Partnerselectie ketensamenwerking: succesfactoren en leerpunten
vertrouwen, transparantie & Verbondenheid 2 Voor het Volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
Een nieuwe marktbenadering Bij Wonen Limburg zijn halverwege 2013 ideeën ontstaan om hun onderhouds- en nieuwbouwactiviteiten via ketensamenwerking anders vorm te gaan geven. Als eerste heeft de corporatie partners geselecteerd voor het niet-planmatig onderhoud (NPO). Doel daarbij was het aantal leveranciers terug te brengen en tegelijkertijd door een intensievere samenwerking de kwaliteit van het onderhoud te verbeteren en zo ook de bewonerstevredenheid verder te verbeteren. Uiteindelijk heeft Wonen Limburg 8 partijen geselecteerd, ten opzichte van 260 partijen vóórdat ze dit traject in ging. Met deze partijen is Wonen Limburg een strategische en langdurige samenwerking aangegaan, naar het model van ketensamenwerking. Met als uitgangspunten vertrouwen, transparantie en verbondenheid. Deze aanpak leidde tot veel onrust. 260 Ondernemers raakten in één klap een meer of mindere klant kwijt. Slechts enkelen konden werken blijven uitvoeren als directe partner van Wonen Limburg. Een deel van de 260 ondernemers zijn weer aangehaakt als ketenpartner van de direct geselecteerde ondernemingen. Alle Limburgse aannemers mochten zich melden voor een innovatieve selectieprocedure. Uiteindelijk waren er 48 partijen die dat daadwerkelijk deden. 19 kwamen er door de eerste, papieren schifting. En na de presentatierondes bleven er 8 ketenpartners over. Voor nieuwbouw en transformatie is er een vergelijkbaar traject gevolgd, maar met minder deelnemers. Er was in dit traject meer tijd beschikbaar om de relatie tussen de organisatiedoelstellingen van Wonen Limburg en de vormgeving van de ketensamenwerking te borgen. Uit 10 deelnemers in het selectieproces zijn uiteindelijk 2 ketenpartners geselecteerd. Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl 3
Ervaringen In korte tijd is bij Wonen Limburg het roer omgegaan. Wat het resultaat daarvan is, valt natuurlijk pas te zeggen als er een jaar of langer ervaring is opgedaan met de nieuwe manier van werken. Maar over de vernieuwende wijze van partnerselectie waren direct na de selectieprocessen al duizend meningen te horen. Reden voor de Regieraad Bouw Limburg om samen met Wonen Limburg de gevolgde procedure eens kritisch tegen het licht te houden. Wat is goed gegaan en wat had beter gekund? Niet om met de vinger te wijzen, maar om ervan te leren voor de vormgeving en uitwerking van toekomstige soortgelijke ketensamenwerkingstrajecten. Voor de partijen die deel uitmaakten van deze aanbesteding, maar ook voor partijen die bij andere, soortgelijke aanbestedingen betrokken zijn aan opdrachtgevende of opdrachtnemende zijde. Brink Management & Advies, onderdeel van Brink Groep is opdracht gegeven om deze evaluatie uit te voeren. Opdrachtgever hiertoe waren Wonen Limburg en de Regieraad Bouw Limburg gezamenlijk. Er is daarbij zowel vanuit een expertmatige blik gekeken, maar ook de beleving van partijen heeft een belangrijke rol gespeeld. Uiteindelijk heeft dit onderzoek geresulteerd in een lijvig rapport. Maar tevens een rapport met een duidelijk kern, in de vorm van Tips en Tops. Aanbevelingen dus, over wat goed is gegaan en wat beter kan. Deze kern wordt op pagina 6 weergegeven. 4 Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
Bij ketensamenwerking wordt er MÉÉr Van Je gevraagd als aannemer dan de gebruikelijke traditionele en technische competenties. Voor het Volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
Wat ging goed? 1. Heldere visie zorg dat je interne doelstellingen helder afgeleid zijn vanuit de organisatiedoelstellingen zodat deze richting geven aan je criteria en de procesopzet. 2. goed gesprek het daadwerkelijk in gesprek gaan met de partijen draagt op een belangrijke wijze bij aan het selecteren van een partner. Neem hiervoor voldoende tijd en kijk op welke wijze je dit zo optimaal mogelijk kunt vormgeven. 3. Efficiënt en proportioneel beperk het aantal partijen in de verschillende selectierondes zodat dat aantal in verhouding staat tot het aantal partijen dat je uiteindelijk wilt selecteren. Vraag niet meer uit dan strikt noodzakelijk is om je keuze te kunnen bepalen. 4. Doordachte eisen denk vroegtijdig na over het proces van scoren, de criteria en de wijze van vastlegging. 5. Adequate beoordelaars stem de omvang en specialismen in je beoordelingscommissie af op de doelen en type werkzaamheden. 6
1. Tijd en budget indicatie geef bij aanvang een duidelijke indicatie van de verwachte omvang en duur van de opdracht zowel voor opdrachtnemer (afweging deelname en wanneer weer aan bod) als opdrachtgever (proportionaliteit omzeteisen en vaststellen juiste aantal partijen). 2. weet wat je vraagt realiseer je als opdrachtgever welke inspanning je vraagt van de inschrijvers en zorg dat die in verhouding is met de omvang van de na gunning uit te voeren werkzaamheden. De Gids Proportionaliteit biedt een aantal aanknopingspunten die zeker voor aanbestedingsplichtige diensten navolging verdienen. 3. Beperk aantal criteria hanteer een beperkt aantal criteria waaraan je een waardering toekent, zodat helder is en blijft wat elk criterium bijdraagt aan het totaalcijfer. 4. Lijn je organisatie op neem voldoende tijd om eerst met de eigen organisatie te schakelen. Kies een realistisch tijdsbestek waarbinnen je als opdrachtgever zelf je eigen spelregels kunt waarmaken en een zorgvuldig proces kunt opstellen en waarbinnen je voldoende tijd hebt om je een goed beeld te vormen van de partijen. 5. Deel je doelen spreek de achterliggende doelstellingen van het middel ketensamenwerking in voldoende mate uit naar de partijen bij de start van het selectietraject. Wat kan beter? 7
tips voor opdrachtnemers 1. aanbesteden van ketensamenwerking is echt anders realiseer je als opdrachtnemer dat de aanbesteding van een ketensamenwerking naar de aard van de aanbesteding anders is dan een traditionele aanbesteding en dat bijvoorbeeld de verwoording en presentatie van een visie op ketensamenwerking een essentieel onderdeel is van de aanbesteding. de aanbesteding vraagt dan ook om andere competenties dan de traditionele technische competenties of de competenties die nodig zijn om in te schrijven op een laagste prijs aanbesteding. 2. ketensamenwerking vereist een andere insteek! realiseer je als opdrachtnemer dat de uitvraag voor ketensamenwerking geen gunningsuitvraag is waarbij een concrete oplossing met prijs voor een opgave wordt gevraagd, maar dat de gevraagde cases worden gebruikt als illustratie van de werkwijze en aanpak in een traject om de beste samenwerkingspartner te selecteren. 3. vragen, vragen, vragen Maak als opdrachtnemer gebruik van de ruimte die je krijgt om vragen te stellen over inhoud, proces en achterliggende ideeën en verwachtingen van de opdrachtgever en te toetsen of jouw interpretatie van de vraagstelling klopt. 4. wees doordacht en consistent zorg als opdrachtnemer voor consistentie in de visieverwoording indien je aan verschillende trajecten van eenzelfde opdrachtgever deelneemt. 8 Voor het Volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
Het is Belangrijk steeds Het doel voor ogen te Houden: Met elkaar werken aan efficiënte processen waarbij de bewonerstevredenheid centraal staat. Voor het Volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
10 Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl
Tips voor aanbestedende diensten 1. Volg Aanbestedingswet en Gids Proportionaliteit formuleer, zeker als aanbestedingsplichtige dienst, alle criteria in overeenstemming met de eisen uit de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. 2. Verschaf direct helderheid over knock-out criteria beschrijf in de uitvraag de minimumeisen die je hanteert voor knock-out criteria zoals de financiële draagkracht, zodat partijen vroegtijdig weten wanneer ze onvoldoende scoren. 3. Wat wint de geselecteerde? Wanneer je als opdrachtgever kiest voor een selectietraject in twee delen zonder gunningsfase, zorg er dan voor dat voor inschrijvers duidelijk is wat ze te winnen hebben wanneer ze geselecteerd worden. Is dat een vast of variabel deel van de koek? Of volgen er minicompetities bij elke deelopdracht? Leg dat helder vast in de aanbestedingsstukken, omdat inschrijvingen kunnen verschillen afhankelijk van welk vervolg er aan de selectie wordt gegeven. 4. Beargumenteer je keuzes Leg achterliggende argumentatie schriftelijk vast vanuit herleidbaarheid en herhaalbaarheid van de procedure. 5. Koppel terug en evalueer Geef partijen een goede terugkoppeling over de behaalde resultaten en de belangrijke argumenten om hen wel of niet te selecteren zodat zij hiervan kunnen leren voor vervolgtrajecten en duidelijkheid hebben over de beoordeling. Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl 11
Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl Voor het volledige rapport: www.regieraadbouwzuid.nl