Management rapport: A2-samenwerking ICT BENCHMARK GEMEENTEN 2015

INHOUD 1.Over de ICT Benchmark Gemeenten 2.Uitkomsten basiskengetallen 3.Conclusies 4.Uitkomsten A2-samenwerking 5.Bijlagen

Management rapport OVER DE ICT BENCHMARK GEMEENTEN

DOELSTELLINGEN BENCHMARKING Inzicht krijgen in de eigen ICT-kosten. Inzicht vaak beperkt tot alleen ICT-budget (en is heel anders dan de werkelijke kosten). Het vergelijken van de ICT-kosten met andere gemeenten. Geen wedstrijd wie duurder/goedkoper is, maar waarom zijn kosten zoals ze zijn?! Het analyseren van de verschillen van de ICT-kosten tussen de gemeenten door inzicht te bieden en te begrijpen waaruit deze kosten zijn opgebouwd: benchlearning. Het verbeteren van de ICT-kosten en het verkrijgen van grip op de ICT-kosten aan de hand van de informatie verworven tijdens het benchmarkproces.

TOELICHTING ICTBG2015 Jaarlijkse ICT benchmark. Voor de branche: voor en door gemeenten. Vergelijkt op: ICT-kosten De andere kant van ICT-kosten: ICT-functionaliteit / kwaliteit / volwassenheid / etc. Gestart in 2005 (over boekjaar 2004). Ontwikkelt zich elk jaar verder; met hulp deelnemers. Anonieme terugkoppeling resultaten. Tijdens kringbijeenkomst 1 wordt anonimiteit van deelnemers opgeheven.

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 Het benchmarkmodel is gebaseerd op het begrip: Total Cost of Ownership (TCO). Alle kosten die samenhangen met het in eigendom hebben van, beheren van en gebruiken van ICT. Jaarlijkse kapitaallasten & exploitatiekosten: totaal ICTkostenniveau. Onderverdeling naar software hardware overig (outsourcing) Aanvullende vragen tbv specifieke elementen / Kwaliteit ICT. Zie bijlage 1 voor een verdere toelichting op de scope van de ICT Benchmark ICT-werkplek Telefonie Volwassenheid Software Personeel ICT-trends Netwerk en data Faciliteiten Effectiviteit Servers en storage Primair proces

Management rapport UITKOMSTEN BASISKENGETALLEN

UITKOMSTEN BASISKENGETALLEN ICTBG2015 ICTBG2014 A2-samenwerking ICT-kosten per inwoner 72 67 ICT-kosten per ICT-werkplek 6.394 5.560 ICT-kosten per gebruikersaccount 6.629 5.226 ICT-kosten per medewerker (in fte; totaal ambtelijk apparaat) 9.687 9.530 ICT-kosten als percentage van de begroting 2,5% 2,8%

ICT-KOSTEN PER INWONER ICT-kosten per inwoner voor alle deelnemers ICTBG2015 De paarse lijn is het gemiddelde van ICTBG2015. De grijze lijn is het gemiddelde van ICTBG van de afgelopen drie jaar. De A2-samenwerking is weergegeven onder letter L.

ICT-KOSTEN PER INWONER < 100.000 > 100.000 A B C D E F G H I J K L ICT-werkplek Software Netwerk en data Servers en storage Personeel (ICT-formatie) Telefonie Faciliteiten TOTAAL 3,7 28,4 3,5 4,0 24,2 2,8 0,5 67,0 5,0 23,8 3,3 4,7 31,7 3,3 0,9 72,8 4,6 16,6 2,0 7,7 40,0 3,5 0,1 74,5 4,0 28,0 4,4 3,6 23,7 3,1 0,3 67,0 3,4 21,4 2,7 1,0 24,8 2,3 0,5 56,2 3,8 19,6 3,0 3,7 27,6 3,4 0,0 61,0 3,3 29,3 5,8 10,2 24,2 4,1 1,3 78,1 5,5 33,4 3,7 2,2 23,3 3,7 1,0 72,8 7,9 40,0 2,5 2,0 35,1 2,0 0,3 89,8 6,8 13,9 3,6 4,0 20,4 3,1 3,1 54,8 2,2 24,9 1,7 3,6 25,4 1,3 0,2 59,4 5,5 27,8 3,1 4,0 36,5 3,6 0,1 80,6 4,7 30,8 4,9 7,0 34,6 4,4 1,7 88,1 2,7 24,3 3,1 8,9 24,6 3,3 0,2 66,9

VERDELING ICT-KOSTEN PER INWONER Deelnemer A B C D E F G H I J K L ICT-werkplek Kosten 5 4 3 4 3 5 8 7 2 5 5 3 ICT-werkplek % Afwijking van gemiddelde -2,3% -16,7% -27,5% -20,6% -31,1% 15,3% 66,1% 43,2% -52,9% 15,3% -1,3% -44,2% ICT-werkplek % van totale kosten 6,2% 5,9% 6,1% 6,2% 4,2% 7,5% 8,8% 12,4% 3,8% 6,8% 5,3% 4,0% Software Kosten 17 28 21 20 29 33 40 14 25 28 31 24 Software % Afwijking van gemiddelde -32,2% 14,6% -12,3% -19,9% 20,0% 36,9% 63,9% -43,2% 2,1% 13,8% 26,3% -0,6% Software % van totale kosten 22,2% 41,8% 38,1% 32,1% 37,5% 46,0% 44,5% 25,3% 42,0% 34,5% 35,0% 36,3% Netwerk en data Kosten 2 4 3 3 6 4 3 4 2 3 5 3 Netwerk en data % Afwijking van gemiddelde -40,5% 33,2% -16,9% -8,6% 75,2% 11,4% -22,7% 10,3% -47,6% -5,2% 50,0% -7,2% Netwerk en data % van totale kosten 2,6% 6,5% 4,9% 4,9% 7,4% 5,0% 2,8% 6,6% 2,9% 3,9% 5,6% 4,6% Servers en storage Kosten 8 4 1 4 10 2 2 4 4 4 7 9 Servers en storage % Afwijking van gemiddelde 59,7% -25,6% -78,6% -22,5% 110,8% -54,7% -58,5% -16,2% -25,0% -16,3% 44,1% 84,3% Servers en storage % van totale kosten 10,4% 5,4% 1,8% 6,1% 13,0% 3,0% 2,2% 7,4% 6,1% 5,0% 7,9% 13,3% Personeel Kosten 40 24 25 28 24 23 35 20 25 36 35 25 Personeel % Afwijking van gemiddelde 31,8% -22,1% -18,3% -9,1% -20,5% -23,3% 15,5% -33,0% -16,5% 20,1% 13,7% -19,1% Personeel % van totale kosten 53,7% 35,3% 44,2% 45,2% 30,9% 32,0% 39,1% 37,1% 42,7% 45,3% 39,2% 36,7% Telefonie Kosten 3 3 2 3 4 4 2 3 1 4 4 3 Telefonie % Afwijking van gemiddelde 7,3% -3,6% -30,5% 3,1% 26,2% 14,5% -37,9% -6,1% -59,5% 9,7% 36,2% 1,2% Telefonie % van totale kosten 4,7% 4,7% 4,0% 5,5% 5,3% 5,1% 2,2% 5,6% 2,2% 4,4% 5,0% 4,9% Faciliteiten Kosten 0 0 0 0 1 1 0 3 0 0 2 0 Faciliteiten % Afwijking van gemiddelde -85,6% -66,1% -44,7% -100,0% 56,0% 14,4% -67,0% 263,3% -77,5% -92,4% 100,3% -82,0% Faciliteiten % van totale kosten 0,2% 0,4% 0,8% 0,0% 1,7% 1,3% 0,3% 5,6% 0,3% 0,1% 1,9% 0,2% Totaal Kosten 75 67 56 61 78 73 90 55 59 81 88 67 Totaal % Afwijking van gemiddelde 3,8% -6,6% -21,7% -14,9% 8,8% 1,4% 25,2% -23,6% -17,2% 12,3% 22,7% -6,8% Totaal % van totale kosten 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%

Management rapport CONCLUSIES

CONCLUSIES De A2-samenwerking zit qua ICT-kosten per inwoner onder het gemiddelde van de benchmark. Dit lijkt met name het effect te zijn van de georganiseerde samenwerking van de drie gemeenten. Vaak zien we dubbelingen ontstaan in de eerste jaren van dergelijke samenwerkingen; in het geval van A2- samenwerking is dit niet direct te herleiden uit de ICT-kosten. Op alle objecten van de benchmark (uitgezonderd servers en storage) heeft de A2-samenwerking lagere kosten per inwoner, ten opzichte van het gemiddelde. De diversiteit in het applicatielandschap is onderhevig aan consolidatieslagen. Desondanks zijn de kosten op software niet bovengemiddeld. Wel zijn er verschillen tussen de A2-gemeenten onderling. Waarbij gemeente Heeze- Leende hogere softwarekosten per inwoner heeft. Qua bezetting op technisch beheer en beleid/informatiemanagement is dit een aandachtspunt, in vergelijking met de overige deelnemers. Op beide onderwerpen is sprake van een onderbezetting.

Management rapport UITKOMSTEN A2- SAMENWERKING

ICT-KOSTEN A2-SAMENWERKING Hoofdcategorie ICTobject Afschrijvingen Exploitatiekosten Totaal ICT-werkplek 43.601,88 132.030 175.632 Software 191.108 1.416.734 1.607.842 Netwerk en data 202.079 202.079 Servers en storage 231.197 358.625 589.822 In de ICT Benchmark Gemeenten wordt gerekend op basis van nettokosten: eventuele correcties op de brutokosten op basis van vergoeding voor geleverde ICT-diensten resulteren tot deze nettokosten. In de tabel hiernaast zijn de brutokosten weergeven (aangezien er geen sprake is van vergoedingen bij de A2- samenwerking) Personeel (ICT) 0 1.628.200 1.628.200 Telefonie 76.028,00 141.974 218.002 Faciliteiten 0 10.000 10.000 Totaal 699.194 3.732.384 4.431.578

VERDELING ICT-KOSTEN ICTBG2015 A2- samenwerking

OPBOUW ICT-KOSTEN PER INWONER

TREND ICT-KOSTEN PER INWONER In het figuur hiernaast wordt de ontwikkeling van de ICT-kosten per inwoner getoond; voor zowel de algemene uitkomsten van de benchmark als die van de A2- samenwerking (voor zover deelgenomen aan ICTBG).

ICT-KOSTEN PER INWONER Het bovenste figuur toont de ICT-kosten per inwoner van de A2-samenwerking, in vergelijking met soortgelijke ICTorganisaties (SSC s / samenwerkingsverban den). De A2- samenwerking is in het geel weergegeven. In het onderste figuur zijn van alle deelnemers de ICTkosten per inwoner getoond; waarbij de A2-samenwerking te herkennen is aan de paarse staaf.

ICT-KOSTEN PER INWONER In het figuur hiernaast is de relatie weergegeven tussen de ICT-kosten per inwoner en het aantal inwoners. Dit figuur is gebaseerd op de uitkomsten van de voorgaande 11 benchmarks. De paarse vierkant is de score van de A2- samenwerking.

OPBOUW ICT-FORMATIE Op basis van het aantal inwoners van de A2-samenwerking, is in het figuur vastgesteld wat de norm is voor de omvang van de ICT-formatie (in fte). Deze norm is vastgesteld op basis van het aantal fte van de ICT-formatie omgerekend naar het aantal inwoners. A2-samenwerking heeft een onderbezetting op beheer en beleid/informatiemanagement. NB. Dit betreft een kwantitatieve onderbezetting; dit zegt niets over de kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden.

OPBOUW ICT-FORMATIE Op basis van het aantal inwoners van de A2-samenwerking, is in het figuur vastgesteld wat de norm is voor de omvang van de ICT-formatie (in fte). Deze norm is vastgesteld op basis van het aantal fte van de ICT-formatie omgerekend naar het aantal inwoners. Technisch- en applicatiebeheer wordt bij de A2-gemeenten als een formatiefunctie gezien (conform de scope van ICTBG worden dit als twee afzonderlijke functies gezien). Gezamenlijk is het aantal fte op deze functies voor de A2-samenwerking: 3,8 fte, de norm volgens ICTBG bedraagt gezamenlijk 7 fte. NB. Dit betreft een kwantitatieve onderbezetting; dit zegt niets over de kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden.

KOSTEN ICT-FORMATIE Het figuur hiernaast toont de ICT-kosten van de ICT-formatie (per inwoner). Eventuele inhuurkosten op de ICT-formatie zijn hierbij ingerekend.

KOSTEN ICT-FORMATIE (FUNCTIONEEL BEHEER) In het figuur hiernaast zijn de ICTkosten van Functioneel beheer (inclusief inhuur, per inwoner) weergegeven. Hierbij zijn de functioneel beheerkosten van de gemeenten Heeze- Leende, Valkenswaard en Cranendonck separaat weergegeven. Cranendonck = M. Heeze-Leende = N. Valkenswaard = O.

VERGELIJKING ICT-KOSTEN PRIMAIR PROCESSEN Het inzicht in de ICT-kosten per primair proces is gebaseerd op de softwarekosten per primair proces, de personeelskosten voor functioneelbeheer op de applicaties behorende bij de primair processen (zowel personeelskosten eigen formatie als inhuur) en de ICT-kosten van de ICTwerkplek (op basis van de verdeling van de accounts per primair proces). Algemeen bestuur (waaronder burger- en publiekszaken). Openbare orde en veiligheid. Verkeer, vervoer en waterstaat. Economische zaken. Onderwijs. Cultuur en recreatie. Sociale voorzieningen en maatschappelijke dienstverlening. Volksgezondheid en milieu. Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting. Generiek / meerdere processen Overig.

ICT-KOSTEN TOV TOTALE KOSTEN PRIMAIR PROCES Van de drie gemeenten zijn de totale ICT-kosten per primair proces afgezet tegen de totale kosten van het betreffende primair proces.

TOP 10 APPLICATIES (QUA KOSTEN) Functionaliteit applicatie Kosten (bruto) Documentenbeheer (DMS) 166.726 Belastingsysteem 127.637 Financiële administratie 111.561 Office-suite 95.997 Vergunningen + handhaving (o.a. WABO) 86.623 Kosten lease totaal 82.747 GBA-administratie 75.257 Re-integratie en werkzoekendenadministratie 72.881 Gemeentelijke website 67.675 In de tabel hiernaast zijn de applicaties weergegeven die absoluut gezien de hoogste ICTkosten met zich mee brengen binnen de organisatie. Het betreft hier de totaalkosten voor licenties (inclusief eventuele support contracten e.d.). Het totaal aantal applicaties voor de A2- gemeenten (onder overig ) bedraagt circa 80 applicaties. Overige 720.739

SOFTWAREKOSTEN PER INWONER In het figuur hiernaast zijn de softwarekosten (per inwoner) weergegeven. Hierbij zijn de softwarekosten van de gemeenten Heeze-Leende, Valkenswaard en Cranendonck separaat weergegeven. De softwarekosten vanuit de A2-organisatie zijn op basis van inwoneraantal opgeteld bij de drie gemeenten. Cranendonck = M Heeze-Leende = N Valkenswaard = O

SOFTWAREKOSTEN PER INWONER In het figuur hiernaast is de procentuele verdeling weergegeven van de softwarekosten (per inwoner) per domein. Hierbij zijn de softwarekosten van de gemeenten Heeze-Leende, Valkenswaard en Cranendonck en separaat weergegeven. De softwarekosten vanuit de A2-organisatie zijn op basis van inwoneraantal opgeteld bij de drie gemeenten. Cranendonck = M Heeze-Leende = N Valkenswaard = O

VERDELING SOFTWAREKOSTEN In het figuur hiernaast is de verdeling van de softwarekosten weergegeven; verdeeld over de kapitaallasten en exploitatiekosten. Hierbij zijn de softwarekosten van de gemeenten Heeze- Leende, Valkenswaard en Cranendonck separaat weergegeven. De softwarekosten vanuit de A2-organisatie zijn op basis van inwoneraantal opgeteld bij de drie gemeenten. Cranendonck = M Heeze-Leende = N Valkenswaard = O

ICT-VOLWASSENHEID Niveaus ICTvolwassenheid: 0. Proces bestaat niet. 1. Proces vindt ad-hoc plaats, geen beleid, onvoldoende samenhang. 2. Prestatie-afspraken (resultaatgericht, output). 3. Prestaties worden gemeten en er wordt duidelijk over gerapporteerd. 4. Proces wordt verbeterd op basis van opgedane ervaringen.

Management rapport BIJLAGE 1: SCOPE ICTBG

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 ICT-werkplek: Hardware ICT-werkplek: desktop PC's, inclusief gedeelde PC's (zoals balie-, publieks- en opleidings PC's) en laptops en tablets Besturingssysteem (client): Windows, Linux, Mac Specificatie ICT-werkplek ICT-werkplek Telefonie Software Personeel Netwerk en data Faciliteiten Servers en storage Primair proces Volwassenheid ICT-trends Effectiviteit

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 Randapparatuur: Subobject van ICT-object ICTwerkplek Kosten ten behoeve van aanschaf, onderhoud, huur en/of lease van randapparatuur Printers (lokale en netwerkprinters) PDA's, scanners, beamers, etc ICT-werkplek Telefonie Software Personeel Netwerk en data Faciliteiten Servers en storage Primair proces Volwassenheid ICT-trends Effectiviteit

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 Software: Frontoffice applicaties Midoffice applicaties Backoffice applicaties primair processen (beleidsectoren) Backoffice applicaties bedrijfsvoering Generieke applicaties tbv ICT-algemeen ICT-werkplek Telefonie Software Personeel Netwerk en data Faciliteiten Servers en storage Primair proces Volwassenheid ICT-trends Effectiviteit

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 Netwerk en data Netwerk en datacommunicatie infrastructuur (switches en routers) Alle interne en externe verbindingen (LAN, WAN en de internetverbinding). Abonnementen van verbindingen ICT-werkplek Telefonie Software Personeel Netwerk en data Faciliteiten Servers en storage Primair proces Volwassenheid ICT-trends Effectiviteit

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 Servers en storage Web servers Applicatie servers Database servers File servers Citrix servers Databases Licenties en periodieke kosten van besturingsysteem server ICT-werkplek Telefonie Software Personeel Netwerk en data Faciliteiten Servers en storage Primair proces Volwassenheid ICT-trends Effectiviteit

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 Telefonie Vaste en mobiele telefonie Hardware en software voor spraakcommunicatie (telefooncentrales en toestellen, mobiele telefoon, voice over IP en telefoniebekabeling) Spraakabonnementen, telefoontikken en verbindingen t.b.v. spraakcommunicatie ICT-werkplek Telefonie Volwassenheid Software Personeel ICT-trends Netwerk en data Faciliteiten Effectiviteit Servers en storage Primair proces

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 Personeel FTE Bruto loonsom Inhuur Beleid Projecten Beheer Bedrijfsbureau ICT-werkplek Telefonie Software Personeel Netwerk en data Faciliteiten Servers en storage Primair proces Volwassenheid ICT-trends Effectiviteit

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 Faciliteiten Middelen die randvoorwaardelijk zijn voor een continue beschikbaarheid van de ICT middelen Computerruimtes (excl. huisvesting), de kosten van noodstroomvoorzieningen, airconditioning, brandinstallaties maar ook diverse 19 racks ICT-werkplek Telefonie Volwassenheid Software Personeel ICT-trends Netwerk en data Faciliteiten Effectiviteit Servers en storage Primair proces

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 Primair processen / beleidssectoren Algemeen bestuur Openbare orde en veiligheid Verkeer, vervoer en waterstaat Economische zaken Onderwijs Cultuur en recreatie Sociale voorzieningen Volksgezondheid en milieu Ruimtelijke ordening, huisvesting Overig Generiek: meerdere processen / sectoren ICT-werkplek Telefonie Volwassenheid Software Personeel ICT-trends Netwerk en data Faciliteiten Effectiviteit Servers en storage Primair proces

Kwaliteit ICT-kosten TOELICHTING ICTBG2015 De andere kant van ICTkosten: ICT-functionaliteit / kwaliteit / volwassenheid / etc ICT-werkplek Software Netwerk en data Servers en storage Telefonie Personeel Faciliteiten Primair proces Volwassenheid ICT-trends Effectiviteit