Import en Export Datum: 27-10-2014 Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. MKG versie: V004021A00-03 2014, by MKG Nederland B.V. www.mkg.nl Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No parts of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the Publisher
Inhoudsopgave Inleiding... 4 1. Importeren... 5 1.1. Import script onderhouden... 6 1.2. Importscript aanpassen... 7 1.3. Weergeven van log bestand... 14 1.4. Importeren van een import script... 14 1.5. Testen van import script... 15 1.6. Uitvoeren van import script... 15 1.7. Exporteren van import script... 15 1.8. Koppelen van importscripts... 16 2. Exporteren... 17 2.1. Exporteren vanuit browselijsten... 17 2.2. Exporteren vanuit rapporten beheer/ rapport viewer... 17 2.3. Exporteren van rapportgegevens in xml bestand... 18 2
Import en Export Voorwoord Dit handboek is bedoeld om inzicht en overzicht te verkrijgen in de mogelijkheden voor het importeren en exporteren van gegevens binnen de MKG software. We wensen veel plezier bij het lezen van dit handboek en hopen dat het helpt om een goede indruk te krijgen van de mogelijkheden van onze software. Wellicht ten overvloede willen we wijzen op het bestaan van verschillende cursussen. Naast de MKG ERP basistraining worden er verschillende vervolgtrainingen door MKG verzorgd. De basiskennis, opgedaan tijdens de basistraining, is nodig bij de vervolgtrainingen en voor het doornemen van de MKG handleidingen. Handleidingen worden meegeleverd met onze software, en zijn te vinden via het menu-item 'Help' of onder de <F1> toets. Voor vervolgtrainingen kunt u zich via onze website aanmelden (www.mkg.nl). Weergaven die u kunt aantreffen in dit boek: Een verwijzing. Bijvoorbeeld: hoofdstuk 2 Een te volgen menupad: MKG -> Help -> Handleidingen Belangrijke trefwoorden/menukeuzes/etc.: Betalingscondities Aanduiding van een toets of toetsencombinatie: <F9> of <Ctrl+C> Voorbeeldweergave van opmerkingen (tips en belangrijke aanwijzingen) Tip: Om de lezer te attenderen op een handigheidje. Let op! Om de lezer te attenderen op o.a. belangrijke instellingen. De in de handleiding gebruikte Schermafbeeldingen kunnen afwijken van een specifieke bedrijfssituatie. Oorzaak hiervan is dat de getoonde schermen afhankelijk kunnen zijn van de systeeminstellingen en tabellen binnen MKG. Daarnaast kan het zijn dat schermen of schermdelen verborgen blijven, doordat een gebruiker beperkte toegang en rechten kan hebben. Handboeken worden per versie onderhouden en bijgewerkt. 3
Inleiding Voor het importeren en exporteren van data staan er binnen MKG een aantal gereedschappen ter beschikking die in dit handboek besproken worden. Denk bij het importeren van data aan het eenmalig inlezen van stamgegevens zoals relatiegegevens, debiteur- en crediteurgegevens bij de invoering van MKG. Of bijvoorbeeld aan het regelmatig inlezen van gegevens uit de stuklijst van een ontwerpprogramma in een stuklijst of productieorder in MKG. Daarnaast kan het voorkomen dat gegevens uit MKG dienen als bron voor externe software. Als voorbeeld kunnen gegevens naar Excel geëxporteerd en verder bewerkt worden. 4
Import en Export 1. Importeren Dit hoofdstuk beschrijft de diverse inrichtingsmogelijkheden en functies van de module Importeren. Onderstaande afbeelding geeft het importproces weer. In een importscript wordt beschreven welk bestand de bron is, hoe het bestand verwerkt wordt en wat het resultaat dient te zijn. Bij succesvolle import wordt (een deel) van het importbestand omgezet naar velden binnen de MKG database. De velden worden gecontroleerd aan de hand van Business Logics (BL). Dit betekent bijvoorbeeld een controle op aanwezigheid van verplichte velden. Indien gewenst kan er een log bestand aangemaakt worden met informatie over de verwerking (ook foutgegevens). Bij geheel of gedeeltelijk succesvolle import, kan optioneel een extensie opgenomen worden in de naam van het importbestand. Hierdoor is duidelijk dat het importbestand ingelezen is. Wanneer bij de verwerking fouten voorkomen, bijvoorbeeld omdat een sleutelveld ontbreekt, dan kan optioneel een foutbestand aangemaakt worden. Deze bevat het deel van de import die niet ingelezen kon worden. Bron: CSV Bestand Gebruikersactie: Uitvoeren importscript Importscript Bron: XML Bestand Verwerking: Script instellingen & BL controle toepassen over data Goed Fout Output: Log bestand OK bestand Output: Log bestand Error bestand MKG Database 5
1.1. Import script onderhouden Open het scherm Onderhoud import script door in het MKG menu te kiezen voor Systeem -> Import. Afbeelding 1.1. Onderhoud import script Binnen dit scherm kunnen import scripts aangemaakt en onderhouden worden: Omschrijving: Geef hier een (korte) omschrijving van het import script in. Type: Geef hier aan of de import bedoeld is om tabellen te vullen zoals de relatietabel, of dat hiermee een proces uitgevoerd moet worden. Bijvoorbeeld een herwaardering op een aantal artikelen. Log bestand: Geef het pad en het bestand op welke MKG gebruikt als log- bestand. Let op! dit moet een XML- bestand zijn. Memo: Geef hier een (uitgebreide) omschrijving van het import script in. 6
Import en Export 1.2. Importscript aanpassen Het scherm Onderhoud script wordt weergegeven na de selectie van een script en de keuze van het Onderhoud script icoontje. Binnen dit scherm worden de basisinstellingen voor de import vastgelegd. Het bovenste gedeelte van het scherm ( Import script ) wordt overgenomen uit het vorige scherm. Afbeelding 1.2. Import script Tabellen Maak gebruik van de knop Toevoegen om een doeltabel te selecteren. Het is mogelijk om meer dan één tabel te importeren met hetzelfde importscript door meerdere tabellen op hoofdniveau toe te voegen. De tabellen zullen geïmporteerd worden in de volgorde van toevoegen. Processen Indien er gekozen is voor het import type Proces, maak dan gebruik van de knop Toevoegen om het proces te selecteren waarmee de gegevens verwerkt worden. De verwerking van gegevens vindt plaats in de actuele administratie. 7
Afbeelding 1.3. Toevoegen proces Binnenboeken goederen: Binnenboeken van inkooporders met status besteld aan de hand van de velden inkoopordernummer(s) en regelnummer(s). Herwaardering: Selectie van een of meerdere artikelen en/of partijen in de module Tellijst. Het te verwerken aantal en eenheid, met optioneel een magazijnlocatie kunnen ingelezen worden. Vervolgens kan de voorraadherwaardering via de knop Verwerk uitgevoerd worden. 1.2.1. Tabblad Algemeen Inkoopfacturen boeken: Boeken van facturen op inkooporderregels met de status binnengeboekt aan de hand van inkooppakbon-header en regelnummers. De mogelijkheden in het tabblad Algemeen worden hier beschreven. Afbeelding 1.4. Algemeen tabblad van scherm Import Script 8
Import en Export Bestand Selecteer het importbestand voor de import. Tip: Het is mogelijk om meerdere bestanden te importeren met het * -teken. Geef bijvoorbeeld c:\tmp\*stuklijsten* in. Hierdoor worden alle bestanden in de map c:\tmp die in de bestandsnaam stuklijsten bevatten geïmporteerd. Het tijdstip van aanmaken van de bestanden bepaald de volgorde van inlezen. Wanneer niets ingevuld wordt zal bij het uitvoeren van het import script onderstaand scherm verschijnen. Het is dan mogelijk handmatig een bestand te selecteren. Afbeelding 1.5. Selectiescherm bij uitvoeren van import script zonder importbestand Type Geef aan of het importbestand een Tekst of XML bestand is. Een tekstbestand is een bestand met platte tekst waarin de velden door middel van scheidingstekens worden gescheiden. XML node (bij type XML) Wanneer bij Type voor XML gekozen is, dan wordt deze optie getoond. Geef hier de naam in van het gedeelte van het XML bestand dat ingelezen dient te worden. Afbeelding 1.6. Opties bij Type = XML Onderstaande afbeelding toont een XML bestand, weergegeven in Internet Explorer. Hier is duidelijk het gedeelte te zien met de te importeren data (begint met <prmv> en eindigt met </prmv>). De XML node is in dit geval prmv. 9
Afbeelding 1.7. Voorbeeld XML bestand Scheidingsteken (bij type tekst ) Geef hier het scheidingsteken in dat in het importbestand wordt gebruikt om de velden te scheiden. Scheidingsteken decimalen: Geef in dit veld in met welk teken decimalen worden gescheiden in het importbestand. Import datum formaat: Met dit keuzeveld wordt aangegeven in welk formaat de datum is opgebouwd in het importbestand. Informatie begint op regel (bij type Tekst ) Geef het regelnummer van het importbestand in waar de daadwerkelijke data begint. Wanneer het importbestand een beginregel met hoofdinformatie of velddefinities bevat, dan zal hier vaak voor regel 2 gekozen worden. Tip: XML bestanden hebben veelal een gestandaardiseerde veldopbouw. Het standaard datumformaat is yyyy-mm-dd en het standaard teken voor decimalen is. Voorbeeld: Naam_veld1;Naam_veld_2;Naam_veld3 Waarde_veld1;Waarde_veld2;Waarde_veld3 Waarde_veld1;Waarde_veld2;Waarde_veld3 10
Import en Export Waarde_veld1;Waarde_veld2;Waarde_veld3 In het voorbeeld hierboven bevat regel 1 de definitie van de veldnamen, de import dient pas vanaf regel 2 te beginnen. Herken velden in het import bestand automatisch Vink deze optie aan wanneer in het importbestand de veldnamen corresponderen met de veldnamen in de MKG database. De import module zal dan zelf de juiste velden vullen, de volgorde is dan niet meer van belang. Bij ontbrekende velden in het import bestand Geen actie: Onderneem bij een ontbrekend veld geen actie. Lees het record niet in: Lees het gehele record (is één regel met een of meerdere velden) niet in. Lees het parent record niet in: Als de import meerdere niveaus bevat en bij een onderliggend niveau een veld ontbreekt, dan wordt naast de desbetreffende regel ook de bovenliggende regel niet ingelezen. Lees het bestand niet in: Lees het gehele import bestand niet in bij ontbrekende velden Bij ontbrekende vertaling van een veld Verwerk ingelezen waarde: Negeer de ontbrekende vertaling en lees de resterende velden in. Lees geen waarde in: Negeer de ontbrekende vertaling en lees een leeg veld in. Lees het record niet in: Lees het gehele record (is één regel met meerdere velden) niet in. Lees het parent record niet in: Bij ontbrekende vertaling wordt de bovenliggende record ook niet ingelezen. Lees het bestand niet in: Lees het gehele import bestand niet in. Bij dubbele regels in het import bestand: Negeer de laatst ingelezen regel: Negeer enkel het dubbele record. Overschrijf een eerder ingelezen regel: Overschrijf het eerdere dubbele record. Lees het record niet in: Lees geen van de dubbele records in. Lees het parent record niet in: Het bovenliggende record wordt ook niet ingelezen. 11
Lees het bestand niet in: Lees het gehele import bestand niet in. Als gegevens al voorkomen in de database: Niet overschrijven: Niet overschrijven van al bestaande records. Overschrijf hele record: In zijn geheel overschrijven van al bestaande records. Overschrijf alleen de importvelden: Overschrijf, van al bestaande records, alleen die velden die in het importbestand zijn opgenomen, laat overige velden ongewijzigd. Lees het parent record niet in: Het bovenliggend record wordt ook niet ingelezen. 1.2.2. Tabblad Velden. Lees het bestand niet in: Lees het gehele import bestand niet in. Afbeelding 1.8. Tabblad Velden In dit tabblad worden alle velden weergeven van de toegevoegde tabel. Toon Selecteer hier hoe de gegevens in de kolom Veld getoond worden. De opties zijn: Omschrijving: Omschrijving van het veld, zoals in de MKG database. Veldnaam: De veldnaam, zoals in de MKG database. Veldnaam en omschrijving: Een combinatie van de MKG veldnaam en omschrijving. Kolom Veld Toont voor de geselecteerde tabel alle beschikbare velden. 12
Import en Export Kolom Default waarde Voor een veld is het mogelijk een default of standaard waarde vast te leggen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het importen van een bestand met artikelen waarbij ieder artikel verwijst naar dezelfde crediteur. Kolom Import (importbestand type Tekst, zie tabblad Algemeen ) Geef hier op het kolomnummer welke de data van het veld bevat. Kolom Import (importbestand type XML, zie tabblad Algemeen ) Geef hier de volledige veldnaam in zoals deze in het importbestand vastgelegd is. Let op! Het handmatig opgeven van een kolomnummer (documenttype tekst ) of van een veldnaam (documenttype XML ) is leidend als tevens Herken velden in het import bestand automatisch aangevinkt is. Als veld ontbreekt in import dan Hier zijn dezelfde mogelijkheden beschikbaar als in het tabblad Algemeen, maar geldt enkel voor het geselecteerde veld en zal altijd vóór de algemene instelling gaan. Als vertaling ontbreekt dan Hier zijn dezelfde mogelijkheden beschikbaar als in het tabblad Algemeen, maar geldt enkel voor het geselecteerde veld en zal altijd vóór de algemene instelling gaan. Tip: Wanneer bijvoorbeeld in het tabblad Algemeen ingesteld is dat bij ontbrekende velden het volledige bestand niet ingelezen wordt, kan er hier voor één enkel veld een uitzondering ingegeven worden. Bij de instelling Geen actie op veldniveau zal bij het ontbreken van alleen dit specifieke veld het bestand wel ingelezen worden. Kolom Bron waarde Definieer hier voor het geselecteerde veld welke bronwaarde de import moet herkennen om deze naar de doelwaarde om te zetten. Bijvoorbeeld voor het omzetten van de waarde nee naar de waarde 0. Kolom Doel waarde Geef hier op wat de doelwaarde moet zijn als de import module een bronwaarde. Tip: Het is niet noodzakelijk om de bronwaarden True of False om te zetten naar 1 of 0. 13
1.3. Weergeven van log bestand Bij het accepteren van de vraag of het log bestand weergegeven moet worden, wordt het scherm Resultaat import script getoond (na het succesvol testen of starten van een importscript). Ook kan dit scherm getoond worden via het icoontje Log bestand. Afbeelding 1.9. Het log bestand dat na een test- of inleesactie weergegeven wordt. Het log bestand wordt in dit scherm getoond. Door gebruik te maken van de selectievakken bovenin beeld, zijn kunnen de gegevens gefilterd worden. Hierbij kan de gebruiker naar type, melding niveau en ondernomen acties filteren. 1.4. Importeren van een import script Het scherm Importeren van een import script wordt geopend na het klikken van het icoontje. Hiermee kan een eerder opgeslagen import script ingelezen worden. 14
Import en Export Afbeelding 1.10. Importeren van een import script Bestand Selecteer het XML- bestand van het desbetreffende script. Inlezen als nieuw import script/ Bestand import script vervangen Kies ervoor om het script als nieuw script in te lezen of een al bestaand script te overschrijven. Omschrijving Het is mogelijk een andere omschrijving dan in het script is opgeslagen te gebruiken. Vul dan hier de juiste omschrijving in. 1.5. Testen van import script Test het script via het icoontje en lees hierbij geen gegevens in. Na het testen kan gekozen worden om het log bestand weer te geven, zodat de gebruiker eventuele foutmeldingen en waarschuwingen kan evalueren en het importscript kan aanpassen. 1.6. Uitvoeren van import script Voer het script uit en lees daadwerkelijk gegevens in. Na het uitvoeren kan gekozen worden het log bestand weer te geven. 1.7. Exporteren van import script Klik op het icoontje en start de export van het importscript. Er wordt gevraagd of de gebruiker het importscript naar de consultancy desk wil e-mailen. Bij het kiezen voor Ja wordt een nieuw e-mailbericht aangemaakt met hierin een XML-bestand die de importdefinitie bevat. Wanneer er voor Nee wordt gekozen kan het importscript opgeslagen worden in een map. Zo kan bijvoorbeeld na het succesvol testen in de oefenomgeving het importscript bewaard worden en weer ingelezen worden in de echte omgeving. 15
1.8. Koppelen van importscripts Veelgebruikte importscripts kunnen aan het MKG menu of aan een menugroep toegevoegd worden zodat deze snel uitgevoerd kunnen worden. Via een klik met de rechtermuisknop in de menugroep kan, net als bij het toevoegen van een rapport, ook een importscript toegevoegd worden. Afbeelding 1.11. Rechtermuisknopmenu Menu groep Wanneer op het icoontje van het script geklikt wordt met de linkermuisknop zal eerst een bevestigingsvraag naar voren komen of het script uitgevoerd dient te worden. Bij het kiezen voor Ja zal het script uitgevoerd worden waarna de gebruiker de keuze heeft om het log-bestand van de import in te zien. 16
Import en Export 2. Exporteren 2.1. Exporteren vanuit browselijsten Wanneer een browselijst geopend is, kunnen de gegevens via de rechtermuisknop geëxporteerd worden naar Excel of naar OpenOffice Calc (afhankelijk van de geïnstalleerde software). Afbeelding 2.1. Export vanuit browselijst Zie handboek Standaard bediening voor meer informatie over browselijsten en selectiemogelijkheden. 2.2. Exporteren vanuit rapporten beheer/ rapport viewer Vanuit de rapport viewer (Crystal viewer) is het mogelijk data te exporteren naar diverse bestandsformaten. De belangrijkste formaten staan in de volgende tabel: Acrobat Format (PDF) Text (TXT) Crystal Reports (RPT) HTML 3.2 HTML 4.0 MS Excel 97-2000 MS Excel 97-2000 (data only) MS Word (RTF) ODBC Record style (columns no spaces) Text style Record style (columns with spaces) Report definition Rich Text Format Separated Values (CSV) Tab- separated text Text XML De export is mogelijk door het icoontje Rapport exporteren te selecteren. Afbeelding 2.2. Export van data vanuit de viewer 17
Wanneer vanuit Rapporten beheer een rapport uitgevoerd wordt kan, afhankelijk van de rapport instellingen, onderstaand scherm weergegeven worden. Hier is mogelijk direct (zonder rapport viewer) een export uit te voeren. Afbeelding 2.3. Doel rapportage bij het uitvoeren van een rapport. Zie voor meer informatie over rapport instellingen het handboek Rapportage. 2.3. Exporteren van rapportgegevens in xml bestand Het is mogelijk om gegevens uit MKG via een rapport te exporteren naar een xml bestand. Door in de rapportdefinitie een verwijzing te maken naar een niet bestaand *.rpt (crystal reports bestand) wordt een xml bestand gemaakt met de naam van dit niet bestaande bestand. In het volgende voorbeeld worden artikelgegevens geëxporteerd naar een xml bestand. Details, bijvoorbeeld het aanmaken van een zogenaamde query, zijn te vinden in het handboek Rapportage. In de volgende figuur wordt een voorbeeld getoond van een mogelijke rapportdefinitie. 18
Import en Export Afbeelding 2.4. Voorbeeld van rapportdefinitie Als nu het rapport arti.rpt niet bestaat (zoals in de rapportdefinitie te zien is), zal MKG bij het uitvoeren van het rapport toch een bestand aanmaken, namelijk arti.xml. Dit tijdelijke bestand kan gevonden worden in de map %tmp%/mkgxml (Let op, het tijdelijke bestand wordt verwijderd als MKG gesloten wordt). Via een import kunnen nu de geëxporteerde gegevens bijvoorbeeld geïmporteerd worden in een andere administratie. 19
Slotwoord U bent aan het einde gekomen van dit handboek. Wij van MKG hopen, dat veel dingen die u gelezen hebt, iets kunnen betekenen voor uw onderneming. Dit handboek beschrijft natuurlijk vooral de algemene situatie. Toch zou het voldoende handvaten moeten geven om antwoorden te vinden op veel van uw vragen. We kunnen ons voorstellen dat er nog zaken zijn waarop u dieper wil ingaan. Hiervoor heeft MKG een groot aantal consultants in dienst. Zij kunnen u op verschillende vlakken van dienst zijn. Bijvoorbeeld voor het geven van bedrijfskundige en/of financiële adviezen. Nieuwe bedrijfsprocedures met de daarbij behorende inrichtingsvraagstukken worden samen met u besproken om uiteindelijk te komen tot een zo optimaal mogelijke inrichting van de software. Bent u geïnteresseerd of wilt u een afspraak maken dan is uw projectleider of accountmanager uw directe aanspreekpunt. Voor vragen van functionele aard belt u met onze Consultancy desk. Zij vertellen u graag alles over de werking en kijken met behulp van het programma Teamviewer, indien nodig gewoon met u mee. Het telefoonnummer kunt u vinden op onze website (www.mkg.nl). Het MKG team hoopt dat u plezier heeft beleefd aan het lezen van dit handboek en wenst u veel succes bij het werken met de MKG software. 20