DataRoads B.V. Business Center Zevenhuizen Noordeinde 57 2761 BR Zevenhuizen Nederland Telefoon : +31 (0)79-5932700 Fax : +31 (0)79-5936063 Email : info@dataroads.nl KvK : 24362067 BTW nr. : NL8136.10.369.B.01 VISEGO VOERTUIG INFORMATIE SYSTEEM EINDGEBRUIKER OPLOSSING 1
1. Verblijven en planningen In dit document vindt u alle opties terug die onder opties 'Verblijven' en 'Planningen' vallen in het hoofdmenu van Visego. De andere opties staan beschreven in de complete handleiding en in aparte handleidingen die u terug kunt vinden op onze website onder het tabje downloads. Zie www.dataroads.com voor meer informatie. In deze handleiding vindt u alle informatie terug die te maken heeft met gemaakte ritten. De onderstaande functies worden besproken: 1.1 Verblijf per maand Pagina 3 1.2 Verblijfrapport per locatie Pagina 4 Planningen 2.1 Gebruik van voertuigen Pagina 5 2.2 Resource planning Pagina 6 2.3 Opdrachten Pagina 7 2.4 Beheer van opdrachtgevers Pagina 8 2.5 Opdrachten type Pagina 9 2.6 Redenen voor onbeschikbaarheid van materiaal Pagina 10 2.7 Redenen voor afwezigheid van medewerker Pagina 10 2.8 Frequenties Pagina 11 2
1. Verblijven Alle functies die in dit gedeelte worden genoemd kunt u terugvinden onder het tabje 'verblijven' in het hoofdmenu aan de linkerkant. 1.1. Verblijf per maand Dit is een grafisch overzicht per voertuig per maand van de verblijven per locatie. Indien een bepaald verblijf benoemd moet worden kan via de knop 'nieuwe locatietype' de naam worden ingevoerd. Vervolgens kunt u het desbetreffende verblijf selecteren door het aan te klikken met de rechter muisknop. Het adres wordt nu getoond in de display van 'ritpunt eigenschappen'. Klik vervolgens locatietype aan. Het adres wordt nu als sublocatie onder het locatietype weergegeven. Op deze manier kunnen (iets) afwijkende locaties toch onder hetzelfde locatietype verzameld worden. Dit kan nuttig zijn wanneer er bijvoorbeeld op een heel groot parkeerterrein gestopt is, of wanneer er verschillende locaties onder dezelfde noemer geplaatst moeten worden. De hier aangemaakte locatietypen worden automatisch aangegeven in de ritdetails/trips per locatietype. o Voorbeeld van grafisch overzicht per voertuig per maand van de verblijven per locatie. 3
1.2. Verblijfrapport per locatie Onder verblijfrapport vindt u een overzicht van verblijven van een geselecteerde maand van een voertuig op een bepaalde locatie. Meerdere locaties zijn tegelijk te selecteren. De subtotalen zijn per week. U kunt er ook voor kiezen om het verblijf rapport per locatie te bekijken. zo kunt u zien welke wagens zich op welk moment op de door u geselecteerde locatie bevonden. Om dat te doen klikt u op het icoontje onder de vorige optie. De werking van dit systeem is gelijk aan de uitleg hierboven. Het rapport is exporteerbaar naar xls, pdf, rtf, html voor makkelijke verwerking. Dit kunt u doen door op de 'gegevens exporteren' knop rechts bovenin te klikken. Kies vervolgens het soort document dat u wilt hebben door in het drop down menuutje de juiste extensie te kiezen. U kunt nu een naam geven aan het document en het opslaan op een locatie naar keuze. Screenshot van het 'verblijfrapport'. 4
2. Planningen De optie 'planningen' vindt u terug in het linker hoofdmenu. 2.1 Gebruik van voertuigen Hier kunnen voertuigen toegewezen worden aan bepaalde chauffeurs. Tevens kan de onbeschikbaarheid per onbeschikbaarheidstype (bijvoorbeeld schade, keuring en onderhoud) gepland worden. Screenshot van 'Gebruik van voertuigen'. Het toewijzen van een bestuurder of een onbeschikbaarheids reden aan een voertuig doet u door met rechtermuisknop op de betreffende dag te klikken die hoort bij het voertuig. Er verschijnt dan een kort menu. Klik vervolgens met de linkermuisknop op de functie en dan op de persoon of reden (bijvoorbeeld de chauffeur die u wilt toewijzen aan de wagen). Klik vervolgens op opslaan om de planning te bewaren. 5
2.2 Resource planning Met deze functie kunt u aan de resources opdrachten toewijzen. Onder resources worden normaal gesproken voertuigen en chauffeurs verstaan. Tevens kunnen onbeschikbaarheids redenen vastgelegd worden. Dit gaat op dezelfde manier in zijn werk als bij 'Gebruik van voertuigen' op de voorgaande pagina. Screenshot 'Resource planning'. 6
2.3 Opdrachten Hier kunt u opdrachten vastleggen en toewijzen aan opdrachtgevers. Daarna worden de opdrachttypen en de planbare periode toegewezen. Screenshot 'Opdrachten'. Klik om te beginnen de resources of groep aan. Kies het soort opdracht en de tijd. Klik op opslaan De opdracht staat nu ingepland. 7
2.4 Beheer van opdrachtgevers Hier kunt u de opdrachtgevers vastleggen en toewijzen aan één van de afdelingen. Zo kunt opdrachtgevers op de planning verwerken. Klik op openen om een nieuwe opdrachtgever toe te voegen. Vul de bedrijfsnaam en eventuele afdeling in. U kunt voor het gemak een cijfercode toe voegen aan de opdrachtgever om deze makkelijker terug te kunnen vinden. Klik op opslaan om de opdrachtgever toe te voegen aan de lijst. U kunt deze nu toewijzen aan een vaste groep door eerst de opdrachtgever te selecteren en dan de bijbehorende groep. 8
2.5. Opdracht typen Hier wordt het type opdracht vastgelegd. U kunt meerdere soorten opdrachten invoeren. Klik op nieuw document openen om een nieuwe opdracht toe te voegen. Geef een cijfercode aan de opdracht en vul de omschrijving in. Klik vervolgens op opslaan. 9
2.6 Redenen voor onbeschikbaarheid van materiaal Hier worden de onbeschikbaarheidsredenen vastgelegd voor de voertuigen. Denk hierbij aan keuringen, schade, etc. U kunt zelf de kleur instellen per onbeschikbaarheids- soort. Open een nieuw document om nieuwe redenen toe te voegen. Vul vervolgens de omschrijving in en klik op de gekleurde balk. Kies een kleur uit en klik op ok. Sla de reden op om hem toe te voegen aan de planningen. 2.7 Redenen voor afwezigheid van medewerkers Hier kunt u de afwezigheidsredenen vastleggen voor de medewerkers. Denk hierbij aan vakantie, sociale verplichtingen of ziekte. Dit werkt op precies dezelfde manier als de onbeschikbaarheid van personeel. 10
2.8. Frequenties Hier worden de weekdagen toegewezen aan een bepaalde frequenties. Denk daarbij aan koppelingen als zaterdag en zondag zijn weekend, maandag is onderhoud dag etc. Open een nieuw bestand. Vul de reden in bij omschrijving en vink de relevante dagen aan. Sla de wijzigingen op om ze automatisch in de planning te zien verschijnen. 11