Music & Sports Utrecht STAGEVERSLAG Haribo Bossaball Campingtour 2016 Walinga W, Wietse 318605
Voorwoord Dit stageverslag is een klein onderdeel van de stage die de student heeft gelopen bij Music & Sports te Utrecht tijdens het derde jaar van de opleiding Sport, Gezondheid en Management. De stage heeft als doel dat de student zich gaat focussen op het organiseren van de HARIBO Bossaball Campingtour 2016. Daarnaast zal de student veel vrijheid krijgen binnen het bedrijf als ook het zusterbedrijf The Sport Box, waar het hoofdkantoor gevestigd is. De stageopdracht wordt al voor het zevende jaar op rij aangeboden, maar dit jaar wordt er een kwaliteitsslag verwacht ten opzichte van de communicatie en social media. De student krijgt de kans om hier samen met een aantal collega s en mensen van buitenaf aan te werken. Tijdens de stage zal de student ontdekken dat er meer kwaliteiten zullen worden ontdekt, dan van te voren verwacht werd. Ik wil graag Wilco Nijland bedanken voor de begeleiding die hij heeft gegeven, de vrijheid die ik heb gekregen de kansen die ik aan mocht grijpen. Daarnaast wil ik ook alle collega s van Music & Sports/The Sport Box bedanken voor de fijne samenwerking. Ik heb in Utrecht veel ruimte gekregen om mijzelf te ontwikkelen en om mijn creatieve geest de vrije ruimte te laten. Vanuit het instituut voor Sportstudies wil ik Ben Hattink bedanken voor zijn tijd en begeleiding tijdens de stage.
Inhoudsopgave Voorwoord 2 Inleiding 4 Opdracht 5 Reflectie 6 Urenverantwoording 9 Beoordelingsinstrumentarium 10 Beoordelingsgesprek 20
Inleiding Het stageverslag zal de gelopen stage binnen Music & Sports te Utrecht van Wietse Walinga van februari 2016 tot en met augustus 2016 omschrijven. Dit verslag is ondersteunend aan het eindgesprek dat op basis van de gelopen stage zal plaatsvinden. Daarnaast zal er op het online portfolio van de student een aantal opgeleverde producten te vinden zijn, zowel van de HARIBO Bossaball Campingtour 2016 als de nevenactiviteiten. Daarnaast zal er nog een reflectie op het eigen functioneren en de gemaakte ontwikkelingen te vinden zijn. Ook een korte omschrijving van de gemaakte uren en de beoordeling van de stagebegeleider staan in dit verslag. Voor meer informatie over Music & Sports wil ik u verwijzen naar de website www.musicandsports.nl. Voor producten opgeleverd tijdens mijn stage, wil ik u verwijzen naar mijn onlineportfolio: www.wietsewalinga.weebly.com.
Opdracht Organisatie Haribo Bossaball Campingtour 2016 In de zomer van 2016 zal het bossabalveld inclusief internationale demoteam rondtoeren langs 40 campings verspreid door Nederland en 10 in België. De stageopdracht die wij beschikbaar hebben is om deze hele tour te organiseren en eventueel als Tourmanager mee te gaan met de tour. Een prachtige, verantwoordelijke taak voor iemand die van organiseren houdt. Taken die o.a. hieronder vallen zijn: Campings werven Social mediacampagne vormgeven i.s.m. de hoofdsponsor HARIBO Dagprogramma vormgeven Instructeurs inplannen Logistiek plannen Internationale spelers boeken Er is ook een mogelijkheid dat de student zelf de coördinatie tijdens de tour voor zijn/haar rekening neemt. Of zelfs onderdeel uit gaat maken van het demoteam. Naast de taak om de Campingtour van A tot Z te organiseren zijn er ook meewerktaken gericht op de leerdoelen van de student. Al met al een zeer afwisselende opdracht. Gewenst eindproduct: Eventplan voor Campingtour 2016
Reflectie De reflectie is gebaseerd op de kerntaken en competenties binnen de SGMopleiding. De reflectie zal zijn aan de hand van de beoordeling van Wilco Nijland en eigen ervaringen hierin. In mijn stage heb ik gewerkt aan de volgende competenties, deze zijn hieronder kort toegelicht en zullen waar nodig in het gesprek verder aangevuld worden. SGM6 managen van financiën Voor de campingtour heb ik een begroting gemaakt en een eindafrekening. Deze lagen er al deels van vorig jaar en kon ik eigenlijk zo aanpassen naar dit jaar. Ik heb hier niet echt problemen mee ervaren. SGM7 sportaccommodatie en facilitair management, toezicht houden, controleren en verantwoorden In Utrecht beheerde ik op maandagavond The Sport Box, hier was ik het aanspreekpunt voor mensen die kwamen sporten en een borreltje dronken. De taken waren onder andere, telefoon aannemen, afrekenen, voorraad bijvullen, de ruimte schoonhouden, gastheerschap en afsluiten. Ik vond dit leuk om te doen en had er ook geen moeite mee om een keer een dienst van iemand over te nemen. De maandag was meestal de rustigste dag van de week, dus het beheren vond ik niet heel lastig. Ik kon tijdens het beheren mooi werken aan andere opdrachten. SGM8 Leidinggeven en managen Tijdens het laatste deel van mijn stage, de Campingtour zelf, heb ik kunnen werken aan deze competentie. Als Tourmanager was ik verantwoordelijk voor het managen van mijn team, dit ging de ene keer beter dan de andere keer. Doordat het op een aantal momenten heel stressvol was, deed ik sommige taken liever zelf (in één keer goed), dan dat ik die weggaf aan iemand (die er niks van bakte). Wilco zegt hierover in zijn beoordeling dat ik moet leren om anderen uit mijn team te laten excelleren. Dit vind ik wel lastig omdat ik liever zelf iets gelijk doe, dan dat ik iemand aan stuur en dat duurt maar. Dit verschilde ook per teamlid, een aantal hadden het licht al gezien en een aantal anderen moest ik uitleggen hoe je een haring in de grond slaat (bij wijze van spreken). Tijdens de tour heb ik dit ook geprobeerd om te veranderen, door meer te luisteren naar wat anderen willen in plaats van mijn eigen visie overal in door te slaan, maar ik blijf het lastig vinden. SGM9 Ontwerpen, organiseren en begeleiden van sport en bewegingsactiviteiten Deze competentie vat mijn stageopdracht heel goed samen, de organisatie van de Bossaball Campingtour. Ik heb de gehele tour vanaf begin af aan georganiseerd en de looks gegeven. Daarna ben ik ook nog 4 weken mee geweest op tour, waar ik de activiteiten op het bossabalveld ook heb begeleid. Daarnaast deed ik nog losse boekingen voor Bossaball, maar ook de Join Volleybaltour en Honkbaltour, waar ik de activiteiten ook begeleid heb. SGM11 toepassen van sportmarketing & PR Voor, tijdens en na de campingtour heb ik samen met Joost (de social media man), content gemaakt voor op Facebook en Instagram. Ook naast de Bossaball gerelateerde content heb ik geholpen om het tweede bedrijf (The Sport Box) van Wilco bekender te maken. Hiervoor heb ik posters en flyers ontworpen, ik heb hier mijn mede stagiair Max mee geholpen. Ook
de aankleding van de The Sport Box zelf heb ik aan mee gewerkt. Daarnaast heb ik voor kleinere projecten ook nog promotiemateriaal gemaakt. Een goed voorbeeld hiervan is de Beachweek in Utrecht. Hier heb ik filmpjes voor gemaakt, maar ook flyers en online content. Tijdens de week zelf was op het centercourt voor de Stadsschouwburg mijn ontwerp te zien op de boarding en vlaggen, waar ik ontzettend trots op ben. Deze boarding wordt nu deels weer gebruikt in The Sport Box. Ik heb gezien wat wel en wat niet aanslaat bij het publiek. Ik maak nu nog steeds filmpjes voor Wilco. Voor de Eredivisie Beachvolleybal tour 2017 maak ik ook diverse promofilmpjes. SGM12 inspelen op ontwikkelingen (omgevingsbewustzijn) Beter goed gejat dan slecht bedacht past wel hierin, tijdens mijn stage heb ik veel gekeken naar mijn voorlopers. Hoe en wat hebben die gedaan om de tour goed te laten verlopen en bekend te laten worden bij het publiek. Hier heb ik dan mijn eigen draai aan gegeven. Voor de posters en filmpjes heb ik veel naar ander promomateriaal gekeken en als iets bij mijzelf aan sloeg, ging ik dat proberen na te maken, maar dan toepasselijk voor mijn stage. De wereld volleybalbond (FIVB) is hier een goed voorbeeld van. Ik vind zelf dat ik een goed beeld heb van wat er allemaal speelt en waar je inspiratie uit kunt halen. SGM15 samenwerken en samenwerkend leren Wat ik ook al aangaf bij SGM 8, is dat ik het vaak moeilijk vind om mijn teamleden optimaal te benutten door er eerst tijd in te steken. Soms vind ik het lastig schakelen tussen mensen waarmee ik samenwerk. De ene weet gelijk waar ik op doel, de ander vraagt minstens drie keer wat ik nou precies bedoel. De groep die op hetzelfde niveau zit daar ga ik prima mee om, maar de mensen die wat niveaus lager zitten, gebruik ik niet optimaal. Op dit moment stoot ik die af, door er tijd en moeite in te stoppen kan ik er op langere termijn meer uit halen. Iedereen heeft zijn/haar eigen kwaliteiten, die moet ik leren herkennen en benutten. Wilco zegt over deze competentie dat dit een van mijn belangrijkste leerpunten is. Daar kan ik hem geen ongelijk in geven. SGM16 communicatie Mijn communicatie naar andere mensen vind ik over het algemeen goed. Doordat ik eigenlijk niet altijd bereikbaar wil zijn en het 24/7 online van mij niet per se hoeft, liep dit ook weleens mis tijdens mijn stage. Zo was ik eens spontaan een weekend naar Borkum, maar had dit tegen niemand gezegd. Ik vond het op het moment zelf heerlijk om even niks aan het hoofd te hebben. Maar op maandag stonden er 20 gemiste oproepen op mijn schermpje en vroeg Wilco zich af wat er gebeurd was. Dat had ik kunnen voorkomen als ik van tevoren aan had gegeven dat ik niet bereikbaar zou zijn. Hier hebben we het later in mijn stage ook nog weleens over gehad. Tijdens de tour vond ik het af en toe wel lastig om tegelijkertijd met het hoofdkantoor, de campings, de teamleden en de campinggasten te communiceren. Ik wilde iedereen graag tevredenstellen, maar als er dan niet naar mij geluisterd werd, was ik er al snel klaar mee. SGM17 reflecteren en leren Ik ben mezelf heel bewust van de acties die ik doe en gedaan heb. Ik denk hier ook regelmatig over na en probeer hiervan te leren. Tijdens de stage heb ik geregeld gesprekken met Wilco gehad over de stand van zaken en bepaalde keuzes. Wilco beaamt in de
beoordeling dat ik mijn acties heel reëel kan reflecteren. Af en toe moet ik er iets meer mee doen, zodat ik de leermomenten ook goed benut. SGM18 zelfsturing en zelfwerkzaamheid Ik vind het lastig om motivatie te vinden voor zaken die ik minder leuk vind. De leuke dingen gaan bij mij altijd voor, zoals een nieuw promofilmpje maken of de Beachweek Utrecht. Wat Wilco ook aan geeft dat ik mijn planning goed op orde moet hebben en weten waar ik mee bezig ben. Ik heb ook heel veel last van uitstelgedrag, waardoor ik op het laatste moment nog heel veel moest doen. Een goed voorbeeld hiervan uit mijn stage is dat op de dag voor de tour ik de draaiboeken nog moest printen, de bussen in geladen moesten worden en allemaal kleine dingetjes geregeld. In principe was iedereen hiervoor beschikbaar, maar doordat ik de planning zelf niet goed op orde had, was ik s nachts pas om twee uur klaar. Voor een volgende keer wil ik dit zeker anders doen, de planning beter voor elkaar hebben is ontzettend belangrijk.
Urenverantwoording Tijdens mijn stage in Utrecht heb ik in plaats van de verplichte 3 stagedagen, 4 tot 5 dagen stagegelopen. Daarnaast ben ik ook in veel weekenden tijdens mijn stageperiode mee geweest naar boekingen of deze zelfs geleid. Mijn stage liep door tot na de campingtour en was klaar eind augustus. Hierdoor heb ik meer uren gemaakt dan nodig was. Ik heb dit niet op papier staan, maar dit wordt wel duidelijk in mijn online portfolio, waar naast beelden van de campingtour nog andere opdrachten staan waar ik aan gewerkt heb. Voorbeelden hiervan zijn de beachweek Utrecht, Bossaball boekingen, Join Volleybaltour boekingen en marketingmateriaal voor The Sport Box.
Beoordelingsinstrumentarium Beoordelingsformulieren Stagebegeleider Naam stagebegeleider : Wilco Nijland Functie : directeur Organisatie : Music and Sports Datum : 1 oktober 2016 Bij de procesbeoordeling van de stage is de mening van de stagebegeleider vanuit de stage biedende organisatie uiteraard van zwaarwegend belang. In de beoordeling van de student door de opleiding (in persoon van de COPbegeleider) geldt de door de stagebegeleider gegeven feedback en in het bijzonder een drietal beoordelingen van de stagebegeleider, als belangrijke input voor het stagebeoordelingsgesprek. Deze door u gegeven informatie wordt samen met het materiaal dat de student aanlevert (o.a. stageverslag, portfolio, intervisie bijdragen aan COPsessies, etc.) als bronmateriaal gebruikt door de COPbegeleider bij het komen tot de beoordeling van de student door de opleiding. De feedback en de beoordeling van de student door u, is onderverdeeld in drie aspecten: A. Algemeen functioneren B. Competentieontwikkeling C. Product beoordeling
A: Beoordeling Algemeen functioneren door stagebegeleider Algemeen over de student: Algemeen beeld van het functioneren van de student: Wietse is een jongen die heeft geleerd hoe je jezelf moet presenteren in een nieuwe omgeving. Uiteindelijk heeft hij dit zo goed gedaan, dat vrijwel iedereen op kantoor goed met hem overweg kon. De reden dat Wietse dit voor elkaar gekregen heeft is door zijn kwaliteiten te laten zien. Kwaliteiten op zowel theoretisch en praktisch vlak. Ongelofelijke drive om te slagen en om zijn werk goed te doen. Zeer behulpzaam. Inhoudelijke kennis van het SGM domein in het algemeen en het uitstroomprofiel en COP thema meer specifiek: Ik denk dat Wietse door de ervaringen in de praktijk nu nog beter doorheeft waarom je bepaalde zaken leert op de opleiding. Wat is er dankzij de student verbeterd/veranderd in de organisatie? De communicatieuitingen van de video s en photoshop foto s Praktische handelingen in The Sport Box De student heeft in de tweede helft van de stage (blok 4) verschillende op innovatie gerichte Capita Selecta modules gevolgd. Heeft u daar iets van gemerkt in uw organisatie? Kunt u het resultaat beschrijven?
Algemeen over de stage Algemeen beeld van deze stage en daaraan gekoppeld programma: Zeer goede prestatie geleverd. Zie eerste vraag. Verbeterpunten ten aanzien van de stage: Planningen maken e afwegingen maken om een taak wel of niet aan te nemen. Niet altijd je eigen mening doordrijven. Er zijn meerdere wegen naar Rome. Tips ten aanzien van het aanleren van de beschreven beroepscompetenties Bedenk goed bij jezelf of jij de leider van je eigen evenementenbureau zou willen zijn, of dat je beter tot je recht gaat komen wanneer je de spreekwoordelijke tweede viool gaan spelen. Datum: 1 oktober 2016 Naam stagebegeleider : Wilco Nijland Handtekening stagebegeleider:
B: Competentieontwikkeling Centraal in deze beoordeling staat de vraag wat de kwaliteit en het resultaat is van het leerproces van de student. Het leerproces van de student richt daarbij op het behalen van voldoende niveau met betrekking tot een aantal van de 6 kerntaken en de onderliggende 18 competenties van de SGMprofessional (zie paragraaf 3.2 voor het overzicht). Naast de kerntaak specifieke competenties (SGM 1 t/m 13) kent het beroepsprofiel SGM ook een aantal algemene (kerntaakonafhankelijke) competenties: SGM 14 t/m 18 (zie paragraaf 3.2). De 6 kerntaken en 18 competenties van de SGMprofessional vormen het referentiekader waarbinnen de student zich dient te ontwikkelen aangezien zij ten grondslag liggen aan het beroepsprofiel van de SGMer. Uitvoerige uitleg over de SGMcompetenties, niveaubeschrijvingen en de onderlinge samenhang zijn te vinden in het beroepsprofiel SGM (bachelor) van de Hanzehogeschool. Het gehele beroepsprofiel is op aanvraag, digitaal beschikbaar bij het stagebureau van SGM. Het beroepsprofiel SGM bevat o.a. gedetailleerde competentiebeschrijvingen. Vraag uw stagiair desgewenst naar deze competentiebeschrijvingen. De student bepaalt aan het begin van de stageperiode (in de wetenschap dat hij aan het einde van de opleiding m.b.t. alle 6 kerntaken en alle 18 competenties op bachelor niveau C moet functioneren) in samenspraak met u, in welke opdrachten en projecten tijdens deze stage hij welke kerntaken en competenties gericht wil gaan ontwikkelen. De stage is een belangrijk middel voor de student om zich te ontwikkelen als SGMprofessional. In de week voorafgaand aan de stageperiode bereidt de student zich tijdens een intensive week (getiteld: de onderzoekende professional ) inhoudelijk voor op het leerproces gedurende de stage. Dit proces wordt tijdens de stageperiode en in COPbijeenkomsten op de opleidingsdagen door de COPbegeleider en middels intervisie in COPsessies begeleid. Wij stellen het uiteraard op prijs als ook u tijdens de stage af en toe hierover het gesprek aangaat met de student. Wanneer zowel de student, als de opleiding, als de stagebegeleider een ontwikkelingsgerichte insteek hebben, is de kans op een optimaal ontwikkel en leerproces het grootst. Alle drie actoren dragen hier verantwoordelijkheid in, maar de student is degene die regisseur van het (eigen) leerproces dient te zijn. De opleiding en de stagebegeleider faciliteren en coachen de student in zijn leerproces. Het geven van feedback gebeurt binnen de stageorganisatie meestal dagelijks op een natuurlijke en informele wijze. De student kan (als regisseur van zijn eigen leerproces) in overleg met u afspreken om periodiek (b.v. 2 of 3wekelijks) ook formeel stil te staan bij het leer en ontwikkelingsproces van de student. Wij vragen u om de ontwikkeling van de student m.b.t. de beoogde kerntaken en competenties minimaal twee maal formeel te voorzien van feedback en te beoordelen; halverwege de stage en aan het einde van de stage. We vragen u deze feedback en de beoordeling vast te leggen en persoonlijk te ondertekenen.
Algemene competenties Uitstekend SGM16 Communicatie SGM 14 Ontwikkelen en borgen van sporteigenheid (sportbewustzijn) SGM15 leren Samenwerken en samenwerkend Het is niet zo dat dit slecht is, maar met een voldoende wil ik aangeven dat dit een van jouw belangrijkste leerpunten is. SGM18 Zelfsturing en zelfwerkzaamheid op zich goed, maar zorg voor een goede planning. SGM17 Reflecteren en leren Uitstekend
ik vind dat je heel reëel je eigen acties kunt reflecteren. Kerntaakspecifieke competenties In samenspraak met stagiair gekozen uit de lijst SGM6 Managen van financiën Uitstekend Kerntaakspecifieke competenties In samenspraak met stagiair gekozen uit de lijst SGM7 Sportaccommodatie en facilitair Uitstekend management; toezicht houden, controleren en verantwoorden Kerntaakspecifieke competenties In samenspraak met stagiair gekozen uit de lijst SGM8 Leiding geven en managen Uitstekend moet nog leren anderen uit zijn team te laten excelleren Kerntaakspecifieke competenties In samenspraak met stagiair gekozen uit de lijst SGM9 Ontwerpen, organiseren en Uitstekend begeleiden van sport en bewegingsactiveiten en de werkzaamheden in de bedrijfsvoering.
Kerntaakspecifieke competenties In samenspraak met stagiair gekozen uit de lijst SGM10 Ondernemen, ontwikkelen en innoveren Uitstekend Kerntaakspecifieke competenties In samenspraak met stagiair gekozen uit de lijst SGM11 Toepassen van sportmarketing & PR Uitstekend Kerntaakspecifieke competenties In samenspraak met stagiair gekozen uit de lijst SGM12 Inspelen op ontwikkelingen (omgevingsbewustzijn) Uitstekend Kerntaakspecifieke competenties In samenspraak met stagiair gekozen uit de lijst Uitstekend
Eindoordeel: GOED! Advies aan de student: Denk goed na over jouw leerdoelen en of het doel wat jij in je hoofd hebt ook echt het geen is wat je moet nastreven. Naam stagebegeleider : Wilco Nijland Handtekening stagebegeleider: Datum : 1 oktober 2016
C: Product(en)beoordeling Oriëntatie en opdrachtnemerschap: De student heeft een scherp beeld van de opdracht en weet wat er verwacht wordt. De student heeft doorgevraagd en met medewerkers/stakeholders gepraat om de problematiek te doorgronden. De student heeft diverse bronnen (bijv. vakliteratuur) gebruikt om het probleem te begrijpen. Uitsteke nd Aanpak: De student heeft een realistische tijdsplanning gehanteerd. De student heeft een professionele houding getoond ten aanzien van het ontwikkelen van het beroepsproduct. De student heeft bestaande kennis (ook in de organisatie) benut. Resultaat: Het eindresultaat voldoet aan de vooraf gemaakt afspraken. Het eindresultaat is bruikbaar en draagt bij aan de oplossing van de problematiek. De student heeft het eindresultaat besproken/gepresenteerd en de werkwijze met de opdrachtgever geëvalueerd. EINDBEOORDELING PRODUCT:
Uitstekend Kerntaken SGM KT1 Verandert gedrag duurzaam binnen het domein van sport, bewegen en gezonde leefstijl. KT2 Ontwikkelt en adviseert over strategie en beleid in sport en bewegen. KT3 Managet de bedrijfsvoering van een sportorganisatie. KT4 Ontwikkelt, positioneert en begeleidt sporten bewegingsprogramma s KT5 Creëert kansen en genereert middelen voor sport en bewegen. KT6 Verricht praktijkgericht onderzoek en vervult zijn rol als kenniswerker in de sportwereld. Kerntaakonafhankelijke, algemene competenties: Beroepscompetenties SGM SGM 1 Testen, adviseren, begeleiden in het streven naar gezondheidswinst d.m.v. sport en bewegingsprogramma s SGM2 Duurzaam veranderen van gedrag binnen het domein van sportbewegen en gezonde leefstijl SGM3 Planmatig ontwikkelen en implementeren van de strategie en het sport en gezondheidsbeleid van de sportorganisatie SGM4 Hanteren van strategie en beleidscyclus SGM5 Bewaken van kwaliteit SGM6 Managen van financiën SGM7 Sportaccommodatie en facilitair management; toezicht houden, controleren en verantwoorden SGM8 Leiding geven en managen SGM9 SGM10 SGM11 SGM12 SGM13 Ontwerpen, organiseren en begeleiden van sport en bewegingsactiveiten en de werkzaamheden in de bedrijfsvoering. Ondernemen, ontwikkelen en innoveren Toepassen van sportmarketing & PR Inspelen op ontwikkelingen (omgevingsbewustzijn) Onderzoeken en adviseren SGM 14 Ontwikkelen en borgen van sporteigenheid (sportbewustzijn) SGM15 Samenwerken en samenwerkend leren SGM16 SGM17 SGM18 Communicatie Reflecteren en leren Zelfsturing en zelfwerkzaamheid
Beoordelingsgesprek Het beoordelingsgesprek zal nog volgen naar aanleiding van bovenstaand stageverslag.