Urenregistratie module Phoenix OTYS Recruiting Technology Versie 1.0
OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: academy@otys.nl Datum 23-3-2016 Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel 52 5905 PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van 09.00-17.00 uur. T: +51 (0) 518-584 900 T: +51 (0) 900-666 666 9 (Customer Support) F: +51 (0) 518-508 958 E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 52, Boulevard de Sébastopol 75005, Paris France T : +55(0) 1 75 02 82 95 OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 579 / 18 118 00 PRAHA 1 Czech Republic T: +420 257 554 025 OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg 159 9090 Melle T: +52 (0) 9 524 11 60 F: +52 (0) 9 524 11 61
Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving 1.0 Maart 2016 Vincent Hendrikx Eerste versie
Inhoudsopgave Hoofdstuk 1: Over deze instructie... 5 1.1 Doel... 5 1.2 Indeling... 5 1.3 Basiskennis... 5 1.4 Commentaar... 5 Hoofdstuk 2. Introductie... 6 2.1 Over de Urenregistratie module... 6 2.2 De Urenregistratie module inrichten en klaarmaken voor gebruik... 6 2.3 De Urenregistratie module openen in Phoenix en overzicht van de module... 6 Hoofdstuk 3. Urenregistratie op uw website... 7 3.1 Urenregistratie via het kandidaat portaal.... 7 3.2 Urenregistratie via het werkgevers portaal... 8 Hoofdstuk 4. Gebruik in Phoenix... 10 4.1 Openen van de Urenregistratie in Phoenix... 10 4.2 Instellingen van de Urenregistratie module... 11 4.3 Invoeren van gewerkte uren kandidaat... 12 4.4 Goedkeuren van gewerkte uren kandidaat... 12 4.5 Wijzigen van een goedgekeurde urenstaat... 14 4.6 Vakantie uren controleren en corrigeren... 16 Hoofdstuk 5. Overzicht genereren van urenstaten... 18 5.1 Printen van een urenstaat... 18 5.2 Exporteren van een urenstaat... 19 5.3 Rapportages van urenstaten... 21
Hoofdstuk 1: Over deze instructie 1.1 Doel Deze instructie helpt u met het instellen en gebruiken van de urenregistratie functionaliteiten binnen uw OTYS systeem. Op deze manier kunt u optimaal gebruik maken van de geboden voordelen en mogelijkheden. 1.2 Indeling Deze instructie begint met een korte, algemene uitleg over de urenregistratie functionaliteiten in OTYS Phoenix. Daarna wordt uitgelegd hoe u deze functionaliteiten in OTYS Phoenix kunt instellen en gebruiken. Het eerste deel van deze uitleg gaat over Phoenix en het tweede gedeelte behandelt de functionaliteiten op uw website. 1.3 Basiskennis Bepaalde taken worden in deze instructie niet toegelicht, omdat deze algemeen tot de basiskennis van de computergebruiker gerekend worden, of buiten het bereik van deze instructie vallen. Phoenix werkt platformonafhankelijk. Het gaat om die reden met name om de volgende zaken: Gebruik van uw platform en browser; basisgebruik OTYS Phoenix; taken die in een van de beschikbare handleidingen staan. Voor de basiskennis en het gebruik van OTYS Phoenix adviseren we om gebruik te maken van de user training en/of key-user training van OTYS Phoenix. Ook verwijzen we naar de basishandleiding OTYS Phoenix, de OTYS Advices en de OTYS Academy. 1.4 Commentaar Commentaar en reacties op deze handleiding en OTYS Phoenix zijn welkom. Deze kan je per e-mail kenbaar maken aan OTYS Recruiting Technology: handleiding@otys.nl.
Hoofdstuk 2. Introductie 2.1 Over de Urenregistratie module Via OTYS Phoenix beschikt u over de mogelijkheid om plaatsingen aan te maken. Om deze nauwkeurig, eventueel door de kandidaat zelf ingevuld, bij te houden heeft u een front- en backoffice module nodig. Om u daarin te ondersteunen introduceert OTYS de nieuwe urenregistratie functionaliteit. Deze nieuwe functionaliteit stelt u in staat om de uren van uw kandidaten in OTYS te registreren. De kracht van het systeem is dat in principe de kandidaat en de opdrachtgever de gewerkte uren kunnen invullen en controleren (zonder tussenkomst van de consultant) waarna u met een druk op de knop de uren kunt accorderen. 2.2 De Urenregistratie module inrichten en klaarmaken voor gebruik Om de urenregistratie functionaliteiten te activeren dienen een aantal instellingen ingericht te worden in de OTYS cliëntinstellingen module. Dit doet uw OTYS consultant samen met u. 2.3 De Urenregistratie module openen in Phoenix en overzicht van de module Om de Urenregistratie module te openen in Phoenix, klik je op het desbetreffende icoon in de linker menu balk. Hierna opent de module en het overzichtsscherm. Het overzichtsscherm is opgebouwd uit twee componenten: De linker kolom geeft een overzicht weer van alle ingeleverde urenlijsten. Bovenaan staat de naam van de kandidaat, eronder zijn functie, ernaast het bedrijf waar hij/zij werkzaam is en onderaan, de periode en periodiek. Boven deze kolom staat ook een volgordeknop, filterfunctie en batchactie mogelijkheid. Het grote scherm in het midden en aan rechterzijde, bevat de detailweergave van de geselecteerde urenstaat uit de linker kolom. Indien er nog geen urenstaat werd geselecteerd, wordt hier automatisch de meest recente urenstaat getoond. In het urenstaatoverzicht staat bovenaan een overzicht van de status, periodiek, datum van, datum tot en het aantal contracturen (indien van toepassing). Eronder staat een bewerkingsmenu weergegeven. Het bewerkingsmenu geeft de mogelijkheid om volgende bewerkingen uit te voeren: statuswijziging, vakantiemanagement, verwijderen, (open factuur), kolomvolgorde wijzigen, printen en exporteren, vorige en volgende Geheel bovenaan het scherm bevinden zich nog 3 knoppen: instellingen, urenstaat rapportages en export. In het derde hoofdstuk wordt verder ingegaan op de precieze werking en gebruik van de menu s, bewerkingen en instellingsmogelijkheden.
Hoofdstuk 3. Urenregistratie op uw website 3.1 Urenregistratie via het kandidaat portaal. Je kan je kandidaat voorzien van een gebruikersnaam en wachtwoord. In de meeste gevallen heeft de kandidaat deze gekregen tijdens de inschrijving/sollicitatie op de website. In de overige gevallen kan je deze alsnog aanmaken. Het aanmaken van een webuser wordt behandeld in de KEY USER handleiding. Met de inloggegevens kan de kandidaat inloggen op het kandidaat gedeelte van de website. In het menu is een extra tab urenregistratie toegevoegd. Hier heeft de kandidaat de mogelijkheid om urenstaten in te vullen. De kandidaat kan per week zijn/haar gewerkte uren invullen. Onder de knop Urenregistratie geschiedenis zijn eerdere urenstaten terug te vinden. Na het invullen van de gewerkte uren klikt de kandidaat op de knop ter goedkeuring. Het werkurenbriefje wordt nu door middel van een e-mail met een klikbare link verstuurd naar je email. Het is tevens mogelijk om de opdrachtgever urenstaten te laten controleren en accorderen. Zie hiervoor: 3.2 Urenregistratie via het werkgevers portaal. Afbeelding 3.1.1: Kandidaat portaal Afbeelding 3.1.2: Urenstaat
3.2 Urenregistratie via het werkgevers portaal Je kan ervoor kiezen om de opdrachtgever toegang te verlenen tot het werkgeversgedeelte van je website. Daarmee bied je de opdrachtgever de mogelijkheid om de urenstaten te controleren en te accorderen. Om de opdrachtgever deze rechten toe te kennen moet je een aantal stappen doorlopen in de Relatie Manager en de Flexmanager in de OTYS Backoffice. Deze stappen vormen geen onderdeel van deze handleiding maar zijn terug te vinden in de handleiding Urenregistratie OTYS Backoffice. Je kan je kandidaat voorzien van een gebruikersnaam en wachtwoord. In de meeste gevallen heeft de kandidaat deze gekregen tijdens de inschrijving/sollicitatie op de website. In de overige gevallen kan je deze alsnog aanmaken. Het aanmaken van een webuser wordt behandeld in de KEY USER handleiding. Het urenstaat overzicht in het werkgeversportaal bevat de volgende elementen: Datumfilter, zoeken op datum Statusfilter, zoeken op status: o Leeg o Geboekt o Goedgekeurd o Correctie Kandidaatfilter, zoeken op kandidaten Om een urenstaat te openen dient de werkgever te dubbelklikken op betreffende periode. Afbeelding 3.2.1: Werkgevers portaal urenregistratie
Afbeelding 3.2.2: Werkgevers portaal urenstaat goedkeuren Afbeelding 3.2.3: Werkgevers portaal urenstaat overzicht
Hoofdstuk 4. Gebruik in Phoenix Nadat Urenstaten zijn ingevoerd zijn ze terug te vinden in het overzicht van de Urenregistratie module. 4.1 Openen van de Urenregistratie in Phoenix In dit hoofdstuk laten wij u zien hoe de Urenregistratie module op gebruikersniveau werkt. Om de Urenregistratie module te openen klik op het bijbehorende icoon in de menubalk aan de linkerkant. Vervolgens opent het scherm van de Urenregistratie module. Afbeelding 3.1.1: Open van Urenregistratie module
Afbeelding 3.2 Overzicht van de Urenregistratie module 4.2 Instellingen van de Urenregistratie module Eens de module is geopend, verschijnen aan de bovenkant van het scherm een aantal nieuwe knoppen. Via de eerste Instellingen knop kunnen basis instellingen voor de Urenregistratie module worden gewijzigd. Eens er wordt geklikt op de Instellingen knop opent een nieuw pop-up scherm. Hier zijn volgende zaken in te stellen: Urenregistratie periode: 4 weken, maand, week Eerste herinnering: 1-3 dagen van tevoren, als periode eindigt, 1-5 dagen na einde periode Tweede herinnering: 1-3 dagen van tevoren, als periode eindigt, 1-5 dagen na einde periode Nadat de wijzigingen gemaakt zijn dien je nog te klikken op Bewaren. 4.2.1 Menu knoppen bovenbalk Urenregistratie module met instellingen icoon uiterst links
4.2.2 Instellingen Urenregistratie module 4.3 Invoeren van gewerkte uren kandidaat De kandidaat logt via de website in en kan per de door jou of door de werkgever gekozen periode een urenstaat invullen. Het menu opent de huidige periode. Naast de gewerkte uren en eventueel extra aangemaakte kolommen (overuren, toeslaguren of reiskostenvergoeding) heeft de kandidaat de mogelijkheid om per dag een notitie toe te voegen. Na het invullen klikt de kandidaat op de button ter goedkeuring. Een groen vinkje verschijnt om aan te duiden dat de uren ter goedkeuring zijn verzonden. Daarnaast heeft de kandidaat de mogelijkheid om de urenstaat uit te printen via de button print. De kandidaat heeft verder de mogelijkheid om zijn eerder ingevulde urenstaten in te zien via de urengeschiedenis. Indien je toch de uren handmatig wenst in te geven in de Urenregistratie module in Phoenix, open je eerst de urenstaat vanuit het linker overzicht. Rechts verschijnt vervolgens de lege of voorlopige urenstaat. Met de muis klik je op de betreffende uren die je wenst in te geven. Hierna geef je het aantal uren in. Dit kan tot twee cijfers na de komma. Bij meer dan twee cijfers wordt het getal afgerond. Hetzelfde is te doen voor reistoeslagen, overuren, ATV-dagen, ziekteverzuim en andere vergoedingen alsook eventuele notities, naargelang hoe deze zijn ingericht door u samen met de OTYS consultant. Wanneer alle wijzigingen correct zijn doorgevoerd en de urenstaat kan worden goedgekeurd, dient deze ter goedkeuring te worden aangeboden. Zie hiervoor ook: 4.4 Goedkeuren gewerkte uren kandidaat. 4.4 Goedkeuren van gewerkte uren kandidaat De opdrachtgever ontvangt, nadat de kandidaat zijn uren ter goedkeuring heeft aangeboden, ter goedkeuring een mail. Deze mail bevat een hash-link zodat met slechts een klik de door de kandidaat ingevulde urenstaat door de opdrachtgever goed te keuren is. Op het moment dat de opdrachtgever de aangeleverde uren wil wijzigen doet hij dit door de uren te wijzigen, hierover een notitie te maken in het notitieveld en op goedkeuren te klikken. Hierna verschijnt een correctie button. De uren worden hierna door middel van een afkeur-mail
weer aangeleverd bij de kandidaat. De notitie button is nu groen zodat de kandidaat kan zien welke uren zijn gewijzigd en kan zien welke reden de opdrachtgever hiervoor heeft aangegeven. Indien je toch de uren handmatig wenst goed te keuren in de Urenregistratie module in Phoenix, open je eerst de urenstaat vanuit het linker overzicht. Vervolgens controleer je de urenstaat in het hoofdscherm. Na controle en eventuele aanvulling aan de hand van de aangeleverde urenbriefjes klik je op het Vlag icoon waarna de urenstaat handmatig ter goedkeuring kan worden aangeboden. Hierdoor wordt de urenstaat vastgezet en kan degene bevoegd voor goedkeuring nogmaals via het Vlag icoon de urenstaat goedkeuren. Eens een urenstaat is goedgekeurd kan deze in principe niet meer worden gewijzigd. Indien dit toch noodzakelijk is, verwijzen we naar 4.5. Wijzigen van een goedgekeurde urenstaat. De kandidaat heeft verder de mogelijkheid om zijn eerder ingevulde urenstaten in te zien via de urengeschiedenis. 4.4.1 Urenstaat ter goedkeuring aanbieden 4.4.2 Urenstaat die ter goedkeuring is aangeboden goedkeuren
4.4.3 Historiek Urenregistratie module (in geval van volledig handmatig ingegeven) 4.5 Wijzigen van een goedgekeurde urenstaat Eenmaal een urenstaat is goedgekeurd is het zo dat deze niet zonder meer gewijzigd kan worden. Indien er toch een fout over het hoofd gezien is, of indien je een correctie wenst uit te voeren, kan je de urenstaat nog wijzigen door het volgen van volgende handelingen: Open de urenstaat waarvoor je correcties wenst uit te voeren; Klik op het Vlag icoon; Klik op Correctie (Er staat nu: De status is gewijzigd ); Nu zijn alle velden opnieuw bewerkbaar. Maak correcties waar nodig; Klik op het Vlag icoon Selecteer: Ter goedkeuring Klik op het Vlag icoon Selecteer: Goedgekeurd De kandidaat heeft verder de mogelijkheid om zijn eerder ingevulde urenstaten in te zien via de urengeschiedenis. Via de historiek is te volgen wanneer en door wie en wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden. Nadat een urenstaat is goedgekeurd kan er tevens een factuur worden gegenereerd. Deze wordt geopend met de Facturen module van OTYS Phoenix hetgeen buiten de scope van deze handleiding valt. Daarvoor verwijzen we naar de desbetreffende handleiding van deze module.
4.5.1 Correcties doorvoeren Urenregistratie module 4.5.2 Na correctie de urenstaat opnieuw ter goedkeuring aanbieden. 4.5.3 Factuur genereren of openen vanuit de Urenregistratie module
4.6 Vakantie uren controleren en corrigeren Vakantie uren kunnen separaat worden gecontroleerd en gecorrigeerd via de Urenregistratie module in Phoenix. Hiervoor open je de urenstaat waarvoor je eventuele vakantie uren wil controleren of wijzigen. Vervolgens klik je op het Kalender icoon in het bewerkingsmenu rechtsboven de urenstaat. Hierdoor verschijnt een drop down menu. Hier kan je ervoor kiezen om de vakantie uren goed te keuren of om uren toe te voegen of af te trekken. De opbouw van de vakantie uren is gebaseert op de opbouw van de uren via de urenstaten. Wanneer je op Vakantie toevoegen of Vakantie Intrekken klikt, verschijnt er een nieuw pop up menu. Hier kies je het aantal uren, waarbij de uren per half uur toegevoegd of ingetrokken kunnen worden. Vervolgens kies je de datum waarop dit van toepassing is. Tot slot kan je een opmerking toevoegen alvorens op bewaren te klikken. Wanneer je deze handeling hebt gedaan is het raadzaam om de gemaakte wijziging nogmaals te controleren op de urenstaat. Het is ook mogelijk om de urenstaat in zijn geheel te verwijderen. Dit kan eenvoudig door te klikken op het Prullenbak icoon. Je wordt éénmaal gevraagd om een bevestiging waarna de urenstaat geheel verwijderd wordt. 4.6.1 Vakantie uren controleren of wijzigen
4.6.2 Vakantie uren wijzigen
Hoofdstuk 5. Overzicht genereren van urenstaten 5.1 Printen van een urenstaat Elke urenstaat kan geprint worden. Dit kan eenvoudig door de betreffende urenstaat in de linkerlijst te selecteren en vervolgens in het bewerkingsmenu rechtsboven het overzicht van de urenstaat te klikken op het Print icoon. Er verschijnt vervolgens een drop down menu waar gekozen kan worden voor een PDF of een Word printformat. Nadat voor één van deze formats is gekozen, wordt deze meteen vanuit de browser gedownload. Wanneer je deze opent kan je vanuit de PDF of Word applicatie de urenstaat uitprinten. 5.1.1 Printen van urenstaat 5.1.2 Voorbeeld print urenstaat in PDF.
5.2 Exporteren van een urenstaat Via de Urenregistratie module kan je een export maken van een urenstaat. Hiervoor zijn meerdere velden en profielen in te stellen. Om een profiel te kiezen of te wijzigen klik je bovenaan het venster op het Export icoon. Hierdoor komt een pop up menu tevoorschijn. Er is nu de mogelijkheid om een bestaand exportprofiel te selecteren uit de lijst en het format waarin deze geëxporteerd moet worden. Indien je gebruik wil maken van een bestaand profiel dan selecteer je deze, het juiste format en klik je op Export. Deze wordt vervolgens via de browser gedownload. Indien het bestand te groot is om ineens te exporteren wordt deze in de wachtrij geplaatst. Je kan alle exports die in de wachtrij staan zien door nogmaals op het Export icoon boven te klikken en de knop Wachtrij te selecteren. Wanneer je een bestaand profiel wil aanpassen door hier velden van te wijzigen of aan toe te voegen, of wanneer je een nieuw profiel wil aanmaken klik je op Export profielen. Nu krijg je het overzicht te zien van alle bestaande export profielen. Om er een aan te maken klik je op de knop Nieuw export profiel. Om een bestaande te wijzigen, dubbelklik je op het profiel in de overzichtslijst. In beide gevallen kom je in het configuratiescherm. Wanneer een profiel wordt aangemaakt of gewijzigd kan je de naam en omschrijving van het profiel ingeven. Ook kan je aanvinken of dit profiel voortaan het standaard profiel wordt, welke altijd standaard als exportprofiel wordt gesuggereerd. Hieronder kan je handmatig de velden toevoegen die in het profiel moeten voorkomen. De volgorde kan worden gewijzigd door de velden met de muis te verslepen. Wanneer je klaar bent met het toevoegen en wijzigen van de exportvelden, klik je op Bewaar profiel. Om er meteen van gebruik te maken, klik je tweemaal op de Terug knop, totdat je het zojuist aangemaakte profiel kan selecteren voor export. 5.2.1 Export knop in menu
5.2.2 Kiezen exportprofiel 5.2.3 Overzicht en aanmaken nieuw exportprofiel 5.2.5 Velden selecteren voor nieuw exportprofiel
5.3 Rapportages van urenstaten Het is mogelijk om een rapportage te maken van alle urenstaten die op dit moment in het systeem staan. Die kan handig zijn om een vergelijking te maken tussen verschillende kandidaten of om een groot overzicht te creëren over langere tijd. Om een rapportage te zoeken klik je bovenaan het venster op de Rapportage knop. Hierdoor wordt de Urenstaat rapportages overzichtspagina geopend. Hierin wordt standaard het overzicht van alle urenstaten getoond. Om een goede rapportage samen te stellen is aan de rechterkant van het scherm een filtermenu voorzien. Via de volgende filters kan je de gewenste rapportage samenstellen: Startdatum; Einddatum; Kandidaten: Via het Zoek icoon kan je kandidaten selecteren om over te rapporteren; Relatie: Via het Zoek icoon kan je relaties selecteren om over te rapporteren; Selecteer een consultant; Selecteer een status: bijv. goedgekeurd, ter goedkeuring, correctie, ; Selecteer type: Bijv. intern, Opdracht, ; Selecteer periode: Dit betreft de weergave van de rapportage: Week, 4 weken, Maand ; Resultaten per pagina: 20 100 Eens de filter naar wens is ingesteld, klik je op Zoeken om de gewenste rapportage te zoeken. Indien je meerdere resultaten hebt, kan je via het Sorteer icoon links boven de lijst sorteren op Type, Status, Periodiek, Startdatum en Einddatum. 5.3.1 Rapportages openen 5.3.2 Voorbeeld rapportage
5.3.3 Rapportage zoeken filter
5.3.4 Sorteren Rapportage