AGRIFIRM PERFORMANCE MANAGEMENT HANDLEIDING JANUARI 2015, VERSIE

Transcriptie

1 AGRIFIRM PERFORMANCE MANAGEMENT HANDLEIDING JANUARI 2015, VERSIE

2 AGRIFIRM PERFORMANCE MANAGEMENT HANDLEIDING Voor u ligt de Agrifirm Performance Management Handleiding. De handleiding geeft een toelichting op de werkwijze en de rol van zowel de medewerker als de leidinggevende binnen de Performance Managementcyclus. Deze handleiding is ondersteunend aan de Agrifirm Performance Management Regeling waarbij de regeling leidend is. Naast de regeling en de handleiding is er een uitgebreide gebruikersinstructie voor het Agrifirm Performance Managementsysteem beschikbaar. Hier vind je antwoorden op vragen als: Hoe log ik in op het systeem? Hoe leg ik resultaatdoelstellingen vast? Hoe kies ik ontwikkeldoelstellingen in het systeem? Etc. De handleiding, regeling en gebruikersinstructie zijn terug vinden op Ceres en in de Development Portal van Agrifirm onder de module Performance Management. DIGTALE ONDERSTEUNING Binnen Agrifirm kennen we één uniform Performance Managementproces. Dit proces wordt volledig digitaal ondersteund de Development Portal en het systeem SuccesFactors. De Development Portal van Agrifirm is met de juiste gebruikersnaam (zakelijke adres) en wachtwoord, online te benaderen via de volgende link: Development Portal Agrifirm Binnen de Development Portal vind je de module Performance Management. Alle afspraken gedurende het jaarlijkse Performance Managementproces worden vastgelegd in deze specifieke module binnen de Development Portal. Gedurende het jaar wordt er gewerkt aan het realiseren van de afgesproken doelen. De leidinggevende begeleidt de medewerker hierbij. Deze begeleiding staat centraal tijdens het informele overleg van de leidinggevende met zijn medewerker en tijdens het officiële functioneringsgesprek. Het systeem is slechts ondersteunend aan het proces. Het gesprek tussen leidinggevende en medewerker staat centraal, daarbij ondersteund door het systeem. PERFORMANCE MANAGEMENT: STAPPEN IN HET PROCES Om de doelstellingen van Performance Management te realiseren, is er een gesprekscyclus van drie gesprekken per jaar. Figuur 1 geeft deze gesprekscyclus weer: 2 Agrifirm Performance Management Handleiding

3 Figuur 1: Gesprekscyclus Hieronder volgt per gesprek uit de gesprekscyclus een toelichting over het doel, de werkwijze en de rol van zowel de medewerker als de leidinggevende. In bijlage 2 zijn de verschillen tussen het plannings-, functionerings- en beoordelingsgesprek verder uitgelegd. PLANNINGSGESPREK (VOOR 1 FEBRUARI VAN ELK JAAR) De eerste stap in de Performance Managementcyclus is het planningsgesprek. In dit gesprek bepalen de medewerker en de leidinggevende samen wat er het komende jaar moet worden bereikt en hoe dit gerealiseerd kan worden. Deze afspraken worden vastgelegd in resultaat- en ontwikkeldoelstellingen. Hieronder staan de stappen in het proces van het planningsgesprek beschreven: Stappen planningsgesprek: 1. Start Performance Managementcyclus: HR informeert de leidinggevende dat de Performance Managementcyclus is gestart en zorgt dat de digitale planningsformulieren klaar staan in de module Performance Management binnen de Development Portal. Leidinggevende nodigt de medewerker minimaal twee weken van tevoren uit voor het planningsgesprek. De uitnodiging gaat buiten de Development Portal om. 2. Voor het planningsgesprek: De leidinggevende logt aan in de Development Portal, opent de module Performance Management en opent het desbetreffende Performance Managementformulier. In het formulier bereidt de leidinggevende het planningsgesprek voor. Daarbij kan de leidinggevende alvast doelstellingen invoeren en indien gewenst doorgeven aan zijn of haar medewerker(s). Dit kunnen bijvoorbeeld doelstellingen zijn die van bovenaf door de leidinggevende van de leidinggevende zijn doorgegeven of doelstellingen die voor het gehele team van toepassing zijn. De leidinggevende stuurt vervolgens het formulier vanuit het portaal naar de medewerker. Daarmee start de leidinggevende de Performance Managementcyclus. 3 Agrifirm Performance Management Handleiding

4 De medewerker ontvangt een notificatie dat de Performance Managementcyclus is gestart en wordt daarbij gevraagd zelf alvast na te denken over mogelijke doelstellingen voor dat jaar. Deze kunnen voortkomen uit de beoordeling van het voorafgaande jaar, punten waarop de medewerker zich verder wil ontwikkelen etc. De medewerker vult het Performance Managementformulier eventueel aan en stuurt deze vanuit het portaal terug naar de leidinggevende. Op het moment dat de medewerker zijn voorlopige doelstellingen heeft toegevoegd aan het formulier en teruggestuurd naar de leidinggevende, ontvangt de leidinggevende hiervan een notificatie. De volgende zaken kan de medewerker doen om zich goed voor te bereiden: Lees de (strategische) doelstellingen van het bedrijf of team Lees de (referentie)functiebeschrijving Welke taken voer je momenteel uit? Wat wil je eventueel veranderen/verbeteren in je functie? Op welke punten wil je jezelf verder ontwikkelen en hoe wil je dat doen? Welke doelen kun je jezelf stellen om een bijdrage te leveren aan de strategische doelen van je bedrijf, de doelen van je afdeling of de Agrifirm bedrijfsprincipes? 3. Tijdens het planningsgesprek: De leidinggevende licht het proces van Performance Management toe aan de medewerker en geeft eventueel informatie over wijzigingen in de organisatie en/of afdelingsdoelstellingen die voor de taken van de medewerker van belang zijn. Medewerker en leidinggevende bespreken de voorbereiding met elkaar en gaan in gesprek over de doelstellingen. In overleg worden de uiteindelijke doelstellingen afgesproken en vastgelegd. Ook worden afspraken gemaakt over wat nodig is om de doelstellingen te kunnen realiseren. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld opleiding en training, coaching etc. Tenslotte worden afspraken gemaakt over hoe de medewerker kan bijdragen aan het uitdragen van de Agrifirm Bedrijfsprincipes. Alle afspraken worden vastgelegd in het Performance Managementformulier. 4. Afronden planningsgesprek: Ter afronding van het planningsgesprek stuurt de leidinggevende het digitale Performance Managementformulier ter goedkeuring naar de medewerker. De medewerker rond na goedkeuring het planningsgesprek af. Indien de medewerker niet akkoord gaat met de gestelde doelen vanuit het planningsgesprek kan hij/zij dit kenbaar maken in het vrije commentaarveld en in een gesprek met de leidinggevende. Deze opmerkingen blijven gedurende de gehele Performance Managementcyclus bewaard op het formulier. 5. Maken van een vervolgafspraak: Er wordt met de medewerker direct een vervolgafspraak gemaakt. Dit kan een tussengesprek zijn of het functioneringsgesprek. Het maken van de afspraak gaat buiten de Development Portal om. SMART-principe Alle doelstellingen die in het planningsgesprek worden opgesteld, worden beschreven via het SMARTprincipe. Een doelstelling moet Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden zijn. In bijlage 1 staat het SMART-principe omschreven. 4 Agrifirm Performance Management Handleiding

5 Functioneringsgesprek (voor 1 augustus van elk jaar) Het hele jaar werken de medewerker en de leidinggevende aan de doelstellingen die tijdens het planningsgesprek zijn afgesproken. Om de gestelde doelen te bereiken begeleidt en coacht de leidinggevende de medewerker hierbij. Het is aan te raden meerdere keren per jaar een afspraak te maken om de voortgang te bespreken. De medewerker kan dan aangeven of hij ondersteuning nodig heeft, de leidinggevende kan polsen waar de medewerker staat in bijvoorbeeld het realiseren van de doelen maar ook in de samenwerking met de leidinggevende en het team. Er kunnen echter ook goede redenen zijn om doelstellingen gedurende de cyclus aan te passen. De richtlijn is om doelstellingen tijdens het jaar alleen aan te passen als: De individuele resultaat- en ontwikkeldoelstellingen geen indicatie meer geven van het functioneren van de medewerker in de voor hem geldende functie; Agrifirm haar strategie wijzigt en als gevolg daarvan bedrijfs- team- of persoonlijke doelstellingen niet meer relevant zijn. Een functioneringsgesprek wordt minimaal één keer per jaar gehouden, maar kan, naar behoefte van leidinggevende of medewerker vaker worden gehouden in de vorm van een tussengesprek of een tweede / derde functioneringsgesprek. Met nieuwe medewerkers kan het zinvol zijn om meerdere functioneringsgesprekken per jaar plaats te laten vinden. Zolang het functioneringsgesprek binnen het Performance Managementformulier nog niet is afgerond, kunnen wijzigingen in het formulier worden bijgehouden. Stappen functioneringsgesprek: 1. Voor het functioneringsgesprek: De medewerker wordt minimaal 2 weken van tevoren uitgenodigd door zijn leidinggevende. De uitnodiging vindt plaats buiten de Development Portal om. De leidinggevende opent het Performance Managementformulier in het portaal en bereidt het gesprek voor door eventueel alvast gespreksonderwerpen aan het formulier toe te voegen. Vervolgens stuurt hij het formulier door naar de medewerker en vraagt de medewerker alvast na te denken over eventuele gesprekonderwerpen voor het functioneringsgesprek. De medewerker ontvangt hiervan een notificatie en vult zelf, ter voorbereiding op het functioneringsgesprek, desgewenst, gespreksonderwerpen toe. Vervolgens stuurt de medewerker het formulier vanuit het systeem terug naar de leidinggevende. 2. Tijdens het functioneringsgesprek: De leidinggevende geeft uitleg over het doel van het gesprek en de agenda. Het doel is om de afspraken uit het planningsgesprek na te lopen en de stand van zaken hierin door te nemen. Daarnaast worden de ingebrachte gespreksonderwerpen besproken. Tijdens het functioneringsgesprek bespreken de leidinggevende en de medewerker de volgende zaken: De voortgang van de doelstellingen; De samenwerking met leidinggevende en/of met het team; Persoonlijke ontwikkeling, opleiding en training; Houding en gedrag; Ambities. 3. Afronden van functioneringsgesprek: 5 Agrifirm Performance Management Handleiding

6 Ter afronding van het functioneringsgesprek vat de leidinggevende de belangrijkste conclusies en afspraken samen en toetst of deze overeenkomen met die van de medewerker. Daarna wordt het gesprek verwerkt in het Performance Managementformulier. De leidinggevende stuurt het Performance Managementformulier vanuit het portaal naar de medewerker. De medewerker ontvangt hiervan een notificatie en rondt het functioneringsgesprek na goedkeuring af. Indien de medewerker niet akkoord gaat met hetgeen omschreven op het formulier kan hij/zij dit kenbaar maken in het vrije commentaarveld. Deze opmerkingen blijven bewaard op het formulier. Uiteraard vindt er altijd een gesprek tussen leidinggevende en medewerker plaats op het moment dat dit het geval is. 4. Maken van een vervolgafspraak: Er wordt met de medewerker direct een vervolgafspraak gemaakt. Dit kan een tussengesprek zijn of het beoordelingsgesprek. Voorlopige beoordeling door leidinggevende(voor 1 januari van het volgende jaar) De leidinggevende ontvangt van HR een bericht dat er een voorlopige beoordeling moet plaatsvinden van zijn/haar medewerker(s). De leidinggevende doet deze voorlopige beoordeling in het Performance Managementformulier in de Development Portal. Afstemming met HR en MT (voor 15 januari van het volgende jaar) Beoordelingen zijn nooit volledig objectief, welke systematiek men ook gebruikt. Er zal altijd een subjectief element in zitten en dat is ook logisch aangezien beoordelen mensenwerk is. Belangrijk is dat een manager zijn beoordeling altijd kan onderbouwen. Dat kan met concrete en objectief gemeten (cijfermatige) resultaten, maar ook door, bijvoorbeeld aan de hand van voorbeelden van concrete waarnemingen, duidelijk te maken hoe hij tot een bepaald oordeel komt. Door middel van een zogenaamde kalibratiesessie van leidinggevende met HR vindt er afstemming plaats over de voorlopige beoordelingen. HR is de facilitator van deze sessie en de leidinggevenden wordt door HR uitgenodigd om aan deze sessie deel te nemen. Het doel van deze sessie is te toetsen of er op een eenduidige wijze is beoordeeld en subjectiviteit te minimaliseren. Tijdens deze sessie is het mogelijk de voorlopige beoordeling(en) aan te passen. Na de kalibratiesessie gaan de voorlopige scores naar het directie of managementteam. Na formalisatie door directie of managementteam kunnen de beoordelingsgesprekken worden gevoerd. Beoordelingsgesprek (voor 1 februari van elk jaar) Het beoordelingsgesprek is het laatste gesprek in de Performance Managementcyclus. Tijdens dit gesprek geeft de leidinggevende een oordeel over het functioneren van de medewerker en de mate waarin de afgesproken doelstellingen zijn bereikt. In het gesprek is sprake van eenrichtingsverkeer van leidinggevende naar medewerker. De beoordeling heeft betrekking op de gehele beoordelingsperiode (cyclus van een jaar). De uitkomsten gebruikt de leidinggevende als onderbouwing voor te nemen maatregelen, waaronder eventuele wijzigingen in het salaris. De praktijk leert dat het opmaken van de beoordeling gemakkelijker gaat als de voorgaande stappen (planningsgesprek en functioneringsgesprek) goed gevolgd zijn. Het opmaken van de beoordeling is dan niet meer dan het verzamelen van de resultaten uit het functioneringsgesprek en de eventuele tussengesprekken. 6 Agrifirm Performance Management Handleiding

7 Stappen beoordelingsgesprek: 1. Voor het beoordelingsgesprek: De medewerker wordt minimaal 2 weken van tevoren uitgenodigd door zijn leidinggevende. De uitnodiging vindt plaats buiten de Development Portal om. De medewerker bereidt zich voor door nogmaals het Performance Managementformulier door te lezen. De leidinggevende kijkt ter voorbereiding terug op de afgelopen periode. Hoe verhouden de resultaten van de medewerker zich tot de afgesproken doelstellingen? Welke situaties hebben de resultaten beïnvloed? Op basis van de 5-puntsbeoordelings-schaal beoordeelt de leidinggevende het functioneren van de medewerker. Per onderdeel van de beoordeling denkt de leidinggevende na over de onderbouwing van dit oordeel en eventuele consequenties. De leidinggevende vult het Performance Managementformulier in. 2. Tijdens het beoordelingsgesprek: De leidinggevende geeft uitleg over het doel van het gesprek. Per onderdeel vertelt de leidinggevende aan de medewerker wat zijn oordeel is en hoe hij hiertoe gekomen is. De medewerker krijgt de kans hierop te reageren. 3. Afronden beoordelingsgesprek: Ter afronding van het beoordelingsgesprek vat de leidinggevende de beoordeling samen en verwerkt deze in het Performance Managementformulier. Daarna stuurt de leidinggevende dit formulier vanuit het portaal naar de medewerker. De medewerker ontvangt hiervan een notificatie. Als de medewerker akkoord is met de beoordeling rond hij/zij de totale Performance Managementcyclus af door het goed te keuren en terug te sturen naar de leidinggevende. Indien de medewerker niet akkoord gaat met hetgeen omschreven op het formulier kan hij/zij dit kenbaar maken in het vrije commentaarveld. Deze opmerkingen blijven bewaard op het formulier. Uiteraard vindt er altijd een gesprek tussen leidinggevende en medewerker plaats op het moment dat dit het geval is. Aan de hand van de individuele scores op de resultaatdoelstellingen en ontwikkeldoelstellingen berekent het systeem een gewogen eindscore. 4. Maken van een vervolgafspraak: Er wordt met de medewerker direct een vervolgafspraak gemaakt voor het planningsgesprek in de nieuwe Performance Management cyclus van het volgende jaar. Dit gebeurt buiten het portaal om. Beoordelingsgesprek en planningsgesprek tegelijkertijd Het is mogelijk het beoordelingsgesprek over het afgelopen jaar en het planningsgesprek voor het volgende jaar samen te voegen tot één gesprek. In dit geval moet de leidinggevende een nieuw Performance Managementformulier openen en de beschreven stappen bij het Planningsgesprek volgen. HR zorgt ervoor dat er vanaf 1 december van ieder kalenderjaar een digitaal Performance Managementformulier klaar staat voor de Performance Managementcyclus van het jaar erop. Voorwaarde hiervoor is dat de beoordeling van de betreffende medewerkers minimaal uitkomt op score 3 of hoger. Wanneer een medewerker een onvoldoende beoordeling krijgt (score 1 of 2), is het 7 Agrifirm Performance Management Handleiding

8 niet toegestaan om de gesprekken samen te voegen. Het is voor de medewerker niet gemakkelijk om na een slecht nieuws gesprek direct de energie en aandacht op te brengen om de doelstellingen voor het volgende jaar gezamenlijk te formuleren. Hiervoor wordt een tweede gesprek gepland. ARCHIVERING EN ROL HR Aan het einde van de Performance Managementcyclus, dus als het beoordelingsgesprek heeft plaatsgevonden en is vastgelegd in het digitale Performance Managementformulier, blijft het formulier 5 kalenderjaren in het systeem gearchiveerd. Het formulier is voor zowel leidinggevende als medewerker altijd raadpleegbaar. HR kan de gearchiveerde Performance Managementformulieren altijd inzien. Op basis hiervan kan HR proactief contact opnemen met de leidinggevende en/of de betreffende medewerker. 8 Agrifirm Performance Management Handleiding

9 BIJLAGE 1 9 Agrifirm Performance Management Handleiding

10 BIJLAGE 2 10 Agrifirm Performance Management Handleiding