VEILIGHEIDSREGIO > HNW > HUISVESTINGSLASTEN Besparingen op huisvestingslasten ten gevolge van het nieuwe werken
AGENDA Inleiding Bezuiniging Huisvesting VR Het Nieuwe Werken Huisvestingslasten Besparing Aanpak Resumé Stellingen
INLEIDING WVR: kwaliteitsverbetering Vorming 25 Veiligheidsregio s 1/1/14 gemeentelijke BW taken -> VR s Huisvestingsvraagstukken Voor- en nadeelgemeenten. Discussie over bijdrage. Bezuinigingen gemeenten. Aanleiding voor bezuiniging op VR / BW
INLEIDING Enkele Cijfers VR s kosten 1,1 miljard; 440 mln per VR; ca. 65,--/inwoner 90% gemeente fonds, 10% via bijdrage Rijk (BDUR) Huisvestingslasten 45 90 mln 1.000 kazernes; 40/VR 900 m2 per kazerne.?
BEZUINIGINGEN Bezuinigen
BEZUINIGEN NIET: Personeel. Materieel. Dienstenpakket Etc. WEL: Huisvesting Kantoorwerkplekken Primaire proces niet schaden
HUISVESTING VR S Decentraal niveau Huisvesting van de preventie en preparatie taken op # centrale plaatsen vaak in combinatie met brandweerpost Huisvesting van de incidentbestrijding (brandweerposten) op lokaal gemeentelijk niveau Huisvesting GGD / Ambulancediensten-/voorzieningen (afhankelijk van de Veiligheidsregio) Centraal niveau Huisvesting kantoormedewerkers VR Opleidingscentrum Beleids-/bestuurscentrum Huisvesting van Risico en crisisbeheersing / GHOR Meldkamerdomein
HUISVESTING VR S Ontwikkeling Inzicht (#, m², services, onderhoud) Bij investeringen rekening houden met beheer en exploitatie Behoefte aan flexibiliteit om in te kunnen spelen op toekomstige ontwikkelingen Professionalisering Vastgoedmanagement, toekomstgericht. Samenwerking? Aandacht voor nieuwe werken
HET NIEUWE WERKEN Continue afstemming van huisvesting, ICT en andere faciliteiten op veranderingen in strategie, structuur en bedrijfsprocessen van de organisatie en daarmee samenhangende (nieuwe) werkwijzen. Het draait om: DE MENS: Medewerkers kunnen zelf bepalen waar, hoe en wanneer men het meest efficiënt en effectief zijn werk kan verrichten. Aansluiten bij werkprocessen en cultuur. DE WERKOMGEVING: De omgeving is afgestemd op het soort activiteit dat moet worden uitgevoerd. Alleen of met meerdere collega s, geconcentreed of in open ruimtes, op kantoor of op locatie. DE TECHNOLOGIE: ICT maakt tijd en plaatsonafhankelijk mogelijk. Medewerkers kunnen bewust kiezen waar, wanneer en behulp van welke middelen zij het meest efficient tot de beste resulaten kunnen komen.
HET NIEUWE WERKEN Track Record Activiteit gerelateerd Delen van werkplekken Plats en tijd onafhankelijk Ondersteunen en faciliteren Geen eenheidsworst Door HNW kunnen organisaties flexibel inspelen op veranderingen. Duurzamere bedrijfsvoering, verhogen, productiviteit, verlagen van kosten,
HET NIEUWE WERKEN Bricks Huisvesting strategisch organisatie instrument Flexibel huisvestingsconcept toekomstbestendig Ondersteuning aan mens / organisatie / werkprocessen Bouwstenen o.b.v. werkprocessen en activiteiten Duurzaamheid (hergebruik, energieverbruik, materiaalgebruik)
HET NIEUWE WERKEN Bytes Toekomstvisie ICT WIFI Digitale opslag Bring your own device samenwerk instrumenten VC / AV
Het Nieuwe HET NIEUWE WerkenWERKEN Behaviour Basisuitgangspunten top down Werkvloer bottom up Veranderproces Voorbereiden op nieuwe situatie
VALKUILEN HET NIEUWE WERKEN Valkuilen Geen integrale aanpak Geen sponsor Medewerkers niet betrokken Ontbreken draagvlak Ontevredenheid Faalkosten Gezichtsverlies Ervaringen?
HET NIEUWE WERKEN Aanleidingen om aan de slag te gaan met HNW Thema in de organisatie Flexibilisering in organisatie De ICT is aan vervanging toe Verhuizing of renovatie van de huisvesting Concentratie van activiteiten op één locatie Verandering van strategie en/of imago Verlagen huisvestingslasten
HUISVESTINGSLASTEN Kostenpost voor strategisch huisvestingsmiddel Gerelateerd aan pand en inventaris Huisvestingslasten vallen onder facilities Facilities maakt het de organisatie mogelijk om haar primaire taken uit te voeren.
HUISVESTINGSLASTEN Brandweerkazernes Kapitaallasten / gebruiksvergoeding: 50 100/m2 Onderhoudskosten 20-30 /m2 Energiekosten 15-25 /m2 Verzekeringen/heffingen Beheerkosten
HUISVESTINGSLASTEN Kantoorfuncties Nederlandse norm NEN 2748; Huisvesting Diensten en middelen ICT Externe voorzieningen Facilitair management Europese norm NEN-EN 15221: Gebouw en infrastructuur Mens en organisatie ICT Horizontale functies Strategisch facility management
HUISVESTINGSLASTEN NFC - index Benchmark NFC 9.035 per werkplek. 9.808 per FTE; flexfactor Helft gerelateerd aan gebouw Gemiddeld oppervlak 19,3 m2 / wp Daling 03 -> 13
BESPAREN Gemiddelde bezetting 50% Ca. 1 werkplek per medewerker Ca. 20 m2 / wp Mogelijkheden activiteitgericht huisvesten Veel hogere bezetting en benutting 20-40% minder werkenplekken 8-10 m2 per persoon, 11,4-12,5 m2 per werkplek Halvering ruimtegebruik
BESPAREN Rekenvoorbeeld organisatie in R dam 2013 900 werkplekken 24 m2 per werkplek Kosten (huur+service) 900 x 24 x (175+45) = 4.752.000,-- 2015 900 x 0,7 = 630 werkplekken 11,5 m2 per werkplek Kosten (huur+service) 630 x 11,5 x (175+45) = 1.593.900,-- Besparing 3.158.100,-- per jaar 50 mln
BESPAREN VEILIGHEIDSREGIO? KANTOORWERKPLEKKEN? HNW vooral geschikt voor centrale VR functies en grote Kazernes Aannames 25 veiligheidsregio s 200 kantoor medewerkers per veiligheidsregio Kosten werkplek VR 4.750 (IT, schoonmaak, energie), 1.000 (gebouw) Besparingspotentieel 25 x 200 x (1-0,7) x 5.750,-- = 8.625.000,-- 345.000 per VR Deel van beoogde bezuiniging
BESPAREN TE MOOI OM WAAR TE ZIJN? Aandachtspunten Afstoten mogelijk? Investering in nieuw kantoorconcept 400-800/m2. Kosten voor energie/schoonmaak e.d. gaan omhoog. Hogere kosten voor IT. Afspraken en gedragsregels. Vindbaarheid. Lift-, toilet-, installatiecapaciteit, akoestiek LET OP: draagvlak erg belangrijk.
AANPAK LEUK BEDACHT, HOE PAK JE DIT AAN? Opstellen business case; onderzoek besparingpotentieel. Meten is weten! (m2, wp, bezetting, benutting, kosten). Plan van Aanpak / projectplan / implementatieplan. Commitment besluitvormers. Top down. Werkplekanalyse: Interviews, enquête, verificatie. Bottom up. Transparantie, communicatie, terugkoppeling in alle fasen. Gedrags- en gebruiksregels.?
AANPAK 80% huisvesting is kazernes, hoe kan daar bespaard worden? Aantallen in lijn met spreidingsplan? Bezetting en benutting optimaal? Onderzocht of alle ruimten nodig zijn? Grootte, nut en noodzaak decentrale werkplaats, opslag, uitgifte etc onderzocht? Alle deuren benut? Multifunctioneel gebruik onderzocht? Voldoende inzicht in huur-/gebruiksovereenkomsten en opzegdata? Kloppen metrages in huur-/gebruiksovereenkomsten? Is demarcatie vastgelegd/voordelig? Zijn de onderhoudskosten en servicekosten in lijn? Vastgoedbeheer, onderhoudscontracten, inkoop geoptimaliseerd?
INSTRUMENTEN KWK AANPAK Instrumenten Finitor Facilitaire Scan en Quick Scan huisvesting MJOB / achterstallig onderhoud Bezettingsgraadonderzoek Pressure Cooker Sessies WPA 27-10-14
RESUMÉ Activiteitgericht huisvesten leidt vaak tot reductie van werkplekken, meters en kosten. Bij kantoorhoudende organisatie wordt hierdoor veel bespaard huisvestingslasten. Binnen VR s is besparingspotentieel door invoering van HNW. Een deel van de noodzakelijke bezuinigingen kunnen gerealiseerd worden door besparingen op huisvestinslasten. Naast HNW zijn er in kazernes mogelijkheden om te besparen op huisvestingslasten.
STELLINGEN 1. De VR s hebben voldoende grip op huisvestingslasten en het vastgoedbeheer
STELLINGEN STELLINGEN 2. HNW is niet mogelijk in brandweerkazernes
STELLINGEN STELLINGEN 3. De huidige brandweerkazernes zijn ook geschikt voor de Brandweerzorg in de toekomst