OSIRIS. Oefeningen Module Beheer

Transcriptie

1 OSIRIS Oefeningen Module Beheer

2 INHOUD Iconen die gebruikt worden in de oefeningen 2 1 Module beheer: Lokale coördinatoren Zich registreren in het systeem Zich registreren als institutionele verzoeker Zich registreren als niet-institutionele verzoeker Rollen creëren in uw organisatie Zich aanmelden als institutionele verzoeker en gebruikers creëren Een periode van vakantie/afwezigheid aanmaken/verwijderen Zich aanmelden als beheerder en gebruikers aanmaken Zich aanmelden als politiezone en gebruikers aanmaken Een meerjarige bankwaarborg aanmaken Aanmaak en validering van de bankwaarborg V 0.1 1

3 ICONEN DIE GEBRUIKT WORDEN IN DE OEFENINGEN Opmerking of aanvullende informatie over een stap of workflow. Uitleg over de workflow buiten de acties van de gebruiker. Informatie over de gevolgen van de uitvoering van een stap. De aandacht vestigen op essentiële elementen om het begonnen proces verder te kunnen volgen. Wijst op de gevolgen van een bijzonder cruciale stap. Tips of advies om de taken uit te voeren die niet gespecifieerd zijn in de getoonde stappen. V 0.1 2

4 1 MODULE BEHEER: LOKALE COÖRDINATOREN 1.1 Zich registreren in het systeem Zich registreren als institutionele verzoeker Stap 1 : De module Beheer openen en de organisatie registreren a. Open een webbrowser en surf naar b. Het derde kader van het startscherm is gereserveerd voor gebruikers die nog niet ingeschreven zijn in de applicatie. c. Klik op de knop «hier» om u te registreren in het systeem. d. Selecteer «Verzoeker» als type organisatie. e. Kies vervolgens «Institutionele verzoeker». f. Vul vervolgens de gegevens van uw organisatie in in het systeem. g. Om de velden «Volledige naam» en «Gebruikelijke afkorting» te kopiëren naar de velden in de andere taal klikt u op de die wijst naar het in te vullen veld. Het is mogelijk om een gemengde organisatie te creëren, die zowel aan als niet aan installaties werkt. In dit geval moet de organisatie een sub-organisatie creëren. Door op de knop «Gemengde organisatie bewerken» te klikken, creëert de verzoeker een alias voor de sub-organisatie die al dan niet werkt aan de installaties, afhankelijk van de keuze gemaakt voor de moederorganisatie. h. Klik op volgende om het inschrijvingsformulier te valideren. Let op: om naar de volgende stap in de identificatie over te gaan, moeten alle velden waarvan de naam gevolgd wordt door een sterretje ingevuld zijn. Deze velden zijn verplicht. i. Vervolgens moet een nieuwe gebruiker, de lokale coördinator, geregistreerd worden in het systeem door de nodige gegevens toe te voegen. Opmerking: De andere gebruikers van de organisatie kunnen hierna toegevoegd worden. Hun creatie en het beheer van hun rechten wordt beheerd door de lokale coördinator. V 0.1 3

5 Deze gebruiker is hier de lokale coördinator van de organisatie, de selectieknop om dit te definiëren is standaard zo ingesteld. Het vermogen tot het uitvoeren van een elektronische handtekening door de gebruiker is afhankelijk van de organisatie en van de noodzaak voor deze gebruiker om te tekenen. In bepaalde gevallen is het de lokale coördinator die bevoegd is om documenten te tekenen, in andere gevallen is het een andere gebruiker van zijn organisatie die deze bevoegdheid heeft. In dit laatste geval is de elektronische handtekening niet essentieel voor deze gebruiker. Bovendien, als de lokale coördinator deel uitmaakt van de Coördinatiecommissie moet hij dit ook specifiëren met behulp van de derde selectieknop. Stap 2 : De geografische sector definiëren en opslaan a. Voer een zoom uit op de kaart met behulp van de knop en gebruik de muis (hou je linkermuisknop ingedrukt en verplaats de cursor) om de kaart te verkennen. Elke gebruiker in het Osirissysteem moet een geografisch interessegebied definiëren. Hij wordt verondersteld geïnteresseerd te zijn in een oproep tot coördinatie voor deze sector en wordt geïnformeerd over bouwplaatsen en evenementen in deze zone. Dit laat toe om de verzoeken aan de organisatie te beperken tot beheerprocedures voor bouwplaatsen die zich in de specifieke sector bevinden. b. Keer terug naar een globaal beeld van de kaart van het Gewest door gebruik te maken van de knop. c. Kies een methode om de geografische zone te definiëren die overeenkomt met uw activiteiten. Als uw organisatie actief is in het grondgebied van één of meerdere gemeenten in hun sector, laat de tool «Lijst van gemeenten» toe om uw interessegebied te definiëren. In dit geval, klik op de knop «Wissen» om het standaard ingestelde terrein te wissen dat het volledige gewest omvat. Klik in de lijst met gemeenten op de om een gemeente toe te voegen aan uw geografisch interessegebied. Als uw organisatie actief is in een geografische zone die meerdere gemeenten bevat, maar niet in hun geheel, dan is de tool «Vrij tekenen» het meest geschikt. Begin dan door op de knop «Wissen» te klikken om het standaard ingestelde terrein te verwijderen. Kies een tekentool en teken uw geografische zone. Verwijder eventueel een paar delen of neem een intersectie tussen twee zones. Wijzig op een grotere schaal het gemarkeerde gebied en beëindig uw tekening door te dubbelklikken. V 0.1 4

6 Als u een GML bestand hebt dat de geografische zone die u interesseert definieert, kan u dit importeren. Begin dan door op de knop «Wissen» te klikken om het default terrein te verwijderen. Klik op «Bladeren» om het bestand te selecteren en importeer het. Definieer een eventueel buffergebied rond de zone die gedefinieerd is door uw GML bestand. d. Sla je geografische interessegebied op door op de knop «Opslaan» te klikken. e. Bevestig dat de gedefinieerde geografische zone overeenkomt met de zone waarin u actief zal zijn en waarin u verondersteld wordt opgeroepen te worden tot coördinatie. Deze actie vraagt de validering van de geografische sector die uw organisatie interesseert. U moet deze actie bevestigen alvorens verder te gaan. De bevestiging van deze vraag definieert de enige geografische sector van Brussel waarin u werken zult kunnen aanvragen en waarin u opgeroepen zult kunnen worden tot coördinatie: daar tegenover verbindt u zich er toe geen werken te zullen aanvragen in andere geografische sectoren, tenzij u eerst een wijziging aangebracht heeft aan uw sector. f. Uw organisatie is nu geregistreerd in het systeem Zich registreren als niet-institutionele verzoeker Stap 1 : De module beheer openen en de organisatie registreren a. Open een webbrowser en surf naar b. Het derde kader van het startscherm is gereserveerd voor gebruikers die nog niet ingeschreven zijn in de applicatie. c. Klik op de knop «hier» om u in te schrijven in het systeem. d. Selecteer «Verzoeker» als type organisatie. e. Kies vervolgens «Niet-institutionele verzoeker». f. Vul vervolgens de gegevens van uw organisatie in in het systeem. V 0.1 5

7 g. Om de velden «Volledige naam» en «Gebruikelijke afkorting» te kopiëren naar de velden in de andere taal klikt u op de die wijst naar het in te vullen veld. h. Kies de taal en het activiteitendomein van uw organisatie. i. Klik op volgende om het inschrijvingsformulier te valideren. Let op: om naar de volgende stap in de identificatie over te gaan, moeten alle velden waarvan de naam gevolgd wordt door een sterretje ingevuld zijn. Deze velden zijn verplicht. j. Vervolgens moet een nieuwe gebruiker, de lokale coördinator, geregistreerd worden in het systeem door de nodige gegevens toe te voegen. Opmerking: De andere gebruikers van de organisatie kunnen hierna toegevoegd worden. Hun creatie en het beheer van hun rechten wordt beheerd door de lokale coördinator. Deze gebruiker is hier de lokale coördinator van de organisatie, de selectieknop om dit te definiëren is standaard zo ingesteld. Het vermogen tot het uitvoeren van een elektronische handtekening door de gebruiker is afhankelijk van de organisatie en van de noodzaak voor deze gebruiker om te tekenen. In bepaalde gevallen is het de lokale coördinator die bevoegd is om documenten te tekenen, in andere gevallen is het een andere gebruiker van zijn organisatie die deze bevoegdheid heeft. In dit laatste geval is de elektronische handtekening niet essentieel voor deze gebruiker. Bovendien, als de lokale coördinator deel uitmaakt van de Coördinatiecommissie moet hij dit ook specifiëren met behulp van de derde selectieknop. Stap 2 : De geografische sector definiëren en opslaan a. Zie hiervoor de gelijknamige sectie voor de institutionele verzoekers (zie 1.1.1). 1.2 Rollen creëren in uw organisatie Zich aanmelden als institutionele verzoeker en gebruikers creëren Stap 1 : Zich aanmelden als institutionele verzoeker a. Open de webbrowser en surf naar b. Het eerste kader van het startscherm laat u toe zich aan te melden. Voer het adres van uw gebruiker en uw paswoord in en log in. V 0.1 6

8 Nu bevindt u zich in de applicatie, aangemeld als institutionele verzoeker. De algemene administrator moet uw profiel valideren voordat u acties kunt uitvoeren. Stap 2 : Nieuwe gebruikers creëren in uw organisatie a. Beweeg over uw gebruikersnaam in het snelle toegangsmenu bovenaan rechts op het scherm. Onder uw naam verschijnt een reeks van knoppen die toegang bieden tot verschillende functionaliteiten voor uw organisatie: een postvak in, een tijdschema... b. Klik op «Mijn organisatie». c. Klik op de knop die u toelaat om een nieuwe gebruiker binnen uw organisatie toe te voegen. d. Vul de identificatievelden van de nieuwe gebruiker in. U kunt binnen uw organisatie andere lokale coördinatoren aanstellen en hen al dan niet de mogelijkheid toekennen om te tekenen met een elektronische handtekening. e. Kies, creëer of wijzig het adres van de nieuwe gebruiker door te klikken op de betreffende knop. Eenmaal de basisinformatie ingevoerd is in het systeem, kan men één of meerdere profielen voor uw gebruiker definiëren. Deze profielen zijn geassocieerd met de rechten die de gebruiker verkrijgt in het systeem. f. Kies het profiel of de profielen van de gebruiker die u wil creëren in functie van de rol die de gebruiker heeft in uw organisatie en de acties die hij zal moeten uitvoeren. Opmerking: de rollen die geassocieerd zijn met de gebruikers zijn specifiek voor elk type gebruiker. Een verzoeker zal andere rechten toegewezen krijgen dan een beheerder of een officier van de gerechtelijke politie. Stap 3 : De lokale coördinator veranderen a. Open een webbrowser en surf naar b. Meldt u aan als lokale coördinator. V 0.1 7

9 c. Beweeg over uw gebruikersnaam in het snelle toegangsmenu rechtsboven op het scherm. Onder uw naam verschijnen alle knoppen die toegang geven tot verschillende functionaliteiten verbonden met uw organisatie: een postvak in, een tijdschema d. Klik op «Mijn organisatie». e. In de sectie «Gebruiker» klikt u op het vergrootglas om de details van een andere gebruiker binnen uw organisatie te zien. f. In het venster «Gebruiker bewerken», kruist u de selectieknop aan om deze gebruiker als lokale coördinator aan te stellen. g. Klik op «Opslaan». h. In de sectie «Gebruiker» klikt u op het vergrootglas om de details van uw gebruiker te openen. i. In het venster «Gebruiker bewerken», kruist u de selectieknop «Neen» aan om de rechten van de lokale coördinator van uw gebruiker op te heffen. j. Kies de profielen die geassocieerd zijn met uw gebruiker in functie van de rol die u wil hebben binnen uw organisatie. k. Klik op «Opslaan». Als u uw sessie stopt terwijl u uw rechten als lokale coördinator hebt opgezegd, hebt u geen toegang meer tot het bewerken van de gebruikers van uw organisatie. Het menu «Mijn organisatie» zal niet meer beschikbaar zijn uw snelle toegangsmenu. U kunt echter wel de rechten van lokale coördinator aan meerdere gebruikers binnen uw organisatie toekennen Een periode van vakantie/afwezigheid aanmaken/verwijderen Stap 1: een periode van vakantie/afwezigheid aanmaken a. Open een webbrowser en surf naar b. Registreer u in het systeem als gebruiker van een organisatie, lokale coördinator (beheerder, verzoeker, politiezone ). c. Open uw snelle toegangsmenu. d. Klik op «Vakanties & Afwezigheden». e. In het venster dat zich opent, klikt u op de knop die toelaat een nieuwe periode van vakantie/afwezigheid aan te maken. f. Voer de data waarover deze periode zich uitstrekt, in in het systeem. g. Klik op «Opslaan». V 0.1 8

10 Het systeem laat toe om een vervanger aan te duiden die uw lopende taken gedurende de periode van afwezigheid uitvoert. Deze vervanger verwerft uw rechten. Wanneer hij zich registreert in het systeem, krijgt hij de mogelijkheid om dit te doen als zijn eigen gebruiker of als vervanger van uw gebruiker. Als u een afwezigheidsperiode heeft aangemaakt en u wil zich registreren in het systeem tijdens deze periode, zal het systeem een boodschap tonen waarin staat dat u afwezig bent en waarin u gevraagd wordt om te bevestigen dat u ondanks deze afwezigheid zich toch wil registreren. h. Klik op de knop die u toelaat om een vervanger toe te voegen. i. Kies een vervanger uit de lijst die geen lokale coördinator is. j. Klik op «Opslaan» k. Sluit de vensters. Stap 2: Zich aanmelden als vervanger a. Open een webbrowser en surf naar b. Registreer u in het systeem als een gebruiker die aangeduid is als vervanger. Tijdens het connecteren, krijgt u de keuze om zich aan te melden als de vervanger van de gebruiker die afwezig is of als uzelf. Wanneer u zich aanmeldt als vervanger, zal u alle rechten verwerven van de gebruiker die u vervangt. c. Open het snelle toegangsmenu onder uw naam en bevestig dat u toegang hebt tot het menu «Mijn organisatie». Indien dit het geval is, hebt u de rechten van de lokale coördinator die u vervangt, goed verworven. d. Sluit de applicatie. Stap 3: een periode van vakantie/afwezigheid verwijderen a. U bent nog steeds geregistreerd met de gebruiker waarmee u een periode van vakantie/afwezigheid hebt aangemaakt. b. In uw snelle toegangsmenu, klikt u op «Vakanties & Afwezigheden» c. In het venster met dezelfde naam, klik u op het rode kruis naast een vakantieperiode om deze te verwijderen. d. Bevestig uw verwijdering. e. Sluit het venster en verlaat de applicatie. V 0.1 9

11 1.2.3 Zich aanmelden als beheerder en gebruikers aanmaken Stap 1 : Zich aanmelden als beheerder a. Open de webbrowser en surf naar b. Het eerste kader van het startscherm laat u toe zich aan te melden. Voer het adres van uw gebruiker en uw paswoord in en log in. U bent nu aangemeld in de applicatie als beheerder. De algemene administrator heeft uw profiel gevalideerd zodat u acties kunt uitvoeren. Stap 2 : Nieuwe gebruikers aanmaken in uw organisatie a. Plaats uw muis op uw gebruikersnaam in het snelle toegangsmenu rechtsboven het scherm. Onder uw naam verschijnen alle knoppen die toegang geven tot verschillende functionaliteiten verbonden met uw organisatie: een postvak in, een tijdschema b. Klik op «Mijn organisatie». c. Klik op de knop die u toelaat om een nieuwe gebruiker binnen uw organisatie aan te maken. U gaat de nodige gebruikers aanmaken om de acties uit te voeren binnen uw organisatie, vooral de verschillende deelnemende gebruikers bij het next-in-line proces. d. Vul de identificatievelden van de nieuwe gebruiker in. e. Kies, creëer of wijzig het adres van de nieuwe gebruiker door te klikken op de betreffende knop. f. Geef hem de rollen van een gedelegeerde controleur: V

12 Module Afwijking Evenement Vergunning Uitvoering Toezicht Rol Controleur van de dossiers Controleur van de evenementen Controleur van de dossiers Controleur van de bouwplaats Gedelegeerde beheerder g. Klik op «Bewaren». h. Herhaal deze stappen om vervolgens de profielen van validator en ondertekenaars aan te maken. Gedelegeerden, validators en ondertekenaars komen alle drie aan bod tijdens de nextin-line procedures van de beheerders. i. Ken hen de volgende rollen toe: Module Rol Validator Evenement Afwijking Vergunning Uitvoering Toezicht Evenement validator piloot-verzoeker admin piloot-verzoeker admin piloot verzoeker admin Beheerder en validator Ondertekenaar Evenement Afwijking Vergunning Uitvoering Toezicht Ondertekenaar van evenementen Fysieke beheerder Fysieke beheerder Fysieke beheerder Beheerder en ondertekenaar j. Klik op «Opslaan». V

13 1.2.4 Zich aanmelden als politiezone en gebruikers aanmaken Stap 1 : Zich aanmelden als lokale coördinator van de politiezone a. Open een webbrowser en surf naar b. Het eerste kader van het startscherm laat u toe zich te aan te melden. Voer het adres van uw gebruiker en uw paswoord in en log in. U bent nu geregistreerd in de applicatie als politiezone. De algemene administrator heeft uw profiel gevalideerd zodat u acties kunt uitvoeren. Stap 2 : Nieuwe gebruikers aanmaken in uw organisatie a. Beweeg over uw gebruikersnaam in het snelle toegangsmenu rechtsboven op het scherm. Onder uw naam verschijnt een reeks knoppen die u toegang bieden tot de verschillende functionaliteiten die beschikbaar zijn voor uw organisatie: postvak in, tijdschema b. Klik op «Mijn organisatie». c. Klik op de knop die u toelaat een nieuwe gebruiker binnen uw organisatie aan te maken. U zult de gebruikers aanmaken die nodig zijn om acties uit te voeren binnen uw organisatie, meer specifiek de verschillende deelnemende gebruikers aan het next-inline proces. d. Vul de identificatievelden van de nieuwe gebruiker in. e. Kies, creëer of wijzig het adres van de nieuwe gebruiker door te klikken op de betreffende knop. f. Geef hem de rollen van een (gedelegeerde) politiecontroleur: Module Evenement Vergunning Uitvoering Toezicht Rol Controleur van de evenementen Politiezone controleur Politiezone controleur Controleur V

14 g. Herhaal deze stappen om vervolgens de profielen van validator en ondertekenaars aan te maken. Gedelegeerden, validators en ondertekenaars komen alle drie aan bod tijdens de nextin-line procedures van de politiezone. h. Geef hen de volgende rollen: Module Validator Evenement Vergunning Uitvoering Toezicht Rol Evenement validator Politiezone validator Evenement validator Controleur Ondertekenaar Evenement Afwijking Vergunning Uitvoering Toezicht Ondertekenaar van evenementen Politiezone beheerder Politiezone beheerder Politiezone beheerder Controleur 1.3 Een meerjarige bankwaarborg aanmaken Aanmaak en validering van de bankwaarborg Stap 1 : Aanmaak van een meerjarige bankwaarborg a. Open een webbrowser en surf naar b. Meldt u aan als lokale coördinator van een verzoeker. c. Plaats uw cursor op uw gebruikersnaam in het snelle toegangsmenu rechtsboven op het scherm. Onder uw naam verschijnt een reeks knoppen die toegang beiden tot de verschillende functionaliteiten die verbonden zijn met uw organisatie: postvak in, tijdsschema d. Klik op «Mijn organisatie». e. In de sectie «Overige», klikt u op «Visualiseren», naast «Meerjarige bankwaarborgen». V

15 Alle verzoekers die geregistreerd zijn in OSIRIS moeten een bankwaarborg instellen die in verhouding staat tot de omvang van de bouwplaats die de verzoeker onderneemt. (Hoofdstuk 1, Art. 55, 1 van de ordonnantie van 3/07/2008 Ordonnantie betreffende de bouwplaatsen op de openbare weg). f. Klik op de knop die u toelaat om een nieuwe meerjarige bankwaarborg aan te maken. g. In de sectie «Instelling» van het venster dat verschijnt, klikt u op «Zoeken, aanmaken, wijzigen». Het systeem laat u toe uit een lijst de bankinstelling te kiezen bij de welke u een waarborg heeft ingesteld. Deze instelling kan u een bewijs leveren van de aanwezigheid van het vereiste bedrag. Als de instelling waarmee u een waarborg hebt ingesteld niet in de lijst staat, kan u deze toevoegen door zijn naam en adres in het systeem in te vullen. h. Selecteer een bankinstelling. Om een instelling te selecteren, klikt u op het symbool dat zich naast de lijn hiervan bevindt. Om een instelling toe te voegen die niet voorkomt in de lijst, klikt u op de knop «Om een nieuwe bankinstelling aan te maken, klik hier». i. In de sectie «Meerjarige bankwaarborgen» vult u de velden «Datum van kracht», «Vervaldatum» en «Bedrag» in. De vervaldatum is de datum waarop de bankwaarborg vervalt. Deze mag dus niet voor de ingangsdatum vallen. j. Klik op «Bladeren» om op uw computer het toe te voegen waarborgbewijs te zoeken. k. Kies het bestand in de Verkenner die verschijnt en klik op «Openen». l. Klik op «Bewaren» om uw waarborg in het systeem te registreren. Stap 2 : Validering van uw meerjarige bankwaarborg a. Vraag aan de lesgever om uw waarborg te valideren. Uw lesgever neemt de rol aan van algemene administrator om de nodige rechten te hebben bij de validering van deze waarborg. b. Sluit de vensters en verlaat de applicatie. V