360 graden feedback Kansen voor professionele ontwikkeling CONCEPT, 8 mei 2017 Route - werkgroep Personeel uiterlijk 31 maart - staf 10 april - pilot groep leraren/gmr 12 of 19 april - directeurenoverleg 20 april - GMR: inbrengen en mondelinge toelichting 20 april - 2 e versie werkgroep Personeel 12 mei - bestuur 18 mei - GMR: instemming 22 juni
Inhoud Aanleiding en doelstelling... 2 De plaats van 360 graden feedback in de gesprekkencyclus... 3 Onderzoek naar instrumenten... 4 Keiwijzer en Keimaat... 6 Een goede invoering van 360 graden feedback... 8 Verzoek aan de GMR...10 1
Aanleiding en doelstelling Sociale partners hebben in de cao Primair Onderwijs 2014-2015 afgesproken samen te werken aan een verhoging van de kwaliteit van het onderwijspersoneel. Daartoe zijn in de cao definities vastgesteld van de begrippen basisbekwaam en vakbekwaam (bijlage XVII). Wanneer een leraar van de pabo komt, is hij of zij startbekwaam. Een startende leraar ontwikkelt zich van startbekwaam naar basisbekwaam. Zijn professionele ontwikkeling wordt besproken in het kader van de gesprekkencyclus. In de cao is in artikel 9.9, lid 7 vastgelegd dat om tot een objectieve en transparante beoordeling van het bereiken van de basisbekwaamheid te komen, gebruik wordt gemaakt van een beproefd en objectief observatie-instrument. De ambities van O2A5 gaan verder dan de cao vereist. Wij willen niet alleen voor startende leraren, maar voor alle leraren een instrument dat: in beeld brengt welke competenties leraren hebben niet alleen op individueel niveau, maar ook op teamniveau inzicht geeft zodat we kunnen anticiperen en gerichte scholing kunnen aanbieden en daarmee een bijdrage levert aan het vakmanschap en de professionele ontwikkeling van de leraar. Het (nieuwe) strategisch beleid van O2A5 is ambitieus. We verwachten daarbij veel van onze leerkrachten en professionele ontwikkeling is dan ook een speerpunt. Om richting te geven aan professionele ontwikkeling helpt 360 graden feedback. Het geeft input voor gesprekken en het maken van afspraken. We kiezen voor een systeem dat voor heel O2A5 wordt ingezet zodat we bij alle scholen een zelfde onderwijstaal spreken en een gezamenlijke kwaliteitsslag kunnen maken. De werkgroep Personeel heeft zich gebogen over twee vragen: 1. met welk instrument kunnen we deze doelstelling realiseren en 2. hoe zorgen we voor een goede invoering van 360 graden feedback. Uitgangspunten van de werkgroep zijn dat de leraar eigenaar is van zijn eigen vakmanschap en professionele ontwikkeling en dat hij met ondersteuning van de leidinggevende een bijdrage levert aan een hoge onderwijskwaliteit. De werkgroep ambieert dan ook een instrument waarbij niet zozeer de leidinggevende wordt ondersteund bij de observatie/beoordeling, maar waarbij vooral zelfevaluatie en peer review voor de leraar mogelijk zijn: een instrument voor 360 graden feedback. De uitkomsten van de feedback dienen als input voor het maken van afspraken over de professionele ontwikkeling van de leraar. Op grond van deze uitgangspunten valt de keuze van de werkgroep op Keiwijzer/ Keimaat. In deze notitie wordt deze keuze toegelicht en een voorstel gedaan voor de implementatie van 360 graden feedback op de scholen. Parallel proces De clusterdirecteuren zijn april 2017 gestart met een 360 graden feedback-ronde waarbij zij feedback vragen over hun functioneren als directeur. Voor de clusterdirecteuren is het instrument van B&T organisatieadvies gekozen. Ook de invoering van 360 graden feedback bij de clusterdirecteuren wordt door dit bureau begeleid. 2
De plaats van 360 graden feedback in de gesprekkencyclus De gesprekkencyclus die binnen O2A5 bestaat, wijzigt niet door gebruik van een feedback instrument. Net als nu, spreken medewerker en leidinggevende ten minste een maal per jaar met elkaar over het functioneren en de professionele ontwikkeling van de medewerker. Het ene jaar heeft het gesprek het karakter van een functioneringsgesprek, het andere jaar gaat het om een beoordelingsgesprek. In de functionerings- en beoordelingsgesprekken staan tot nu toe de waarneming van de medewerker en diens leidinggevende centraal. Met 360 graden feedback voegen we hier de waarneming (feedback) van anderen aan toe. Op een gestructureerde manier wordt feedback gevraagd aan enkele collega s, leerlingen en/of ouders, plus de leidinggevende. De cirkel wordt compleet met de zelfevaluatie. Iedere medewerker is eigenaar van zijn eigen vakmanschap en professionele ontwikkeling. De feedback helpt hem te duiden waar sterke punten en ontwikkelkansen liggen. Een logisch gevolg is dat de medewerker ook de eigenaar van de feedbackrapportage is. Natuurlijk staat het de medewerker vrij de inhoud van het rapport te bespreken met collega s en/of een mondelinge toelichting te vragen, dat willen we ook aanmoedigen. Dit rapport wordt echter niet toegevoegd aan het personeelsdossier. Het feedbackrapport is wel de basis voor het maken van professionele en persoonlijke ontwikkelafspraken. Deze afspraken maakt de medewerker met zijn leidinggevende. In het gesprek dat hierover plaatsvindt geeft de medewerker aan de leidinggevende een terugkoppeling van de feedback opbrengst. Dat mag door het feedbackrapport te delen. Het kan ook door het persoonlijk ontwikkelplan, waarin de feedback is verwerkt, te delen en te bespreken. Tijdens het gesprek over het persoonlijk ontwikkelplan kunnen onder meer scholingsafspraken gemaakt worden. O2A5 streeft niet alleen naar individuele professionalisering maar ook naar het verkrijgen van inzicht in de aanwezige competenties op team/school niveau. Inzicht in de competenties van een team, betekent dat gerichter gekozen kan worden voor teamscholing en dat bij vacatures gerichter een nieuwe collega geselecteerd kan worden die beschikt over competenties die in het team minder goed vertegenwoordigd zijn. Het te kiezen systeem zal hier inzicht in moeten geven, zonder dat het uitgangspunt van eigenaarschap van de medewerker in het gedrang komt. Dit betekent dat teamrapportages altijd gaan over gemiddelden en bandbreedtes. De rapportages bieden geen overzicht van de individuele medewerkers naast elkaar. 3
Onderzoek naar instrumenten De werkgroep Personeel heeft een aantal instrumenten onderzocht. Na een beoordeling van de documentatie van meerdere instrumenten, zijn drie leveranciers uitgenodigd om hun systemen te presenteren. Het gaat om: - Competentie Thermometer De Competentie Thermometer omvat een aantal instrumenten die los van elkaar kunnen worden ingezet en samen tot een volledig assessment leiden. De instrumenten zijn gericht op de functie Leraar. Een van de instrumenten uit de thermometer is de observatie op de werkplek. Ter ondersteuning hiervan is een Kijkwijzer ontwikkeld waarbij verschillende competenties zijn uitgewerkt op drie niveaus (startbekwaam, basisbekwaam en vakbekwaam). Een complete lesobservatie beslaat circa 1,5 uur, waaruit een individuele rapportage volgt. Rapportages kunnen ook samengesteld worden op school- of bestuursniveau. Naast het observatie instrument bevat de Competentie Thermometer een steekproef, een criterium gericht interview en een optie voor 360 graden feedback. Desgewenst kunnen ook nog een capaciteitentest, persoonlijkheidstest en een interessevragenlijst worden afgenomen. Alle onderdelen van het assessment worden afgenomen door een gecertificeerd assessor. Dat kan een getraind persoon zijn van de school. Een compleet assessment kan in een dag worden afgenomen, inclusief nabespreking en verslag. De werkgroep Personeel heeft geconstateerd dat de Competentie Thermometer vooral gericht is op observatie en beoordeling en minder op ontwikkeling en 360 graden feedback. Teamrapportages zijn niet mogelijk. Daarmee voldoet het instrument niet volledig aan onze ambities. - Performance Management-module De Performance Management-module van Youforce (Raet) ondersteunt de volledige gesprekkencyclus: planningsgesprek, functioneringsgesprek en beoordelingsgesprek. Het bevat tevens een feedback mogelijkheid en een (bekwaamheids-)dossier. Dit zijn losse onderdelen binnen de module. Daarnaast is de module een hulpmiddel voor het proces van de gesprekken (agenda/beheerinstrument). Voor een zinvol gebruik van de module zijn heldere en uniforme uitgangspunten voor zowel het proces van de gesprekkencyclus als voor de inhoud (bijv. beoordelingscriteria en competenties) nodig. Rapportages zoals bij de feedback module zijn altijd op individueel niveau en niet op team- of schoolniveau. De module wekt sterk de indruk dat beheer van het proces voorop staat en niet de ontwikkeling van de professional. Rapportages op groepsniveau zijn alleen voor de beoordeling beschikbaar. Daarmee voldoet het instrument niet aan onze doelstelling. Aangezien het mogelijk is pdf documenten te plaatsen in het digitale dossier van de Youforce module personeelsdossier, kunnen uitkomsten uit andere feedbackinstrumenten toch op een centrale plaats gearchiveerd worden. 4
- Keiwijzer en Keimaat Keiwijzer is een instrument voor 360 graden feedback, dat beschikbaar is voor alle OOP en OP functies. Er wordt feedback gevraagd aan collega s, de leidinggevende, leerlingen en indien gewenst ook aan ouders. Het is geen lesobservatie instrument. Rapporten zijn op individueel niveau (basis voor POP) en op teamniveau te genereren. Keimaat is een aanvullende beoordelingsmodule, gebaseerd op Keiwijzer. De vragenlijst wordt ingevuld door de beoordeelde en de leidinggevende. De rapportage is bedoeld als input voor het beoordelingsgesprek. Het instrumentarium wordt aangeboden door B&T onderwijs (dit is niet hetzelfde bureau als B&T organisatieadvies dat de 360 graden feedback bij de clusterdirecteuren introduceert). De voorkeur van de werkgroep Personeel gaat uit naar Keiwijzer en Keimaat. Keiwijzer geeft de deelnemers inzicht in hoe hun functioneren wordt waargenomen. Als eigenaar van zijn/haar professionele ontwikkeling kunnen de deelnemers vervolgens resultaat- en ontwikkelafspraken maken met de leidinggevende. Na verloop van tijd worden resultaten en voortgang getoetst via een beoordeling in dezelfde taal (Keimaat) als de 360 graden feedback. Daarnaast is het mogelijk teamrapportages te maken. Tijdens demonstratie bijeenkomsten met directeuren (9 maart) en met leraren/gmrleden (19 april) heeft men kennis kunnen maken met Keiwijzer. In de volgende paragraaf worden Keiwijzer en Keimaat verder toegelicht. 5
Keiwijzer en Keimaat Het instrument voor 360 graden feedback kent een korte variant (de 0-meting) en de volledige variant (de Keiwijzer). Doorgaans wordt gestart met de 0-meting, maar dit is niet noodzakelijk. De 0-meting is gebaseerd op de bekwaamheidseisen (voorheen de SBL competenties). De competenties zijn gekoppeld aan drie domeinen: houding, bekwaamheid en toewijding. De 0-meting bestaat uit een zelfevaluatie en de feedback van leerlingen dit instrument is alleen beschikbaar voor leraren. In Keiwijzer wordt de feedback uitgebreid met die van de collega s en de direct leidinggevende. Ook is het mogelijk ouders uit te nodigen voor de feedback. In vergelijking met de 0-meting worden meer competenties en gedragsindicatoren aan de referenten voorgelegd. Met behulp van de 360 graden feedback krijgt de leerkracht inzicht in het gedrag dat hij of zij denkt te tonen en het gedrag dat wordt waargenomen. Keimaat, gebaseerd op Keiwijzer, is het beoordelingsinstrument. De beoordelingsvraag is hoe goed de medewerker het doet. Daarbij wordt in Keimaat gewerkt met een vierpuntschaal: onvoldoende, matig, goed, uitstekend. Dit dwingt tot duidelijke keuzes. De Keimaat vragenlijst is bedoeld voor de medewerker en de leidinggevende. Het rapport vormt de leidraad voor het beoordelingsgesprek. De formele beoordeling vindt plaats in het gesprek. Profielen en vragen Keiwijzer beschikt over standaardprofielen, zoals leraar LA, met een groot aantal vragen. Er zijn ook profielen voor andere OP en OOP functies beschikbaar. Bij ieder profiel hoort een standaard set met vragen rond competenties. Het is mogelijk bepaalde competenties te kiezen voor een feedbackronde, maar binnen een competentie krijg je alle vragen van de vastgestelde vragenlijst. Maatwerk in de vragenlijst bij een profiel is mogelijk maar heeft een prijskaartje. Respondenten Zoals gezegd zijn de respondenten: de leidinggevende, collega s, collega s met een speciale rol (bijv. de Intern Begeleider), leerlingen en indien gewenst ouders of andere externe samenwerkingspartners. Het aantal collega s is minimaal vier. Bij sommige kleine scholen bestaan de teams niet uit vier leraren, denk in dat geval ook aan onderwijsassistenten en aan leraren van andere scholen. Het systeem biedt eventueel ook de mogelijkheid respondenten nog verder te clusteren zodat anonimiteit geborgd is. De leerlingen worden bij het geven van de feedback begeleid door een collega leraar of door de beheerder. Individuele rapportage De rapportage na een feedbackronde wordt met een druk op de knop opgevraagd bij B&T onderwijs. Dit kan een geprint rapport zijn of een pdf-versie, de pdf variant is aanmerkelijk goedkoper. De rapportage bevat een uitgebreide terugkoppeling en een aantal vragen c.q. opdrachten die de leraar ondersteunen bij het maken van een Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP). Dit deel van de rapportage kan voorafgaand aan de invoering van het systeem worden aangepast aan de wensen van O2A5. 6
De rapportages zijn uitgebreid. Uit referenties bij andere scholen, blijkt dat dit door veel mensen, maar niet door iedereen, op prijs wordt gesteld. Het is goed mogelijk voor de interpretatie van de feedback te focussen op het eerste deel van de rapportage en het tweede deel te beschouwen als naslagwerk, maar het is veel informatie. Sommige organisaties werken met interne feedback coaches die door B&T onderwijs zijn getraind in het lezen van de rapportages. Zij helpen de medewerkers met de interpretatie van de feedback. Bij O2A5 gaan we uit van zelfsturing en collegiale samenwerking al zorgen we er uiteraard wel voor dat het team aan een startsessie over feedback en Keiwijzer van B&T onderwijs heeft deelgenomen en krijgt een groep training in het lezen van de rapporten. (Zie de paragraaf Een goede start met 360 graden feedback ) Systeem, beheer en aanvullende rapportages Keiwijzer en Keimaat werken web-based. Deelnemers en respondenten krijgen via de e-mail login codes om een feedbackronde te kunnen starten. Ieder cluster kiest een medewerker die als beheerder optreedt. Het is van belang dat de beheerders worden getraind om de gebruikers te ondersteunen en de communicatie met B&T onderwijs te verzorgen. De beheerder zet de feedback lijsten klaar: kiest het profiel, de deadline en voert de e-mail adressen van de door de medewerker gekozen respondenten in. Nadat de feedbackronde is afgerond vraag de medewerker zelf via een druk op de knop de rapportage aan bij B&T onderwijs en ontvangt deze via pdf. Naast de individuele rapporten beschikt Keiwijzer ook over teamrapportages en andere management informatie. Ook hier betaal je per rapport. Kosten De kosten voor Keiwijzer bestaan uit jaarlijkse kosten en uit eenmalige kosten die gemaakt worden bij de introductie van het systeem. De eenmalige kosten voor het op maat maken van de profielen, de opleiding van de beheerders en de diverse begeleidingsbijeenkomsten voor de teams (informatie en feedbackspel) zijn circa 16.000, =. Deze kosten worden bovenschools gefinancierd. De jaarlijkse kosten bestaan uit het abonnement per medewerker en de kosten voor de diverse rapportages. Deze kosten komen voor rekening van de clusters. Uitgaande van een cyclus waarin jaarlijks 1 rapport per medewerker (hetzij uit Keiwijzer, hetzij uit Keimaat) wordt gevraagd plus een aantal teamrapportages zijn de kosten circa 47, = per medewerker per jaar. 7
Een goede start met 360 graden feedback Voorbereiden De invoering van 360 graden feedback start per cluster met een studiedag(deel) over feedback. Vanuit de ambitie van O2A5 op het gebied van onderwijsontwikkeling en de verdere professionalisering van de leraren, leggen we de link naar de waarde van 360 graden feedback. Vervolgens komt de keuze van het systeem aan de orde en gaan teams met het Keiwijzer Feedbackspel in gesprek over competenties en feedback. Parallel gaan we aan de slag met de inrichting van het systeem (Keiwijzer), met als prioriteit de leraar functie. Hiervoor stellen we een voorbereidingsgroep samen bestaande uit directeuren van de Werkgroep Personeel en leraren (starters en ervaren) uit de clusters. Dit is het moment om de functie-/competentieprofielen en de vragenlijsten kritisch te beoordelen en aan te passen. Op die manier wordt het systeem Keiwijzer van ons. De leraren uit de voorbereidingsgroep, de interne coach van O2A5 en alle directeuren krijgen een training van een dagdeel over het lezen van de rapporten. Ook worden de administratief medewerkers van de scholen een dagdeel getraind om als beheerder van het systeem te kunnen werken. Op die manier is op iedere school iemand aanwezig die vragen kan beantwoorden. Start 360 graden feedback Nadat de studiedag over feedback is geweest, de trainingen zijn verzorgd en de voorbereidingsgroep het systeem heeft ingericht, geeft de clusterdirecteur het startsein voor de eerste feedbackronde. De teams maken met de clusterdirecteur afspraken over de organisatie van de feedbackronde. Daarbij worden ook afspraken gemaakt over faciliteiten zoals het collegiaal klassenbezoek en de vraag of het team de feedbackronde gefaseerd invoert of gelijktijdig voor het hele team. In de eerste ronde is er de keuze (te maken door het cluster) tussen een 0-meting of een volledige feedback (Keiwijzer). De 0-meting is de verkorte feedbackronde waarin de eigen waarneming van de leerkracht naast de waarneming van een aantal leerlingen wordt gelegd. De feedbackrapporten geven de leerkracht informatie over hoe zijn of haar gedrag door leerlingen wordt ervaren. Het uitgebreide rapport van Keiwijzer wordt door de leerkracht gebruikt als input voor een persoonlijk ontwikkelplan (POP). Deadline is dat iedere leraar van O2A5 uiterlijk 1 januari 2019 met behulp van Keiwijzer een 360 graden feedback heeft gehouden en een POP heeft opgesteld. Een eerdere afronding is zeer welkom, zodat ook met de teamrapporten gewerkt kan gaan worden. Gesprekken Uiteraard gaan medewerker en leidinggevende met elkaar in gesprek over het POP. Bij voorkeur wordt de ontvangen feedback met elkaar gedeeld. Tijdens dit functioneringsgesprek worden afspraken gemaakt over het werk, de professionele ontwikkeling en de ondersteuning die hierbij gegeven wordt. Conform de gesprekkencyclus vindt in het volgende jaar een beoordelingsgesprek plaats. Het beoordelingsgesprek wordt voorbereid met behulp van de module Keimaat. Daarin vullen medewerker en leidinggevende ieder een vragenlijst in, die dient als input voor het gesprek. Andere input komt uit de waarneming van de clusterdirecteur door het jaar heen, bijvoorbeeld op grond van klassenbezoeken. 8
Het einde van een cyclus is ook weer het begin van een nieuwe cyclus. Na de beoordeling worden voor het komend jaar afspraken gemaakt. Indien gewenst kan daarbij opnieuw een feedbackronde worden ingezet. Wanneer alle teamleden een feedbackronde hebben gehouden, is een teamrapport beschikbaar. Dat geeft niet alleen inzicht aan de clusterdirecteur, maar aan het hele team. Door dit met elkaar te bespreken, kan een team gezamenlijk afspraken maken hoe de kwaliteit van de school op een hoger plan te brengen. 9
Verzoek aan de GMR Conform het GMR reglement, artikel 17 lid j, heeft de Personeelsgeleding van de GMR recht op instemming bij vaststelling of wijziging van het beleid met betrekking tot personeelsbeoordeling, functiebeloning en functiedifferentiatie. Op grond van artikel 9.3 van de cao Primair Onderwijs vindt er overleg plaats met de GMR over het vaststellen en wijzigen van een regeling Gesprekkencyclus. Zoals gezegd in de paragraaf De plaats van 360 graden feedback in de gesprekkencyclus wijzigen de Regeling Functioneringsgesprekken O2A5 en de Regeling Beoordelingsgesprekken O2A5 niet. Wel voegen we een extra instrument toe dat een bijdrage levert aan meer aandacht voor professionele ontwikkeling in de gesprekken. Op grond van de cao Primair onderwijs artikel 9.9 lid 1, heeft de GMR instemmingsrecht op het beleid over de begeleiding van startende leraren en de daarbij in te zetten instrumenten. Zoals gezegd in de paragraaf Aanleiding en doelstelling kiest O2A5 voor een instrument dat ingezet kan worden voor alle leraren (en andere medewerkers). De GMR wordt gevraagd instemming te verlenen op het toepassen van 360 graden feedback in de gesprekkencyclus voor zowel startende als ervaren leraren. Daarvoor zullen we het systeem Keiwijzer (met de modules 0 meting, Keiwijzer en Keimaat) aanschaffen en introduceren volgens de in deze notitie beschreven aanpak. 10