HANDLEIDING BEHEERDERS VO Teletop 7.6 build 100 2010 Dactique B.V.
Contents INLEIDING... 3 STARTPAGINA... 4 INSTELLINGEN STARTPAGINA... 6 TABBLAD 'NIEUWS' BEHEREN... 7 FORMULIER 'NIEUWS'... 7 FORMULIER 'INSCHRIJVINGEN'... 8 FORMULIER 'POLLS'... 9 FORMULIER 'ENQUÊTES'... 9 ITEM (DE-)ARCHIVEREN... 10 TABBLAD 'BRONNEN' BEHEREN... 11 TABBLAD 'FORUMS' BEHEREN... 12 LEARNING MANAGEMENT SYSTEM... 13 TERUGKERENDE TAKEN LMS... 14 VAKSITEBEHEER... 15 INSCHRIJVINGEN... 32 ACCOUNTBEHEER... 33 ACCOUNTAANVRAGEN... 43 WACHTWOORD WIJZIGEN... 44 DIGITALE PORTFOLIO'S... 44 SJABLONEN... 45 POSTVAKKEN... 46 PRULLENBAK... 47 INCIDENTELE TAKEN LMS... 48 SERVERINSTELLINGEN... 49 SYSTEEMVARIABELEN... 65 OPMAAK... 72 VIRTUELE SERVERS... 72 EXTERNE TOOLS... 74 GEBRUIKSGEGEVENS... 75 BESTANDSGEGEVENS... 76 TELETOP LCMS... 77 LEERMATERIAAL... 78 LEERMATERIAAL ZOEKEN... 78 LEERMATERIAAL TOEVOEGEN... 80 METADATA BEWERKEN... 80 LEERMATERIAAL IN VAKSITES PLAATSEN... 81 TOEPASSINGSPROFIELEN... 84 NIEUW TOEPASSINGSPROFIEL... 84 VELDEN UIT PROFIEL WIJZIGEN... 85 INDEX... 87 2
Inleiding Als Teletop-beheerder zorgt u voor de randvoorwaarden van het gebruik van Teletop. U maakt bijvoorbeeld gebruikers en vaksites aan. Uw werkzaamheden als beheerder zijn onder te verdelen in 2 type taken: Incidentele taken; dit zijn taken die u meestal verricht vóórdat uw school met Teletop aan de slag gaat. Terugkerende taken; dit zijn taken die u één of meerdere keren per jaar zult uitvoeren. Deze handleiding behandelt de mogelijkheden die alleen de Teletop-beheerder heeft. Deze mogelijkheden zijn aanvullend op de mogelijkheden van een docent. Het is daarom raadzaam ook kennis te nemen van de docentenhandleiding. U zult uw beheerderstaken voornamelijk verrichten in het Learning Management System (LMS). Daarnaast kunt u een aantal van uw taken verrichten op de startpagina van Teletop. Wat kan ik als beheerder op de startpagina? (zie "Startpagina" op pagina 4) Wat kan ik in het LMS? (zie "Learning Management System" op pagina 13) 3
Startpagina De startpagina kent meerdere tabbladen. Deze tabbladen kunnen worden onderverdeeld in 3 categorieën: tabbladen die u op de startpagina vult, tabbladen die u vanuit het LMS vult tabbladen die automatisch, vanuit vaksites, worden gevuld Als beheerder kunt u de startpagina aanpassen, bijvoorbeeld door tabbladen uit te zetten of deze een andere naam te geven. Een Teletop-omgeving heeft standaard één startpagina. Het is echter mogelijk meerdere startpagina's te gebruiken. Figuur 1: Tabbladen van de startpagina Tabbladen die u op de startpagina vult Op het tabblad Nieuws kunt uw nieuwsberichten, inschrijvingen, polls en enquêtes voor de hele school plaatsen. Op het tabblad Bronnen kunt u bestanden waar de hele school bij mag plaatsen. Op het tabblad Forums kunt u een forum waar de hele school aan mag deelnemen plaatsen. Het is mogelijk om de toegang tot deze items te beperken tot één of meer gebruikersrollen, zoals docenten, leerlingen gasten of niet ingelogde gebruikers. Met de additionele module 'Virtuele servers' kunt u items bijvoorbeeld ook per lokatie beschikbaar stellen. Tabbladen die u vanuit het LMS vult Het tabblad Vaksitecatalogus geeft gebruikers zicht op alle vaksites binnen uw Teletopomgeving die niet zijn gearchiveerd. Dit betekent niet dat zij elke vaksite kunnen bekijken. Een gebruiker kan alleen vaksites openen waaraan hij is gekoppeld of die publiek toegankelijk zijn. Op het tabblad Vaksites staan alle vaksites waaraan een gebruiker is gekoppeld. Als beheerder maakt u vaksites aan en koppelt u minimaal de docent(en) aan deze vaksite. Daarnaast kunt u bepalen of gebruikers zich mogen in- en uitschrijven op vaksites. Tabbladen die automatisch worden gevuld Het tabblad Nieuwe items wordt gevuld met nieuwe items uit de vaksites die aan een gebruiker zijn gekoppeld. 4
Op het tabblad Studiewijzers worden, voor één week of dag, de regels uit de studiewijzers van de aan een gebruiker gekoppelde vaksites getoond. Op het tabblad Taken worden de in vaksites gegeven of uit te voeren opdrachten getoond. Het tabblad Digitaal portfolio / Dapter toont de wijzigingen in het portfolio van de gebruiker en biedt toegang tot het eigen portfolio en portfolio's van anderen. Deze tabbladen worden automatisch gevuld met items die docenten (en in mindere mate leerlingen) in de vaksites (of het portfolio) plaatsen. Als beheerder kunt u vaste kolommen voor de studiewijzer opgeven, waarmee alle docenten moeten werken. Dit maakt het tabblad Studiewijzers overzichtelijker, maar beperkt de docent in zijn vrijheid. Het Teletop dpf (Digitaal portfollio) wordt in het schooljaar 2010/2011 vervangen door Dapter. Zowel Dapter als het Teletop dpf zijn alleen beschikbaar als uw school deze heeft aangeschaft. Hoe pas ik de startpagina aan? (zie "Instellingen startpagina" op pagina 6) Hoe kan ik meerdere startpagina's gebruiken? (zie "Virtuele servers" op pagina 72) Hoe beheer ik het tabblad 'Nieuws'? (zie "Tabblad 'Nieuws' beheren" op pagina 7) Hoe beheer ik het tabblad 'Bronnen'? (zie "Tabblad 'Bronnen' beheren" op pagina 11) Hoe beheer ik het tabblad 'Forums'? (zie "Tabblad 'Forums' beheren" op pagina 12) Hoe maak ik een vaksite? (zie "Vaksitebeheer" op pagina 15) Hoe stel ik vaste kolommen voor de studiewijzer in? (zie "Tabblad 'Course settings'" op pagina 56) Wat zijn de taken van een Teletop-beheerder? (zie "Inleiding" op pagina 3) Hoe werkt het Teletop LCMS? (zie "Teletop LCMS" op pagina 77) 5
Instellingen startpagina Wanneer u als beheerder bent ingelogd ziet u, ongeacht op welk tabblad u zich bevindt, in de balk de knop Instellingen. Wanneer u op deze knop klikt, heeft u een aantal mogelijkheden: U kunt de naam en opmaak van de startpagina wijzigen. U kunt de anonieme toegang tot de startpagina instellen. U kunt tabbladen aan-/uitzetten en hernoemen. Naam en opmaak In het veld Welkom tekst navigatie balk kunt u de tekst opgeven die links boven op de pagina te staan als een gebruiker nog niet is aangemeld. In het veld Titel startpagina voert u de tekst in die op de startpagina in het hoofdmenu komt te staan. Figuur 2: Teksten in het hoofdmenu Uit de lijsten Afbeelding links en Afbeelding rechts kunt u een afbeelding selecteren (bijvoorbeeld het logo van uw school) die u links en / of rechts in het hoofdmenu wilt tonen. De afbeeldingen die u hier kunt selecteren, geeft u in het LMS op in het menuonderdeel Opmaak. Toegang Met de instelling Toegang tot de startpagina kunt u bepalen of een gebruiker die zich nog niet heeft aangemeld de tabbladen Nieuws en Bronnen mag zien. Wanneer dit mag, zet u deze instelling op Iedereen heeft toegang (inclusief leesrechten voor niet-geregistreerde personen). Mag die niet, dan kiest u voor Alle geregistreerde gebruikers. Tabbladen Voor elk tabblad, op het tabblad Nieuws na, kunt u aangeven of u het tabblad wilt Tonen of Verbergen. Wanneer u een tabblad verbergt, is deze voor alle docenten en leerlingen niet zichtbaar. Daarnaast kunt een tabblad een andere naam geven voor zowel de Engelse als Nederlandse taal. Wanneer u de naam van een tabblad verandert, komt deze niet meer overeen met de handleiding. Dit geldt ook voor de docentenhandleiding. De wijzigingen worden doorgevoerd als u op de knop Opslaan klikt. Hoe voeg ik afbeeldingen toe? (zie "Opmaak" op pagina 72) Wat kan ik als beheerder op de startpagina? (zie "Startpagina" op pagina 4) 6
Tabblad 'Nieuws' beheren Op het tabblad Nieuws kunt u 4 type items aanmaken: nieuwsberichten inschrijvingen polls enquête Voor elk van deze type items is een apart formulier beschikbaar. Elk formulier biedt u, onder het kopje Toegang, de mogelijkheid om het item alleen beschikbaar te stellen voor een bepaalde gebruikersrol. Zo kunt u bijvoorbeeld een nieuwsbericht plaatsen, dat alleen voor docenten zichtbaar hoeft te zijn. Om een item aan te maken, kiest u in de balk voor de optie Nieuw. De 4 type items verschijnen onder deze optie. Klik op het gewenste type om het bijbehorende formulier te openen. Figuur 3: Mogelijke items op het tabblad 'Nieuws' Alle items die u aanmaakt kunt u bewerken, kopiëren en verwijderen. Dit zijn basishandelingen van Teletop. Daarnaast kunt u alle items archiveren. Hoe werkt het formulier 'nieuws'? (zie "Formulier 'nieuws'" op pagina 7) Hoe werkt het formulier 'inschrijvingen'? (zie "Formulier 'inschrijvingen'" op pagina 8) Hoe werkt het formulier 'polls'? (zie "Formulier 'polls'" op pagina 9) Hoe werkt het formulier 'enquêtes'? (zie "Formulier 'enquêtes'" op pagina 9) Hoe (de)archiveer ik een item? (zie "Item (de-)archiveren" op pagina 10) Wat kan ik als beheerder op de startpagina? (zie "Startpagina" op pagina 4) Formulier 'nieuws' Het formulier voor een nieuwsbericht op de startpagina kan worden onderverdeeld in 2 delen: Inhoud Instellingen 7
Inhoud U dient minimaal in het veld Onderwerp de naam van het nieuwsbericht in te vullen. Een uitgebreide omschrijving van dit onderwerp kunt u geven in het veld Beschrijving. Hiervoor heeft u de tekstbewerker ter beschikking. Het is ook mogelijk om een Weblink en een Bijlage(n) (bestanden) aan uw nieuwsbericht te hangen. Dit doet u in de gelijknamige velden en dit is een basishandeling van Teletop. Instellingen Het is mogelijk om een bericht automatisch te archiveren. Hiervoor vinkt u de optie Automatisch archiveren aan. Standaard gebeurt dit na 3 dagen. U kunt ook voor 10 dagen kiezen of zelf een datum opgeven. Daarbij kunt u gebruik maken van de datumkiezer ( ). Bij het bewerken van het formulier is één extra veld beschikbaar: Wijzigingsdatum niet aanpassen om huidige sortering te behouden. Deze staat standaard aan, waardoor het nieuwsbericht na bewerken niet bovenaan de pagina komt te staan bij de sortering op wijzigingsdatum. Wanneer uw school beschikt over de additionele module 'Virtuele servers', dan kunt u vanaf de 'hoofd'-startpagina van uw school een nieuwsbericht op de startpagina's van alle virtuele servers plaatsen. Hiervoor vinkt u de optie Item op alle virtuele servers plaatsen aan. Het kan een half uur duren voordat het item op alle virtuele servers terug te vinden is. Hoe (de)archiveer ik een item? (zie "Item (de-)archiveren" op pagina 10) Hoe beheer ik het tabblad 'Nieuws'? (zie "Tabblad 'Nieuws' beheren" op pagina 7) Formulier 'inschrijvingen' Het formulier om een nieuwe inschrijving op de startpagina te maken, kan worden onderverdeeld in 3 delen: een toelichting op de inschrijving de keuzemogelijkheden instellingen met betrekking tot de inschrijving Toelichting op inschrijving In het veld Onderwerp vult u de naam van de inschrijving in. De toelichting op de inschrijving kunt u in het veld Beschrijving invoeren. Hierbij kunt u gebruik maken van de tekstbewerker. Het is ook mogelijk om een Weblink en een Bijlage(n) (bestanden) aan uw inschrijving te hangen. Dit doet u in de gelijknamige velden en dit is een basishandeling van Teletop. Keuzemogelijkheden Uit de lijst Aantal kiest u het aantal keuzemogelijkheden. Dit kunnen er maximaal 50 zijn. Voor elke keuzemogelijkheid worden er 3 velden getoond: 8
In het veld Beschrijving keuzemogelijkheid vult u de naam van de keuzemogelijkheid in. In het veld Plaatsen voert u het maximum aantal gebruikers in dat deze optie mag kiezen. Uit de lijsten Minimaal verplicht aantal keuzes en Maximaal toegestaan aantal Instellingen keuzes kiest u hoeveel keuzes een gebruiker minimaal moet en maximaal mag maken. Wanneer u de optie Deadline aanvinkt, kunt een een datum opgeven voor wanneer een gebruiker zich ingeschreven moet hebben. U kunt hierbij gebruik maken van de datumkiezer ( ). U kunt het ook mogelijk maken dat gebruikers hun inschrijving mogen wijzigen tot en met een bepaalde datum. Vink hiervoor de optie Leerling mag aanmelding wijzigen tot en met aan en geef de datum op. U kunt hierbij gebruik maken van de datumkiezer ( ). Wanneer u niet wilt dat gebruikers elkaars inschrijving zien, vinkt u de optie Aanmeldingen alleen zichtbaar voor beheerders aan. Hoe (de)archiveer ik een item? (zie "Item (de-)archiveren" op pagina 10) Hoe beheer ik het tabblad 'Nieuws'? (zie "Tabblad 'Nieuws' beheren" op pagina 7) Formulier 'polls' Het formulier om een nieuwe poll op de startpagina aan te maken, kan worden onderverdeeld in 2 delen: een toelichting op de poll de keuzemogelijkheden Toelichting In het veld Onderwerp vult u de naam van de poll in. De toelichting op de poll kunt u in het veld Beschrijving invoeren. Hierbij kunt u gebruik maken van de tekstbewerker. Keuzemogelijkheden Uit de lijst Aantal kiest u het aantal keuzemogelijkheden. Dit kunnen er maximaal 10 zijn. Voor elke keuzemogelijkheid worden er één veld getoond. In het veld Beschrijving keuzemogelijkheid vult u de keuzemogelijkheid in. Hoe (de)archiveer ik een item? (zie "Item (de-)archiveren" op pagina 10) Hoe beheer ik het tabblad 'Nieuws'? (zie "Tabblad 'Nieuws' beheren" op pagina 7) Formulier 'enquêtes' Op de startpagina kun u enquêtes aanbieden aan geregistreerde gebruikers, maar ook aan niet geregistreerde gebruikers. Dit laatste houdt in dat iemand geen account hoeft te hebben om de enquete in te kunnen vullen. Denk bijvoorbeeld aan de bezoekers van een open dag. Het formulier om enquêtes mee te maken is gelijk aan het formulier dat een docent in een vaksite beschikbaar heeft. Raadpleeg voor meer informatie de docentenhandleiding. 9
Hoe (de)archiveer ik een item? (zie "Item (de-)archiveren" op pagina 10) Hoe beheer ik het tabblad 'Nieuws'? (zie "Tabblad 'Nieuws' beheren" op pagina 7) Item (de-)archiveren Standaard ziet een gebruiker, als hij bijvoorbeeld op het tabblad Nieuws op de startpagina zit, de actuele items. U kunt ook een archief maken, waar een gebruiker oude items kan bekijken. Om een item naar het archief te verplaatsen, vinkt u het aan en kiest in de balk voor Selectie > Archiveren. Er verschijnt een dialoog waarin u deze actie moet bevestigen. Alle items die u aanvinkt worden hiermee gearchiveerd. Gearchiveerde items kunnen worden bekeken door uit de lijst Toon: voor Archief te kiezen. Vanuit het archief kunt u berichten ook weer dearchiveren. Dit gaat op dezelfde manier als het archiveren, alleen kiest u nu voor Selectie > Dearchiveren. Hoe beheer ik het tabblad 'Nieuws'? (zie "Tabblad 'Nieuws' beheren" op pagina 7) 10
Tabblad 'Bronnen' beheren Op het tabblad Bronnen kunt u bestanden plaatsen die u beschikbaar wilt stellen aan de hele school, eventueel beperkt tot gebruikers met een bepaalde rol (zoals docenten). Om een nieuwe bron toe te voegen, klikt u op de knop Nieuw. Bovenaan het formulier staat de lijst Categorie. Een categorie is een label waarmee u uw bronnen kunt sorteren. Heeft u nog geen categorie aangemaakt, dan kiest u uit de lijst de optie Nieuw. Rechts naast de lijst verschijnt een invoerveld waar u de naam van de nieuwe categorie kunt opgeven. Heeft u bij een eerdere bron een categorie aangemaakt, dan kunt u deze uit de lijst selecteren. U dient minimaal in het veld Onderwerp de naam van de bron in te vullen. Een uitgebreide omschrijving van de bron kunt u geven in het veld Beschrijving. Hiervoor heeft u de tekstbewerker ter beschikking. De bron zelf kan een weblink of een bestand zijn. Deze kunt u in de velden Weblink en Bijlage(n) opgeven. Om toegang tot de bron te beperken tot gebruikers met een bepaalde rol, vinkt u de gewenste rol(len) aan onder het kopje Toegang. Alle bronnen die u aanmaakt kunt u bewerken, kopiëren en verwijderen. Dit zijn basishandelingen van Teletop. Wat kan ik als beheerder op de startpagina? (zie "Startpagina" op pagina 4) 11
Tabblad 'Forums' beheren Op het tabblad Forums kunt u discussies starten waaraan de hele school kan deelnemen, eventueel beperkt tot gebruikers met een bepaalde rol (zoals docenten). Om een nieuw forum toe te voegen, klikt u op de knop Nieuw forum. U dient minimaal in het veld Onderwerp de naam van het forum in te vullen. Een uitgebreide omschrijving van het forum geeft u in het veld Beschrijving. Hiervoor heeft u de tekstbewerker ter beschikking. Tot slot kunt u in het veld Bijlage(n) één of meer bestanden aan het forum koppelen. Om toegang tot het forum te beperken tot gebruikers met een bepaalde rol, vinkt u de gewenste rol(len) aan onder het kopje Toegang. Wanneer u een forum heeft aangemaakt, kunnen gebruikers binnen dit forum onderwerpen plaatsen en op onderwerpen reageren. Daarnaast kan een gebruiker ook op een reactie reageren. Hoe dit moet staat in de docentenhandleiding van Teletop. Als beheerder kunt u alle onderwerpen en reacties bewerken en verwijderen. Dit gebeurt volgens de basishandelingen van Teletop. Wat kan ik als beheerder op de startpagina? (zie "Startpagina" op pagina 4) 12
Learning Management System Het Learning Management System, afgekort tot LMS, is een onderdeel van Teletop waar alleen een beheerder toegang tot heeft. U kunt het LMS wordt openen door in het Ga naar menu voor Learning Management System te kiezen. Teletop kent 3 soorten beheerders: De rol 'Beheerder' heeft toegang tot het volledige LMS De rol 'Helpdesk' heeft toegang tot de menuonderdelen Wachtwoord wijzigen en Digitale Portfolio's. De rol 'Administratie' is een uitbreiding op de rol 'Helpdesk'. Zo heeft deze rol ook toegang tot de menuonderdelen Vaksitebeheer, Inschrijvingen, Accountaanvragen en Sjablonen. De hierboven genoemde menuonderdelen zijn bereikbaar vanuit het Hoofdmenu van het LMS. Vanuit dit menu zijn de terugkerende taken uit te voeren. De incidentele taken die vanuit het LMS verricht kunnen worden (bereikbaar vanuit het menuonderdeel Beheer), zijn alleen voor de rol 'Beheerder' beschikbaar. Welke terugkerende taken zijn er? (zie "Terugkerende taken LMS" op pagina 14) Welke incidentele taken zijn er? (zie "Incidentele taken LMS" op pagina 48) Wat doet een Teletop-beheerder? (zie "Inleiding" op pagina 3) 13
Terugkerende taken LMS Wanneer u via het Ga naar menu het Learning Management System opent, ziet u de menuonderdelen van uw terugkerende taken. Een aantal van deze menuonderdelen zult u misschien niet gebruiken, omdat die voor uw school niet van toepassingen zijn. Het menuonderdeel Postvakken is bijvoorbeeld alleen interessant als u met het interne berichtensysteem van Teletop werkt. Figuur 4: Menuonderdelen terugkerende taken De menuonderdelen zijn onderverdeeld in 3 categorieën: onderdelen die met vaksites te maken hebben zijn groen onderdelen die met accounts te maken hebben zijn blauw overige menuonderdelen hebben de bruine kleur Het Teletop dpf (Digitaal portfollio) wordt in het schooljaar 2010/2011 vervangen door Dapter. Het Dapter beheer is als apart onderdeel via het Ga naar-menu te benaderen. De menonderdelen Digitale portfolio's en Sjablonen te zijner tijd komen te vervallen. Via het menuonderdeel Beheer komt u in het menu voor uw incidentele taken terecht. Hoe maak ik vaksites aan? (zie "Vaksitebeheer" op pagina 15) Hoe verwerk ik inschrijvingen? (zie "Inschrijvingen" op pagina 32) Hoe maak ik accounts aan? (zie "Accountbeheer" op pagina 33) Hoe keur ik accountaanvragen goed? (zie "Accountaanvragen" op pagina 43) Hoe wijzig ik een wachtwoord? (zie "Wachtwoord wijzigen" op pagina 44) Hoe geef ik een gebruiker een digitaal portfolio? (zie "Digitale portfolio's" op pagina 44) Hoe maak ik een digitaal portfolio? (zie "Sjablonen" op pagina 45) Kan ik de postvakken van gebruikers controleren? (zie "Postvakken" op pagina 46) 14
Wat kan ik in het LMS? (zie "Learning Management System" op pagina 13) Vaksitebeheer In het menuonderdeel Vaksitebeheer kunt u nieuwe vaksites maken, of bestaande vaksites bewerken. Per vaksite bepaalt u welke accounts (gebruikers) toegang tot de vaksite hebben en onder welke rol. U kunt nieuwe vaksites in Teletop aanmaken, maar er zijn ook diverse mogelijkheden om vaksites te importeren. Wanneer een vaksite niet meer gebruikt wordt, kunt u deze verwijderen. Het is echter ook mogelijk om een vaksite te archiveren. Hierdoor is deze niet meer toegankelijk voor docenten en leerlingen, maar kunnen docenten wel (vanuit een nieuwe vaksite) items kopiëren. Daarnaast kunt u de vaksite ook weer dearchiveren, zodat de deelnemers er weer bij kunnen. Het archiveren van een vaksite gaat op dezelfde manier als het archiveren van een item op het tabblad Nieuws van de startpagina. Wanneer u een bestaande vaksite wilt bewerken, archiveren of verwijderen, moet u eerst op basis van zoekcriteria deze vaksite vinden. Hoe maak ik een nieuwe vaksite aan? (zie "Nieuwe vaksite" op pagina 17) Hoe zoek ik bestaande vaksites? (zie "Vaksite zoeken" op pagina 15) Hoe (de)archiveer ik items? (zie "Item (de-)archiveren" op pagina 10) Op welke manier kan ik vaksites importeren? (zie "Importeren" op pagina 23) Hoe maak ik een vaksite op basis van een bestaande vaksite? (zie "Vaksitesjabloon / -kopie" op pagina 23) Hoe werkt het geavanceerd zoeken? (zie "Geavanceerd zoeken" op pagina 30) Hoe kan ik vaksites exporteren? (zie "Exporteren" op pagina 31) Welke terugkerende taken heeft een beheerder? (zie "Terugkerende taken LMS" op pagina 14) Vaksite zoeken Wanneer u op zoek bent naar een bestaande vaksite, kunt u deze zoeken op code of naam en/of op basis van filtermogelijkheden. Hierbij zijn er 3 vaste filters, die u niet kunt aanpassen, en 1 tot 3 filters die u zelf op kunt geven. Vaste filters De filter Jaar is een systeemvariabele waar u als beheerder waarden voor op kunt geven. De naam van de variabele kunt u niet aanpassen. De filter Status bevat standaard waarden, die te maken hebben met de status van vaksite: In wachtrij: het duurt maximaal een half uur voordat een vaksite wordt aangemaakt Actief: de vaksite is toegankelijk voor de deelnemers en de vaksite kent geen begindatum Gepland: de actuele datum ligt vóór de begindatum van de vaksite. Gestart: de vaksite heeft een begin- en einddatum en de actuele datum ligt hiertussen. Beeïndigd: de actuele datum ligt na de einddatum van de vaksite 15
Gearchiveerd: de vaksite is niet meer toegankelijk voor de deelnemers, maar docenten kunnen wel items uit de vaksite kopiëren vanuit een actieve vaksite. In de filter Docenten staan alle gebruikers die als docent aan één of meer vaksites zijn gekoppeld. Filters die u op kunt geven In Teletop kunt u maximaal 3 CourseKeys opgeven. Een CourseKey is een variabele met een naam en één of meer waarden. Bij het aanmaken van een vaksite kunt u voor elke CourseKey één of meer waarden opgeven. U bepaalt zelf de inhoud van de CourseKeys. Een CourseKey komt pas terug in een filter als deze aan minimaal één vaksite is gekoppeld. Nieuwe CourseKeys kunnen ook aan bestaande vaksites worden gekoppeld. Figuur 5: Voorbeeld filters Vaksitesbeheer In de afbeelding hierboven zijn de CourseKeys 'Vak', 'Locatie' en 'Niveau' in gebruik. Gevonden vaksites kunt u bewerken, door op de knop vóór de vaksite te klikken. Het formulier dat opent is hetzelfde als het formulier voor een nieuwe vaksite, met een aantal velden al ingevuld. U kunt een gevonden vaksite ook bekijken, door op de naam van de vaksite te klikken. De vaksite opent in een nieuw scherm en u heeft hierin dezelfde rechten als de docent. In de kolom Laatst gewijzigd ziet u wanneer de laatste wijziging in de vaksite heeft plaatsgevonden. Op basis van deze informatie kunt u overwegen om een vaksite te archiveren of verwijderen. Hoe maak of bewerk ik de filters voor vaksites? (zie "Systeemvariabelen voor vaksites" op pagina 66) Hoe maak ik een nieuwe vaksite? (zie "Nieuwe vaksite" op pagina 17) Hoe (de)archiveer ik items? (zie "Item (de-)archiveren" op pagina 10) Kan ik ook geavanceerd zoeken? (zie "Geavanceerd zoeken" op pagina 30) Hoe exporteer ik zoekresultaten? (zie "Exporteren" op pagina 31) Hoe werkt het menuonderdeel 'Vaksitebeheer'? (zie "Vaksitebeheer" op pagina 15) 16
Nieuwe vaksite Om een nieuwe vaksite aan te maken, klikt u in het menuonderdeel Vaksitebeheer op de knop Nieuw. Er opent een formulier met 3 tabbladen: Op het tabblad Kenmerken geeft u onder andere de naam en code van de vaksite op; Op het tabblad Authorisaties bepaalt u welke gebruikers er toegang tot de vaksite hebben; Op het tabblad Instellingen kunt u een aantal instellingen voor de vaksite opgeven. De tabbladen worden afzonderlijk toegelicht. Wat kan ik op het tabblad 'Kenmerken'? (zie "Tabblad 'Kenmerken'" op pagina 17) Wat kan ik op het tabblad 'Authorisaties'? (zie "Tabblad 'Authorisaties'" op pagina 19) Wat kan ik op het tabblad 'Instellingen'? (zie "Tabblad 'Instellingen'" op pagina 22) Hoe werkt het menuonderdeel 'Vaksitebeheer'? (zie "Vaksitebeheer" op pagina 15) Tabblad 'Kenmerken' Op het tabblad Kenmerken kunt u een aantal kenmerken van de vaksite opgeven. Deze zijn globaal gezien onder te verdelen in 3 categorieën: Code en naam (verplicht) Filters, waarmee u een vaksite terug kunt vinden Instellingen met betrekking tot inschrijven. Code en naam In het veld Code moet u een unieke code voor de vaksite invoeren. Het is aan te bevelen om een bepaald formaat voor deze code af te spreken. De vaksitecode mag alleen cijfers, letters en de karakters '-' of '_' bevatten (geen spatie!). Daarnaast mag de code maximaal 30 karakters lang zijn. Bij het handmatig aan maken van een vaksite, wordt automatisch de identificatiecode (id) voor deze vaksite gegenereerd. Deze bestaat uit de code van het geselecteerd jaar is opgegeven (op te geven bij de systeemvariabele Years)+de code van de vaksite. In het veld Naam vult u de naam van de vaksite in. Deze naam is zichtbaar voor (gekoppelde) docenten en leerlingen. Een vaksitenaam hoeft niet uniek te zijn. Filters De lijst Jaar bevat de waarden van de systeemvariabele Years. Deze waarde wordt getoond op de tabbladen Vaksitecatalogus en Vaksites op de startpagina. U kunt ook de waarde Geen uit deze lijst selecteren. 17
Onder de lijst Jaar staan de CourseKeys met de bijbehorende waarden. De waarden die van toepassing zijn op de nieuwe vaksite kunt u aanvinken. Figuur 6: Tabblad 'Kenmerken', met fictieve CourseKeys Inschrijvingen Het is mogelijk om een Start- en einddatum voor de vaksite op te geven. Deze data zijn indicatief. Daarnaast kunt u een Inschrijvingsperiode voor de vaksite opgeven. Wanneer u bij de serverinstellingen heeft ingesteld dat gebruikers zich mogen inschrijven, kunnen deze zicht op het tabblad Vaksites op de startpagina zich tussen de opgegeven data voor deze vaksite inschrijven. Vinkt u de optie Automatische verwerking van inschrijvingsaanvragen aan, dan krijgt een gebruiker automatisch toegang tot de vaksite. Laat u de optie uit staan, dan dient u onder het menuonderdeel Inschrijvingen de verschillende inschrijvingen goed te keuren. In het veld Mededelingen kunt u een mededeling geven die bij het inschrijven op een vaksite zichtbaar is. De tekst die u invoert in het veld Beschrijving is te bekijken via de kenmerken van een vaksite. Gebruikers kunnen deze kenmerken bekijken door op het tabblad Vaksites op de startpagina op de code van een vaksite te klikken. 18
Hoe stel ik systeemvariabelen, zoals CourseKeys, in? (zie "Systeemvariabelen" op pagina 65) Wat kan ik op het tabblad 'Authorisaties'? (zie "Tabblad 'Authorisaties'" op pagina 19) Wat kan ik op het tabblad 'Instellingen'? (zie "Tabblad 'Instellingen'" op pagina 22) Hoe maak ik een nieuwe vaksite? (zie "Nieuwe vaksite" op pagina 17) Tabblad 'Authorisaties' Op het tabblad Authorisaties bepaalt u de toegang tot de vaksite. Daarnaast kunt u een aantal rechten voor de docent(en) van de vaksite instellen. Deelnemers koppelen Wanneer u de toegang tot de vaksite wilt beperken tot een aantal gebruikers, kunt u deze onder 4 rollen aan de vaksite koppelen: Gebruikers met de rol Docenten kunnen invulling aan de vaksite geven De mogelijkheden van gebruikers met de rol Flexibele rechten worden door de 'docent' ingesteld. Per menuonderdeel in de vaksite kunnen de rechten gelijk zijn aan de van de 'docent' of die van de 'leerling'. De docent bepaalt wat gebruikers met de rol Leerlingen binnen de vaksite moeten doen, zoals bijvoorbeeld het inleveren van opdrachten. Gebruikers met de rol Gasten kunnen binnen de vaksite kijken, maar geen actieve bijdrage leveren. U kunt in de serverinstellingen aangeven of u u gebruik wilt maken van de rol 'Flexibele rechten'. Daarnaast kun u hier ook de terminologie door voor 'docent' en 'leerling' in de vaksite wordt gebruikt wijzigen. Wanneer er 'leerlingen' of 'gasten' aan de vaksite zijn gekoppeld, kunt u met de knoppen Leerlingen>Gasten en Gasten>Leerlingen in één keer deze gebruikers van rol laten veranderen. Bijvoorbeeld als deze gebruikers eerst alleen maar mogen kijken en vanaf een bepaald moment aan de slag mogen. 19
Om een gebruiker onder een rol toe te voegen, klikt u rechts naast de rol op de knop... Er opent een zoekscherm waarmee u de in Teletop geregistreerde gebruikers kunt vinden. Selecteer Figuur 7: Gevonden gebruikers kunnen worden geselecteerd Bij het zoeken naar gebruikers kunt u gebruiker maken van filters. Voor gebruikers is er een standaard filter Gebruikers, met daarin de rollen waaronder accounts in Teletop kunnen worden aangemaakt. Daarnaast kunt u zelf maximaal 4 filters definiëren. Dit zijn de systeemvariabelen UserGroup en UserKey1 t/m UserKey3. Toegang vergroten of beperken Bij de instelling Toegang tot deze cursus kunt u op een aantal manieren de toegang tot de vaksite vergroten of beperken, ten opzichte van de gebruikers die aan de vaksite zijn gekoppeld: Met de optie Iedereen heeft toegang (inclusief leesrechten voor nietgeregistreerde personen) kunt u de vaksite ook toegankelijk maken voor gebruikers zonder account. Zij kunnen deze als gast bekijken via de url (het adres) van de vaksite. Wilt u de vaksite voor alle gebruikers toegankelijk maken, dan kiest u voor de optie Alle geregistreerde personen. Indien u in de serverinstellingen heeft opgegeven dat u hiervan gebruik wilt maken, staan deze vaksites op het tabblad Vaksites van de startpagina onder het kopje Publiek toegankelijke vaksites. Met de optie Alle deelnemers (standaardinstelling) hebben de aan de vaksite gekoppelde gebruikers toegang tot deze vaksite. 20
Wanneer u de optie Alleen docenten en gebruikers met flexibele rechten kiest, hebben alleen gebruikers die onder de rol Docenten of Flexibele rechten aan de vaksite zijn gekoppeld, toegang tot de vaksite. Met de optie Alleen docenten hebben alleen gebruikers die onder de rol Docenten aan de vaksite zijn gekoppeld toegang tot deze vaksite. U kunt deze instelling altijd later veranderen. Flexibele rechten Wanneer u gebruikers onder Flexibele rechten heeft toegevoegd, kunt u met de instelling Toon gebruikers met flexibele rechten bij deelnemers en berichtformulier deze gebruikers tonen in het menuonderdeel Deelnemers (binnen de vaksite). Instellingen voor Docenten Er zijn 5 instellingen waarmee u een aantal rechten kunt bepalen, voor gebruikers die onder de rol Docenten aan de vaksite zijn gekoppeld. Met de eerste 2 instellingen kunt u een deel van het werk, dat u als beheerder op dit tabblad doet, bij de docent neerleggen. Dit kunnen zij in het menuonderdeel Deelnemers van de vaksite. Docenten mogen leerlingen/ gasten toevoegen en verwijderen Docenten mogen gebruikers met flexibele rechten toevoegen en verwijderen Wanneer u de optie Gebruikers met flexibele rechten mogen beoordelen aanvinkt, kunnen gebruikers met deze rol opdrachten, toetsen, etc. beoordelen. Daarbij heeft u de keuze uit Alle opdrachten en studenten of Toegewezen opdrachten en studenten. Wanneer u deze laatste optie kiest, kunt u in de vaksite per opdracht kiezen of deze door een gebruiker met de flexibele rol beoordeeld mag worden. Wanneer u de optie Docenten mogen de kolomtitels van de studiewijzer aanpassen aangevinkt laat, kan elke docent een eigen format voor de studiewijzer hanteren. U kunt deze functie ook voor alle vaksites uitzetten. Met de optie Docenten mogen de cursus archiveren geeft u docenten zelf de mogelijkheid om een vaksite te archiveren. Alleen beheerders kunnen vaksites dearchiveren. Hoe stel ik systeemvariabelen, zoals UserKeys, in? (zie "Systeemvariabelen" op pagina 65) Hoe zet ik het gebruik van 'Flexibele rechten' aan of uit? (zie "Tabblad 'Course settings'" op pagina 56) Hoe wijzig ik de terminologie voor 'docent' en 'leerling'? (zie "Tabblad 'Course settings'" op pagina 56) Hoe stel ik in dat ik publiek toegankelijke vaksites wil gebruiken? (zie "Tabblad 'Other'" op pagina 62) Wat kan ik op het tabblad 'Kenmerken'? (zie "Tabblad 'Kenmerken'" op pagina 17) Wat kan ik op het tabblad 'Instellingen'? (zie "Tabblad 'Instellingen'" op pagina 22) Hoe (de)archiveer ik vaksites? (zie "Vaksitebeheer" op pagina 15) 21
Tabblad 'Instellingen' Op het tabblad Instellingen kunt u een aantal instellingen voor de vaksite opgeven. Wanneer u de vaksite baseert op een andere vaksite heeft u extra instellingen beschikbaar. Standaard instellingen In het veld Taal kiest u de taal (English of Dutch / Nederlands) die standaard binnen de vaksite moet gelden. De docent kan dit nog veranderen. Door de optie Gebruik klassenboekfunctionaliteit aan te vinken, kan de docent vanuit deze vaksite studiewijzerregels in een 'klassenboek' plaatsen. Daarnaast is het mogelijk om vanuit het oogpunt van de klas een geaggregeerde studiewijzer voor alle vaksites te bekijken. Deze functionaliteit maakt gebruik van de systeemvariabele UserGroup. Hier moet de klas in ondergebracht zijn. Het is mogelijk om bij het werken met een klassenboek speciale activiteiten te definiëren, zoals bijvoorbeeld 'proefwerk' of 'overhoring'. Dit kan worden gebruikt om de studiebelasting van een klas te bewaken. Extra instellingen Indien u een vaksite baseert op een andere vaksite, heeft u een aantal extra instellingen ter beschikking. Met de instelling Kopieer de inhoud en instellingen van... kopiëert u de aanwezige items en gemaakte instellingen naar de nieuwe vaksite. Aanvullend kunt u met de instelling Kopieer doelgroepen en doelgroeprelaties de aanwezige doelgroepen en de items waaraan deze zijn gekoppeld kopiëren. Is er bijvoorbeeld een workflow opgenomen in de vaksite dan wordt deze meegenomen. Hoe maak ik een vaksite op basis van een bestaande vaksite? (zie "Vaksitesjabloon / -kopie" op pagina 23) Hoe richt ik systeemvariabelen in? (zie "Systeemvariabelen voor accounts" op pagina 68) Hoe definiëer ik speciale activiteiten? (zie "Tabblad 'Course settings'" op pagina 56) Wat kan ik op het tabblad 'Kenmerken'? (zie "Tabblad 'Kenmerken'" op pagina 17) Wat kan ik op het tabblad 'Authorisaties'? (zie "Tabblad 'Authorisaties'" op pagina 19) Hoe maak ik een nieuwe vaksite? (zie "Nieuwe vaksite" op pagina 17) 22
Vaksitesjabloon / -kopie Wanneer u een vaksite bewerkt, heeft u de mogelijkheid om een nieuwe vaksite te maken op basis van de vaksite die u bewerkt. U ziet dan in de balk de knop Nieuwe vaksite op basis van... Figuur 8: Vaksite op basis van bestaande vaksite Behalve voor het kopiëren van een bestaande vaksite, kunt u deze functionaliteit ook inzetten om met vaksitesjablonen te werken. Een vaksitesjabloon is een vaksite die u deels heeft ingesteld, zoals bijvoorbeeld het aan- of uitzetten van bepaalde menuonderdelen. In het kopie van de vaksite worden de deelnemers en hun resultaten niet meegenomen. U kunt ook bij het importeren van vaksites gebruik maken van een vaksitesjabloon. Nadat u op de de knop Nieuwe vaksite op basis van... heeft geklikt, komt u op hetzelfde formulier terecht als bij het aanmaken van een nieuwe vaksite. Hoe maak ik een nieuwe vaksite? (zie "Nieuwe vaksite" op pagina 17) Hoe importeer ik vaksites? (zie "Importeren" op pagina 23) Hoe werkt het menuonderdeel 'Vaksitebeheer'? (zie "Vaksitebeheer" op pagina 15) Importeren Behalve het handmatig aanmaken van vaksites en het handmatig koppelen van accounts aan deze vaksites, kent Teletop 4 importmogelijkheden. Deze zijn te vinden in de balk onder de optie Importeren. Met de optie Vaksites kunt u, op basis van een csv-bestand, vaksites aanmaken en eventueel aan bestaande accounts koppelen. Met de optie Studiewijzers kunt u, op basis van een csv-bestand, studiewijzers aanmaken voor één of meer bestaande vaksites. Met de optie Authorisaties kunt u, op basis van een csv-bestand, bestaande accounts aan bestaande vaksites (of assessments) (ont)koppelen. 23
Met de optie IMS enterprise kunt u, met een xml-bestand, accounts, gebruikersprofielen, en vaksites aanmaken en toegang tot vaksites bepalen. IMS enterprise is een internationale standaard. Om met deze laatste optie te kunnen werken, moet u in de serverinstellingen een IMS enterprise configuratie hebben opgegeven. Voor het importeren wordt er gewerkt met een wachtrij. Het bestand wordt opgepakt wanneer de server er tijd voor heeft. In de meeste gevallen kunt u er vanuit gaan, dat het bestand binnen één uur wordt verwerkt. Kolom-id's Bij het importeren van csv-bestanden is elke rij een entiteit, zoals een vaksite, studiewijzerregel of authorisatie. In de verschillende kolommen kunt u de inhoud, instellingen en authorisaties voor deze entiteit opgeven. Elke kolom heeft hierbij een unieke identificatie; de zogenaamde kolom-id (bijvoorbeeld '[role]' voor de gebruikersrol). De volgorde van deze kolommen maakt niet uit, zolang bovenaan de kolom-id maar is opgenomen. Daarnaast moeten verplichte kolommen in het importbestand aanwezig zijn. Importlog Elke importmogelijkheid heeft een 'logboek' (Importlog) waar u de status en de details van uw imports terug kunt vinden. Zolang een bestand in de wachtrij staat, ziet u onder het kopje Importlog het icoon bestand. vóór het Wanneer de import succesvol is verlopen, ziet u dit aan het icoon hebben voorgedaan tijdens de import, ziet u het icoon.. Wanneer zich problemen Om de details van een import te bekijken, klikt u op de datum van de import in de kolom Toegevoegd. Hoe maak ik een nieuwe vaksite? (zie "Nieuwe vaksite" op pagina 17) Hoe importeer ik vaksites? (zie "Vaksites import" op pagina 24) Hoe importeer ik studiewijzers? (zie "Studiewijzers import" op pagina 27) Hoe importeer ik authorisaties? (zie "Autorisaties import" op pagina 29) Hoe importeer ik een IMS enterprise bestand? (zie "IMS enterprise import" op pagina 30) Hoe geef ik een IMS enterprise configuratie op? (zie "IMS enterprise configuratie" op pagina 53) Hoe werkt het menuonderdeel 'Vaksitebeheer'? (zie "Vaksitebeheer" op pagina 15) Vaksites import Het is mogelijk om, op basis van een csv-bestand, vaksites te importeren. Dit biedt bijna dezelfde mogelijkheden als het aanmaken van een vaksite in Teletop. Dit houdt in dat u ook deelnemers met de import aan vaksites kunt koppelen. 24
Bepaal voordat u vaksites gaat importeren eerst de systeemvariabelen (Years, CourseKeys). Neem daarnaast kennis van de velden bij het aanmaken van een vaksite in Teletop. Wanneer u voor het eerst vaksites wilt importeren, kunt u gebruik maken van een voorbeeldbestand. Dit bestand kunt u vinden door in het menuonderdeel Vaksitebeheer voor Importeren > Vaksites te kiezen. Klik op de link Import+ Vaksites+Teletop+7_5.csv. om het voorbeeldbestand te openen. Dit gebeurt meestal in Microsoft Excel. Het (voorbeeld)bestand bestaat uit een aantal kolommen. In de bovenste regel wordt een toelichting op elke kolom gegeven. Daaronder staat voor elke kolom de kolom-id. Wanneer een kolom meerdere waarden mag bevatten, plaatst u tussen elke waarde een tilde ('~'). Kolom In formulier Waarde(n) ID* n.v.t. de unieke identificatie van deze vaksite (tekst, zonder spaties en speciale karakters op '-' en '_' na) Code* Code tekst, zonder spaties en speciale karakters op '-' en '_' na Naam * Naam tekst Jaar* Jaar dient overeen te komen met één van de aanwezige waarden voor de systeemvariabele Years Fase opgegeven naam voor Phases dient overeen te komen met één van de aanwezige waarden voorde systeemvariabele Phases CourseKey1 opgegeven naam voor Coursekey1 één of meer waarden van CourseKey1 CourseKey2 opgegeven naam voor Coursekey2 één of meer waarden van CourseKey2 CourseKey3 opgegeven naam voor Coursekey3 één of meer waarden van CourseKey3 Startdatum Startdatum dd-mm-jjjj Einddatum Einddatum dd-mm-jjjj Startdatum inschrijving Inschrijvingsperiode, veld dd-mm-jjjj 25
1 Einddatum inschrijving Inschrijvingsperiode, veld 2 dd-mm-jjjj Automatische verwerking inschrijvingen Automatische verwerking van inschrijvingsaanvragen '1' = ja, leeg = nee Klassenboek Gebruik klassenboekfunctionalitei t '1' = ja, leeg = nee Mededelingen Mededelingen tekst Beschrijving Beschrijving tekst Docenten Docenten gebruikersnaam van in Teletop geregistreerde gebruiker Flexibele rechten Flexibele rechten gebruikersnaam van in Teletop geregistreerde gebruiker Leerlingen Leerlingen gebruikersnaam van in Teletop geregistreerde gebruiker Gasten Gasten gebruikersnaam van in Teletop geregistreerde gebruiker Anonieme toegang Iedereen heeft toegang (inclusief leesrechten voor niet-geregistreerde personen) '1' = ja, leeg = nee Alleen toegang voor docenten Alleen docenten '1' = ja, leeg = nee Toevoegen deelnemers Docenten mogen leerlingen/ gasten toevoegen en verwijderen '1' = ja, leeg = nee Aanpassen kolomtitels Docenten mogen de kolomtitels van de studiewijzer aanpassen '1' = ja, leeg = nee Archiveren Docenten mogen de '1' = ja, leeg = nee 26
cursus archiveren Taal Taal 'nl' of 'en' Bron ID n.v.t. geef de ID (samengevoegd code jaar + code vaksite) op van de vaksite op basis waarvan u een nieuwe vaksite wilt maken. Items uit deze vaksite worden gekopiëerd. Wanneer de Code van een vaksite al bestaat (bij een update), wordt er niets met deze Bron ID gedaan. Doelgroepen overnemen uit bronvaksite Kopieer doelgroepen en doelgroeprelaties '1' = ja, leeg = nee * verplicht Door in een veld de waarde '<blank>' op te nemen, kunt u dit veld via de import leeg maken. Om het bestand te importeren, klikt u op de knop Browse of Bladeren en selecteert u het bestand van uw computer. Klik vervolgens op de knop Importeren om de het importbestand in de wachtrij te zetten. Onder het kopje Importlog kunt u de status en details van uw imports bekijken. U kunt een geïmporteerde vaksite altijd bewerken. Het is mogelijk om van bestaande vaksites een exportbestand te genereren, dat u vervolgens kunt gebruiken om bestaande vaksites via deze import te bewerken. Hoe maak ik een vaksite in Teletop aan? (zie "Nieuwe vaksite" op pagina 17) Hoe geef ik systeemvariabelen op? (zie "Systeemvariabelen" op pagina 65) Wat is de code van een jaar? (zie "Systeemvariabelen voor vaksites" op pagina 66) Wat zie ik in het importlog? (zie "Importeren" op pagina 23) Hoe exporteer ik vaksites? (zie "Exporteren" op pagina 31) Welke importmogelijkheden zijn er nog meer? (zie "Importeren" op pagina 23) Studiewijzers import Het is mogelijk om, op basis van een csv-bestand, studiewijzers voor vaksites aan te maken. Dit biedt bijna dezelfde mogelijkheden als het aanmaken van een studiewijzer in de vaksite zelf. 27
Wanneer u voor het eerst vaksites wilt importeren, kunt u gebruik maken van een voorbeeldbestand. Dit bestand kunt u vinden door in het menuonderdeel Vaksitebeheer voor Importeren > Studiewijzers te kiezen. Klik op de link Import+Studiewijzerregels+Teletop+7_5.csv. om het voorbeeldbestand te openen. Dit gebeurt meestal in Microsoft Excel. Het (voorbeeld)bestand bestaat uit een aantal kolommen. In de bovenste regel staat welke inhoud de kolom moet hebben. Kolom Toelichting Vaksite ID* de code van het geselecteerde jaar + de vaksitecode van vaksite waarin de studiewijzer moet worden aangemaakt Regelnummer numeriek Datum dd-mm-jjjj, start- en einddatum geeft u op door 2 data met een tilde ('~') ertussen in te voeren, bijvoorbeeld '01-01-2007~08-01-2007' Tekst kolom 1 tekst die voor de de regel in kolom 1 moet komen te staan Tekst kolom 2 tekst die voor de de regel in kolom 1 moet komen te staan Tekst kolom 3 tekst die voor de de regel in kolom 1 moet komen te staan Tekst kolom 4 tekst die voor de de regel in kolom 1 moet komen te staan Link naar subpagina kolom 1 '1' = ja, leeg = nee Link naar subpagina kolom 2 '1' = ja, leeg = nee Link naar subpagina kolom 3 '1' = ja, leeg = nee Link naar subpagina kolom 4 '1' = ja, leeg = nee * verplicht Om het bestand te importeren, klikt u op de knop Browse of Bladeren en selecteert u het bestand van uw computer. Klik vervolgens op de knop Importeren om het bestand in de wachtrij te zetten. Onder het kopje Importlog kunt u de status en details van uw imports bekijken. 28
Hoe achterhaal ik de code van een geselecteerd jaar? (zie "Systeemvariabelen voor vaksites" op pagina 66) Wat zie ik in het importlog? (zie "Importeren" op pagina 23) Welke importmogelijkheden zijn er nog meer? (zie "Importeren" op pagina 23) Autorisaties import Het is mogelijk om met een import gebruikers aan één of meer vaksites toe te voegen of te verwijderen. Wanneer uw school het Assessment center heeft aangeschaft, kunt u met deze import gebruikers ook aan een assessment (ont)koppelen. Om gebruikers te koppelen, kiest u in het menuonderdeel Vaksitebeheer voor Importeren > Autorisaties. Bij het importeren van autorisaties kunt u gebruik maken van een voorbeeldbestand. Klik op de link Import+Autorisaties+Teletop+7_5.csv om het voorbeeldbestand te openen. Het voorbeeldbestand bestaat uit een aantal kolommen. In de bovenste regel staat welke inhoud de kolom moet hebben. Alle velden zijn verplicht. Kolom Waarde Gebruikersnaam Objectcode Type bestaande gebruikersnaam vaksite: de identificatiecode van de vaksite assessment: assessmentcode 'e' (=vaksite) of 'a' (=assessment) Mutatiecode 'i' (=toevoegen) of 'd' (=verwijderen) Gebruikersrol 't' (=docent), 'c' (=flexibele rechten), 's' (=leerling) of 'g' (=gast) Om het bestand te importeren, klikt u op de knop Browse of Bladeren en selecteert u het bestand van uw computer. Klik vervolgens op de knop Importeren om het bestand in de wachtrij te zetten. Onder het kopje Importlog kunt u de status en details van uw imports bekijken. Het is mogelijk om van bestaande vaksites een exportbestand te genereren, dat u vervolgens kunt gebruiken om bestaande vaksites via deze import te bewerken. Wat is de identificatiecode van een vaksite? (zie "Tabblad 'Kenmerken'" op pagina 17) Wat zie ik in het importlog? (zie "Importeren" op pagina 23) 29
Hoe exporteer ik autorisaties? (zie "Exporteren" op pagina 31) Welke importmogelijkheden zijn er nog meer? (zie "Importeren" op pagina 23) IMS enterprise import IMS enterprise is een internationale standaard voor het uitwisselen van gebruikersgegevens en lidmaatschappen. Gebruik deze importmogelijkheid alleen als u een pakket heeft dat volgens deze specificatie exporteert. Voordat u een bestand volgens de IMS specificatie kunt importeren, dient u eerst een IMS configuratie op te geven. Dit doet u in het menuonderdeel Serverinstellingen. Om een bestand te importeren, kiest u in het menuonderdeel Vaksitebeheer voor > IMS enterprise. U kunt gebruik maken van een voorbeeldbestand. Klik op de link Import+imse.xml om het voorbeeldbestand te openen. Om het bestand te importeren, klikt u op de knop Browse of Bladeren en selecteert u het bestand van uw computer. Importeren Kies uit de lijst IMS Enterprise configuratie de door u aangemaakte configuratie en klik vervolgens op de knop Importeren om het bestand in de wachtrij te zetten. Onder het kopje Importlog kunt u de status en details van uw imports bekijken. Hoe maak ik een IMS enterprise configuratie? (zie "IMS enterprise configuratie" op pagina 53) Wat zie ik in het importlog? (zie "Importeren" op pagina 23) Welke importmogelijkheden zijn er nog meer? (zie "Importeren" op pagina 23) Geavanceerd zoeken Wanneer u direct vanuit Vaksitebeheer zoekt, kunt u uit een aantal keuzelijsten één waarde selecteren. Zo kunt u bijvoorbeeld zoeken naar alle vaksites van één docent voor een bepaald jaar. Het is echter ook mogelijk om een bredere zoekopdracht te geven. Hiervoor klikt u op de knop Geavanceerd zoeken. Het formulier dat opent kan worden onderverdeel in 3 categorieën: docenten systeemvariabelen gearchiveerde vaksites Docenten Aan het veld Docenten kunt u gebruikers toevoegen, die als docent aan de vaksites die u zoekt moeten zijn gekoppeld. Hiervoor klikt u op de knop Selecteer docenten. Standaard staat de waarde Alle in dit veld. In dat geval maakt het niet uit wie er als docent aan de vaksite is gekoppeld. 30
Systeemvariabelen U kunt ook zoeken op waarden van de in gebruik zijnde systeemvariabelen, zoals bijvoorbeeld de systeemvariabele Years. Door de waarde van een systeemvariabele aan te vinken, wordt deze aan de zoekopdracht meegegeven. Met de optie Alle (de)selecteert u alle waarden van een systeemvariabele. Bij de in gebruik zijnde CourseKeys, kunt u instellen of de zoekresultaten Minimaal één van deze waarden gekoppeld moeten hebben, of dat de zoekresultaten moeten voldoen aan de Exacte selectie. Gearchiveerde vaksites Met het veld Gearchiveerde Vaksites bepaalt u in welke mate gearchiveerde vaksites in de zoekresultaten terug moeten komen. Kiest u voor Inclusief, dan kunnen ook gearchiveerde vaksites gevonden worden. Wanneer u voor Exclusief kiest, kan dit niet. Tot slot kunt u met de optie Uitsluitend opgeven dat u alleen gearchiveerde vaksites wilt vinden. Zoeken Klik op de knop Zoeken om uw zoekopdracht uit te voeren. Indien de zoekresultaten niet naar wens zijn, kunt u uw zoekopdracht met de knop Verfijn zoekopdracht aanpassen. Op de zoekresultaten kunnen dezelfde acties uitgevoerd worden als bij het eenvoudig zoeken. Wat kan ik met de zoekresultaten? (zie "Vaksite zoeken" op pagina 15) Hoe werkt het menuonderdeel 'Vaksitebeheer'? (zie "Vaksitebeheer" op pagina 15) Exporteren Het is mogelijk gevonden vaksites te exporteren volgens hetzelfde formaat dat wordt gebruikt voor het importeren van vaksites. Hiervoor kiest u in de actiebalk voor Exporteren en vervolgens voor Vaksites of Autorisaties. Bij het exporteren van vaksites wordt het veld Beschrijving leeg gelaten. Dit veld kan namelijk opmaak bevatten. Er wordt een csv-bestand gegenereerd dat u kunt opslaan op uw computer. De opmaak van dit bestand is conform het importbestand van hetzelfde type. Hierdoor is het mogelijk om hetzelfde bestand, na eventuele aanpassingen, opnieuw te importeren. Om het exportbestand geschikt te houden voor import, wordt gecontroleerd of het in de serverinstellingen opgegeven scheidingsteken (bijvoorbeeld de puntkomma) zich in één of meer van de velden bevindt. In dit geval wordt dit teken hier verwijderd. Microsoft Excel verwijdert standaard nullen die vooraan een getallenreeksen staan. Stel voor de kolom Jaar de categorie in op Tekst om hier toch mee te kunnen werken. Hoe is het exportbestand voor Vaksites opgebouwd? (zie "Vaksites import" op pagina 24) 31