Factuurverwerking bij de dealers van Pon s Automobielhandel. 13 april 2017, Rotterdam

Factuurverwerking bij de dealers van Pon s Automobielhandel 13 april 2017, Rotterdam

Agenda 1. Introductie Peter Bouwmans & Simac Document Solutions 2. Introductie Paul Reinhard & PON 3. Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P) 4. Afsluiting

Peter Bouwmans Directeur Simac Document Solutions 31 jaar werkzaam bij Simac

Oplossingen Simac Document Solutions helpt u graag met Scanning en herkenning Purchase-to-Pay E-invoicing Document management

Wetenswaardigheden Simac 14 procent pinbetalingsverkeer via Simac Eigen datacenter Nbrix, Tilburg Verantwoordelijk voor ICT van 10.000 winkels in Europa 30.000 werkplekken en 10.000 netwerk devices in beheer Cloud-oplossing DELA, 64 terabyte data Alle ICT van Jumbo in beheer, in 2016 versterkt door B.sis overname Zeven keer op rij Top ICT werkgever Meer dan helft Ziggo (UPC)- installaties door Simac

Een greep uit ons klantenbestand Automotive Industrie Retail Handel Zorg Onderwijs Leisure Finance

Paul Reinhard Program Director DMS 17 jaar werkzaam bij PON s Automobielhandel in de Retail

Pon s Automobielhandel

Waarom de keuze voor Simac? Betrouwbare leverancier Goede ervaringen binnen Pon Functionaliteiten sluiten goed aan bij eisen en wensen van de dealers Partner van CDK

Project digitale factuurverwerking bij PON (P2P) Oude situatie en knelpunten Geen of los staande applicatie voor het verwerken van inkomende facturen Gebrekkige integratie met financieel systeem Veel facturen en aanmaningen Doelstellingen Standaardisatie proces inkomende factuurstroom bij de dealers Geïntegreerde oplossing met nieuw DMS = Autoline (gelijktijdige uitrol) Financieel inzage in verplichtingen Kostenverlaging Meer grip het proces

Scope project Installatie en inrichting van DokuStar: scanning & herkenning van inkoopfacturen. Installatie en inrichting van Palette: codering en goedkeuring van inkoopfacturen. Installatie en inrichting van interface tussen Palette en Autoline (CDK) Standaard uitrol voor iedere dealer

Proces factuurverwerking Dokustar OCR herkenning PDF & XML Palette Codering Goedkeuring Archivering XML Status overdracht Autoline Boeking Betaling

Scanning en herkenning Oplossing in de cloud Dealers scannen via MFP Freeform herkenning

Voorbeeld van factuurverwerking

PON uitrol 2015-2017 2014 pilots: Alleen Scan & Herken Conclusie dealers: Palette (autorisatie- workflow) noodzakelijk 2015: Ontwikkeling interfaces Palette met Autoline Implementaties 2015: Aanpassingen / verbeteringen aan Palette en Autoline na iedere nieuwe implementatie Vanaf 2016: Bevroren functionaliteiten en onderdeel van 100 dagen uitrolcyclus per dealer

Waar staan we nu per april 2017? 40 dealers uitgerold 12 dealers met Scan & OCR 28 dealers met Scan & OCR & Workflow 400.000 facturen verwerkt 50.000 e-facturen verwerkt 1.500 actieve gebruikers

Factuurvolume per maand

Wat staat er nog te gebeuren? 1. Q2 2017: 10 dealers uitrollen 2. 2017: > 700.000 facturen, 50 dealers en 2200 actieve gebruikers 3. Simac is partner voor factuurverwerking 4. CDK partnership 5. Toevoegen extra modules (dealers)

7 succes factoren 1. Mensen 2. Focus 3. Budget 4. Top-down benadering 5. Standaardisatie (cloud) 6. Minimale configuratie 7. Direct live

Proces: van bouw tot implementatie Start Ontwerp Realisatie Implementatie Sluiting Project team Kick off Planning Workshop Functioneel ontwerp Configuratie inrichten Levering Testen bij keyusers Acceptatie Evaluatie Afsluiten project SIMAC Deelproject 1: OCR (vanaf 2014) Deelproject 2: Palette (vanaf 2015)

Wat brengt de toekomst? Uitbreiding met extra functionaliteiten Contract module PO matching Buyer module E-invoicing

Wat hebben we geleerd? Belangrijkste punten Strakke planning implementaties Operatie => enorme impact op dealers Samenwerking en inzet dealers cruciaal Resultaten Na aarzelende start, geoliede machine Goede support en flexibiliteit Tevreden dealers Hou het simpel Simac flexibel en oplossingsgericht

Kunnen we nog iets verduidelijken?