Database Manager AmbraSoft

Database Manager AmbraSoft Een praktische gebruikershandleiding Schoolpakket 1213 Database Manager AmbraSoft De Database Manager maakt deel uit van Schoolpakket 1213. Copyright AmbraSoft 2012 Database Manager Schoolpakket 1

Database Manager AmbraSoft Inhoudsopgave 1. Inleiding...3 2. Schoolgegevens...4 3. Wachtwoord...4 4. Menuscherm D.M.A...5 5. D.M.A. Stappenplan...6 6. Groepsonderhoud...7 6.1: Groep toevoegen... 7 6.2: Groepsnaam wijzigen... 7 6.3: Groep verwijderen... 7 6.4: Groepen doorschuiven... 8 6.5: Leerjaar wijzigen van een groep... 9 7. Leerlingenonderhoud... 10 7.1: Leerlingen handmatig toevoegen aan groepen... 10 7.2: Leerlingen importeren via EDEX bestanden... 10 7.3: Leerlingen koppelen zonder groep... 11 7.4: Leerling verplaatsen naar andere groep... 12 7.5: Leerling naamgegevens wijzigen... 13 7.6: Leerling verwijderen... 13 8. Schoolgegevens...14 9. Wachtwoord...14 10. Back-up maken...15 11. Back-up herstellen...16 12. Back-up opsturen...17 13. Afdrukken...18 14. Onderhoud aan de Acces database...18 Database Manager Schoolpakket 2

1. Inleiding De programma s van AmbraSoft maken allemaal gebruik van leerlingenlijsten. Resultaten van de oefeningen worden per leerling opgeslagen. Dit alles gebeurt in één centrale database. Deze centrale database bevindt zich op de server. Het grote voordeel van één centrale database is duidelijk; alle programma s maken gebruik van dezelfde leerling- en groepsgegevens. Dat betekent indirect dat er ook maar één programma nodig is om het onderhoud aan deze database te verzorgen. In de D.M.A. (Database Manager AmbraSoft) verzorgt u het onderhoud voor de groepen en voor de leerlingen. Groepsonderhoud: Aanmaken nieuwe groepen Verwijderen groepen Wijzigen groepsnaam Doorschuiven van de groepen aan het begin van een nieuw schooljaar Leerlingenonderhoud: Toevoegen van leerlingen aan een groep Verwijderen van een leerling Verplaatsen van een leerling naar een andere groep Wijzigen van de naam van de leerling Koppelen leerlingen zonder groep Diversen: Schoolgegevens Wachtwoord wijzigen Back-up maken of terugzetten van de centrale database Afdrukken overzichtslijsten van groepen en leerlingen Onderhoud aan Access database Er staat een importfilter tot uw beschikking om snel en eenvoudig leerlingenlijsten uit andere programma s te importeren in de D.M.A. U kunt namelijk gegevens importeren vanuit EDEX bestanden. Deze EDEX bestanden kunt u aanmaken in de meeste administratie programma s. De D.M.A. is géén programma om door de leerlingen te laten gebruiken. In de meeste gevallen zal alleen de I.C.T. coördinator met dit programma gaan werken. Het programma bevindt zich op de server in de map AmbraSoft\tools. Hier vindt u het bestand dbmanager.exe. Het programma wordt beveiligd middels een wachtwoord. De D.M.A. is ook op de toekomst voorbereid; nieuw te ontwikkelen Schoolpakket programma s, van AmbraSoft, kunnen gebruik gaan maken van de ingevoerde leerlingenlijsten. Kort samengevat komt het werken met de D.M.A. op het volgende neer: Aanmaken en onderhouden van groepen, gebaseerd op de leerjaren 1 t/m 8. Toevoegen en verschuiven van leerlingen aan deze groepen. Groepen doorschuiven aan het begin van een nieuw schooljaar. Onderhoud plegen aan de database. Database Manager Schoolpakket 3

2. Schoolgegevens De eerste keer dat u de D.M.A. opstart, wordt direct gevraagd naar uw schoolgegevens. Deze schoolgegevens bestaan uit drie elementen: De naam van de school De plaatsnaam De schoolgebonden softwarecode De code bestaat uit 8 cijfers. Deze code is gebonden aan de juiste school- en plaatsnaam. Voer daarom de school- en plaatsnaam exact zo in als vermeld wordt op het formulier dat u bij de software heeft ontvangen. Na het correct registreren van de schoolcode kunt u met de D.M.A. gaan werken. De ingevoerde schoolgegevens komen op diverse momenten in de programma s terug. U ziet uw schoolnaam op het scherm verschijnen als u een programma opstart. 3. Wachtwoord Belangrijke gegevens worden afgeschermd met een wachtwoord. Dit is vooral bedoeld om te voorkomen dat leerlingen ongevraagd bepaalde gegevens kunnen inzien, wijzigen of verwijderen. Wachtwoord Het wachtwoord is voor alle programma s gelijk. Ga dus zorgvuldig om met dit wachtwoord. Het wachtwoord is Ambra. Wachtwoord wijzigen U kunt het standaard wachtwoord veranderen in een persoonlijk wachtwoord. In het hoofdscherm van de Database Manager klikt u op Diversen Wachtwoord. U ziet daar het huidige wachtwoord staan. U kunt dit wachtwoord wijzigen door een ander wachtwoord in te typen. Heeft u dat gedaan dan klikt u op Doorvoeren. Vanaf dat moment werkt u met het nieuwe wachtwoord. Wachtwoord vergeten? Mocht u uw ingestelde wachtwoord vergeten zijn, dan kunt met het superwachtwoord Robbie te allen tijden in de Database Manager komen. Vervolgens kunt u uw wachtwoord weer instellen. Het wachtwoord Robbie werkt alleen bij de Database Manager. Database Manager Schoolpakket 4

4. Menuscherm D.M.A. Na het invoeren van het wachtwoord komt u terecht in het menuscherm van de D.M.A. Dit scherm valt uiteen in drie delen. Hieronder volgt een korte opsomming van diverse items in de D.M.A. Verderop in de handleiding worden de onderdelen uitgebreid besproken. Groepen Groep toevoegen Aanmaken en toevoegen van een nieuwe groep. De groep wordt gekoppeld aan een leerjaar. Groepsnaam wijzigen De naamgeving van de groep kan hier veranderd worden. Leerjaar wijzigen De groepsnaam kan gekoppeld worden aan een ander leerjaar. Groepen verwijderen De leerlingen worden losgekoppeld van de groep en de groep wordt verwijderd. De leerlingen kunnen vervolgens eventueel gekoppeld worden aan een nieuwe groep. Groepen doorschuiven Aan het begin van het nieuwe schooljaar in één keer alle groepen doorschuiven naar het volgende leerjaar, met behoud van alle gegevens en instellingen. Leerlingen Aanmaken en plaatsen in de groep Toevoegen van een leerling aan een groep. Tevens kan hier een leerling losgekoppeld worden van een groep. Importeren vanuit EDEX Via EDEX bestanden kunnen leerling gegevens geïmporteerd worden. Koppelen leerlingen zonder groep Nadat er een groep verwijderd is, blijven de leerlingen bestaan in de database. De leerlingen kunnen nu gekoppeld worden aan een andere groep. Wijzigen of verwijderen Leerlinggegevens kunnen gewijzigd worden, of leerlingen kunnen definitief verwijderd worden uit de database. Diversen Schoolgegevens Invoeren van een nieuwe school- en plaatsnaam én de schoolgebonden code. Wachtwoord Wijzigen van het standaard wachtwoord. Back-up Aanmaken en terugzetten van een back-up in de centrale database. Afdrukken Printen van een overzicht van de aanwezige groepen en leerlingen. Onderhoud aan de Access database De database wordt nagekeken en opgeschoond. Database Manager Schoolpakket 5

5. D.M.A. stappenplan Als u de Database Manager voor de eerste keer gebruikt, dan zijn er nog geen groepen en leerlingen aanwezig. U dient eerst groepen aan te maken en deze te vullen met leerlinggegevens. Een logische werkwijze zou het volgende stappenplan kunnen zijn: Stap 1: aanmaken van één groep In de D.M.A. wordt uitgegaan van leerjaren. Er zijn acht leerjaren, oplopend van 1 t/m 8. Elk leerjaar kan een onbeperkt aantal groepen herbergen. De AmbraSoft database kent wat dat betreft geen beperkingen. Kies in het hoofdmenu voor knop Groepen en vervolgens voor de knop Onderhouden. Selecteer het juiste leerjaar en geef deze groep een naam. Klik op de knop Toevoegen. Deze groep heeft nog geen vulling (leerlingen). Deze stap doen we later. Stap 2: aanmaken van alle overige groepen Nadat u één groep heeft gemaakt, is het aan te raden om direct alle groepen te maken die met de AmbraSoft programma s gaan werken. Deze groepen kunt u dan later eenvoudig selecteren om leerlingen toe te voegen. Omdat u meerdere groepen met hetzelfde leerjaar in uw database kunt hebben, is het belangrijk om een duidelijk onderscheid in de naam te maken. Als voorbeeld kunt u de naam van de groepsleerkracht koppelen aan de groepsnaam. Stap 3: toevoegen van de leerlingen Nu is het tijd geworden om de groepen te vullen met leerlingen. Dit kan op twee manieren: Handmatig invoeren van de namen van de leerlingen. Leerlingen importeren via EDEX bestanden. Deze bestanden kunnen aangemaakt worden via diverse administratie programma s. Handmatig invoeren de leerlingen Kies in het hoofdmenu voor de knop Leerlingen. Selecteer de groep waar u een of meerdere leerlingen aan toe wilt voegen. Druk op de knop Aanmaken en plaatsen in groep. Voer de naam van de leerling in. Klik op de knop Toevoegen. Leerlingen importeren via EDEX bestanden Kies in het hoofdmenu voor de knop Leerlingen. Selecteer de lege groep. Druk op de knop Importeren vanuit EDEX. Selecteer de locatie waar de EDEX bestanden staan. Selecteer de juiste groep in het EDEX bestand. Klik op de knop Doorvoeren. Nadat op deze manier alle groepen zijn aangemaakt en gevuld met de juiste leerlinggegevens, kunt u met de AmbraSoft programma s gaan werken. In de programma s maakt u dan gebruik van de groepen die u hier heeft ingevoerd. Database Manager Schoolpakket 6

6. Groepsonderhoud 6.1 Groep toevoegen Klik op de knop Groepen. Klik op de knop Onderhouden. Onderstaand scherm verschijnt: Geef de groep een logische naam, waardoor deze groep zich onderscheidt van eventuele andere groepen die bij dit leerjaar horen. Selecteer het juiste leerjaar. Klik op de knop Toevoegen. 6.2 Groepsnaam wijzigen Klik op de knop Groepen. Klik op de knop Onderhouden. Er wordt een overzicht getoond van de bestaande groepen. Klik op Klik op bij de groep waar de naam van gewijzigd moet worden. en de wijzigingen worden doorgevoerd en opgeslagen. 6.3 Groepen verwijderen Bij het verwijderen van de groepen blijven de leerlingen in de database staan. De leerlingen worden losgekoppeld van de groep en kunnen op een later tijdstip eenvoudig in een andere groep geplaatst worden. U verwijdert hier dus alleen de groep en géén leerlingen. Om deze leerlingen weer aan een groep toe te voegen kunt u hoofdstuk 7.3 erbij pakken. Klik op de knop Groepen. Klik op de knop Onderhouden. Er wordt een overzicht getoond van de bestaande groepen. Klik op bij de groep die verwijderd moet worden. Er komt een melding of u zeker weet dat de groep verwijderd moet worden. Klik vervolgens op Ja en de groep wordt verwijderd. Database Manager Schoolpakket 7

6.4 Groepen doorschuiven Groepen doorschuiven vindt plaats aan het einde van een schooljaar óf aan het begin van een nieuw schooljaar. U koppelt alle groepen aan een ander leerjaar. Kies voor de knoppen Groepen Doorschuiven. In dit scherm ziet u aan de linkerkant de oude indeling staan. Deze vakjes zijn grijs gekleurd en kunt u niet bewerken. Aan de rechterkant ziet u de nieuwe indeling staan, zoals deze wordt voorgesteld door de D.M.A. Deze vakjes zijn wit gekleurd en kunt u wijzigen. Het doorschuiven gaat volgens een aantal vaste regels: Alle groepen worden met één leerjaar verhoogd. Alle groepen met leerjaar 8 worden automatisch verwijderd. Handmatig aanpassen: Onder het kopje Na doorschuiven kunt u het voorgestelde leerjaar en de voorgestelde nieuwe naam van de groep wijzigen. Leerjaar aanpassen: dubbelklik op het vakje met het leerjaar. Kies een nieuw leerjaar. Naam aanpassen: dubbelklik op het vakje met de naam van de groep. Verander de naam. U maakt bijvoorbeeld van groep 4 Juf Esther. Deze stap kunt u per groep herhalen totdat u alle groepen weer heeft voorzien van de juiste naamgeving. Doorschuiven: Nadat u akkoord gaat met de wijzigingen, kiest u voor de knop Doorvoeren. Alle groepen worden doorgeschoven, de leerlingen blijven bij elkaar in dezelfde groep. De AmbraSoft programma s herkennen direct de nieuwe indeling. Database Manager Schoolpakket 8

Voordat de groepen worden doorgeschoven, verschijnt eerst een nieuw scherm met de vraag of u eerst een back-up wilt aanmaken van de huidige situatie. Bij het doorschuiven verandert er uiteraard niets aan de resultaten en instellingen van individuele leerlingen. Deze gegevens staan in de database en zijn gekoppeld aan de leerlingen zelf, zodat de gegevens altijd beschikbaar zijn, ongeacht aan welke groep en aan welk leerjaar een leerling gekoppeld is. Tips: Het wijzigen van de naam van de groep kan ook op een later tijdstip. Selecteer in het hoofdmenu voor Groepen Onderhouden Als u een bepaalde leerling uit een groep van het leerjaar 8 niet wilt verwijderen, dan dient u deze leerling vóór het doorschuiven alvast uit de groep te verwijderen. Zie voor meer informatie hoofdstuk 7.4 Leerling verplaatsten naar een andere groep. Na het doorschuiven verdwijnen de groepen bij leerjaar 8 en komen de laagste groepen weer vrij. Deze bevatten dan geen leerlingen meer. U kunt deze groepen opnieuw handmatig gaan vullen of er voor kiezen om bij deze nieuwe groepen de leerlingennamen te importeren uit EDEX bestanden. Tijdens het doorschuiven van de groepen mag er niet met het Schoolpakket gewerkt worden. 6.5 Leerjaar wijzigen van een groep Het leerjaar van een groep kan gewijzigd worden in een ander leerjaar. Klik op de knop Groepen. Klik op de knop Onderhouden. Er wordt een overzicht getoond van de bestaande groepen. Klik op bij de groep waar de naam van gewijzigd moet worden. Wijzig het leerjaar Klik op en het gewijzigde leerjaar wordt doorgevoerd en opgeslagen. Database Manager Schoolpakket 9

7. Leerlingenonderhoud 7.1 Leerlingen handmatig toevoegen Kiest in het hoofdmenu voor de knop leerlingen. Selecteer de groep waar u de leerling(en) wilt toevoegen. Klik vervolgens op de knop Aanmaken en plaatsing in groep. Onderstaand scherm verschijnt. Voer de naam van de leerling in en klik op de knop Toevoegen. U kunt maximaal 40 leerlingen plaatsen in een groep. 7.2 Leerlingen importeren via EDEX bestanden EDEX bestanden worden aangemaakt door o.a. schooladministratieprogramma s. Deze bestanden bevatten de namen van de leerlingen. Door de bestanden aan te maken in uw programma en in te lezen in onze D.M.A., kunt u op een snelle en eenvoudige manier de aangemaakte groepen vullen met de juiste leerlingen. Importeren via EDEX bestanden U klikt op de knop Leerlingen Vervolgens selecteert u de groep waar u leerlingen gaat toevoegen. Daarna klikt u op de knop Importeren vanuit EDEX. Onderstaand scherm verschijnt Zoek de locatie op waar de EDEX bestanden zich bevinden. Als de juiste locatie gevonden is, ziet u onderin het scherm de benodigde bestanden verschijnen. (Edexgr.txt en Edexll.txt) Selecteer de juiste EDEX groep met leerlingen die u wilt importeren. Na het verschijnen van de leerlingen klikt u op de knop Doorvoeren en alle leerlingen worden geplaatst in de groep. Opmerkingen: Deze handelingen verricht u voor elke groep afzonderlijk. Het importeren is een eenmalige handeling. Nadat de lijst is gevuld, is de knop Importeren voor deze groep ook niet meer beschikbaar. Database Manager Schoolpakket 10

7.3 Leerlingen koppelen zonder groep Bij het verwijderen van een groep of een leerling uit de groep worden de leerlingen losgekoppeld van de groep. Deze losgekoppelde leerlingen worden geplaatst in één grote verzamelbak en zijn nog steeds aanwezig in de database. De losgekoppelde leerlingen kunnen nu geplaatst worden, vanuit de verzamelbak, in een andere groep. Op deze manier kunt u snel de leerlingen verdelen over de (nieuwe) groepen. Klik in het hoofdmenu op de knop leerlingen. Selecteer de groep waarin u losgekoppelde leerlingen wilt plaatsen. Klik op de knop Koppelen leerlingen zonder groep. Onderstand scherm komt tevoorschijn. Het scherm valt in drie delen uiteen: Aan de linkerkant ziet u alle leerlingen staan die losgekoppeld zijn van een groep. Aan de rechterkant wordt getoond hoeveel leerlingen er nog geplaatst kunnen worden in de groep en welke leerlingen reeds in de groep zitten. Selecteer een leerling uit de lijst Leerlingen zonder groep. Na het selecteren van de leerling, wordt deze leerling direct toegevoegd aan de groep. U ziet de naam verschijnen in het vak toe te voegen leerlingen. Vervolgens kunt u een nieuwe leerling selecteren om toe te voegen aan de groep. Nadat u alle leerlingen heeft geselecteerd en toegevoegd aan de groep, klikt u op de knop Doorvoeren. Vervolgens kunt u deze stappen herhalen voor het opnieuw plaatsen van de losgekoppelde leerlingen in andere groepen. Database Manager Schoolpakket 11

7.4 Leerlingen verplaatsen naar een andere groep U klikt op de knop Leerlingen. U klikt op de knop Aanmaken en plaatsen in een groep. Vervolgens selecteert u de groep waar u de leerling(en) uit wilt verplaatsen. Onderstaand scherm verschijnt: Zoek de leerling op in de lijst en klik op. De leerling verdwijnt uit de lijst en zal terecht komen in de verzamelbak van leerlingen zonder groep. Selecteer vervolgens de groep waarin de leerling moet gaan komen. Klik op de knop Koppelen leerlingen zonder groep. Onderstand scherm komt tevoorschijn: Selecteer de leerling, die u net verwijderd heeft uit de groep, uit de lijst Leerlingen zonder groep. Na het selecteren van deze leerling, wordt deze leerling direct toegevoegd aan de groep. Heeft u alle leerlingen toegevoegd klik dan op de knop Doorvoeren. Vanaf dit moment zijn de leerlingen geplaatst in de groep. Database Manager Schoolpakket 12

7.5 Leerling naamgegevens wijzigen Klik in het hoofdmenu op de knop Leerlingen. Vervolgens klikt u op de Onderhouden. Maak een keuze aan de rechterkant van het scherm hoe u de leerlingen gesorteerd wilt hebben. U kunt per groep de leerlingen tevoorschijn laten komen, een algemene lijst met alle leerlingen van alle groepen, of alleen de leerlingen zonder groep. Selecteer de leerling die u wilt verwijderen of wijzigen. Wijzig de gegevens van de leerling. Klik op de knop Wijziging doorvoeren. 7.6 Leerling verwijderen Klik in het hoofdmenu op de knop Leerlingen. Vervolgens klikt u op de Verwijderen. Maak een keuze aan de rechterkant van het scherm hoe u de leerlingen gesorteerd wilt hebben. U kunt per groep de leerlingen tevoorschijn laten komen, een algemene lijst met alle leerlingen van alle groepen, of alleen de leerlingen zonder groep. Selecteer de leerling(en), door deze aan te vinken, die u wilt verwijderen. Via de knop Selecteren kunt u eventueel in één keer alle leerlingen selecteren die u wilt verwijderen. Kik u op de knop Leerling verwijderen. Voordat de leerling definitief verwijderd wordt, komt er nog een melding of u zeker weet of u de leerling wilt verwijderen. Klik op Ja en de leerling wordt definitief verwijderd uit de database. Database Manager Schoolpakket 13

8. Schoolgegevens Voordat u met het Schoolpakket mocht werken, heeft u uw schoolgegevens moeten invoeren om het Schoolpakket te activeren. Deze gegevens kunnen gewijzigd worden, bijvoorbeeld als uw school een andere naam krijgt na een fusie. In het hoofdscherm van de Database Manager klikt u op Diversen Schoolgegevens om uw schoolgegevens te wijzigen. Voor het wijzigen van uw schoolgegevens dient u contact op te nemen met onze helpdesk. (helpdesk@ambrasoft.nl) U kunt in een email uw oude schoolgegevens vermelden met daarbij uw nieuwe schoolgegevens. De nieuwe schoolgegevens, inclusief de nieuwe schoolcode, zullen dan zo spoedig mogelijk aan u verstrekt worden. 9. Wachtwoord Belangrijke gegevens worden afgeschermd met een wachtwoord. Dit is vooral bedoeld om te voorkomen dat leerlingen ongevraagd bepaalde gegevens kunnen inzien, wijzigen of zelfs verwijderen. Wachtwoord Het wachtwoord is voor alle programma s gelijk. Ga dus zorgvuldig om met dit wachtwoord. Het wachtwoord is Ambra. Wachtwoord wijzigen U kunt het standaard wachtwoord veranderen in een ander wachtwoord. U klikt op de knop Diversen Wachtwoord. U ziet daar het huidige wachtwoord staan. U kunt dit wachtwoord wijzigen door een ander wachtwoord in te typen. Heeft u dat gedaan dan klikt u op Doorvoeren. Vanaf dat moment werkt u met het nieuwe wachtwoord. Wachtwoord vergeten? Mocht u uw ingestelde wachtwoord vergeten zijn, dan kunt altijd met het superwachtwoord Robbie te allen tijden in de Database Manager komen. Vervolgens kunt u uw wachtwoord weer instellen. Het wachtwoord Robbie werkt alleen bij de Database Manager en niet in de programma s. Database Manager Schoolpakket 14

10. Back-up maken Alle gegevens die u heeft ingevoerd in de D.M.A. worden opgeslagen in één centrale database. Deze database vormt het hart van alle AmbraSoft programma s. Alle huidige én toekomstige programma s halen hun gegevens op uit deze database. Het is daarom van belang om minimaal één keer per jaar een back-up te maken van de gegevens van deze database. Dat kan op een eenvoudige manier. Maken van een back-up Klik in het hoofdmenu op de knop Diversen. Klik vervolgens op de knop Back-up en upload. Selecteer de optie back-up maken. Selecteer de locatie waar u de back-up wilt opslaan. Het ligt voor de hand dat u op de server een back-up van de database gaat aanmaken. Standaard wordt de Tools directory voorgesteld, welke zich bevindt op de server in de hoofdmap van AmbraSoft. U kunt ook een andere locatie bepalen voor het maken van een back-up. U kunt de te maken back-up een omschrijving meegeven. Standaard wordt al de datum meegegeven, een extra omschrijving kunt u hier aan toevoegen. Klik op de knop Doorvoeren en de back-up wordt aangemaakt. Database Manager Schoolpakket 15

11. Back-up herstellen (restore) Een aangemaakte back-up kan zijn dienst bewijzen op de server, om zodoende een database te herstellen. U zet dan op een eenvoudige manier de juiste gegevens weer terug. Hoewel het nauwelijks kan voorkomen dat de centrale database beschadigd is geraakt, kan het handig zijn om in geval van nood een goed werkende database terug te zetten, zodat u niet opnieuw alle gegevens dient in te voeren. De back-up wordt weer teruggezet op de server, op de plaats waar de centrale database zich bevindt. Terugzetten van een back-up Klik op de knop Diversen. Vervolgens klikt u op de knop Back-up en upload. Na het aanvinken Backup herstellen (restore) verschijnt onderstaand scherm: Selecteer de directory waar de back-up zich bevindt. Standaard wordt de directory aangegeven waar de D.M.A. de back-ups bewaard. U kunt desgewenst een andere directory opzoeken. Als er een directory is gevonden waarin zich back-up bestanden bevinden, dan worden deze back-ups weergegeven aan de rechterkant. Selecteer de back-up, bij beschikbare back-ups, die u terug wilt plaatsen en kies voor de knop Doorvoeren. De huidige database wordt in z n geheel vervangen door de back-up die u terugzet. Alle leerling- en groepsgegevens, maar ook alle logboekverslagen, topscorelijsten en dicteeoverzichten worden weer teruggezet naar het niveau ten tijde van het maken van de back-up. Database Manager Schoolpakket 16

11. Back-up opsturen (upload) Eventuele ontstane problemen in de database kunnen opgelost worden door de technische helpdesk. Door een back-up op te sturen kan het probleem geanalyseerd en opgelost worden. Vervolgens ontvangt u de back-up terug en kunt u deze back-up terugzetten in uw database. Naast het eventueel oplossen van database problemen, wordt u zo tevens voorbereid op de migratie van het volgende schoolpakket. Het volgende schoolpakket zal volledig on line zijn met behoud van alle database gegevens. Met behulp van de opgestuurde back-up zal de database gemigreerd worden. U wordt hierover uiteraard nog over geïnformeerd. Opsturen van een back-up Klik op de knop Diversen. Vervolgens klikt u op de knop Back-up en upload. Na het aanvinken Backup opsturen (upload) verschijnt onderstaand scherm: Selecteer de directory waar de back-up zich bevindt. Standaard wordt de directory aangegeven waar de D.M.A. de back-ups bewaard. U kunt desgewenst een andere directory opzoeken. Als er een directory is gevonden waarin zich back-up bestanden bevinden, dan worden deze back-ups weergegeven aan de rechterkant. Selecteer de back-up, bij beschikbare back-ups, die u terug wilt plaatsen en kies voor de knop Opsturen. De back-up wordt opgestuurd naar de FTP server van Noordhoff Uitgevers. Database Manager Schoolpakket 17

12. Afdrukken U kunt overzichten printen van de groepen en leerlingen. Klik in het hoofdmenu op de knop Diversen. Klik vervolgens op de knop Afdrukken. Bij het statusrapport print u een overzicht van belangrijke gegevens van uw school met betrekking tot onze software. Wilt u een overzicht printen van alle groepen met daarin de leerlingen, dan vinkt u groepen en leerlingen en u klikt op de knop Printen. Tevens wordt er een overzicht gegenereerd van alle leerlingen zonder groep. 14. Onderhoud aan de Access database Om optimaal gebruik te kunnen blijven maken van uw Access database kunt u regelmatig uw Access database optimaliseren. Dit houdt in dat de database wordt nagekeken op onvolkomenheden en wordt tevens opgeschoond. De complete database wordt vervolgens in een compacte vorm weer terug gezet, klaar voor optimaal gebruik. Alle gegevens blijven hierbij uiteraard behouden. Het optimaliseren van de database kunt u alleen doen bij een Access database. De MSDE database zorgt namelijk zelf voor een optimale werking. Optimaliseren van de Access database Klik op de knop Diversen. Klik op Onderhoud aan Access database. Een nieuw scherm komt tevoorschijn met de volgende tekst. Door op de knop Starten, te klikken wordt de Access database geoptimaliseerd. Database Manager Schoolpakket 18