Om in regel te zijn met de nieuwe wetgeving vanaf 1 oktober 2016, worden alle arbeidsovereenkomsten van Recrewtment vanaf die datum automatisch elektronisch verstuurd. Federgon, de federatie van HR-dienstverleners, heeft hiervoor een partnership afgesloten met UnifiedPost. U krijgt vóór aanvang van uw opdracht uw arbeidsovereenkomst elektronisch doorgestuurd en u kan deze meteen elektronisch ondertekenen. In uw persoonlijke AdminBox van UnifiedPost kan u bovendien steeds al uw contracten raadplegen. Dit geldt niet enkel voor de arbeidsovereenkomsten van Recrewtment maar ook van alle andere uitzendkantoren die met UnifiedPost samenwerken. EERSTE AANMELDING OP UNIFIEDPOST De eerste keer dat u een arbeidsovereenkomst via Unified Post in uw mailbox krijgt, dient u een gebruikersprofiel en paswoord aan te maken. Vanaf dan kan u steeds op een zeer eenvoudige manier uw contracten digitaal ondertekenen en archiveren. Aan de hand van onderstaande handleiding proberen we u door de eerste aanmelding te loodsen. 1. De eerste keer dat u een elektronische arbeidsovereenkomst van Recrewtment krijgt, zal u onderstaande mail worden toegestuurd. U klikt op Activeer Adminbox om uw persoonlijk profiel aan te maken.
2. U wordt doorverwezen naar de website van UnifiedPost waar u uw account kan vervolledigen. U vult het e-mailadres in waarop u in toekomst uw contracten wil ontvangen en een paswoord om uw account te beveiligen Daarna klikt u op Maak account aan 3. Na het aanmaken van uw persoonlijk profiel wordt u doorverwezen naar uw persoonlijke AdminBox. In uw persoonlijke adminbox ziet u 2 menu opties: Documenten en Taken. Bij Documenten kan u een archief terugvinden van alle contracten die door Recrewtment en andere organisaties zijn verstuurd. Bij Taken vindt u een overzicht van alle contracten die door u nog dienen getekend te worden.
4. U klikt op Taken om uw eerste digitaal contract van Recrewtment terug te vinden. U klikt op Ondertekenen om het eerste contract te ondertekenen. In de volgende stap kan u het contract nog nalezen voordat u effectief dient goed te keuren. 5. U krijgt nu een kopie van de arbeidsovereenkomst op uw scherm te zien. Kijk deze overeenkomst goed na en kies dan Onderteken met paswoord. U hebt ook de optie om te ondertekenen met eid. Wij raden echter het ondertekenen met paswoord aan, aangezien deze optie sneller en gebruiksvriendelijker is.
6. Nadat u ondertekenen met paswoord hebt geklikt krijgt u onderstaand scherm te zien. U dient éénmalig een mandaat aan te maken om ook in toekomst contracten elektronisch te kunnen ondertekenen. Klik op Maak uw mandaat aan 7. In het volgende scherm hebt u de keuze hoe u uw mandaat éénmalig wil ondertekenen. U klikt op Ik onderteken met een code die ik via email ontvang en daarna klikt u op volgende. U ontvangt na enkele ogenblikken automatisch een mail met een éénmalige code. Deze code hebt u in stap 9 nodig. U hebt ook de keuze om te ondertekenen via eid of uw code via sms te ontvangen.
8. U komt nu terecht in het scherm Uw persoonlijke instellingen In dit scherm kan u kiezen op welke manier u in de toekomst uw contracten wil ondertekenen. Wij raden aan om te kiezen voor Waarschuwing via e-mail om in toekomst een e-mail te ontvangen als er een nieuw contract Van Recrewtment klaar staat in uw AdminBox. U hebt ook de mogelijkheid om een waarschuwing via SMS te krijgen. U kiest bovendien een paswoord dat u zal gebruiken om in toekomst uw contracten digitaal te ondertekenen. Daarna klikt u op volgende. 9. In het volgende scherm krijgt u het mandaat te zien waarmee u akkoord gaat om in toekomst elektronische arbeidsovereenkomsten te ontvangen. U klikt op ondertekenen en vult de code in die u na stap 7 hebt ontvangen in uw mailbox.
10. Proficiat! U bent klaar om uw arbeidsovereenkomsten vanaf nu elektronisch te ondertekenen. Het ondertekende mandaat kan u steeds terugvinden in de rubriek Documenten van uw AdminBox. Stap 6 tot en met 10 dient u éénmalig uit te voeren. Om uw eerste contract van Recrewtment elektronisch te ondertekenen klikt u nu op Contract ondertekenen. 11. U ziet nu terug het scherm met uw arbeidsovereenkomst van Recrewtment die u elektronisch kan ondertekenen. U klikt op Onderteken met paswoord en u vult het paswoord in dat u hebt gekozen in stap 8.
12. Proficiat! U hebt uw arbeidsovereenkomst succesvol getekend. Het contract is succesvol getekend en gearchiveerd in Documenten. Om terug naar uw AdminBox te gaan klikt u op Home. 13. Uw ondertekend contract alsook het mandaat is terug te vinden in Documenten. Vanaf het moment dat u deze stappen hebt doorlopen bent u klaar om ook in toekomst al uw arbeidsovereenkomsten digitaal te tekenen. Vanaf nu zal u telkens een mail krijgen als er een nieuw contract beschikbaar is. Door op de link in de mail te klikken kan u eenvoudig uw contract ondertekenen met het invoeren van uw paswoord. Indien u nog vragen hebt over het elektronisch ontvangen en ondertekenen van uw arbeidsovereenkomsten, aarzel niet om contact op te nemen met uw vaste contactpersoon binnen Recrewtment.