnames van de ICT- (raam)contracten het overkoepelend coördineren van de werkaanvraagprocessen, de ICT-onderhoudscontracten, het onderhoud van werkplekken, het onderhoud van serverinfrastructuur, het onderhoud van bedrijfstoepassingen de werkinstrumenten (ondersteunende systemen) regelmatig evalueren en bijsturen het opvolgen en implementeren van de richtlijnen die gelden voor de ICT-(raam)contracten het opvolgen en optimaliseren van de geldende processen m.b.t. offerteaanvragen, bestellingen, opleveringen en facturatie waken over de borging van de afspraken en de processen het beheren en opvolgen van de beschikbare IT-kredieten, de aanrekeningen en de rapporteringen het opvolgen en aansturen van de intern betrokken financieel beheerder(s) het voeren van onderhandelingen met de externe contractbeheerders en de contractanten; de noden van het departement formuleren en de belangen verdedigen vanuit contractbeheer de gesprekspartner zijn van het enterprise architectuur office, het projectmanagement office en de IT investment council vanuit contractbeheer de gesprekspartner zijn van de interne klant en de ICT-dienstverlener(s) de organisatie vertegenwoordigen in strategische werkgroepen, de standpunten afstemmen en rapporteren over de beslissingen.
3. Interne organisatie Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? celhoofd (en afdelingshoofd) informatici, medewerker, assistent ICT-coördinatoren aanvraagprocessen, financieel medewerker Aan hoeveel personen geeft de functiehouder leiding? 3 Op welke budgetten heeft de functiehouder een impact? ICT-bestedingen (apparaatskredieten en beleidskredieten) 4. en BEHOEFTEANALYSE Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Behoeften en opportuniteiten bespreken met het lijnmanagement Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen Uitvoeren van (probleem)analysen Analyseren van ad hoc vragen en problemen Evalueren van de huidige dienstverlening DIENSTVERLENING UITBOUWEN Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Voorstellen doen en bespreken van de dienstverlening Akkoord bereiken rond de dienstverlening De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren Actieplan opstellen, werkmethode definiëren Definiëren van langere termijnplanning Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Interne klanten ondersteunen bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, systemen, toepassingen,
WERKINSTRUMENTEN Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Meewerken aan projecten van productontwikkeling Uitwerken van procedures en richtlijnen Ontwikkelen van opleidingen, rekenmodellen, IT-programma s, databanken, concepten voor financieel beheer ADVIESVERLENING Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Fungeren als aanspreekpunt voor het eigen vakgebied Adviseren over toepassing en gebruik van diensten, producten, systemen Gebruikers adviseren over interpretatie van regelgeving Management adviseren over thema s die te maken hebben met het functionele domein Inspelen op specifieke vragen van het management Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Pro-actief knelpunten signaleren KWALITEITSBORGING Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Bewaken van correcte toepassingen van reglementaire bepalingen, procedures, normen, Erop toezien dat wet- en regelgeving worden gerespecteerd Verzamelen en verwerken van gegevens, opmaken van overzichten en verslagen, rapporteren van indicatoren Input leveren voor management rapportering Toezien op naleving van kwaliteitsnormen Evalueren van klanttevredenheid Kwaliteitsbewaking van de opgezette systemen Voorstellen doen voor verbetering Proces afstemmen met andere processen binnen de organisatie
COMMUNICATIE EN CONTACTEN Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. De dienstverlening pro-actief kenbaar maken aan de klant Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt Feedback vragen aan klanten KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Opbouwen en onderhouden van netwerken Bijhouden van vakliteratuur Volgen van nieuwe ontwikkelingen Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten op het vakgebied BELEIDSVOORBEREIDING Vanuit het vakgebied mee bepalen van het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie Vanuit contractbeheer meewerken aan het opmaken en het realiseren van het ICT-beleidsplan OPTIMALISATIE VAN DE DIENSTVERLENING Organiseert overleg en/of neemt beslissingen over de dienstverlening ten einde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is COÖRDINEREN Helpt collega s vakinhoudelijk; bouwt de kennis verder uit en stelt die ter beschikking om het kennisniveau van het team op peil te houden
5. s 1. Voortdurend verbeteren Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de entiteit, door de bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit Indicatoren - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen 2. Klantgerichtheid Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten onderkennen en er adequaat op reageren III. Onderneemt, binnen de mogelijkheden van de eigen functie, acties om de dienstverlening aan klanten te optimaliseren Indicatoren - Gaat kritisch na op welke punten de eigen dienstverlening aan de klant kan worden verbeterd - Onderzoekt gericht (via systematisch onderzoek) de wensen, behoeften en verwachtingen van klanten (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes ) - Formuleert concrete voorstellen om de eigen dienstverlening te verbeteren - Onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van klanten - Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk - Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, allochtonen )
3. Samenwerken Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat op het niveau van een team, entiteit of de organisatie, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is III. Stimuleert de samenwerking binnen de eigen entiteit, werkgroepen of projectgroepen Indicatoren - Komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren - Moedigt anderen aan om samen te werken, hun ideeën te uiten en onderling van gedachten te wisselen - Moedigt anderen aan om onderling te overleggen over zaken die het eigen werk overstijgen - Betrekt anderen bij het nemen van beslissingen die op hen een impact hebben - Bevordert de goede verstandhouding, de teamgeest en het respect voor de verscheidenheid van mensen - Geeft opbouwende kritiek en feedback - Moedigt anderen aan om gezamenlijk oplossingen te vinden 4. Betrouwbaarheid - consequent en correct handelen Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de basisregels, sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg ). Afspraken nakomen en zijn/haar verantwoordelijkheid opnemen III. Schept randvoorwaarden zodat de deontologische code in de praktijk gebracht kan worden Indicatoren - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken, rond sociale en ethische normen en in het omgaan met diversiteit. - Zorgt voor een transparante structuur (inrichting) van de entiteit - Zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie of entiteit op de hoogte is van de verwachte normen voor gedrag (bijvoorbeeld: brengt het onderwerp regelmatig en systematisch ter sprake) - Spreekt anderen aan als onethische handelingen worden gesteld, regels en afspraken niet worden nageleefd enz. 5. Probleemanalyse (analytisch denken) Een probleem duiden in zijn verbanden. Op een efficiënte wijze op zoek gaan naar aanvullende, relevante informatie III. Maakt eenvoudige analyses van complexe dossiers Indicatoren - Analyseert complexe dossierproblemen en herformuleert die naar hanteerbare vragen - Houdt bij zijn analyse rekening met verschillende aanknopingspunten - Is in staat inzicht te verwerven in een complexe problematiek - Ziet trends en patronen in ogenschijnlijk niet-gerelateerde feiten - Kan tegengestelde oordelen van anderen betrekken en integreren in de eigen analyse
6. Oordeelsvorming (synthetisch denken) Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria II. Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Indicatoren - Komt tot een gefundeerd oordeel, rekening houdend met consequenties - Betrekt mogelijke neveneffecten of consequenties van standpunten in zijn overwegingen - Motiveert en beargumenteert het eigen oordeel of de beslissing - Neemt bij problemen of situaties een persoonlijk standpunt in - Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie 7. Initiatief Kansen onderkennen en uit eigen beweging acties voorstellen of ondernemen III. Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief) Indicatoren - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Neemt initiatief om te vernieuwen - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures 8. Organisatiesensitiviteit Invloed en gevolgen onderkennen van (eigen) beslissingen, voorstellen en acties op andere onderdelen van de organisatie II. Toetst eigen besluiten, voorstellen en acties aan (de belangen van) andere entiteiten Indicatoren - Maakt gebruik van expertise in andere entiteiten - Schakelt een andere entiteit in bij het oplossen van problemen - Zorgt ervoor dat hij weet wie de belanghebbenden zijn en dat hij beslissingen en ontwikkelingen zorgvuldig communiceert aan hen - Creëert een draagvlak voor voorstellen door informatie te verschaffen - Betrekt andere entiteiten binnen de organisatie bij overleg en besluitvorming
9. Visie (conceptueel denken) De dagelijkse praktijk overstijgen en eigen ideeën uitwerken voor de toekomst, feiten bekijken vanop een afstand, ze in een ruimere context en langetermijnperspectief plaatsen II. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische.) factoren bij zijn aanpak Indicatoren - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn - Denkt kritisch en zelfstandig - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden 10. Coachen (ontwikkelingsgericht coachen) Collega s expliciet helpen en ondersteunen bij hun professionele ontwikkeling en op die wijze mee verantwoordelijkheid opnemen voor het leren binnen de organisatie I. Biedt hulp en steun bij het uitvoeren van taken en bij het behalen van resultaten Indicatoren - Moedigt collega s aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job - Geeft duidelijke en constructieve feedback aan collega s over hun functioneren - Legt aan collega s uit hoe iets op een bepaalde manier uitgevoerd moet worden en waarom - Begeleidt nieuwe collega s tijdens het leren op de werkvloer - Neemt verantwoordelijkheid op voor het eigen leren, past het geleerde zelf toe op de werkvloer, en neemt initiatieven om collega s daarbij te betrekken - Houdt bij het leerproces rekening met de mogelijkheden en beperkingen van de collega s 6. Vaktechnische competenties Diplomavereisten Master in de ingenieurswetenschappen (burgerlijk ingenieur of bio-ingenieur). Vereiste ervaring en functiespecifieke kennis Minimum zes jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de materie: ICT Opvolging van ICT-projecten Opvolging van ICT-outsourcing Opvolging van ICT-aanvraagprocessen ICT-onderhoudscontracten Opvolging van ICT-bestedingen ICT-adviesverlening. kennis van en ervaring met de wetgeving op de overheidsopdrachten. kennis van en ervaring met de delegatieregels en de goedkeurings- en vastleggingsprocessen die gelden in het kader van raamcontracten (bestellingsopdrachten). kennis van de Vo ICT-outsourcingscontracten. Dieptekennis van verschillende vakgebieden binnen het domein ICT en
affiniteit hebben met andere functionele domeinen om het eigen domein erin te kunnen integreren. Goede kennis van de hele organisatie en inzicht in formele en informele netwerken. Strekt tot aanbeveling kennis van het MOW TOD-kwaliteitssysteem en ISO-certificatie. kennis van de Vo ICT-overlegorganen. kennis van ITIL. 7. Bijkomende informatie Voor extra informatie over de inhoud van de functie kan contact opgenomen worden met: Herman Iemants, teamverantwoordelijke IT ondersteuning T: 02 553 84 70 E: herman.iemants@mow.vlaanderen.be