WHITEPAPER 2015 Voor het eerst personeel aannemen
Ondernemers heb je in alle soorten en maten. Van zzp er tot mkb er, van idealist tot opportunist, en van hobbyist tot professional. Veel van hen wordt uiteindelijk werkgever. Zo geeft twintig procent van alle zzp ers in Nederland aan te willen groeien mét personeel. Startende mkb ers worden sowieso werkgever. Deze whitepaper geeft een handig overzicht van wat je kunt verwachten als startend werkgever. Denk hierbij aan de stappen die je moet zetten om werkgever te worden, welke risico s erbij komen kijken en wat de kosten zijn. De whitepaper wordt afgesloten met handige tips hoe je werkgever kunt worden met minder risico s, verplichtingen en meer vrijheid. Inhoud 3 PERSONEEL AANNEMEN IN ZES STAPPEN 5 PERSONEELSKOSTEN 6 WERKGEVERSRISICO S 7 PAYROLLING ALS ALTERNATIEF VOOR WERKGEVERSCHAP 2
Personeel aannemen in 6 stappen Er komt veel kijken bij het aannemen van je eerste personeelslid. In dit overzicht staan de stappen die je moet nemen als je iemand in dienst wilt nemen. 1. Werving en selectie Als je personeel wilt aannemen, is het natuurlijk van belang dat je een geschikte kandidaat vindt. Let daarom op de volgende zaken: 1. Screen de kandidaat op betrouwbaarheid. Je kunt zijn referenties bellen en informatie opzoeken via Google, LinkedIn, Facebook en Twitter. Ook kun je vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag als dit nodig is voor de functie. 2. Het is van belang dat je de identiteit van je werknemer controleert en vastlegt. Dit doe je aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Een rijbewijs is niet toegestaan. Een kopie van het identiteitsbewijs bewaar je tot vijf jaar na het beëindigen van de samenwerking. 3. Je medewerker moet een Nederlandse zorgverzekering hebben. Heeft hij die niet, dan sluit het Zorginstituut Nederland namens hem een zorgverzekering af. Jij draagt hiervoor als werkgever de premie af. De duur van het contract (bij een tijdelijk contract); Hoeveel uur de medewerker werkt per dag en/of per week; De hoogte van het salaris en wanneer dit wordt uitbetaald; Eventueel de lengte van de proeftijd; De hoogte van de vakantietoeslag; Het aantal vakantiedagen; De duur van de opzegtermijn; Eventueel de pensioenregeling; Eventueel een concurrentiebeding (alleen toegestaan in contracten voor onbepaalde tijd); De collectieve arbeidsovereenkomst (cao) als die van toepassing is. Let op: de voorwaarden in de cao moeten overeenkomen met de voorwaarden in het arbeidscontract. Let op: je dient ten minste het wettelijk minimumloon te betalen. Bij cao kunnen er specifieke afspraken over het loon gemaakt zijn waar jij je aan moet houden. Daarnaast heeft elke werknemer recht op minimaal 8 procent vakantiebijslag over zijn loon. Het vakantiegeld wordt doorgaans in mei of juni uitbetaald. 2. Het sluiten van een arbeidsovereenkomst Zodra je een geschikte kandidaat hebt gevonden, maak je afspraken over het werk, de werktijden en het loon. Bij akkoord leg je de afspraken vast in een arbeidsovereenkomst. Volgens de Rijksoverheid moeten de volgende gegevens in de overeenkomst staan: De naam en woonplaats van jezelf en je medewerker; De plaats(en) waar je medewerker werkt; De functie of het soort werk dat de medewerker doet; De datum van indiensttreding; 3. Aanmelden bij de Belastingdienst Als je voor het eerst personeel aanneemt, moet jij je als werkgever aanmelden bij de Belastingdienst. Dat doe je aan de hand van het formulier Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever. Van de Belastingdienst ontvang je de benodigde informatie, formulieren en een loonheffingsnummer zodat je aan de verplichtingen tot het betalen van de loonheffingen kunt voldoen. De loonheffingen bestaan uit de loonbelasting en premie volksverzekeringen. 3
4. Het voeren van een loonadministratie Je bent verplicht een juiste loonadministratie bij te houden als je personeel hebt aangenomen. De loonadministratie bestaat uit verschillende documenten. Wij benoemen de drie belangrijksten: De loonstaat geeft een overzicht van de verdiensten van je werknemers. Voor elke medewerker heb je een afzonderlijke loonstaat. De volgende gegevens staan op de loonstaat: De NAW-gegevens en het BSN van de medewerker; Het loon in geld en natura; Fooien; Reiskostenvergoedingen; Verschuldigde loonbelasting; Premies voor verzekeringen. De loonstrook is een overzicht van het loon van de medewerker, opgesplitst naar diverse loonvormen. Op de loonstrook moet staan: De NAW-gegevens en het BSN van de werknemer; De gegevens van jezelf als werkgever; De overeengekomen of gewerkte uren; Het tijdvak; Het brutoloon; De samenstelling van het loon, bijvoorbeeld basisloon, prestatiebeloning, provisie, et cetera; Het minimumloon; Onkostenvergoedingen; Vakantierechten; De ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioenpremies. De jaaropgave wordt jaarlijks in januari aan de medewerker verstrekt. Hierop staat het overzicht van wat de medewerker het jaar ervoor heeft verdiend en wat er namens hem is afgedragen aan sociale premies. De werknemer gebruikt de jaaropgave om de belastingaangifte te doen. Op de jaaropgave moet staan: De NAW-gegevens en het BSN van de werknemer; Het loon dat de werknemer in het afgelopen kalenderjaar heeft ontvangen; De ingehouden loonbelasting/premie volksverzekeringen; Het loon voor de zorgverzekeringswet en de ingehouden inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet; Of er bij de bepaling van de loonbelasting/premie volksverzekeringen wel of geen rekening gehouden is met de loonheffingskorting; Het totaalbedrag aan verrekende arbeidskorting. 5. Zorgen voor goede arbeidsomstandigheden Het is natuurlijk de bedoeling dat je medewerker op een prettige en gezonde manier zijn werkzaamheden kan verrichten. Een belangrijk punt bij het personeel aannemen is dus zorgen voor goede arbeidsomstandigheden. Denk bijvoorbeeld aan goede apparatuur, meubilair en het klimaat. De Arbowet maakt duidelijk hoe jij je beleid en arbeidsomstandigheden goed in kunt richten. 6. Afdragen van sociale verzekeringspremies Bij het uitbetalen van het loon moet je er op letten dat de sociale verzekeringspremies worden ingehouden op het loon. Deze zijn voor rekening van de medewerker, maar het inhouden op het loon is jouw taak. 4
Personeelskosten Dat personeel geld kost, is natuurlijk geen verrassing. Als je iemand in dienst neemt, verdient hij of zij salaris. Maar dat is niet het enige dat je kwijt bent. Bovenop het brutoloon dat je afspreekt komen zo n 25 à 30 procent aan andere kosten. Je totale personeelskosten bestaan uit: Wat kost personeel met een minimumloon? Vanaf 1 juli 2015 bedraagt het minimumloon voor een medewerker van 23 jaar of ouder die fulltime werkt 1.507,80 euro bruto per maand. Het minimumloon is gekoppeld aan de gemiddelde ontwikkeling van de contractlonen en wordt elk jaar op 1 januari en 1 juli aangepast. Directe loonkosten. Dit zijn het salaris, de vakantietoeslag provisies en winstuitkeringen. Let op: je moet je houden aan het wettelijk minimumloon. Bovendien zijn de directe loonkosten in veel sectoren cao-afhankelijk. Verder is het aan te raden marktconform te belonen. De vakantietoeslag bedraagt ten minste 8 procent van het brutoloon. Indirecte loonkosten. Denk hierbij aan pensioenopbouw, reiskosten en andere onkosten, en secundaire arbeidsvoorwaarden. Verplichte premies en bijdragen, zoals loonbelasting, premie volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen. Dit zijn de loonheffingen die je moet afdragen. Zoals gezegd, komt er ongeveer voor 30 procent aan extra personeelskosten bovenop het brutoloon. Dat betekent dat je zo n 1.950,- per maand kwijt bent aan personeelskosten, uitgaande van het minimum maandloon. Zoals gezegd: afspraken die je met je werknemer hebt, kunnen van invloed zijn op de kosten. Het hangt van de afspraken met je medewerker af hoeveel je daadwerkelijk kwijt bent aan personeelskosten. Je kunt bijvoorbeeld een 13 e maand, een opleidingsvergoeding of aanvullend pensioen afspreken. Daarnaast kun je natuurlijk geld kwijt zijn aan facilitaire zaken. De medewerker kan bepaalde spullen nodig hebben om te kunnen werken, zoals een bureau, een computer en/of koffie. 5
Werkgeversrisico s Het is belangrijk stil te staan bij de risico s die je als werkgever hebt. Wij benoemen de belangrijkste risico s van het werkgeverschap. Als je een medewerker in dienst neemt, dan spreek je een aantal werkuren af. Deze afspraak wordt vastgelegd in een arbeidsovereenkomst. Je bent verplicht loon uit te keren voor het afgesproken aantal uren. Het kan gebeuren dat je door tegenslag minder werk te bieden hebt dan er uren zijn afgesproken. Dan ben je toch gebonden aan het uitbetalen van het loon. Het is mogelijk om een contract af te spreken met het principe geen werk = geen loon. Voorbeelden hiervan zijn oproepcontracten en 0-urencontracten. Maar dit soort contracten mogen maximaal zes maanden duren. Na die zes maanden maakt de werknemer aanspraak op een vast aantal uren. Doorbetalen bij ziekte Een ander werkgeversrisico is de doorbetalingsplicht bij ziekte. Als een werknemer langdurig ziek is moet je het loon twee jaar lang doorbetalen. Werknemers met een tijdelijk contract dien je door te betalen tot het einde van het contract, met een maximum van twee jaar. Voor kleine werkgevers is de doorbetalingsplicht bij ziekte één van de meest risicovolle aspecten van het werkgeverschap. Kleine ondernemers met één of enkele medewerkers zien hun kosten hard stijgen als een medewerker langdurig ziek raakt. Want behalve dat de zieke lang doorbetaald moet worden, moet hij ook vervangen worden. Wet Werk en Zekerheid De Wet Werk en Zekerheid die in 2015 gefaseerd wordt ingevoerd, zorgt voor nog meer werkgeversrisico s. De meest ingrijpende verandering is de nieuwe ketenregeling. Voorheen kon je een medewerker drie jaar lang op basis van tijdelijke arbeidscontracten in dienst nemen. Na die drie jaar moest je een vast contract aanbieden of de samenwerking beëindigen. Maar na een pauze van drie maanden kon er een nieuwe keten van tijdelijke contracten gestart worden. Voortaan mag je maximaal twee jaar lang een medewerker inhuren op basis van tijdelijke contracten. De pauze die tussen twee ketens van tijdelijke contracten moet zitten wordt verlengd tot zes maanden. Een andere maatregel uit de Wet Werk en Zekerheid die nadelig uitpakt voor werkgevers is de transitievergoeding. Alle werknemers die 2 jaar of langer in dienst zijn geweest hebben recht op een transitievergoeding. Dat geldt ook voor werknemers van wie het tijdelijk contract na een dienstverband van 2 jaar niet wordt verlengd. De hoogte van de transitievergoeding wordt bepaald door de duur van het dienstverband. Bij een dienstverband tot 10 jaar bedraagt de vergoeding 1/3 e maandsalaris per gewerkt jaar. Voor ieder jaar dat het dienstverband langer heeft geduurd komt er een half maandsalaris bij. Maximaal bedraagt de vergoeding 75.000,- of een jaarsalaris bij een inkomen hoger dan 75.000,-. Er zijn dus behoorlijk wat arbeidsrechtelijke risico s voor werkgevers. In het volgende hoofdstuk wordt uitgelegd hoe je personeel kunt inhuren zonder deze risico s! 6
Personeel aannemen via payrolling van Tentoo Met payrolling van Tentoo kun je op een laagdrempelige manier personeel aannemen, zonder administratieve verplichtingen. Wij verzorgen de verloning, loonstroken, jaaropgaven en de afdrachten voor de Belastingdienst. Met payrolling staan je medewerkers op de loonlijst van Tentoo. Dat brengt de volgende voordelen met zich mee: Met onze payroll dienst ondersteunen we je in het werkgeverschap. Hierdoor behoud jij de vrijheid om bezig te zijn met datgene waarom je ondernemer bent geworden. Als eerste payroll bedrijf in Nederland hebben we ruim twintig jaar ervaring in het verzorgen van uitbetalingen. Daardoor weten wij exact wat jij nodig hebt om stressvrij te ondernemen. Je hebt geen arbeidsrechtelijke risico s; Je betaalt niet door bij ziekte, dat doen wij; Je hebt meer flexibiliteit; Je geeft salarisadministratie uit handen; Loonkosten worden voorgefinancierd. Payrolling van Tentoo staat voor gemak, flexibiliteit en goede service. Van de eerder genoemde zes stappen die je moet zetten als startend werkgever, blijft alleen de werving over! Wij nemen de uitbetaling van je medewerkers over, inclusief alle verantwoordelijkheden en risico s. Met meer vrijheid en minder verplichtingen zet je een goede stap richting onbekommerd ondernemerschap! Wil je meer informatie over payrolling van Tentoo? Bel ons dan via 020 723 0953, of mail ons via info@tentoo.nl. 7
Over Tentoo Tentoo werd in 1992 opgericht en is daarmee het eerste payrollbedrijf van Nederland. Al 23 jaar verleent Tentoo financiële diensten aan freelancers, flexwerkers, zzp ers, opdrachtgevers en ondernemers. Met vier verschillende payrolldienstverleningen heeft Tentoo op elke flexvraag een passend antwoord. Copyright 2015 Tentoo Maassluisstraat 2 1062 GD Amsterdam T 020 524 60 58 info@tentoo.nl www.tentoo.nl