We Are Public Brabant Pitch Impulsgelden - Januari 2016 Begroting Ontdek cultuur. Sluit je aan. 3
We Are Public Brabant Begroting We Are Public is gemaakt om zelfstandig en zonder subsidie te opereren maar heeft voor de groei naar het break even-punt naast de eigen inkomsten ongeveer 150.000 extra investering nodig. De totale kosten van de oprichting van het platform tot break even is zo n 500.000. 350.000 hiervan dekken we met eigen inkomsten. Voor 100.000 vragen we ondersteuning van bkkc, middels de impulsgelden. Daarnaast vragen we een bijdrage van de 5 deelnemende steden: Tilburg, Eindhoven, Breda, Den Bosch en Helmond. De begroting loopt ruim drie jaar (tot 31 december 2018) en is opgedeeld in drie periodes. Voor de lancering, na de lancering tot aan break even (dit zijn de subsidiabele periodes) en de derde periode betreft de gehele exploitatie in 2018. Hier is geen subsidie meer nodig. Voor de lancering moeten veel kosten worden gemaakt m.b.t. het opzetten en de start van het platform in Brabant. Daar staan echter nog geen ledeninkomsten tegenover. De kosten zitten vooral in (hoofd)redactie, PR/marketing, ledenservice, management, techniek, administratie en kosten voor de campagne om We Are Public Brabant met een aanzienlijk ledenaantal succesvol te lanceren. Vanaf het moment dat het platform op 1 september officieel lanceert duurt het bij een gemiddelde groei van 75 leden per maand ongeveer 16 maanden totdat We Are Public Brabant break even draait (±2.000 leden). In die periode genereren we 350.000 aan eigen inkomsten, maar de kosten die gemaakt moeten worden zijn hoger. Na de investering van 150.000 is het platform financieel gezond en in staat om op zichzelf te draaien zonder dat er extra subsidie of investering nodig is. Een heel belangrijk en mooi gegeven in de begroting is het volgende. We zoeken een investering van 150.000. Tegelijkertijd keren we in dezelfde periode een bedrag van 170.000 uit aan onze culturele partners voor het aanbod dat ze ter beschikking stellen. Met andere woorden, de subsidie maakt het mogelijk om We Are Public in Brabant te lanceren en nieuw publiek de zalen in te krijgen en tegelijkertijd komt de subsidie in z n geheel ten goede aan de Brabantse culture instellingen. Steun Impulsgelden We hopen van harte dat BKKC de oprichting van We Are Public in Brabant wil ondersteunen met een bedrag van 100.000. Zo financiert BKKC samen met de deelnemende gemeenten het bedrag dat nodig is om We Are Public succesvol te lanceren en financieel onafhankelijk te maken. Als deze aanvraag positief wordt beoordeeld zijn we heel dicht bij de financiering van de eerste fase en komt de lancering serieus in zicht. We zitten nu midden in een ronde gesprekken met de deelnemende gemeenten over aanvullende financiering. Gezien de positieve respons gaan we ervan uit dat dit geen probleem zal zijn. Mocht er onverhoopt toch een kink in de kabel komen, dan zullen we er voor zorgdragen dat het platform er met de impuslgelden, en de toegezegde bijdragen van Tilburg en Eindhoven, hoe dan ook komt. 1
Begroting Periode 1 1. VOORTRAJECT: 1 februari 2016 tot 1 September 2016 Aantal Maanden: 8 Target Voorweftraject: 1000 OPBRENGSTEN totaal SUBSIDIE 102.000 INKOOP 33.300 impulsgelden 50.000 Drukwerk Straatcampagne Gemeentes B5 50.000 Campagnestrategie Campagnewebsite gesponsorde huur bij partner 2.000 Website Social Media budget Marketing budget (advertenties etc) 2.000 2.500 Overig Drukwerk Distributie / Misc Evenement Lancering 1.500 4.800 PERSONEEL (hele opstart periode) Management 19.200 Hoofdredactie Brabant 5.000 PR/Marketing Community manager 3.000 Online editor Vormgever 1.500 Administratie Ledenservice PROJECTONTWIKKELING OVERIGE Juridisch Advies 2.000 Accountant 1.700 HUISVESTING Huur 2.000 Kantoorkosten 39.700 20.000 3.700 2.500 AAN AANTAL LEDEN GELIEERDE portokosten (30 cent per lid) INTEGRATIE SCANSYSTEEM BIJ PARTNERS REIS 300 300 2.000 TOTAAL 102.000 TOTAAL 102.000 VERSCHIL 0 2
Begroting Periode 2 2. EXPLOITATIE 1 September 2016 t/m 31 December 2017 Aantal Maanden 16 Opbouw leden van naar in hoeveel maanden groei per maand Gemiddeld aantal leden 1.600 1.000 2.200 16 75 OPBRENGSTEN per maand per jaar LEDEN 353.774 MANUREN 9.750 Management / directie 2.250 SUBSIDIE 50.000 Begeleiding Amsterdam 1.000 impulsgelden 50.000 Hoofdredactie Online editor Community Manager Ledenservice 1.500 Vormgever Venue management 850 marketing / sales administratie 650 AFDRACHT ZALEN 171.262 HUISVESTING / KANTOOR MARKETING SOCIAL MEDIA BUDGET DRUKWERK / PASSEN AAN LEDEN GELIEERDE PUBLIC INSIGHTS CONTENT WEBSITE 600 23 LICENTIE 17.689 MISC (Sluitpost) 863 Totaal 403.774 Totaal 13.373 Totaal voor 16 maanden 403.774 Totaal voor 16 Maanden 403.773 VERSCHIL EXPLOITATIE 0 3
Begroting Periode 3 3. EXPLOITATIE 1 Januari 2018 t/m 31 December 2018 Aantal Maanden 12 Opbouw leden van naar in hoeveel maanden groei per maand 2.125 2.725 12 50 OPBRENGSTEN per maand aantal dagen per LEDEN 416.038 MANUREN (realistische fees) 13.000 19 Management / directie 3.200 4 SUBSIDIE 0 Ledenservice 600 1 Online editor 1.800 3 INVESTERING MANUREN 15.000 Community Manager 1.600 2 Helft van het verschil tussen eerste jaar en realistiche begroting Hoofdredactie 2.400 3 Vormgever 400 0,5 Venue management 1.200 2 marketing / sales 1.200 2 administratie 600 1 AFDRACHT ZALEN 201.404 HUISVESTING / KANTOOR MARKETING SOCIAL MEDIA BUDGET DRUKWERK / PASSEN AAN LEDEN GELIEERDE PUBLIC INSIGHTS CONTENT WEBSITE 600 15 LICENTIE 21.552 MISC (sluitpost) 2.702 Totaal 431.038 Totaal 17.115 Totaal voor 12 maanden 431.038 Totaal voor 12 Maanden 431.038 VERSCHIL EXPLOITATIE 0 4
Toelichting op de begroting PERIODE 1. VOOR DE LANCERING - 1 februari 2016 tot 1 September 2016 INKOMSTEN Voor de opstartfase vragen we in totaal 150.000 subsidie aan. Daarnaast verwachten we in deze fase kosteloos kantoor te kunnen houden bij één van onze partners in de regio. Er is al een aantal partijen die hebben aangegeven hiervoor open te staan. Manuren Vanaf het moment dat we de opstart financiering rond hebben zullen Bas Morsch en Leon Caren in Februari een kernteam samenstellen, dat het project vanaf 1 maart in de steigers gaat zetten. Dit team zal zich tussen 1 maart 2016 en 1 september 2016 bezighouden met het uitzetten van de wervingscampagne en parallel daaraan zorgen dat de organisatie vanaf 1 september operationeel is. In de eerste instantie werken we met een freelance dagtarief van 100. Dit pas bij een start up-fase, waar we young professionals de kans geven mee te bouwen en mee te groeien met de organisatie. Echter is een dergelijk tarief niet houdbaar voor de langere termijn, zeker niet als we de goeie krachten voor de organisatie willen behouden. Het tarief zal geleidelijk oplopen naar 200 per dag. Dit verwachten we te kunnen betalen met een ledenstand van 3.000. Voor de rol van projectleider/manager trekken we wel vanaf 1 maart 200 per dag uit. Dit moet een persoon zijn met veel ervaring, die beschikt over een breed netwerk in de regio en daarnaast de capaciteit in huis heeft, om onder begeleiding vanuit Amsterdam zo n omvangrijk project te realiseren. Hierop kosten besparen zal op de langere termijn averechts werken. Campagne Onder de noemer Gezocht: 1.000 cultuurpioniers gaan we van start met een breed ingezet voorwerftraject, waarbij mensen op voorhand lid kunnen worden van We Are Public Brabant. Dit zijn de early adopters; de mensen die We Are Public Brabant mogelijk maken. Leden vormen de kern van We Are Public en het is essentieel om met een substantieel leden aantal van start te gaan. Daarnaast maakt een start met 1000 leden het mogelijk om binnen afzienbare tijd financieel onafhankelijk te worden. We hebben een dergelijke campagne al eerder opgezet in Amsterdam. De bedragen die daarvoor zijn opgenomen, zijn dan ook op basis van onze recente ervaringen. Specificatie campagne posten Drukwerk Straatcampagne We hebben een goed partnerschap met centercom. In Amsterdam hebben zij ons enorm geholpen met de straatcampagne. We hopen ook voor brabant weer een partnerschap te kunnen opzetten, zodat we tijdens de campagne goed zichtbaar zijn in de verschillende steden. Campagnestrategie De campagne van Amsterdam kunnen we voor een groot deel hergebruiken, maar uiteraard moeten we de boodschap verder toespitsen op de regio. Campagnewebsite Een wervingssite die heel helder, kort en bondig uitgelegd wat we are public. Met een duidelijke call to action (Gezocht: 1000 cultuur pioniers), een aanmeldformulier en een teller die laat zien hoeveel leden we nog nodig hebben. Website Ons huidige online platform kan volledig gebruikt worden voor Brabant. Er zijn echter wel een aantal ingrijpende aanpassingen nodig om het platform in twee verschillende regio s te kunnen gebruiken en om te zorgen dat we dat aan de achterkant goed van elkaar kunnen scheiden. Overig drukwerk Passenhouders, informatiefolders, linnen tassen, enveloppen, etc. Distributie Distributie van al het promotiemateriaal. Social Media budget Marketing budget (advertenties etc) Spreekt voor zich. Evenement Lancering We zullen de campagne starten met een groot wervingsevenement. 5
Specificatie personeel Management (768 uur) Projectleiding en teamcoöordinatie. 4 dagen in de week van 1 februari - 1 september 2016 Hoofdredactie Brabant (360 uur) Aansturen lokale redactie. Zorgdragen voor een mooi en zichtbaar programma vanaf 1 september 2016. We weten uit ervaring dat het heel belangrijk voor de campagne is, om het programma van september aan het begin van de wervingscampagne al online te hebben. Daarnaast zullen we tijdens de campagne al programma s aanbieden aan mensen die zich al hebben aangemeld. Ook hiervoor is de hoofdredacteur verantwoordelijk. Van april tot en met juni 2-3 dagen in de week. Vanaf augustus 3 dagen in de week. Aan aantal leden gelieerde kosten Het drukken en versturen van de ledenpassen. Integratie Scansysteem We Are Public heeft een eigen scan systeem ontwikkeld. Alle partners zullen hiermee gaan werken. We zullen bij alle culturele partners langs gaan, om het systeem te introduceren en toe te lichten. Sommige partners zullen alles hiervoor al zelf in huis hebben (een computer met internet + USB scanner) anderen moeten we voorzien van een scanner en tablet. Reiskosten Gezien de spreiding over 5 verschillende steden zal het team regelmatig moeten reizen binnen de regio. PR/Marketing (360 uur) Van april tot en met juni 3 dagen in de week. Vanaf augustus 2,5 dagen in de week. Community manager (360 uur) Van april tot en met juni 3-4 dagen in de week. Vanaf augustus 10 uur per week. Online editor (360 uur) Eindverantwoordelijk voor alle (online) content. Van april tot en met juni 3 dagen in de week. Vanaf augustus 2,5 dag in de week. Vormgever (120 uur) Art-directie promotie materiaal & campagne. 15 dagen verspreid over de campagne periode Administratie (80 uur) Opzetten zelfstandige administratie voor WAP-Brabant. Daarnaast basis administratie taken en het uitvoeren van eerste incasso van de leden die zich tijdens de campagne aanmelden. 10 dagen verspreid over de campagne periode Ledenservice (80 uur) Basis Klantenservice en het versturen van ledenpassen naar de mensen die zich tijdens de campagne aanmelden. 10 dagen verspreid over de campagne periode Projectontwikkeling (500 uur) Dit betreft de uren die gemaakt worden door het team uit Amsterdam om het platform in Brabant op te richten. Het gaat om in totaal 70 dagen werk in de periode september 2015 - september 2016, voor een tarief van 35 per uur. Denk aan het aangaan van partnerschappen, het opzetten van de organisatie, het inrichten van de infrastructuur, het vinden van financiering, etc. Tussen 1 februari en 1 september zullen we hier 2,5 dagen in de week voor uittrekken. (totaal 70 dagen) Tussen september 2015 en februari zijn al veel uren gemaakt ten behoeve van de lancering van We Are Public in Brabant. Dit beschouwen we als een investering. 6
Toelichting op de begroting PERIODE 2. NA DE LANCERING - 1 september 2016 tot 31 december 2017 INKOMSTEN Leden Inkomsten gebaseerd op 1.000 leden bij lancering en een groei van ±75 per maand. Manuren Alle (free-lance) personeelskosten die gemaakt moeten worden voor de dagelijkse gang van zaken. Deze kosten zijn betrekkelijk laag. We gaan er vanuit dat in de opstart periode iedereen nog voor een tarief werkt dat past bij een opstart periode. UIteraard groeien we toe naar een structuur waar we normale salarissen kunnen betalen (zie periode 3). Afdracht zalen De helft van het lidmaatschapsgeld vloeit terug naar de zalen. Public Insights Organisatie van eigen verdiepende programma s rond bestaande programma s. Content website Maandbudget voor redactionele content en fotografie voor de website. Begeleiding vanuit Amsterdam Tbv begeleiding vanuit Amsterdam tot het break-even punt. Licentie Als We Are Public uitbreidt naar andere steden werkt dit volgens een licentiemodel. Als volgt: 5% van de inkomsten wordt als licentiefee gerekend. Hiervan wordt het gehele platform verder ontwikkeld. Denk aan verbeteringen aan de website, vergroting van de landelijke zichtbaarheid, nieuwe features van het lidmaatschap, nieuwe partnerschappen, etc. 7
Toelichting op de begroting PERIODE 3. EXPOITATIE 2018 INKOMSTEN Leden De Inkomsten uit leden moeten op dit punt de kosten dekken Investering Manuren Tegenover de reele kosten voor manuren zetten we op dit punt in de tijd nog een investering wat betreft deze uren. Dit houdt in dat we er vanuitgaan dat er een groei in de salarissen zit. We keren al meer uit dan in de opstart fase maar minder dan de reele bedragen zoals ze aan de kostenkant staan. We schatten in dat we hier zo n 15.000 besparen. Vanaf begin 2019 is dit niet meer nodig. Manuren We hebben hier de reele bedragen ingezet. Wij denken dat in een gezonde organisatie de werknemers / freelancers deze bedragen zouden moeten verdienen. We hebben deze bedragen erin gezet om aan te geven dat we toewerken naar een financieel gezonde organistatie met bijbehorende salarissen. De bedragen zijn gebaseerd op 200 per dag voor management functies 200 per dag voor free-lancers 150 voor productie medewerkers (administratie, venue management, etc) 8