Vacature De gemeenten Boxtel en Sint Michielsgestel gaan ambtelijk fuseren en wensen de komende jaren toe te groeien naar faciliterende gemeenten ondersteund door een gezamenlijke ambtelijke werkorganisatie bestaande uit 5 domeinen: Bedrijfsvoering Sociaal domein Fysiek domein Dienstverlening Programma s en projecten Het domein Bedrijfsvoering bestaat uit 5 teams (ruim 100 medewerkers): Financiën, Administratie, Organisatie (P&O, Juridisch, Communicatie, Bestuursondersteuning, Integrale Veiligheid, Facilitair), ICT/automatisering, Informatievoorziening/belastingen. De nieuwe organisatie heeft ruim 400 medewerkers is werkzaam voor plm. 60.000 inwoners van Boxtel en Sint Michielsgestel. Voor het domein Bedrijfsvoering zijn we op zoek naar een: Programmamanager Bedrijfsvoering 36 uur per week Wat ga je doen? De programmamanagers vormen samen met de projectdirecteur en de gemeentesecretarissen het managementteam van de fusie organisatie. Zij hebben gezamenlijk de opdracht om te werken aan de verdere integratie en de doorontwikkeling van de organisatie conform het bedrijfsplan dat begin dit jaar is vastgesteld. Je bent een cultuurdrager voor de nieuwe organisatie en vervult hierin een voorbeeldfunctie. De eerste 2 jaar hebben de programmamanagers de rol van hiërarchisch leidinggevende van een domein. In het eindplaatje van de fusieorganisatie werken de 17 teams per 1 januari 2018 zelfsturend. Iedere programmamanager draagt verantwoordelijkheid voor een majeure in- en externe opgave en zorgt vanuit die opdracht voor de verbinding tussen de teams in de organisatie. De programmamanager benut capaciteit en competenties beschikbaar binnen de teams om de opgave te verwezenlijken. Het aanbrengen van verbindingen tussen beleid en uitvoering en waar nodig met de andere 4 domeinen. Je beschikt over een relevante opleiding op WO niveau ervaring als integraal manager ervaring met/visie op één of meerdere taakvelden in het domein ervaring met/visie op organisatieverandering/ontwikkeling ervaring met strategische advisering gevoel voor politiek bestuurlijke verhoudingen. 1
Ons aanbod Afhankelijk van leeftijd, opleiding en ervaring bieden wij een salaris van maximaal 6.201,-- (schaal 14) bruto per maand bij 36 uur per week. Deze functieschaal is vooralsnog indicatief. Er dient nog een definitieve waardering van deze functie plaats te vinden. Ben jij de collega die we zoeken? Stuur dan je sollicitatiebrief middels een email voorzien van een CV - vóór 1 september a.s. aan de heer mr. J.A.F.M. Vorstenbosch, project directeur, solliciteren@boxtel.nl. Graag in het onderwerp vermelden Vacature Programmamanager Bedrijfsvoering. Kijk ook op www.boxtel.nl voor het bedrijfsplan van de ambtelijke samenwerking. De gesprekken zijn gepland op maandagmiddag 7 september a.s. en vinden plaats in het gemeentehuis van Sint Michielsgestel. Een assessment kan onderdeel uitmaken van de procedure. Vragen? Meer informatie vind je in de programma- en functiebeschrijving. Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Johan Vorstenbosch, project directeur, 06-51585615. Voor informatie over de selectieprocedure kun je contact opnemen met Henk Leenders, HRadviseur via (0411) 65 52 16. 2
Functiebeschrijving Programmamanager Bedrijfsvoering Over de nieuwe organisatie: verbindend, vernieuwend en passie! De individuele gemeenten onderkennen de verschuivende verantwoordelijkheid van overheid naar inwoner, maatschappelijk middenveld en bedrijfsleven. De gemeenten Boxtel en Sint- Michielsgestel wensen de komende jaren toe te groeien naar faciliterende gemeenten, ondersteund door een daartoe ingerichte gezamenlijke ambtelijke werkorganisatie (hierna: de organisatie). De gemeente faciliteert, er is aandacht voor lokale inkleuring en er ligt nadruk op het samenspel tussen bestuur, ambtenaren en inwoners. De gemeenten zien het stimuleren van de gemeenschapszin in onze lokale samenlevingen derhalve als iets belangrijks. De gemeente zal steeds verder terugtreden, zal het maatschappelijk proces faciliteren en vertrouwt op haar inwoners en (maatschappelijk) ondernemers om samen tot een krachtige ontwikkeling van de gemeente te komen binnen zowel het sociale als het fysieke domein. De organisatie faciliteert op innovatieve, kwalitatief hoogwaardige en efficiënte wijze de invulling van de wensen en behoeften van inwoners en (maatschappelijk) ondernemers. In coproductie, door met het veld nauw in verbinding te staan en door de dienstverlening zo lokaal mogelijk te organiseren dragen wij bij aan goed leven en goed werken in de Meierij. Wij ondersteunen de twee gemeentebesturen krachtig en met passie en hebben daarbij oog voor de lokale inkleuring van beleid. Besturingsfilosofie en organisatiestructuur De organisatie kent een vernieuwende manier van organiseren. Onder de directieraad, bestaande uit de twee gemeentesecretarissen en een (tijdelijk) projectdirecteur/ kwartiermaker, wordt gewerkt met 17 teams. De teams kennen afhankelijk van hun aard, omvang en behoeften een zo groot als mogelijke mate van zelfsturend vermogen. Verbinding tussen de teams vindt plaats via de lijn van projecten en programma s. De teams worden in hun ontwikkeling en opgaven gefaciliteerd door een teamregisseur. Vijf programmamanagers met ieder een eigen opgave op het terrein van bedrijfsvoering, sociaal domein, fysiek domein, dienstverlening, programma s en projecten (SPP), zorgen (samen met de medewerkers) voor de integraliteit en flexibiliteit tussen deze teams. De eerste 2 jaar hebben de programmamanagers de rol van hiërarchisch leidinggevende van een domein. In het eindplaatje werken de teams zelfsturend. Er is binnen de organisatie slechts in geringe mate sprake van managementcapaciteit. Verantwoordelijkheden liggen op het niveau van medewerkers en teams, die afspraken maken over de outcome van hun inzet met de directieraad. Dit is het eindplaatje van de fusieorganisatie per 1 januari 2018. We nemen twee jaar vanaf de start om toe te groeien naar dit eindmodel. De programmamanagers zitten in de programmaraad als periodiek afstemmingmoment tussen de vijf programmamanagers en de directieraad. Deze programmaraad heeft als doel de integraliteit te bewaken en te bevorderen en de voortgang in de uitvoering van de programma s vanuit een gezamenlijke verantwoordelijkheid te monitoren. Opdracht voor de programmamanagers Iedere programmamanager draagt verantwoordelijkheid voor een majeure in- of externe opgave en zorgt vanuit die opgave voor de verbinding tussen de teams in de organisatie. De programmamanager benut capaciteit en competenties beschikbaar binnen de teams om de opgave te verwezenlijken. Het aanbrengen van een verbindingen tussen beleid en uitvoering en waar nodig tussen het sociaal domein en het fysieke domein gelden daarbij als specifieke aandachtspunten. Naast de rol als verbinder en bewaker van de integraliteit tussen de teams, heeft de programmamanager ook nadrukkelijk een rol in de verbinding tussen gemeentebestuur en de organisatie en waar mogelijk en wenselijk tussen de twee individuele gemeentebesturen 3
onderling. De programmamanager staat vanuit die rol dan ook direct in verbinding met de portefeuillehouders op het betreffende aandachtsgebied van de programmanager en kijkt waar bestuurlijke afstemming wenselijk is en brengt portefeuillehouders daartoe bijeen. Directieraad en programmamanagers maken met elkaar afspraken over de gewenste aanpak, de ontwikkeling en voortgang van het programma en over het resultaat/effect van het programma. Op basis van het beleid dat door raden en colleges is vastgesteld, hebben programmamanagers een gezamenlijke verantwoordelijkheid dat de programma outcomeafspraken met de directie en de team outcome-afspraken met de directie op elkaar zijn afgestemd. De programmamanagers zijn verantwoordelijk voor het vastleggen van de afspraken welke in het werkplan worden waargemaakt; voortgang, afwijkingen en nieuwe ontwikkelingen worden regelmatig besproken in programmaraad of bilateraal met de directie. Programmamanagers schuiven op afroep aan bij de directieraad, ter toelichting op voorstellen en voortgang. De besturingsfilosofie en organisatiestructuur gaan uit van integrale verantwoordelijkheden, waarbij deze verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie worden belegd. De programmamanagers krijgen een belangrijke rol in het verder bouwen aan de nieuwe organisatie en het ontwikkelen van een nieuwe organisatiecultuur. Programmamanagers zijn cultuurdragers voor de nieuwe organisatie en zij vervullen hierin een voorbeeldfunctie. Zij weten medewerkers te verbinden, inspireren en te enthousiasmeren om de doelen en missie te realiseren. In de opbouwfase (tot 2018) zijn de programmamanagers hiërarchisch leidinggevenden voor de medewerkers in het domein. Zie volgende pagina voor het organisatiemodel 4
Organisatiemodel 5
Algemeen profiel voor de programmamanagers De programmamanager: is een goede gesprekspartner voor bestuur en directie voor de taakvelden binnen het domein / programma; is een bouwer met een eigen visie op (de ontwikkeling van) het domein en de daarin belegde taakvelden; heeft een visie op de faciliterende rol van gemeenten in een veranderende context en weet deze visie te vertalen in programma s en projecten; heeft een oog voor innovatie; draagt zorg voor een optimalisatie van de kwaliteit van de dienstverlening en de geleverde producten en diensten. Functie-eisen academisch werk- en denkniveau ervaring als integraal manager ervaring met (één of meerdere) taakvelden in het domein ervaring met organisatieverandering/ontwikkeling ervaring met strategische advisering in een bestuurlijke omgeving ervaring met politiek bestuurlijke verhoudingen en gemeentelijke besluitvormingsprocessen visie op het vakgebied en op de toekomstige ontwikkelingen binnen het openbaar bestuur Het programma Bedrijfsvoering De nieuwe organisatie krijgt een opgave mee in termen van een financiële taakstelling op de begroting. Daarnaast zal de interne bedrijfsvoering (PIJOFACH-taken) nog nadrukkelijker faciliterend moeten zijn aan het primaire proces en daartoe op proactieve wijze de interne klantvraag moeten ophalen. De programmamanager Bedrijfsvoering draagt eindverantwoordelijkheid voor het realiseren van deze efficiencyopgave en het geven van deze kwaliteitsimpuls. Het programma kent 5 teams: Financiën, Administratie, Organisatie (P&O, juridische zaken, communicatie, bestuursondersteuning, secretariaat, integrale veiligheid, facilitair), ICT/automatisering en Informatievoorziening en belastingen. Competenties / persoonskenmerken Voor de nieuwe organisatie zijn de volgende kernwaarden benoemd: vernieuwen, verbinden, passie, ondernemend, verantwoordelijkheid, lef, creativiteit. Deze kernwaarden worden later geconcretiseerd en uitgewerkt in gedragsvoorbeelden. De ideale kandidaat past bij de kernwaarden is een natuurlijk leider/programmamanager. Verder is hij/zij enthousiast, inspirerend, toegankelijk en heeft een sterk verbindend vermogen. Schaalniveau Indicatieve schaal 14. Generieke HR21 functiebeschrijving De overwegende functiekenmerken en een omschrijving van de generieke taken binnen de resultaatgebieden zijn opgenomen in het functieprofiel programmamanager Bedrijfsvoering. Dit profiel (zie volgende pagina s) maakt integraal onderdeel uit van deze vacaturetekst. 6
FUNCTIEBESCHRIJVING PROGRAMMAMANAGER BEDRIJFSVOERING Gegevens functie Werknaam functie : Programmamanager Bedrijfsvoering Nummer : BV001 Domein : Bedrijfsvoering Generieke beschrijving : Programmamanager I Module : Functiereeks Management: Leidinggeven aan en organiseren van activiteiten en verantwoordelijkheden van een groep medewerkers binnen (een deel van) de organisatie. Binnen de budgettaire randvoorwaarden en de vastgestelde inzet van mensen en materiële middelen aanspreekbaar zijn op de realisatie van de vastgestelde doelen en beleid. Management omvat tevens het structureel aansturen en realiseren van programma s en/of projecten. Functiegroep Programma s: Structureel aansturen van programma s gericht op het bereiken van doelstellingen op de lange termijn en, gericht op het initiëren en regisseren van ontwikkelingsprocessen met betrekking tot samenhangende projecten en activiteiten in een tijdelijke organisatie. Overwegende functiekenmerken: geeft leiding aan een complex programma dat strategisch en multidisciplinair van aard is houdt rekening met een hoge politieke, financiële en/of maatschappelijke impact noodzaak tot het maken van strategische, fundamentele en thema-overstijgende afwegingen grote en fundamentele invloed op de (lokale) omgeving of samenleving 7
Generieke taken Resultaatgebied 1: Programmavoorbereiding en -ontwikkeling definieert het integrale product, de inhoudelijke, organisatorische en financiële kaders binnen het domein Bedrijfsvoering coördineert de interne en externe voorbereiding, de planning en de totstandkoming van de onderscheiden onderdelen draagt zorg voor de bijdrage van het programma in de begrotingscyclus, het kredieten budgetbeheer en voortgangsrapportages draagt zorg voor de inrichting van de programmaorganisatie draagt zorg voor aanbesteding van werken/diensten Resultaatgebied 2: Programmamanagement adviseert over en integreert nieuwe concepten en werkwijzen ter verbetering van de effectiviteit binnen het domein Bedrijfsvoering stuurt projectleiders en -medewerkers functioneel aan draagt zorg voor bewaking en rapportage over voortgang, uitputting van middelen en beslismomenten adviseert het bestuur/directie over politiek-bestuurlijke aspecten, bij het sluiten van contracten c.q. overeenkomsten en bij de vaststelling en beoordeling van resultaten Resultaatgebied 3: Programma-uitvoering draagt zorg voor uitvoering van het programma Bedrijfsvoering bewaakt en beheert contracten met partijen/belanghebbenden bewaakt en bevordert de integrale samenhang met betrekking tot andere programma s adviseert over, realiseert en regisseert (burger)participatie en interactie met programmabetrokkenen draagt zorg voor de informatievoorziening vanuit het programma en voor de afstemming van de interne en externe communicatie met belanghebbenden Resultaatgebied 4: Programma-evaluatie draagt zorg voor toetsing en verantwoording van behaalde resultaten adviseert over toekomstige programma s Resultaatgebied 5: Netwerken ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk initieert en bevordert samenwerking met organisaties/partijen bewaakt en beheert contacten met partijen/belanghebbenden creëert draagvlak voor beleid Module Algemene functie-eisen Werk- en denkniveau: WO / Master 8