Deelplan IC Inkoop en aanbestedingen 2014 Gemeente Lingewaard 0
Inhoudsopgave Inhoud 1. Aanleiding... 2 2. Structureel / incidenteel... 3 3. Opdrachtgever... 3 4. Opdrachtnemer... 3 5. Relevante wet- en regelgeving... 3 6. Rapportage... 3 7. Frequentie... 4 8. Omvang van de controle... 4 9. Werkwijze... 5 10. Tijdsplanning... 5 11. Waarom (risico s)... 7 Bijlage 1: Checklist aanbestedingen... 9 Bijlage 2: Checklist inkopen... 10 Bijlage 3: Checklist mutaties stambestand crediteuren... 11 Bijlage 4: Spoed en termijnbetalingen... 12 1
1. Aanleiding Aanleiding van de interne controle op het proces Inkoop- en aanbestedingen ligt in het Jaarplan IC 2013. In paragraaf 3.3 van het jaarplan is het onderstaande geschreven over het proces Inkoop en aanbestedingen. Actualiteiten in het proces Inkopen en aanbestedingen vertegenwoordigen een aanzienlijk financieel belang. In de voorgaande jaren zijn er in de organisatie aanzienlijke stappen gezet om de inkoop en aanbesteding verder te professionaliseren. Daarnaast blijft het noodzakelijk de toepassing van de Europese aanbestedingsregels vooral bij inkopen van goederen of diensten te monitoren. Op 1 april 2013 is de Aanbestedingswet 2012 in werking getreden. Door middel van dit Aanbestedingsbesluit zijn de Gids proportionaliteit en het Aanbestedingsreglement Werken (ARW) 2012 aangewezen als verplichte richtsnoeren. Binnen het inkoopbestand zal gezocht worden in hoeverre de richtlijnen worden gevolgd in het kader van Europese aanbestedingen. Door raadpleging van diverse bronnen (investeringslijsten, crediteurenbestand, team inkoop) dient hierin inzicht te worden verkregen. In dit onderdeel vindt controle plaats van de inkoopfacturen. Dit betreft een bestand van ± 14.200 inkoopfacturen op jaarbasis. Afgelopen jaren heeft hier al een verbetering plaatsgevonden onder meer door de realisatie van een contractenregister in 2013. Een verplichtingenadministratie ontbreekt nog steeds waardoor risico s worden gelopen met de rechtmatigheid van aanbestedingen. Vanaf 1 januari 2012 is een start gemaakt met digitale facturering. Facturen gaan niet meer fysiek de organisatie in, maar worden gescand en vervolgens digitaal aan de verantwoordelijke personen aangeboden. IC insteek Binnen het proces Inkoop en aanbestedingen zijn diverse deelprocessen aanwezig. Hieronder wordt een globale opsomming gegeven van deze deelprocessen evenals de wijze van IC; Inkoopproces regulier: Factuurcontrole De werking van het inkoopproces wordt door de medewerker AO/IC aan de hand van 25 willekeurige facturen gecontroleerd. Deze worden steekproefgewijs geselecteerd. Bij deze controle word gelet op: o Controle op autorisatie (aansluiting autorisatiestructuur op de geldende mandaatregister), verwerking in de financiële administratie en betaling o Controle op de juistheid van BTW labeling Spoed/handmatige betalingen Middels een steekproef van 25 spoed/handmatige betalen wordt de werking van dit proces beoordeeld. Controle op crediteuren termijnbetalingen Middels een steekproef van 10% van de totale populatie crediteuren termijnbetalingen wordt de werking van betreffende proces beoordeeld. Controle op integriteit stambestand crediteuren Middels een steekproef van 25 mutaties stambestand crediteuren wordt de werking van het betreffende proces beoordeeld. 2
Aanbestedingen Gegevensgerichte controle op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en de Aanbestedingswet 2012 (Proportionaliteitsgids) op basis van de inkoopvolumes per crediteur (inkoopvolume per crediteur > 50.000). Voor de interim controle wordt een uitdraai uit het financiële systeem gemaakt met alle crediteuren. Daarvan wordt een selectie gemaakt met crediteuren > 50.000. De populatie wordt bepaald door alle crediteuren boven de 50.000. Vandaaruit wordt een kritische deelwaarneming uitgevoerd (aantal in overleg met de accountant). Zie checklist 1. Risico s: De risico s die worden gelopen betreffen kosten die ten onrechte worden verantwoord (o.a. digitale handtekening ontbreekt of onjuiste digitale handtekening), op een verkeerd product worden geboekt of niet worden betaald aan juiste crediteur. Het ontbreken van of een onvolledig contractenregister en het ontbreken van een verplichtingenadministratie kan leiden tot het niet correct volgen van de Europese aanbestedingsregels of eigen inkoopbeleid. 2. Structureel / incidenteel Vanuit risicoperspectief is dit een structurele interne controle. 3. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de interne controle 2014 is het Managementteam. Een samenvatting van alle deelrapportages over het jaar 2014 wordt, naar verwachting 1 e kwartaal 2015, aan het Managementteam aangeboden. 4. Opdrachtnemer Opdrachtnemer is de proceseigenaar van het proces Inkoop en aanbestedingen, te weten de afdeling Bedrijfsvoering, team Inkoop. De daadwerkelijke controle wordt uitgevoerd door de medewerker AO/IC onder verantwoordelijkheid van de Concerncontroller. 5. Relevante wet- en regelgeving In het Normenkader (zie bijlage 3 Jaarplan IC 2014) is de bestaande wet-en regelgeving per proces vermeld. De daadwerkelijke interne controle op het proces Inkoop en aanbestedingen beperkt zich echter tot de volgende relevante wet- en regelgeving: Europese aanbestedingsregels en Europees Verdrag wet ketenaansprakelijkheid Aanbestedingswet 2012 Gids proportionaliteit Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2012) Fiscale wetgeving (Btw-compensatiefonds, Wet omzetbelasting etc.) Budgethoudersregeling Mandaatregeling 2011 (tot 02-04-2014) Besluit mandaat volmacht en machtiging Lingewaard 2014 (vanaf 02-04-2014) 6. Rapportage De uitkomsten van het onderzoek worden besproken met de teamleider Juridische Zaken, Inkoop en Financiën en (procesverantwoordelijke) en eventueel aangepast. De medewerker AO/IC verwerkt de uiteindelijke bevindingen en aanbevelingen in een deelrapport dat gericht is aan de betreffende teamleider. De bevindingen/aanbevelingen worden in een spreadsheet bijgehouden. Tevens wordt een samenvatting van alle deelcontroles opgesteld dat gericht is aan het MT. 3
7. Frequentie Het proces Inkoop en aanbestedingen is aan te merken als continu en routinematig proces. Dagelijks worden er gemeente-breed contracten afgesloten/ opdrachten verstrekt waarbij het Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente Lingewaard van toepassing is dan wel de Europese regelgeving moet worden gevolgd. De reguliere inkopen en het muteren van de stamgegevens crediteuren vinden in principe dagelijks plaats door de financiële administratie (Team Financiën). Twee dagen in de week, te weten de dinsdag en de donderdag vinden de bulk-betalingen (via een batch-betaling) plaats; eveneens door de financiële administratie. Tevens vinden er, indien noodzakelijk, dagelijks handmatige/spoedbetalingen plaats. Conform het Jaarplan IC 2014 wordt het proces Inkoop en aanbestedingen voor de interne controle 2014 op één bepaald moment in het jaar gecontroleerd (gezien de tijdspanne en de capaciteit in de organisatie). Conform de Tijdsplanning zoals deze in bijlage 1 van het Jaarplan IC 2014 is opgenomen vindt de controle plaats in de maand december. 8. Omvang van de controle De gemeentelijke nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2008 heeft betrekking op verschillende soorten inkopen en aanbestedingen. Bij elke aanbestedingsvorm geldt dat er een risico bestaat dat de gemeente Lingewaard de aanbestedingen onrechtmatig, ofwel niet volgens de daartoe geldende procedure, uitvoert en hierdoor geconfronteerd wordt met claims. Daarnaast moet de gemeente voldoen aan Europese richtlijnen. Aanbestedingen moeten volgens de EU richtlijnen aan drie vereisten voldoen. Dit zijn: transparantie, objectiviteit en non-discriminatie. Ook heeft de EU grensbedragen vastgesteld, wanneer men als overheidsinstantie Europees moet aanbesteden. Deze grensbedragen zijn voor 2014 vastgesteld in euro exclusief BTW en zijn ingedeeld in 3 categorieën: werken ( 5.186.000, diensten 207.000 en leveringen 207.000). Inkoop regulier: De werking van het inkoopproces wordt gecontroleerd aan de hand van 25 willekeurige gekozen inkoopfacturen. Deze worden steekproefgewijs geselecteerd. Ten aanzien van de spoedbetalingen dienen 25 deelwaarnemingen beoordeeld te worden; uitgaande van ca 350 spoedbetalingen per jaar en een positief oordeel o.b.v. het interview en/of de algemene controle. Er dient een willekeurige selectie gemaakt te worden binnen de gedane betalingen. crediteuren. Op de crediteuren termijnbetalingen zal een deelwaarneming van 10% plaatsvinden (bij populatie < 200). Uiteraard uitgaande van een positief oordeel o.b.v. het interview en/of de algemene controle. De controle op de mutaties stamgegevens crediteuren vindt plaats op basis van een totaallijst wijzingen crediteurenstamgegevens op te vragen. Vanuit deze populatie worden 25 deelwaarnemingen getrokken. (uitgaande van een positief oordeel o.b.v het interview en/of de algemene controle) op basis van ca 6.800 mutaties per jaar. Aanbestedingen: 4
Er zal een analyse plaatsvinden op basis van inkoopvolume crediteuren > 50.000. De populatie wordt bepaald door alle crediteuren boven de 50.000. Vandaaruit wordt een kritische deelwaarneming uitgevoerd (aantal i.o.v.m. de accountant). Tot slot zal er specifiek gekeken worden naar de budgethouder/budgetbeheerder in relatie tot de mandaatregeling (zie IC IT). 9. Werkwijze 1. Uitvoeren lijncontroles. 2. Controleren of er procesbeschrijvingen en/of werkinstructies aanwezig zijn en dat deze voor iedereen beschikbaar zijn. 3. Meelopen met de medewerkers en/of procesverantwoordelijke(n) interviewen en vaststellen dat de medewerkers conform de procedures werken. Tevens een eerste oordeel vormen over de volledige, juiste en tijdige uitvoering van het proces en de risico s in het proces. 4. Controleren via team Inkoop of voor leveringen/diensten bij een bedrag 207.000 en bij werken 5.186.000 Europees is aanbesteed. De uitkomst van deze algemene controle is mede bepalend voor de deelwaarneming van onderstaande controle. 5. Vaststellen dat het intern/extern inkoopbeleid is nageleefd (zie checklist 1: Inkoopfacturen) a. Europese aanbesteding van toepassing? b. Zo niet; is team Inkoop ingeschakeld c. Zo niet; meerdere offertes opgevraagd d. Volledigheid dossier e. Juiste afweging gemaakt f. Vaststellen aangegane verplichting door bevoegd persoon g. Vaststellen dat de betaling is geschiedt door bevoegd persoon h. Vaststellen dat betaald bedrag overeenstemt met de betreffende factuur; vaststellen dat de BTW juist is toegepast; factuur rekenkundig juist i. Vaststellen dat de betaling aan de juiste crediteur is gedaan 6. Controle juistheid en volledigheid mutaties in stambestand crediteuren door middel van vaststellen functiescheiding aanleveren, muteren en controleren totaallijst wijzingen stambestand crediteuren (zie checklist 3: Mutaties stambestand gegevens crediteuren). 7. Vaststellen juistheid en volledigheid van spoed/handbetalingen door middel van (zie checklist 4: spoed/handmatige betalingen): a. Betaald bedrag op factuur conform afgeschreven bedrag (bedrag op bankafschrift) b. Autorisatie factuur door bevoegd persoon c. Betaald bedrag stemt overeen met de factuur d. Betaald bedrag aan juiste crediteur e. Factuur volledig en op juiste kostenplaats(en) ingeboekt 8. Bevindingen opstellen (conceptrapport) en afstemmen met leidinggevende van het proces Inkoopen aanbestedingen 9. Rapport met bevindingen en aanbevelingen eventueel aanpassen en afronden. 10. Rapporteren aan leidinggevende; in dit geval teamleider Inkoop. 10. Tijdsplanning De controle zal conform het Jaarplan IC 2014 in januari 2015 uitgevoerd en afgerond worden. De verwachting is dat de controle 20 werkdagen in beslag zal nemen met een doorlooptijd van 2 maanden. De 20 dagen zijn als volgt onderverdeeld: 5
- 2,0 dag om de voorbereidingen te treffen; - 14 dag om de gegevens te verzamelen (inclusief 0,5 dag meelopen in het proces en interview met de proces verantwoordelijke); - 3,0 dag om het conceptrapport met bevindingen te schrijven; - 0,5 dag om de bevindingen terug te koppelen en eventueel aan te passen; - 0,5 dag om het rapport met bevindingen en aanbevelingen te schrijven. 6
11. Waarom (risico s) Risico's Niet naleven van intern- en /of extern inkoopbeleid Onjuist stambestand crediteuren Onvoldoende controle op handmatige cq. Spoedbetalingen Onvoldoende controle op termijnbetalingen crediteuren Onbevoegd persoon parafeert inkoopfactuur Interne controle doelstelling Handelen conform intern en/of extern inkoopbeleid Juist en volledig crediteuren stambestand Rechtmatige handmatige c.q. spoedbetalingen Rechtmatige termijnbetalingen crediteuren Inkopen vinden plaats door de daarvoor geautoriseerde persoon Interne controle maatregel Spelregels zijn vastgelegd in de notitie '' Inkoop en aanbestedingsbeleid 2008''. Mogelijkheid inschakelen team Inkoop voor advisering/begeleiding inkooptraject. Functiescheiding tussen aanlevering, wijzigen en controle stambestand crediteuren. Deze betalingen verlopen conform de procedure van reguliere facturen Deze betalingen verlopen conform de procedure van reguliere facturen. Zichtbaar paraaf op digitale factuur conform budgethoudersregeling/mandaatregeling Interne controle werkzaamheden Vaststellen dat de spelregels van intern en/of extern inkoopbeleid worden gevolgd aan de hand van a. afnemen interview inkoper tbv algemene controle, b. deelwaarneming van 40 inkoopfacturen (25 grootste + 15 geheel willekeurig (zie checklist 1) en c.analyse inkoopvolume crediteuren > 50.000. Vaststellen dat het aanleveren, het muteren en de controle op het stambestand crediteuren niet door één en dezelfde persoon plaatsvindt (d.m.v. 25 deelwaarnemingen). Vaststellen dat de handmatige c.q. spoedbetalingen verlopen conform de procedure reguliere betalingen (zie checklist 3) aan de hand van 25 deelwaarnemingen. Vaststellen dat de termijnbetalingen verlopen conform de procedure reguliere betalingen (zie checklist 3) aan de hand van 10% deelwaarnemingen Vaststellen dat de factuur is getekend door de daarvoor bevoegde persoon aan de hand van deelwaarnemingen 7
Factuur wordt onjuist/onvolledig/ op verkeerde kostenplaats ingeboekt Factuur juist en volledig verantwoorden Zichtbare collegiale toetsing op de financiële verwerking van facturen/digitalisering facturen/functiescheiding Vaststellen dat de factuur conform de voorschriften (BBV, BTW-label IV3 matrix) is geboekt. Aan de hand deelwaarnemingen (checklist 1 en 3). Betaald bedrag stemt niet overeen met de factuur Betaling verricht aan verkeerde crediteur Betaald bedrag is conform de factuur Betaling aan juiste crediteur Zichtbare controle betaaladvieslijst (op crediteur en bedrag) met bijbehorende factuur Zichtbare controle betaaladvieslijst (op crediteur en bedrag) met bijbehorende factuur Vaststellen dat het juiste bedrag, conform de factuur, is betaald. Aan de hand van deelwaarnemingen (checklist 1 en 3). Vaststellen controle betaaladvieslijst met bijbehorende factuur; aan de hand deelwaarnemingen (checklist 1 en 3). 8
Bijlage 1: Checklist aanbestedingen nr Contractpartner Inkoopvolume over geheel Geselecteerd contracten (vanuit factuur, zie TABs) Contract geldig in 2014 (evt Type opdracht Welke Welke Is er Is er zichtbaar Opmerkingen Conclusie EY HC ref 2014 op basis van aanbestedingsprocedure dient aanbestedingsprocedure is gemotiveerd sprake van verlengingsbrieven. Let op, gevolgd te worden? gevolgd afgeweken op onnodig contract dient dan basis van een knippen en/of verlengingsoptie te hebben afwijkmemo? samenvoegen? Key-items 9
Bijlage 2: Checklist inkopen Doc. Nr. Omschrijving factuur Bedrag excl.btw Crediteurnr Crediteur Kostenplaats Kpl omschr Kostensoort Kostensoort omschr Factuur PAV goedgekeurd Factuur budgethouder goedgekeurd Omschrijving opdracht Totale waarde opdracht Intern inkoopbeleid (team Inkoop en spelregels) Conform Europees Beleid Juiste codering/boekin gscombinatie Betaald bedrag conform factuur BTW juist verrekend? Betaling aan juiste crediteur Opmerkingen 10
Bijlage 3: Checklist mutaties stambestand crediteuren Deelwaarneming Crediteurnr datum tijdstip bewerker Autorisatie aanmaken aanwezig Autorisatie bevestiging aanwezig Opmerkingen 11
Bijlage 4: Spoed en termijnbetalingen Deelwaarneming Datum Aantal betalingen Totaal bedrag Bedrag factuur conform bedrag op bankafschrift Ja Autoristie door bevoegd persoon Nee Betaald bedrag conform factuur Betaling aan juiste crediteur Factuur volledig en juiste kostenplaats Opmerkingen 12