Gebruiksaanwijzing Laatste wijziging: 10 februari 2013

Gebruiksaanwijzing Laatste wijziging: 10 februari 2013

Inhoudsopgave 1 INTRODUCTIE... 1 2 EERSTE GEBRUIK... 2 2.1 ACTIVEREN... 2 2.2 INLOGGEN... 2 2.3 MENUSTRUCTUUR... 2 2.4 INSTELLINGEN... 3 3 DEBITEUREN/CREDITEUREN... 4 3.1 DEBITEUREN TOEVOEGEN... 4 3.2 CREDITEUREN TOEVOEGEN... 4 4 PRODUCTEN... 5 4.1 PRODUCT GROEPEN TOEVOEGEN... 5 4.2 PRODUCTEN TOEVOEGEN... 5 4.3 PRIJSLIJST EXPORTEREN... 5 5 UW EERSTE FACTUUR... 5 5.1 EEN NIEUWE FACTUUR AANMAKEN... 5 5.2 EEN CONCEPTFACTUUR VERWIJDEREN... 6 5.3 EEN FACTUUR OF PAKBON BEKIJKEN OF AFDRUKKEN... 6 5.4 FACTUUR STATUS... 6 6. ABONNEMENTEN... 6 6.1 EEN NIEUW ABONNEMENT AANMAKEN... 7 6.2 EEN ABONNEMENT WIJZIGEN... 7 6.3 EEN ABONNEMENT VERWIJDEREN... 7 7. WACHTRIJ... 7 7.1 EEN WACHTRIJ DOCUMENT AFHANDELEN... 8 7.2 ARCHIEF... 8 8. ZOEKFUNCTIE... 8 9. FACTURAMA ACCOUNTGEGEVENS... 8

1 Introductie Facturama is een online-facturatie pakket. Het product is door ons met de grootst mogelijk zorg ontwikkeld, waarbij gebruiksgemak voorop staat. Ondanks dat de meeste functies binnen Facturama zelf uitleggend zijn, kan het voorkomen dat u toch ondersteuning nodig heeft. Omdat wij dit product tegen een zeer laag tarief aanbieden, kunnen wij u vanuit kostenoogpunt uitsluitend ondersteuning bieden middels deze gebruiksaanwijzing, de veel gestelde vragen op onze website en via email. Mocht de informatie in deze gebruiksaanwijzing niet toereikend zijn, raadplaag dan eerst de veel gestelde vragen, alvorens u ons een vraag via email stelt. Pagina 1

2 Eerste gebruik 2.1 Activeren Zodra u zich op de Facturama website geregistreerd heeft, ontvangt u van ons via email uw activatie link. Klik op deze link om uw Facturama administratie aan te maken. Dit proces kan enkele minuten duren. Zodra uw administratie succesvol is aangemaakt, ontvangt u een bevestigingsemail. 2.2 Inloggen Nadat u de bevestigingsemail heeft ontvangen, kunt u inloggen. Voer het email adres dat u voor registratie gebruikt heeft in en gebruik het wachtwoord dat u gedurende het registratieproces heeft ingevoerd. Indien u dit wachtwoord vergeten hebt, kunt u hier een nieuw wachtwoord opvragen. 2.3 Menustructuur Facturama is zeer overzichtelijk opgebouwd. Door het gehele interface wordt gebruik gemaakt van dezelfde menustructuur. Submenu Hoofdmenu tabbladen Gegevens opslaan Pagina 2

2.4 Instellingen Als u Facturama voor het eerst in gebruik neemt, dient u diverse gegevens in te voeren of te wijzigen. Ga in het hoofdmenu naar Instellingen en het tabblad Bedrijfsgegevens en voer daar al uw bedrijfsgegevens in. Deze gegevens worden onder andere op uw factureren weergegeven. Onder het submenu Afbeeldingen kunt u uw bedrijfslogo uploaden en het formaat definiëren, waarna u het logo onder het submenu Instellingen, tabblad bedrijfsgegevens kunt selecteren. Ga naar het tabblad Facturen en wijzig daar indien gewenst de factuurnummeropmaak. U kunt de eerste letter(s), de variabelen voor jaar/maand, de lengte van het nummer en het startnummer indien gewenst wijzigen. Indien u als startletter F, als variabele %J invoert, het aantal cijfers op 4 instelt en als startnummer 1 invoert, wordt uw eerste factuurnummer: F20120001. Indien u als prefix %J.%M. invoert, het aantal cijfers op 5 instelt en als startnummer 1 invoert, wordt uw eerste factuurnummer: 2012.12.00001 Onder het tabblad Termijnen en uitstel kunt u voor diverse acties de periode instellen waarna de betreffende actie wordt uitgevoerd. Uitstel wachtrij pagina staat voor de periode waarmee u een aangemaakte herinnering of aanmaning wilt uitstellen in de wachtrij. Zodra u op knop op de wachtrij pagina drukt, wordt de betreffende herinnering of aanmaning uitgeteld gedurende het aantal dagen dat u heeft ingevuld. Herinneringsuitstel na vervaldatum staat voor de periode na de factuur vervaldatum waarna u een herinnering wilt aanmaken. Is de vervaldatum van een factuur verstreken en staat deze instelling op 1, wordt één dag na de vervaldatum automatisch een herinnering in de wachtrij geplaatst. Herinneringstermijn staat voor de termijn die per post/email naar de debiteur in de herinnering gecommuniceerd wordt. Deze variabele kunt u in uw post- en email sjablonen gebruiken. Aanmaningstermijn staat voor de termijn die per post/email naar de debiteur in de aanmaning gecommuniceerd wordt. Deze variabele kunt u in uw post- en email sjablonen gebruiken. Ingebrekestelling termijn staat voor de termijn die per post/email naar de debiteur in de ingebrekestelling gecommuniceerd wordt. Deze variabele kunt u in uw post- en email sjablonen gebruiken. Tijd bewaard in archief staat voor de bewaartijd van gearchiveerde email en poststukken die via de wachtrij zijn verzonden. Onder het tabblad Email kunt u de door uw bedrijf gebruikte email adressen en bijbehorende namen invoeren. Als u een adres invoert bij Kopie adres wordt iedere via Pagina 3

Facturama verzonden email ook naar dit adres verzonden. Zo kunt u indien gewenst e-mail van Facturama gericht aan uw klanten ook in uw eigen e-mail client archiveren. Onder het tabblad Algemeen kunt u het Aantal regels per pagina (facturen, producten, debiteuren) instellen dat per pagina moet worden weergegeven. Gebruikt u een grotere monitor, kunt u dit aantal verhogen. Bij Wettelijke vertragingsrente voert u de actuele wettelijke vertragingsrente in. Deze variabele wordt gebruikt in aanmaningen en ingebrekestellingen. Bij Administratiekosten vult u het bedrag in dat in debiteuren in rekening wilt brengen indien deze een aanmaning negeert. Ook deze variabele kunt u gebruiken in de post- en email sjablonen. Bij Telefoneeroptie kunt u de instellingen wijzigen voor het gebruik van een (IP) telefooncentrale of een programma zoals Skype. Indien uw telefooncentrale Callto URL ondersteuning heeft, of indien u Skype gebruikt, kiest u de optie callto:url Als uw (online) telefooncentrale HTTP script ondersteuning biedt kunt u de optie vrij instelbaar gebruiken en hier de URL invoeren. Voorbeeld: http://uw.telefooncentrale.local/dial.php?ext=601&nummer=[telnr] De variabele [telnr] wordt door Facturama vervangen door het telefoonnummer van de klant. Onder het tabblad Selectielijsten kunt u de inhoud en volgorde van diverse selectielijsten wijzigen. Zo kunt u hier de BTW tarieven, verzendwijze, aanhef, rechtsvormen e.d. wijzigen. In het (linker) submenu vindt u verder de post, e-mail en offertesjablonen. Er zijn een aantal voorbeeld sjablonen gedefinieerd, maar deze kunt u uiteraard naar believen aanpassen. U kunt in de email sjablonen HTML gebruiken. 3 Debiteuren/Crediteuren 3.1 Debiteuren toevoegen Ga in het hoofdmenu naar Relatiebeheer. Klik daar op debiteuren en klik in het submenu op toevoegen. Voer alle gegevens in en klik op Opslaan. De debiteur verschijnt nu in het overzicht. Door op het debiteurnummer te drukken kunt u de debiteur wijzigen. 3.2 Crediteuren toevoegen Het debiteuren gedeelte van Facturama is nog in opbouw en kan op dit moment nog niet worden gebruikt. Pagina 4

4 Producten 4.1 Product groepen toevoegen Ga in het hoofdmenu naar Producten. Klik daar op Product groepen en klik in het submenu op toevoegen. Voer alle gegevens in en klik op Opslaan. De product groep verschijnt nu in het overzicht. Door op de groep naam te drukken kunt u de productgroep wijzigen. 4.2 Producten toevoegen Ga in het hoofdmenu naar Producten. Klik daar op Producten en klik in het submenu op toevoegen. Voer alle gegevens in en klik op Opslaan. De product groep verschijnt nu in het overzicht. Door op de groep naam te drukken kunt u de productgroep wijzigen. U dient te allen tijden een adviesprijs in te vullen. Als u het product daarna bewerkt heeft u ook de mogelijkheid om staffelprijzen toe te voegen. Als u Op pakbon aanvinkt, verschijnt dit product ook op de pakbon. U kunt Op pakbon bijvoorbeeld niet activeren als het gaat om een niet tastbaar product zoals een dienst. 4.3 Prijslijst exporteren Ga in het hoofdmenu naar Producten. Klik daar op Prijslijst. U kunt nu de prijslijst in komma gescheiden formaat downloaden en bijvoorbeeld importeren in Excel of een ander programma dat komma gescheiden bestanden kan lezen en/of bewerken. 5 Uw eerste factuur 5.1 Een nieuwe factuur aanmaken Ga in het hoofdmenu naar Documenten en kies in het submenu Toevoegen. Selecteer nu de debiteur op wiens naam u deze factuur wilt aanmaken. Controleer en wijzig waar nodig alle factuurgegevens. U heeft de mogelijkheid bij datum een toekomstige datum in te voeren. Uw concept factuur wordt op die dag met een oranje statusindicatie gemarkeerd. Laat de status van uw factuur op concept staan. U kunt nu in de eerste factuurregel een product kiezen of zelf invoeren. PB staat voor Pakbon. Als u deze optie aanvinkt wordt het product op de pakbon vermeldt. Noot: Er wordt uitsluitend een pakbon aangemaakt indien u een verzendwijze heeft gekozen. Voer nu het aantal in en kies een productgroep en product, of voer het artikelnummer, de omschrijving en de prijs handmatig in. Vóór het artikelnummer kunt u op het driehoekje drukken. Er vouwt nu een invoerveld uit. In dit veld kunt u een factuurveldnotitie invoeren. Pagina 5

Deze notitie wordt op de factuur weergegeven. Dit veld kunt u bijvoorbeeld gebruiken voor serienummers, een uitgebreide artikelomschrijving, de garantievoorwaarden etc. Selecteer het juiste BTW percentage en druk op het winkelwagentje. Het artikel is nu toegevoegd aan uw factuur. U kunt nu verdere artikelen invoeren. Zodra u gereed bent, drukt u op Opslaan. De factuur wordt nu als concept met een conceptnummer opgeslagen. U kunt de conceptfactuur nu bekijken door op te klikken. De factuur wordt in PDF formaat geopend. Als u het conceptnummer aanklikt kunt u de factuur wijzigen. Zodra u tevreden bent, klik dan op. De conceptfactuur wordt nu permanent een factuur. Het factuurnummer wordt nu toegewezen en u kunt deze factuur niet meer wijzigen. Uitsluitend de verzendwijze en de factuurnotities kunnen nu nog gewijzigd worden. 5.2 Een conceptfactuur verwijderen U kunt en conceptfactuur vanuit het factuuroverzicht verwijderen, door simpelweg het kruisje uiterst rechts in te drukken. Facturama vraagt u deze handeling te bevestigen, waarna de conceptfactuur permanent wordt verwijderd. Een factuur kunt u niet verwijderen. U heeft wel de mogelijkheid een creditfactuur aan te maken, door bedragen in factuurregels negatief te maken (bijvoorbeeld -100,00) 5.3 Een factuur of pakbon bekijken of afdrukken Vanuit het overzicht kunt u een factuur bekijken en/of afdrukken door op te klikken. Een pakbon kunt u bekijken en/of afdrukken door op te klikken. Als u een factuur direct wilt afdrukken kunt u op klikken. Dit opent de factuur als PDF en activeert de (Windows) printer dialoog. 5.4 Factuur status De factuur status kunt u wijzigen als u de (concept) factuur bewerkt. De mogelijkheden zijn: Concept Wachtrij Verzonden Deels betaald Voldaan Credit factuur en Vervallen. Indien u een factuur vanuit het overzicht snel als voldaan wilt markeren, kunt u simpelweg op klikken. In het overzicht treft u geheel links voor iedere (concept)factuur ook een statuskleur aan. = Concept factuur met een datum van vandaag of eerder (behoeft actie). = Betalingstermijn verstreken en factuur nog niet als voldaan gemarkeerd. = Voldaan 6. Abonnementen Facturama biedt u de mogelijkheid abonnementen aan te maken. Abonnementen zijn producten of diensten die op reguliere basis gefactureerd dienen te worden. Abonnenten worden automatisch toegevoegd aan een conceptfactuur van dezelfde debiteur (indien voorhanden) of er wordt een nieuwe conceptfactuur aangemaakt. Pagina 6

6.1 Een nieuw abonnement aanmaken Klik in het hoofdmenu op Abonnementen en klik in het submenu op Toevoegen. Selecteer de debiteur waarvoor u het abonnement wilt aanmaken. Klik op om aan te geven of u het abonnement aan het begin van de periode, of het eind ( )van de periode wilt factureren. Selecteer het hokje gemarkeerd met PB als u wilt dat het abonnement ook op een eventuele pakbon verschijnt. Voer het aantal in en selecteer de productgroep en het product, of voer artikelnummer, omschrijving en prijs handmatig in. Ook bij abonnementen kunt u een factuurregelnotitie invullen door het driehoekje voor het artikelnummer in te drukken. Kies met welke regelmaat deze dienst of product gefactureerd moet worden en selecteer de startdatum van het abonnement. Selecteer het gewenste BTW percentage en druk op Opslaan. Noot: Indien er nog geen concept factuur is aangemaakt voor deze debiteer zal op de vervaldatum van het abonnement een concept factuur worden aangemaakt. Indien er voor deze debiteur op de vervaldatum wel al een conceptfactuur open staat, zal het abonnement aan deze conceptfactuur worden toegevoegd. 6.2 Een abonnement wijzigen U kunt een lopend abonnement te allen tijden wijzigen door in het overzicht achter het gewenste abonnement op te klikken. Noot: Aangezien een abonnement altijd wordt toegevoegd aan een conceptfactuur, kunt u de inhoud van deze conceptfactuur nog wijzigen, voordat u deze sluit en daarmee permanent maakt. 6.3 Een abonnement verwijderen U kunt een lopend abonnement te allen tijden wijzigen door in het overzicht achter het gewenste abonnement op te klikken. 7. Wachtrij In het hoofdmenu bevindt zich een wachtrij. In deze wachtrij treft u alle documenten aan die u aan uw debiteuren kunt verzenden. Zo worden o.a. voor facturen, herinneringen, aanmaningen en ingebrekestellingen automatisch documenten aangemaakt. Deze worden echter niet automatisch verzonden. Hierin heeft u altijd de laatste hand. U kunt dus altijd besluiten een bepaald document niet te verzenden. De opmaak en inhoud van de meeste documenten kunt u vrij bepalen, door in het hoofdmenu onder Instellingen de diverse sjablonen aan te passen. Pagina 7

7.1 Een wachtrij document afhandelen Vanuit het wachtrij overzicht kunt u ieder willekeurig automatisch aangemaakt document eenvoudig bekijken door in de eerste kolom over het envelopje heen te bewegen. Het document dat als bijlage wordt toegevoegd vindt u in de kolom Doc nr. U kunt het document aanklikken om het in PDF formaat te bekijken. Wilt u het verzenden van het document tijdelijk uitstellen klikt u op. Bent u tevreden en wilt u het document direct verzenden, klik dan op. Wilt u het document niet verzenden, klik dan op om het document permanent uit de wachtrij te verwijderen. 7.2 Archief Alle verzonden documenten worden gearchiveerd. Dit archief kunt u via Archief in het submenu inzien. Indien u een document nogmaals wilt verzenden, klik dan op. Indien er een in het overzicht staat, kunt u hier bekijken wanneer er een eventueel volgend document wordt aangemaakt. Indien een document gemarkeerd is met betekend dit dat de factuur is voldaan en er geen verdere documenten zullen worden aangemaakt. 8. Zoekfunctie Facturama beschikt over een vrij uitgebreide zoekfunctie. Klik in het hoofdmenu op Zoeken en selecteer in het submenu onder Zoekoptie in welke module u wilt zoeken. Kies onder Zoekspecificaties in welke velden u wilt zoeken, voer in het invoerveld in op welke zoekterm u wilt zoeken en druk op 9. Facturama accountgegevens Klik in het hoofmenu op Account. Hier kunt u de facturen die wij u voor het gebruik van Facturama sturen raadplegen. In het submenu onder Overzicht treft u uw accountnaam, ingangsdatum en vervaldatum aan. Onder Betalen kunt u de facturen voor Facturama snel een eenvoudig betalen middels ideal. Onder Facturen kunt u alle Facturama facturen raadplegen. Pagina 8