OSIRIS Gebruikershandleiding Dit document, het resultaat van een gezamenlijk werk, werd opgesteld door het consortium NSI-SIGGIS onder de coördinatie van Nathan Leenaerts 1
Inhoudstafel 1 ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN HET SYSTEEM VOOR DE GEBRUIKERS 2 1.1 Modules 2 1.1.1 Module Beheer 2 1.1.2 Module Planning 2 1.1.3 Module Coördinatie 2 1.1.4 Module Vergunning 2 1.1.5 Module van de CCB 3 1.1.6 Module Uitvoering 3 1.1.7 Module Toezicht 3 1.1.8 Module Communicatie 4 1.1.9 Module Evenementen 4 1.2 Cockpit, de verschillende versies, de filters 4 1.3 Dynamische Bouwplaatsfiche 5 1.4 Logboek van de bouwplaats 6 2 MODULE BEHEER 9 2.1 Introductie 9 2.2 Registreren van organisaties en gebruikers 9 2.2.1 Aanmaak van een nieuwe organisatie en een lokale coördinator 9 2.2.2 Aanmaak van gebruikers in de organisatie 15 2.2.3 Meerjarige bankwaarborg 17 2.3 Het concept van «Next In Line» en zijn verband met het beheer van de rollen 18 2.4 Het beheer van aanwezigheden en afwezigheden 19 3 BEHEER VAN DE COCKPITS 21 3.1 Rollen, Sectoren en Filters 21 3.2 De standaard GIS-functies 21 3.3 Het postvak in Osiris 22 3.4 Het tijdschema 22 3.5 Kaartmodus 23 3.6 Tabelmodus 23 3.7 Lagen tonen/verbergen 24 3.8 Twee schermen modus 24 3.9 Boomstructuur van een bouwplaats 24 4 Overzicht van de figuren 27 1
1 ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN HET SYSTEEM VOOR DE GEBRUIKERS 1.1 Modules Osiris is opgedeeld in de volgende modules: 1.1.1 Module Beheer Deze module dekt 3 grote groepen van behoeften: - de registratie van de gebruikers, met inbegrip van de geografische sector van hun activiteit; - de aanmaak en aanpassing van rollen samen met de daaraan gekoppelde functionele toegang; - het beheer van de cockpits, of de schermen die toegang geven tot Osiris voor elke rol. 1.1.2 Module Planning De beheerscyclus van de wegenwerken zoals die gekaderd wordt door de Brusselse ordonnantie voorziet dat de bouwplaatsen achtereenvolgens volgende fasen doorlopen: gepland, gecoördineerd, vergund, uitgevoerd en afgesloten. Met uitzondering van werken met een beperkt belang en dringende wegwerkzaamheden moeten institutionele verzoekers hun werken plannen. Een project initialiseren bestaat uit het vastleggen van het terrein van de bouwplaats en aan die bouwplaats een reeks attributen toekennen. 1.1.3 Module Coördinatie De ordonnantie bepaalt in zijn artikel 15 een basisregel: behoudens uitzonderingen (die verband houden met de aard van de werkzaamheden: hoogdringendheid of gering belang, die worden behandeld in de module Afwijkingen), is de coördinatie van de bouwplaatsen die door institutionele verzoekers worden uitgevoerd een basisvoorwaarde voor de vergunningsaanvraag. Dit proces bestaat uit twee grote delen: - De bepaling van de deelnemers In een eerste fase neemt de appellerende verzoeker (degene die het initiatief neemt voor het project) contact op met de andere institutionele verzoekers en nodigt hen uit om deel te nemen aan het project dat hij opstart. Deze fase wordt afgerond met het ingevulde coördinatieattest. - De bepaling van het uit te voeren werk De gecoördineerde verzoekers leggen hun precieze intenties voor de werkzaamheden samen (tekening op het grondplan) en maken de som van het werk dat moet worden uitgevoerd in het kader van het gecoördineerde project. Deze fase wordt afgerond met het opstellen van de coördinatiebalans. 1.1.4 Module Vergunning a) De module Vergunning biedt ondersteuning voor drie grote probleemkwesties : b) In een eerste fase moet de verzoeker de uitvoeringsmodaliteiten van het project preciseren. c) In een tweede fase wordt het dossier dat aan de beheerder wordt overgemaakt, aan diverse testen onderworpen (administratief, technisch en cartografisch). Een afgifte-bewijs bevestigt dat het dossier verstuurd is. Het ontvangstbewijs dat daarna eventueel door de beheerder wordt afgeleverd, bevestigt dat het dossier voor de vergunnings-aanvraag volledig is. d) Tot slot loopt het beslissingsproces tot aan de aflevering van de vergunning voor het uitvoeren van de werkzaamheden of, in het andere geval, de weigering daarvan. Naargelang het geval kan dit proces verschillende vormen aannemen en al dan niet (in functie van de aard van de weg) een advies van de Coördinatiecommissie van de Bouwplaatsen omvatten. 2
1.1.5 Module van de CCB In het kader van de vergunningsprocedure voor een bouwplaats (ondersteund door de module "Vergunning") moet de Coördinatiecommissie van de Bouwplaatsen (CCB) een advies geven voor bouwplaatsen die ten minste gedeeltelijk gelegen zijn op de gewestelijke wegen of gemeentelijke wegen volgens artikel 33 van de ordonnantie. Elke week worden de verzoekers die een vergunningsaanvraag voor dergelijke bouwplaatsen hebben ingediend, uitgenodigd om hun projecten voor te stellen aan de Commissie. Het advies van de Commissie wordt vervolgens overgemaakt aan de beheerder die beslist om de bouwplaats al dan niet een vergunning te verlenen. De behandeling van een dossier in de Commissie vereist: - een gedetailleerde voorbereiding - een zeker formalisme gezien het wettelijke karakter van de CCB. Daarom voorziet de module sccb - CCB de volgende functionaliteiten voor het secretariaat van de Commissie (sccb): - toegang tot alle gegevens over de bouwplaatsprojecten; - workflows voor het controleren van de volledigheid van de dossiers die ter advies aan de CCB worden voorgelegd; - opslag en verzending van de adviezen en processen-verbaal Deze module moet tot slot alle verzoeningsaanvragen en de antwoorden daarop opnemen. Dit om er voor te zorgen dat de status van de betrokken bouwplaatsen bijgewerkt wordt met alle beslissingen van de CCB of het Verzoeningscomité. 1.1.6 Module Uitvoering Ongeacht het type van bouwplaats en het administratieve voorbereidingsproces dat eraan voorafgaat (Planning - Coördinatie - Vergunning voor de belangrijke bouwplaatsen of de eerder vermelde afwijkingen), geldt voor de uitvoering van elke bouwplaats eenzelfde modus operandi. Bij het begin van dit proces is de bouwplaats ofwel vergund, ofwel vrijgesteld van vergunning gezien het dringende karakter (P1) of de geringe omvang (type U) ervan. In deze twee laatste gevallen kan voor het project een bouwplaatsakkoord opgemaakt worden. Voor alle gevallen legt de ordonnantie een reeks regels en verplichtingen vast inzake informatieverstrekking met betrekking tot de opstart en afsluiting, de oorspronkelijke en afsluitende plaatsbeschrijving, rectificatieberichten aangaande de organisatie van de bouwplaats... Het doel van de module "Uitvoering" in Osiris bestaat erin om deze verschillende flows te ondersteunen. 1.1.7 Module Toezicht Bouwplaatsen op de openbare weg brengen van nature heel wat gebeurtenissen teweeg die tijdens de organisatie van een consistent toezicht vereisen gedurende hun volledige voorbereiding en uitvoering: - vragen om informatie; - klachten die zich voordoen; - onvoorziene evoluties op de bouwplaats die resulteren in situaties die niet meer overeenstemmen met de ontvangen vergunningen (data, terrein...); - vragen om bezoeken om verschillende redenen (plaatsbeschrijvingen, vaststelling van beschadigingen, rectificatieberichten...); - In het kader van het toezicht wordt voorzien in: 3
- de aanstelling van gemeentelijke ambtenaren en beambten die bevoegd zijn om toezicht te houden op de uitvoering van de bouwplaatsen; - het uitvoeren van bezoeken aan bouwplaatsen op de openbare weg op ieder uur van de dag en de nacht; - het uitvoeren van onderzoeken, controles en ondervragingen, en het verzamelen van alle mogelijke informatie, inclusief foto's; - de mogelijkheid om de diensten van de politie of experts in te roepen. Als er inbreuken op de ordonnantie worden vastgesteld, kunnen de "toezichthouders": - verwittigingen geven en termijnen opleggen om de vastgestelde inbreuken op te heffen; - processen-verbaal en/of pro justitia's opstellen. 1.1.8 Module Communicatie De ordonnantie legt op om een reeks inlichtingen te verschaffen aan de omwonenden en weggebruikers: contactpersonen, aard, tijdsduur en impact op de leefbaarheid van de bouwplaats; het centraliseren van deze gegevens in één databank maakt bijkomende mogelijkheden voor valorisatie mogelijk door toegang tot deze gegevens te verschaffen aan andere systemen. Om te beantwoorden aan deze noden en mogelijkheden, zullen twee benaderingen worden gevolgd: - een push benadering: deze klassieke benadering ondersteunt de publicatie van gestructureerde informatie over de bouwplaatsen (voltooid, in uitvoering, verwacht) op een website voor het grote publiek - een pull benadering: Osiris ontsluit onder de vorm van standaard webservices de geogerefereerde locatie van de bouwplaatsen en een deel van hun attributen Deze ontsluiting zal toelaten dat: - elke gemeentelijke webservice de Osiris gegevens gebruikt in zijn eigen toepassingen - dat elke navigatie toepassing deze informatie gebruikt om reiswegen voor te stellen die rekening houden met bouwplaatsen en evenementen - dat eender welk ander systeem de bouwplaatsgegevens gebruikt voor professionele doeleinden. - 1.1.9 Module Evenementen Het beheer van evenementen wordt niet geregeld door de ordonnantie van 3 juli 2008 betreffende de bouwplaatsen op de openbare weg. Maar de problematiek van "evenementen" hangt samen met die van "bouwplaatsen": eenzelfde gedeelte van de openbare weg kan niet tegelijk het voorwerp uitmaken van een bouwplaats en een evenement zoals een markt, een rommelmarkt, een manifestatie... Deze informatie is onontbeerlijk voor de beheerder of de Coördinatiecommissie van de Bouwplaatsen die moeten beslissen over een vergunningsaanvraag voor een bouwplaats. Ook moet een verzoeker die een project voorziet, zo vroeg mogelijk weten welke beperkingen op zijn planning rekening inwerken. 1.2 Cockpit, de verschillende versies, de filters De "cockpit" is het eerste scherm waarin een gebruiker terechtkomt nadat hij inlogt in Osiris. Elke gebruikersgroep zal een specifieke cockpit te zien krijgen zodat deze eerste pagina een aantal relevante gegevens weergeeft. Er werden zes cockpits in detail uitgewerkt: - de cockpit van de verzoekers; - de cockpit van de evenementbeheerders; - de cockpit van de beheerders (WB); - de cockpit van de politiezones; - de cockpit van de Coördinatiecommissie van de Bouwplaatsen (CCB); 4
- de cockpit van het Secretariaat van de CCB (sccb). Al deze cockpits hebben eenzelfde structuur: - Een cartografische zone die aangevuld kan worden met een tabulaire weergave van de getoonde bouwplaatsen. - Een reeks knoppen (links van het scherm) die standaard een aantal filters weergeven waarmee u kan kiezen hoeveel en welke bouwplaatsen, evenementen of klachten er op de kaart en in de legende worden weergegeven. - Functies met de beschikbare acties (6,8,9,10-14) met inbegrip van toegang tot uw Osiris postvak. fig. 1.1 Cockpit 1. Filters in de cockpit / Bouwplaatsfiche indien geselecteerd 2. Datumbereik van de filter 3. Direct zoeken via Nr of Referentie 4. In- en uit zoom 5. Het paneel filter/fiche verbergen 6. Mogelijke Acties 7. Versie van Osiris 8. Zoeken op straatnaam 9. Gebruik van andere kaartlagen 10. Verander taal in Osiris 11. Terug naar startpagina 12. Huidige gebruiker en toegang tot submenu (termijnen, postvak ) 13. Aantal ongelezen berichten in Postvak 14. Huidige organisatie 15. Toegang tot kaart/lijst van elementen 16. Lijst elementen (bouwplaats, evenementen, klachten) 17. Legende In elk van deze cockpits zijn series filters beschikbaar om snel toegang te krijgen tot de bouwplaatsen die dezelfde status hebben en dus eenzelfde type behandeling krijgen. 1.3 Dynamische Bouwplaatsfiche De dynamische fiche van een bouwplaats is een geheel van attributen gelinkt aan een bouwplaats. Deze fiche wordt «dynamisch» genoemd omdat ze voortdurend verandert in functie van de vooruitgang van de bouwplaats in het vergunningsproces. Deze fiche wordt weergegeven links van de kaart. 5
fig. 1.2 Dynamische bouwplaatsfiche 1. De dynamische fiche verbergen 2. Indien de fiche verborgen is kan men ze oproepen via dit icoon. 1.4 Logboek van de bouwplaats Het logboek laat toe om de ganse levenscyclus van een bouwplaats in Osiris te traceren. Het gaat om een serie van PDF-documenten (secties van het logboek genoemd) die alle belangrijke informatie van een bouwplaats bevat. Deze documenten worden automatisch gegenereerd door OSIRIS tijdens de belangrijke fases in de levenscyclus van een bouwplaats. In het merendeel van de gevallen zijn deze fases gelinkt aan een wijziging in status van een bouwplaats. 6
Hieronder de lijst met secties van het logboek gegroepeerd per module: Planning: -Bouwplaatsfiche -Chronologie Afwijking: - Bouwplaatsfiche - Bouwplaatsakkoord Coördinatie: - Coördinatiebalans - Werk intenties - Bouwplaatsfiche - Coördinatiefiche - Coördinatiesynthese - Chronologie Vergunning: - Signalisatieplan - Beslissingsvoorstel B - Voorstel / aanvraag rectificatiebericht - Mobiliteitsdoorsnede - Fasering - Bouwplaatsfiche - Omleidingsplan - Opeenvolging van fasen - Vergunningsaanvraag - Vergunningsbeslissing - Aanvullende informatie - Chronologie - Rectificatiebericht - Politievergunning CCB: - Advies CCB - Verzoeningsaanvragen Uitvoering: - Verklaring van afsluiting - Oorspronkelijke plaatsbeschrijving - Afsluitende plaatsbeschrijving - Bouwplaatsfiche - Bouwplaatsfiche voor het grote publiek - Chronologie - Bericht van opstarting - Attest Bankwaarborg Toezicht: - Boetes - Vaststellingen en PV - Ingebrekestellingen - Bouwplaatsfiche - Klachten - Pro Justitia Alle modules: - Historiek van de status Voor een gegeven bouwplaats zal de lijst van de beschikbare secties aangevuld worden naargelang de vooruitgang van een bouwplaats. Aan de andere kant, niet al deze secties zullen beschikbaar zijn voor elke bouwplaats. Bv. Een dringende bouwplaats die direct uitgevoerd wordt zal nooit secties hebben over coördinatie omdat die die fase niet doorloopt. Toegang tot het logboek van een bouwplaats is mogelijk indien deze geselecteerd is via de tabelknop rechts onderaan in de applicatie en in de geopende tabel de tab logboek aan te duiden. fig. 1.3 Toegang tot logboek De tab Logboek geeft een lijst weer van alle beschikbare secties van het logboek van een lopende bouwplaats gegroepeerd per module. 7
De gebruiker kan elk sectie raadplegen door op de knop, te klikken, of het volledige logboek verkrijgen.(in één PDF document waarin alle secties opgenomen zijn) door op de knop te klikken.. fig. 1.4 Logboek 8
2 MODULE BEHEER 2.1 Introductie De module beheer is de fase die het eigenlijke gebruik van de toepassing voorafgaat. Via deze module zullen de gebruikers zich registreren. Artikel 11 van de ordonnantie voorziet de verplichting dat institutionele verzoekers zichzelf kenbaar maken bij de Coördinatiecommissie van de Bouwplaatsen. Door zich te registreren in de toepassing voldoen zij in aan dit artikel. Meer algemeen moet elke gebruiker die voorzien is een rol te vervullen in het systeem, in het kader van de geautomatiseerde procedures van de ordonnantie, toegangscodes (login + wachtwoord) tot het systeem krijgen. Hiervoor moeten de organisaties waarvan zij deel uitmaken zich registreren. 2.2 Registreren van organisaties en gebruikers 2.2.1 Aanmaak van een nieuwe organisatie en een lokale coördinator Om een nieuwe organisatie aan te maken in Osiris moet eerst het type van de organisatie gespecifieerd worden: - Institutionele verzoeker - Niet-institutionele verzoeker - Expert, in opdracht van een verzoeker - Expertbureau - Evenementbeheerder Merk op dat de Beheerders en de Politiezones reeds beschikbaar zijn in de opbouw in Osiris; ze moeten dus niet meer gecreëerd worden. De lokale coördinators en de organisaties zijn aangemaakt door het Competentiecentrum Osiris bij het invoeren van de nodige gegevens (zie bijlage). De gebruikers van deze organisatie worden daarentegen gecreëerd door de lokale coördinatoren op dezelfde manier als voor de andere types van betrokkenen. Het geval van de institutionele verzoeker is het meest volledige, dit wordt dan ook het type in ons voorbeeld. De stappen voor het creëren van een nieuwe organisatie zijn de volgende: a) Een nieuwe ID vragen door op de knop «hier» te klikken fig. 2.1 Nieuwe account b) Een nieuw type organisatie bepalen fig. 2.2 Type organisatie c) De detailfiche van de organisatie invullen Deze detailfiche is dezelfde voor de verschillende types organisaties voor de volgende delen: 9
- De naam en gebruikte afkorting (een knop laat toe om de tekst automatisch van de ene taal naar de andere te kopiëren, behalve als de velden reeds ingevuld zijn) fig. 2.3 Naam en afkorting organisatie - Het adres van de sociale zetel fig. 2.4 Adres van de sociale zetel van de organisatie - De delen «Overige» en «Symbologie» beperken zich voor andere types organisaties tot een tekst om hun inschrijving te motiveren en een activiteitendomein. - Voor een institutionele verzoeker zijn de gegevens de volgende: fig. 2.5 Overige gegevens van de organisatie 10
- Taal: deze taal zal de taal zijn waarin alle dossiers betreffende deze organisatie zullen opgesteld zijn, behalve als de gekozen taal «tweetalig» is. Dan zal de taalkeuze bij elk nieuw dossier gevraagd worden. De wet bepaalt dat de sociale zetel van de onderneming deze parameter bepaalt. Deze zal gecontroleerd worden door de super users voor de validering en zal daarna niet meer kunnen gewijzigd worden. - Activiteitendomein - Gebruiksrecht van de weg: in het bezit van een vergunning om werken op de openbare weg uit te voeren. - Werken aan installaties: dit bepaalt of men al dan niet aan de infrastructuur (kabels en leidingen ) werkt. - Gekoppelde gemengde organisatie: bepaalde organisaties hebben departementen die aan de installaties werken en andere departementen die enkel aan de weg werken zonder een tussenkomst bij de installaties: dit is een gemengde organisatie. De gemengde organisaties moeten als twee verschillende organisaties A en B gedefinieerd worden, waarvan de ene aan de installaties werkt en de andere niet. Om te vermijden dat de gemeenschappelijke gegevens gekopieerd moeten worden, is een functie voorzien die toelaat het gemeenschappelijke deel te behouden. - Meerjarige bankwaarborgen: de institutionele verzoekers beschikken over de mogelijkheid om een meerjarige bankwaarborg te activeren: deze kan pas gespecificeerd worden nadat de organisatie gevalideerd is door de super user. - Hoofdkleur: dit zal de kleur zijn van de omtrek van de werkzones van een organisatie in het globale terrein van een bouwplaats (deze symbologie is enkel toegankelijk voor institutionele verzoekers die verplicht zijn te coördineren in het vergunningsproces). De keuze van een kleur in de tabel laat toe om, wanneer men met de muis over een kleur gaat, de RGB componenten te tonen. De super users bewaren de consistentie in deze tabel om redundantie te vermijden. d) Bij elke nieuwe organisatie wordt een lokale coördinator toegewezen waarvoor volgende detailgegevens moeten ingevuld worden: fig. 2.6 Gegevens lokale coördinator 11
De volgende informatie is belangrijk in het vergunningsproces : - Lokale coördinator: het profiel van de lokale coördinator binnen een organisatie is een profiel dat alle rollen bezit waarop dit type organisatie recht heeft. De rollen van de lokale coördinatoren zijn als volgt: Toegang hebben tot de module beheer. Het gaat hier dus om het beheer van lokale toegangen van de sectoren (en de aanmaak van back-up indien gewenst). Voor de institutionele verzoekers; inlichtingen over de meerjarige bankwaarborg. Voor de beheerders; inlichtingen over de algemene voorwaarden Bovendien kan men zich ook laten vervangen door eender welk lid van zijn organisatie voor zijn operationele werking, door de pyramidale verdeling van de rollen in een organisatie. (zie volgende paragraaf over de rollen). - Elektronische handtekening: laat toe om documenten voor de organisatie elektronisch te onder-tekenen, dit veld is vooral vermeld in het kader van de overheden, namelijk de gemeentelijke beheerders, de politiezones en de Coördinatiecommissie van de Bouwplaatsen (CCB). - Commissielid: wordt met «Ja» aangeduid als de gebruiker in kwestie reeds deel uitmaakt van de organisatie CCB die op zijn beurt een volwaardige organisatie is. - Foto: als een foto toegevoegd is, zal deze weergegeven worden in het «Next-In-Line» proces, waarover later meer uitleg volgt en dat specifiek is voor de overheden (Beheerders en Politiezones). e) De laatste stap om een organisatie te registreren is de sectorisering hiervan. Deze stap is hetzelfde voor alle registraties van elk type organisatie.us. Elke gebruiker in het Osiris systeem moet een geografisch interessegebied definiëren, waarin hij verondersteld wordt geïnteresseerd te zijn in een coördinatieoproep of om geïnformeerd te worden over bouwplaatsen en evenementen. Deze sectorisering heeft als doel de verzoeken van de organisatie te limiteren tot de beheerprocedures van bouwplaatsen die zich in de vastgelegde sector bevinden. fig. 2.7: Geografisch interessegebied Het venster kan opgedeeld worden in meerdere delen: a) Het deel Cartografie: - Geeft de kaart weer - De Zoom tool laat toe om in en uit te zoomen 12
- De schuifbalk rechts van de zoom laat toe om te spelen met de transparantie van de twee lagen die weergegeven worden op de kaart (luchtfoto en Urbis digitale kaart) - In en uit zoomen, kan ook met het muiswiel en de kaart kan verplaatst worden door de linker muisknop ingedrukt te houden en de muis te verplaatsen. b) Het deel Instellingen: - Het eerste veld laat toe om alle gemeenten (standaard), meerdere gemeenten of één gemeente te kiezen. Door te klikken op het + of teken naast de naam van de gemeente, kan deze toegevoegd of verwijderd worden van de kaart. - Het tweede veld bestaat uit tools die toelaten om de geografische zone vrij in te tekenen: Toevoegen: laat toe om een polygoon te tekenen om een zone toe te voegen: Opmerking: elke klik komt overeen met een hoekpunt van de polygoon en met een dubbelklik wordt de polygoon gesloten (plaatsen van het laatste hoekpunt) Verwijderen: door deze tool te selecteren, kan men een polygoon in een reeds geselecteerde zone tekenen: de overlapping van deze twee zones zal uit de selectie worden verwijderd. Opmerking: net zoals de tool «Toevoegen» komt elke klik overeen met een hoekpunt van de polygoon en wordt de polygoon met een dubbelklik gesloten (plaatsen van het laatste hoekpunt). Knippen: deze tool werkt op tegenovergestelde wijze van de vorige: men tekent een polygoon in de reeds geselecteerde zone: de zones die niet overlappen, worden verwijderd uit de selectie. Wijzigen: deze tool laat toe om de vorm van een polygoon te wijzigen. De kaart moet weergegeven worden op een voldoende grote schaal voordat deze knop actief wordt. Werking: Wanneer de tool eenmaal geactiveerd is, duiden de donkergrijze punten de hoekpunten van de bestaande polygoon aan. De donkergrijze punten zijn vergezeld van een wit punt aan elke kant, gelegen op de zijdes van de polygoon. Door te klikken op één van deze witte punten, creëert men een nieuw hoekpunt en verschijnen twee nieuwe witte punten, elk aan één kant van het nieuwe hoekpunt.-ci. Door rechts te klikken op een donkergrijs hoekpunt, kan men dit punt verwijderen. - Het derde veld laat toe om een GML bestand (Geography Markup Language) te importeren dat één of meerdere polygonen bevat. - Opmerkingen: Dit bestand moet geprojecteerd zijn in Lambert 72. Het GML formaat is gedefinieerd in bijlage ( ) 13
Na deze registratiestappen, zal de aanvragende lokale coördinator een melding per mail afwachten met de validering van de registratie van zijn organisatie en zijn lokale coördinator door het Competentiecentrum Osiris (CDCO). In afwachting wordt het CDCO van deze aanvraag tot registratie verwittigd via het boodschappenplatform van Osiris. (Gemeentelijke) beheerders De «Beheerders» organisaties zijn vanaf de start gecreëerd. Hun attributen zijn uiteraard aanpasbaar. Voor deze categorie van organisatie is het kader «Overige» verschillend.. fig. 2.8 : Gegevensfiche : Overige (beheerder) Dit kader laat toe een nieuw PDF document op te laden dat de algemene voorwaarden van de beheerder bevat.alle herladen algemene voorwaarden van de beheerder worden weergegeven als informatie in «Nieuws» wanneer er nadien opnieuw verbonden wordt met Osiris. fig. 2.9: Gewijzigde algemene voorwaarden van een beheerder 14
Politiezones Voor de politiezone zijn de beschikbare attributen in het kader «Overige» de volgende: fig. 2.10: Gegevensfiche : Overige (Politiezone) 2.2.2 Aanmaak van gebruikers in de organisatie Wanneer de lokale coördinator de bevestigingsmail ontvangen heeft van de registratie van zijn organisatie, met zijn wachtwoord, heeft hij de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen aan zijn organisatie via de volgende optie in de module «Mijn organisatie», toegankelijk via het menu fig. 2.11 : Menu "Mijn organisatie" fig. 2.12: Een nieuwe gebruiker toevoegen De lokale coördinator kan de detailgegevens van de nieuwe gebruiker en zijn adres, dat het adres kan zijn van de sociale zetel van de organisatie of een nieuwe adres van een exploitatiezetel, hier specifiëren. Hij specifieert ook de sector van interesse (sectorisering) van de gebruiker, die standaard gelijk is aan die van de organisatie. De e-mail van de gebruiker moet gespecifieerd zijn omdat het CDCO tijdens de validering de gebruiker in kwestie moet kunnen verwittigen van de validering van zijn registratie en hem zijn wachtwoord kunnen doorsturen (indien van toepassing). 15
fig. 2.13: Gebruiker bewerken Een belangrijk attribuut is het profiel of de profielen van de gebruiker. Dit begrip van profiel laat ons toe om het begrip van de piramide van rollen te introduceren. Per type organisatie en voor elke module zijn generieke systeemrollen opgesteld, en is hen toegang tot verschillende functionaliteiten van de applicatie toegekend. Bij het aanmaken van een nieuwe gebruiker in een organisatie categorie (verzoeker, beheerder, politie ) komt het er dus op neer om één of meerdere generieke systeemrollen aan de gebruiker toe te kennen zodanig dat ze overeenstemmen met zijn verantwoordelijkheden in de organisatie. Omdat Osiris het werk bundelt van een honderdtal organisaties, elk met noodzakelijkerwijs verschillende structuren, is er bepaald dat de piramide van de rollen niet meer dan 3 niveaus onder het niveau van Lokale Coördinator bevat. In het algemeen zullen er zich dus drie niveaus van gebruikers in elke organisatie categorie bevinden. 16
Zo hebben we voor elke module van Osiris en voor elk type organisatie (hier het voorbeeld van verzoeker) het volgende schema: fig. 2.14: Hiërarchisch systeem van rollen De gebruikers van elke categorie zijn zo systematisch hiërarchisch geordend. Dit wil zeggen dat een gebruiker die boven één of meerdere andere gebruikers staat, beschikt over: - alle rechten van de gebruikers onder hem en - aanvullende rechten die voor hem gespecifieerd zijn Dit wil zeggen dat het opnemen van de activiteiten in deze module mogelijk is door middel van 3 rollen voor de categorie «Verzoekers», waarvan rol 1 superieur is aan rol 2, die op zijn beurt superieur is aan rol 3. 2.2.3 Meerjarige bankwaarborg De meerjarige waarborg voor de institutionele verzoekers wordt ten gunste van alle beheerders voor al hun werken gemaakt. Deze waarborg wordt beheerd buiten het systeem. Enkel het garantiebewijs wordt in het systeem opgeladen, vergezeld van de geldigheidsperiode. Dit opladen wordt voorzien in het kader «Overige» van de organisatie. fig. 2.15: Gegevensfiche : Overige (verzoeker 2) 17
fig. 2.16: Meerjarige Bankwaarborg Het document wordt toegevoegd, naast volgende attributen: - Bankinstelling - Datum van kracht - Vervaldatum - Bedrag - Deze gegevens zullen, eenmaal bewaard, het onderwerp zijn van de validering door het CDCO. Het document zal pas deel uitmaken van het systeem na de validering van deze gegevens.. 2.3 Het concept van «Next In Line» en zijn verband met het beheer van de rollen Alle officiële akten van de administratie (beheerder, politie, CCB...) ten aanzien van derden worden elektronisch ondertekend afhandeling van een procedure in drie stappen: voorstel, validering en handtekening. Deze workflow die voorkomt in meerdere modules bestaat uit: - Stap 1: De gebruiker registreert zijn werk en heeft de mogelijkheid om het later te heropenen om het te vervolledigen. Eenmaal afgewerkt kiest hij in een keuzelijst van gebruikers uit zijn organisatie een medewerker naar wie het dossier wordt doorgestuurd: het is hier waar de opgeladen foto in de module beheer van pas komt. - Stap 2: De «Next In Line» die het dossier heeft ontvangen, kan dit nakijken en / of vervolledigen. Op zijn beurt kan hij het dossier doorzenden naar een derde medewerker (altijd uit een keuzelijst). - Stap 3: de tweede «Next In Line» neemt een rol aan met machtiging om het document elektronisch te ondertekenen om een beslissing te bekrachtigen voor een externe gebruiker. Het is eveneens mogelijk om elektronisch te ondertekenen in de 1e of 2e stap, wanneer de stappen van de aanvullende workflow overbodig zijn. 18
Het systeem van «Next In Line» kan natuurlijk enkel goed functioneren als elke gebruiker van een instelling het profiel goed ontvangen heeft en dus ook de rol(len). Als we dan naar het generieke schema van de piramide van rollen kijken voor de politiezone, dan zien we dat als de eerste stap door een gebruiker met rol 3 is uitgevoerd, de «Next In Line» een gebruiker moet zijn met rol 2 of rol 1. Hetzelfde geldt wanneer de tweede stap is toegekend aan een gebruiker met rol 2, dan kan de «Next In Line» niet anders dan een gebruiker met rol 1 zijn. Het is in ieder geval de verantwoordelijkheid van de lokale coördinator van elke organisatie om te verzekeren dat elke gebruiker met een rol als ondertekenaar bij het attribuut «Elektronische handtekening» een «Ja» heeft staan. fig. 2.17: Hiërarchisch systeem van de rollen 2 2.4 Het beheer van aanwezigheden en afwezigheden Gezien de wettelijke eisen die verbonden zijn met antwoordtermijnen, is het mogelijk voor elke gebruiker om een toekomstige afwezigheid te registreren en één of meerdere vervangers aan te duiden. Deze module wordt opgeroepen met de volgende optie in het menu van elke gebruiker: fig. 2.18: Menu «Vakanties en afwezigheden» De gebruiker moet de periode van afwezigheid opgeven en bewaren. 19
Vervolgens moet de gebruiker één of meerdere vervangers kiezen binnen zijn organisatie: fig. 2.19: Menu «Vakanties en afwezigheden» 2 Als de gebruiker een elektronische handtekening bezit, moet een selectievakje aangekruist worden om te specifiëren of de vervanger ook deze elektronische handtekening gebruikt gedurende de periode van afwezigheid. Het resultaat van het registreren van de afwezigheid is dat de VALIDEUR gedurende de volledige periode van deze afwezigheid de mogelijkheid zal hebben verbinding te maken als «de te vervangen gebruiker». De keuze om verbinding te maken met zijn profiel of met het profiel van de te vervangen gebruiker zal hem bij het aanmelden als volgt voorgesteld worden: fig. 2.20: Vervanging Als de vervanging gekozen wordt, zal de gebruiker «VALIDEUR» het profiel (en de bijhorende rollen) van de te vervangen gebruiker hebben. Deze verbinding «als» zal altijd getoond worden in het lint rechtsboven onder deze vorm: fig. 2.21: Vervanging Voor het einde van de periode van afwezigheid, zal een boodschap verzonden worden naar de vervanger(s) om hen op de hoogte te brengen van de toekomstige terugkeer van de te vervangen gebruiker. Als het verlof om, voor welke reden dan ook, verlengd wordt, ik het mogelijk om de periode van afwezigheid ook te verlengen. En als de afwezige gebruiker zijn verlof inkort en vroeger terugkeert, kan deze zijn periode van afwezigheid ook afsluiten met dezelfde interface. Een boodschap wordt verstuurd om de vervanger(s) op de hoogte te stellen van het einde van de periode van afwezigheid. 20
3 BEHEER VAN DE COCKPITS 3.1 Rollen, Sectoren en Filters Sectoren Alle Osiris gebruikers hebben een geografische sector waarbinnen ze werken. Dit is het geval voor verzoekers, (gemeentelijke) beheerders, politiezones en het secretariaat van de Coördinatiecommissie van de Bouwplaatsen. De bouwplaatsen die standaard zichtbaar zijn voor een gebruiker zijn de bouwplaatsen die zich in zijn sector bevinden, uitgebreid met een definieerbare buffer rond deze sector. Filters De filters zijn snelkoppelingen die toelaten aan de gebruiker om te bepalen welke bouwplaatsen standaard zichtbaar zijn. Het aantal bouwplaatsen dat voldoet aan de voorwaarden van de filter wordt achteraan de lijn getoond. Deze filters verschillen afhankelijk van het type organisatie waartoe de gebruiker behoort (Verzoeker, Beheerder, Politie, ) De onderverdelingen die andere filters bevatten kunnen geopend en gesloten worden. Rollen Elke Osiris gebruiker heeft één of meerdere rollen, toegewezen door de coördinator van zijn organisatie. Deze rollen laten de gebruiker toe om in elke module verschillende functionaliteiten te gebruiken. Afhankelijk van deze rollen zullen dus bepaalde menuopties al dan niet zichtbaar zijn. Deze menuopties kunnen actief of inactief (grijs) zijn, afhankelijk van de status van de geselecteerde bouwplaats. Analoog zullen bepaalde bouwplaatstypes (en de bijhorende berichten) enkel zichtbaar zijn wanneer de combinatie van toegekende rollen dit voorziet. Zo zal een rol afwijking (type E / P1) enkel de afwijkingen tonen en niet de bouwplaatsen die via het vergunningsproces afgehandeld worden. Het gedrag van elke cockpit hangt bij gevolg af van de volgende parameters: - De categorie van de organisatie - De sector van de organisatie - De sector van de gebruiker - De rollen (het profiel) van de gebruiker - De status van de bouwplaats 3.2 De standaard GIS-functies Binnen de cockpits worden standaard GIS functies aangeboden: - Naar een bepaald zoom-niveau gaan en de gebruikelijke manipulaties van de kaart (Pan, Fit Map, ) - Een kaartelement opzoeken op basis van z n unieke Osiris identificatie (ID) of op basis van een identificatie (ID) ingegeven door de gebruiker - Een object of z n attributen afdrukken met legende in kleur of zwart-wit - Een ruimtelijke analyse uitvoeren tussen de Osiris objecten: bouwplaatsen, evenementen en hun omleidingszones - De mogelijkheid om een GIS opvraging te definiëren - Overschakelen tussen een cartografische voorstelling met grafische objecten en een voorstelling van de objecten in lijstvorm, m.a.w. in een tabel. 21
3.3 Het postvak in Osiris Het postvak van Osiris is bewust het enige communicatiekanaal dat aan alle organisaties betrokken bij de bouwplaatsen de mogelijkheid geeft onderling te communiceren en om een hiervan historiek bij te houden in een databank. Dit systeem geeft de verzoekers de mogelijkheid om hun dossiers voor te breiden en hun vergunningsaanvraag over te maken, de autoriteiten kunnen binnen dit systeem hun beslissingen nemen en deze communiceren naar de aanvragers. Er zijn twee types Osiris berichten : - Expliciet : dit zijn berichten die op een informele manier verstuurd worden door de gebruikers - Impliciet : dit zijn de berichten die door het systeem verstuurd worden als gevolg van een actie van een gebruiker Een teller van het aantal niet-gelezen berichten wordt bovenaan getoond rechts van de cockpit : fig. 3.1: Berichtenteller Deze berichten kunnen opgehaald worden in de optie «Postvak» van het «Gebruiker»menu. Deze lijst is opgebouwd uit drie tabbladen: - Ontvangen berichten - Verzonden berichten - Historiek fig. 3.2: Postvak Elk bericht gaat over een bepaald object type en zijn ID waarop men kan klikken om dit object te selecteren. Deze rechtstreekse koppeling is ook beschikbaar via het ID van het object in de tekst van het bericht. De volgende functies zijn beschikbaar : - Maak een nieuw bericht - Open een bericht - Archiveer een bericht - Een geopend bericht doorsturen - Antwoorden op een bericht - 3.4 Het tijdschema De ordonnantie voorziet rechten maar ook plichten. Bepaalde taken moeten uitgevoerd worden binnen «x» dagen. Het einde van deze periode is de termijn van deze taak. Het niet uitvoeren van de taak binnen de vooropgestelde termijn kan in sommige gevallen blokkerend zijn of in andere gevallen leiden tot een beslissing van ambtswege uitgevoerd door het systeem. Deze termijnen zijn beschikbaar via de optie «Tijdschema»van het «Gebruiker» menu. 22
fig. 3.3: Tijdschema met termijnen Alle termijnen betreffen een objecttype en zijn ID waarop men kan klikken om het object rechtstreeks te selecteren. Alle termijnen die bij een object horen kunnen opgeroepen worden in de objectentabel door met de muis over het icoon links in de lijst te gaan. Voor alle termijnen is er een herinneringsbericht voorzien dat verzonden wordt bij het begin van het laatste kwart van die termijn als de bijhorende taak nog niet is uitgevoerd. 3.5 Kaartmodus De kaartmodus wordt aangeroepen door op de «Kaart» knop onderaan de objectentabel. Deze knop laat toe de tabel van de geselecteerde objecten te verbergen. Door links te klikken op een object, wordt dit object geselecteerd en wordt er naartoe gezoomd. Wanneer een object reeds geselecteerd is, geeft een rechtse klik op het object bijkomende opties : - Zoom Street View - Documenten opvragen die bij dit object horen fig. 3.4: Rechterklik functionaliteit 3.6 Tabelmodus De tabelmodus wordt aangeroepen door op de «Tabel» knop onderaan rechts op de kaart te klikken. Wanneer er een filter actief is wordt het resultaat van deze zoekopdracht in de tabel getoond met voor elk objecttype een afzonderlijke tab. fig. 3.5: Lijstmodus Men kan deze tabel exporteren naar Excel door op het icoon onderaan de tabel te klikken. fig. 3.6: Lijstmodus Export naar Excel 23
De tabel kan gesorteerd worden door op de titel van de gewenste kolom te klikken. Door op een regel van de tabel te klikken wordt het bijhorende object geselecteerd en zoomt de kaart er naartoe. 3.7 Lagen tonen/verbergen Er is een knop om bepaalde lagen die standaard niet zichtbaar zijn op de kaart te tonen of te verbergen. Dit is zo gedaan om altijd een optimale performantie te behouden. fig. 3.7: Beheer van de lagen 3.8 Twee schermen modus De mogelijkheid om in twee schermen modus te werken wordt aangeboden via het volgende icoon : fig. 3.8: Overgaan op 2 schermen Dit laat toe om de kaart permanent in full screen mode te laten staan. In deze modus wordt het tweede scherm uitsluitend gebruikt voor het tonen van alfanumerieke gegevens van de bouwplaats. Men kan terug gaan van twee schermen modus naar één scherm door op het omgekeerde icoon te klikken : fig. 3.9: Van 2 schermen terug naar 1 3.9 Boomstructuur van een bouwplaats Wanneer een bouwplaats geselecteerd is, wordt de tabel met gefilterde bouwplaatsen vervangen door een tabel die de boomstructuur van de bouwplaats toont. - Niveau 1 : Attributen van de bouwplaats - Niveau 1 : Opeenvolging van de fasen - Niveau 2 : Werkzones - Niveau 2 : Fasen - Niveau 3 : Werkzones binnen de fasen - Niveau 3 : Mobiliteitsdoorsneden - Niveau 3 : Omleidingen 24
Voorbeeld van niveau 1 en 2 fig. 3.10: Boomstructuur niveau 1&2 Voorbeeld van niveau 2 en 3 fig. 3.11: Boomstructuur niveau 1&2 Het idee achter deze boomstructuur is dat door met de muis over een object te gaan, zijn perimeter oplicht op de kaart, terwijl men toegang heeft tot de bijhorende attributen. De volgende functionaliteiten zijn beschikbaar : Een vak dat men kan aanvinken om het object opgelicht te houden Een vergrootglas om de attributen van het object te raadplegen Een icoon om de attributen van het object te bewerken Een icoon om het object te verwijderen (in sommige gevallen) Met de tabbladen bovenaan de tabel kan men snel de verschillende soorten informatie van het object oproepen. fig. 3.12: Tabbladen De gebruiker kan bepalen welke attributen zichtbaar zijn op elk niveau van de boomstructuur via het volgende icoon : 25
fig. 3.13: Zichtbaarheid van de attributen Elk mogelijk attribuut op elk niveau kan geactiveerd worden via een checkbox. Ook de volgorde van de attributen kan aangepast worden, door ze te verslepen. fig. 3.14: Zichtbaarheid van de attributen 26
4 OVERZICHT VAN DE FIGUREN fig. 1.1 Cockpit... 5 fig. 1.2 Dynamische bouwplaatsfiche... 6 fig. 1.3 Toegang tot logboek... 7 fig. 1.4 Logboek... 8 fig. 2.1 Nieuwe account... 9 fig. 2.2 Type organisatie... 9 fig. 2.3 Naam en afkorting organisatie... 10 fig. 2.4 Adres van de sociale zetel van de organisatie... 10 fig. 2.5 Overige gegevens van de organisatie... 10 fig. 2.6 Gegevens lokale coördinator... 11 fig. 2.7: Geografisch interessegebied... 12 fig. 2.8 : Gegevensfiche : Overige (beheerder)... 14 fig. 2.9: Gewijzigde algemene voorwaarden van een beheerder... 14 fig. 2.10: Gegevensfiche : Overige (Politiezone)... 15 fig. 2.11 : Menu "Mijn organisatie"... 15 fig. 2.12: Een nieuwe gebruiker toevoegen... 15 fig. 2.13: Gebruiker bewerken... 16 fig. 2.14: Hiërarchisch systeem van rollen... 17 fig. 2.15: Gegevensfiche : Overige (verzoeker 2)... 17 fig. 2.16: Meerjarige Bankwaarborg... 18 fig. 2.17: Hiërarchisch systeem van de rollen 2... 19 fig. 2.18: Menu «Vakanties en afwezigheden»... 19 fig. 2.19: Menu «Vakanties en afwezigheden» 2... 20 fig. 2.20: Vervanging... 20 fig. 2.21: Vervanging... 20 fig. 3.1: Berichtenteller... 22 fig. 3.2: Postvak... 22 fig. 3.3: Tijdschema met termijnen... 23 fig. 3.4: Rechterklik functionaliteit... 23 fig. 3.5: Lijstmodus... 23 fig. 3.6: Lijstmodus Export naar Excel... 23 fig. 3.7: Beheer van de lagen... 24 fig. 3.8: Overgaan op 2 schermen... 24 fig. 3.9: Van 2 schermen terug naar 1... 24 fig. 3.10: Boomstructuur niveau 1&2... 25 fig. 3.11: Boomstructuur niveau 1&2... 25 fig. 3.12: Tabbladen... 25 fig. 3.13: Zichtbaarheid van de attributen... 26 fig. 3.15: Zichtbaarheid van de attributen... 26 27