Seizoensstart KIM en Checklist KIM LISA Ledeninformatiesystemen B.V. Louis Chrispijnstraat 15 Postbus 22033 1302 CA Almere Dit document dient als uitleg over het starten van de facturatie voor een nieuw seizoen, daarnaast wordt het gebruik van de checklist in KIM beschreven. De checklist ziet u eenmalig per seizoen bij het aanmaken van de facturen. www.lisa-is.nl info@lisa-is.nl Contents Seizoensstart KIM en Checklist KIM... 1 Voordat u begint:... 2 Seizoensstart KIM... 2 Seizoen kopiëren... 2 Verlengen... 2 Checklist... 3 Stap 1: Abonnementsbedragen Configuratie van de abonnementen... 4 Stap 2: Betaalwijze - Aanmaken van de betaalwijzen... 5 Stap 2: Betaalwijze - toewijzen van de betaalwijzen aan de abonnementen... 5 Stap 3: Familiekorting... 6 Stap 4: Terugkoppeling bank... 6 Stap5: PDF Opmaak... 6 Stap 6: Verzend e-mailadres en instellingen... 7 Stap 7 en 8: Abonnement per team en leden met meer 1> abonnement... 7 Stap 9 Verwachte factuurdatum... 7 Extra controles... 7 Verwerken checklist indienen... 8 Proef facturatie... 8 Vragen?... 8 1
Voordat u begint: Let op! Bij automatische incasso moet (zie handleiding KIM pagina 4) de terugkoppeling van de incasso op regelniveau (de bank noemt dit ook wel transactie-niveau en NIET op batchniveau. Zorg dat u dit regelt met uw bank. Dit kan doorgaans telefonisch ook worden aangepast en kost normaliter zo'n 3-5 werkdagen. In de nieuwe situatie krijgt u elke bijschrijving van het lid apart op uw rekening, dus niet in 1x een groot bedrag als bijschrijving. LISA kan u hiermee ook mee helpen door contact op te nemen met de bank. Seizoensstart KIM Om te kunnen starten met het voorbereiden van de facturatie voor het nieuwe seizoen zal de beheerder eerst in LISA de seizoensovergang moeten uitvoeren. Dit is een actie voor de beheerder, meer informatie hierover staat in de help in de handleiding seizoensovergang Zodra het nieuwe seizoen actief is dient u in KIM de volgende stappen uit te voeren: Seizoen kopiëren Via de knop KIM 2.2 Seizoen kopiëren kopieert u de abonnement van het seizoen huidige (aflopende) seizoen naar het nieuwe seizoen. U volgt een wizard waarbij u de mogelijkheid heeft om te kiezen welke factuurmomenten en abonnementen er gekopieerd moeten worden naar het nieuwe seizoen en eventueel kunt u abonnementsbedragen en benamingen aanpassen. Let erop: dat u de correcte seizoensbenaming (bijvoorbeeld 2011-2012) toevoegt aan het abonnement. Verlengen Zodra u de abonnement heeft gekopieerd kunt u via de knop KIM2.2 Verlengen elk lid welke een doorlopend abonnement heeft automatisch een nieuwe abonnement geven. Let erop dat u na het klikken op de knop Verlengen in het menu het correcte seizoen kiest waar vanaf U wilt kopiëren. In ons voorbeeld kiest u dat u wilt kopiëren van 2010-2011 (oude aflopende seizoen) naar 2011-2012 (het nieuwe seizoen). Bij het verlengen worden de doorlopende abonnement automatisch verlengd, elk lid krijgt dan aan de hand van zijn nieuwe leeftijd / groep een nieuw abonnement. 2
Checklist Zodra u het seizoen in KIM gekopieerd heeft en verlengd heeft kunt u starten met de checklist Deze checklist loopt u door voordat u voor het eerst het nieuwe seizoen gaat factureren. Het is belangrijk om stap voor stap dit te doorlopen om fouten te voorkomen. Achteraf corrigeren kost veel tijd en energie! In de KIM handleiding bovenin KIM kunt u terugvinden hoe u het systeem inricht en gebruikt. Bij vragen kunt u gebruik maken van het supportcenter, danwel telefonisch op 036-8200203 (kantoor LISA) of per e-mail op info@lisa-is.nl. Zodra u voor het eerste in het seizoen op aanmaken klikt wordt er een checklist getoond: Deze checklist dient stap voor stap te worden doorlopen. Zo beperkt u de kans op fouten aanzienlijk en LISA helpt u dan ook verder. 3
Stap 1: Abonnementsbedragen Configuratie van de abonnementen Controleer hier goed bij de volgende zaken: De leeftijdscategorieën van de KNHB: A -jeugd is 16 t/m 17 jaar B -jeugd is 14 t/m 15 jaar C -jeugd is 12 t/m 13 jaar D -jeugd is 10 t/m 11 jaar E -jeugd is 8 t/m 9 jaar F -jeugd is 6 t/m 7 jaar Dit zijn doorlopende abonnementen op basis van leeftijd: Schermafbeelding bij het aanmaken van het A-jeugd abonnement Trimhockeyers, trainingsleden, GLG hockey, veterinnen, trainingsleden, donateurs zijn niet op basis van leeftijd (reguliere abonnementen): Schermafbeelding van een trimabonnement 4
Boetes, eenmalige bedragen zijn aflopende abonnementen: Schermafbeelding van een boete voor een rode kaart. Indien de bedragen van de abonnementen niet afwijken van het vorige seizoen zal KIM een opmerking maken dat het bedrag niet anders is dan vorig seizoen. Dit is geen showstopper maar voorkomt dat u vergeet de bedragen eventueel na een ALV nog aan te passen. Stap 2: Betaalwijze - Aanmaken van de betaalwijzen Nadat de abonnementen zijn toegevoegd worden de betaalwijzen toegevoegd. De eerste stap daar bij is: Hier kan je aangeven hoeveel termijnen u wilt hebben en wat de termijndata is. Zet u bijvoorbeeld de eerste termijn op 15 september dan kunt u vanaf 15 september de abonnementen factureren (ze komen dan van de toekomstige abonnementsregels bij Facturen- Aanmaken in de actuele lijst met aanmaken. Stap 2: Betaalwijze - toewijzen van de betaalwijzen aan de abonnementen Per abonnement kan de betaalwijze worden gekoppeld. Hier kan worden aangegeven of er een toeslag danwel korting moet worden berekend op de betaalwijze. Dit is per abonnement zodat u kunt differentiëren. Het is goed mogelijk dat bijvoorbeeld spelende leden wel een toeslag krijgen als ze per nota betalen, maar een donateur niet. 5
Stap 3: Familiekorting Controleer hier goed of de familiekorting correct is toegewezen. Is deze niet correct, dan het opnieuw worden toegekend via de checkbox verwijderen. De instellingen van de familiekorting wordt niet bewaard om te voorkomen dat er per ongeluk meerdere keren korting wordt toegekend. LET OP: indien u abonnementsbedragen wijzigt NA het toewijzen van de familiekorting zal u opnieuw de korting moeten laten berekenen! Stap 4: Terugkoppeling bank De terugkoppeling van de incasso dient op regelniveau en NIET op batchniveau te zijn. Zorg dat u dit regelt met uw bank. Dit kan doorgaans telefonisch ook worden aangepast en kost normaliter zo'n 3-5 werkdagen. Via de knop Incasso test CLIEOP-file kan een testclieop worden gedownload welke getest kan worden bij uw bank. Stap5: PDF Opmaak Via de knop PDF Onderhoud links in het menu kunt u de PDF sjabloon aanpassen. Zie hiervoor ook de KIM handleiding. Zorg ervoor dat u de sjablonen via de demo knop bekijkt en uitprint! U kunt ook via aanmaken een voorbeeld zien van de facturen. 6
Stap 6: Verzend e-mailadres en instellingen Zorg er goed voor dat het e-mailadres uw eigen e-mailadres is. Deze wordt ook getoond op de factuur en/of als afzender van de e-mails. Zorg er daarnaast voor dat het correcte rekeningnummer hier staat. Zie voor meer informatie over de instellingen de handleiding. Stap 7 en 8: Abonnement per team en leden met meer 1> abonnement Via de knop abonnement per team en leden met meer dan 1 abonnement dient er gekeken te worden of er geen vreemde situaties zijn ontstaan. Bijvoorbeeld of er veel trim-/trainingsleden in een team zitten en/of er leden zijn die 2 abonnementen krijgen. U kunt via de aanvink-boxjes de aflopende abonnementen (of het zaalhockey-abonnement) in 1x uit dit overzicht halen zodat u een zuiverder beeld krijgt. Stap 9 Verwachte factuurdatum Vul hier de te verwachten factuurdatum in, zodat wij een indicatie hebben wanneer u wilt gaan factureren. Extra controles Zodra alle stappen succesvol zijn doorlopen kunt u de volgende snelle controle uitvoeren: - KIM 2.2 Zonder abonnement: Zorg ervoor dat ieder lid dat u wilt factureren een abonnement heeft 7
- KIM 2.2 Meerdere abonnement: Zorg ervoor dat ieder lid het correcte aantal abonnement gefactureerd krijgt, het kan zijn dat u correcties heeft gedaan, maar niet het oude abonnement heeft weggehaald, in dat geval dient u dit alsnog te doen bij deze leden - KIM 2.2 Abonnement team: Zorg ervoor dat ieder lid het correcte abonnement gefactureerd krijgt. Door middel van het abonnement team kunt u veelal in een oogopslag zien of iedereen correct gefactureerd zal worden - Let ook op bijzondere leden en andere uitzonderingen. Let ook goed op of de ereleden, donateurs, leden van verdiensten en eventueel Heren1 en Dames1 spelers een goed abonnement gefactureerd krijgen. Indien heren1 en dames1 geen contributie dient te betalen adviseren wij altijd het senioren abonnement te geven en daarop 100% korting te geven. Zodra een heren1 speler over 2 jaar in heren 2 gaat spelen krijgt hij met verlengen gewoon netjes een senioren abonnement Verwerken checklist indienen Zodra ook deze extra controles succesvol zijn nagekeken kan er op verwerken van de checklist worden geklikt. Op dat moment ontvangt LISA een bericht dat u de checklist heeft ingevuld. Vervolgens zullen wij deze nalopen en goedkeuren en/of contact met u opnemen, dit doen wij meestal binnen 1 a 2 werkdagen. Zodra de checklist is goedgekeurd ontvangt u een e-mail en kunt u via de knop Aanmaken verder gaan met factureren. Wij adviseren eerst een proef facturatie en wat extra controles te doen. Proef facturatie Nadat alles is geconfigureerd en de checklist door LISA is vrijgegeven kan er verder gegaan worden met een proef facturatie. Het enige wat bij een proef facturatie gedaan wordt is het tonen van de facturen welke verzonden gaan worden. Druk op de knop Aanmaken links in het menu van Kim2.2. Nu worden er van alle abonnementen factuurregels en facturen gemaakt. Per lid kan je de factuur bekijken door op het PDF icoontje te drukken. Door op de [+] te drukken voor de naam van het lid kunt u zien wat er gefactureerd gaat worden. Pas als er op de knop Aanmaken onderaan dit scherm wordt gedrukt zullen de facturen definitief aangemaakt worden. Tot die tijd kan je nog wijzigingen doen bij het lid. Controleer al deze wijzigingen goed. Vragen? Voor vragen kunt u altijd contact met ons opnemen, dit kan via het support centre welke bovenin LISA getoond wordt achter de knop Support. Hier kan je digitaal een vraag stellen aan ons supportteam, deze zal deze zo spoedig mogelijk beantwoorden. U kunt ons ook contacten via info@lisa-is.nl of per telefoon op 036 8200 203 8