HANDLEIDING URENPORTAL Januari 2017
INHOUDSOPGAVE 1. INLOGGEN... 3 1.1. MIJN GEGEVENS 2. TIJDREGISTRATIE... 5 3. SPELREGELS... 9 3.1. SPELREGELS DIE VAN BELANG ZIJN BIJ DECLARATIES Pagina 2 van 10
1. INLOGGEN Ga naar de website van JS Consultancy via www.jsconsultancy.nl en sla deze locatie op in je favorieten. Rechts in de bovenbalk klik je op Inloggen. Log in met de onderstaande gegevens: Gebruikersnaam: e-mailadres (bv: henkdevries@jsconsultancy.nl) Wachtwoord: wordt in een aparte mail vanuit de administratie naar je verzonden Pagina 3 van 10
1.1. Mijn gegevens Na inloggen zie je het beginscherm van de urenportal. (Zie onderstaande afbeelding.) Onder Mijn gegevens staan je persoonlijke gegevens zoals deze bij JS Consultancy bekend zijn. Je contactgegevens kun je zelf wijzigen en je wachtwoord ook. Voor wijzigingen zoals het bankrekeningnummer dien je contact op te nemen met de financiële administratie via administratie@jsconsultancy.nl. Pagina 4 van 10
2. TIJDREGISTRATIE Klik rechtsboven op profiel en vervolgens op uren. Je komt in onderstaand scherm. Pagina 5 van 10
Met de pijlen bovenin kan je de periode selecteren waarover je de uren wil verantwoorden. Stap 1 Selecteer op de regel van projecturen het vak onder de juiste datum en voer de uren van die dag in. Wanneer je bijvoorbeeld 8,5 uur gewerkt hebt, vul je deze in als 8:30 (toets na de 8 de Tab in en vul dan 30 min in). Als je klikt op het pijltje naast het urenvakje vouwt een vakje uit waarin je een toelichting kunt geven. Stap 2 Indien je meer uren/declaraties in wilt voeren op een werksoort die nog niet in het overzicht staat, dan selecteer je onderaan naast het zwarte plusje de opdrachtgever en het project waarvoor je werkt. Vervolgens selecteer je de werksoort die je wilt toevoegen en klik je op de zwarte plus. Pagina 6 van 10
Bijzonderheden: Bijzonder verlof: wanneer je uren registreert op werksoort Bijzonder Verlof, is het verplicht om een omschrijving in te voeren. Bij het ontbreken van de omschrijving worden deze uren niet opgeslagen. Kilometervergoeding: - De kilometers worden als aantallen ingevoerd op de portal - Voeg in de omschrijving van de kilometervergoeding de postcode van het vertrek- en aankomstadres in. Bij de OV-vergoeding en overige declaraties wordt de vergoeding als bedrag ingevoerd op de portal. Stap 3 Bonnetjes/ overzicht OV-chipkaart dienen bij declaraties als bestand toegevoegd te worden als onderbouwing. Bij het ontbreken van een geldige declaratie, worden deze niet uitbetaald. Scan de bonnetjes zoveel mogelijk in 1 document in als pdf-bestand. Voeg het bestand met de ingescande bonnetjes bij de declaratie bij in het tabblad Documenten, zie voorbeeld volgende pagina. Klik op de button Add document, Selecteer het bestand en klik op Gegevens Versturen. Het bestand is toegevoegd wanneer de regel op het scherm is verschenen. Stap 4 Zie de volgende afbeelding. Druk op de knop Download om de uren en declaratiestaat af te drukken ter ondertekening door de leidinggevende. Pagina 7 van 10
De volgende melding verschijnt. Druk vervolgens nogmaals op download om de urenstaat te downloaden. Print de urenstaat en laat deze door de leidinggevende voorzien van een handtekening. Stap 5 De door je leidinggevende getekende uren- en declaratiestaat scan je in en voeg je toe bij het tab Documenten (waar ook het bestand met de ingescande bonnetjes opgenomen is). Zie stap 3 voor de instructie. Uiteindelijk heb je (indien er ook declaraties met bonnen zijn ingediend) meerdere documenten toegevoegd. Pagina 8 van 10
Stap 6 Druk op de button Inleveren nadat de uren en declaraties voor de gehele kalendermaand zijn ingevuld en de getekende urenstaat en de bonnetjes van de declaraties bij documenten zijn geüpload. Alleen wanneer op Inleveren wordt gedrukt, is de declaratie zichtbaar en kan er uitbetaald worden. 3. SPELREGELS Projecturen worden per dag geschreven op basis van werkelijk gemaakte uren. Als je een contract voor 8 uur per gewerkte dag hebt, dan dienen er minimaal 8 uur ingevoerd te worden op projecturen of andere werksoorten zoals: vakantie, verlof, ziekte etc. Enkele voorbeelden: - Je bent voor een bezoek naar de tandarts 1 uur afwezig geweest op een werkdag van 8 uur, dan boek je 7 uur projecturen en 1 uur bezoek tandarts. - Je hebt een ochtend gewerkt, maar bent in de middag ziek naar huis gegaan. Je boekt 4 uur projecturen en 4 uur ziekte. Tijd voor tijd schrijf je op een dag waarbij de projecturen, de contractuele uren overschrijden. Enkele voorbeelden: - Als je 10 uur hebt gewerkt op een dag waarop je er contractueel 8 uur zou werken, dan boek je 8 uur projecturen en 2 tijd voor tijd uren. - Als je werkt op een parttime dag en het betreft een verschuiving van een parttime dag in die week, dan boek je deze dag 8 projecturen en geen tijd voor tijd uren. - Als je werkt op een parttime dag en dit is een aanvulling op je contractuele werkuren, dan boek je op deze extra dag, 8 uur tijd voor tijduren. Overuren schrijf je alleen met toestemming van de adviseur van JS Consultancy. In uitzonderlijke gevallen kun je een akkoord vragen om tijd voor tijd als overuren te registreren. Indien je geen toestemming hebt, mag je deze werksoort niet gebruiken bij de urenverantwoording. Voeg altijd een getekende urenstaat toe bij bestanden. Print je urenstaat na het invullen uit en laat deze van een handtekening van je leidinggevende voorzien. Scan de getekende urenstaat in en voeg de urenstaat bij het bestanden toe. 3.1. Spelregels die van belang zijn bij declaraties Per dag boek je kilometers woon/werk verkeer op de werksoort woon-werkverkeer. Je vult het aantal kilometers in per dag. Indien je zakelijke reizen maakt dan registreer je deze kilometers op de dag dat je deze reis hebt gemaakt. Als je op deze dag ook al woon-werk kilometers hebt geboekt, dan schrijf je de resterende zakelijke kilometers op een nieuwe regel waarop je de werksoort zakelijke kilometers registreert. Parkeerkosten boek je per dag. Je vult hiervoor het bedrag van de parkeerbon in of bij meer bonnen het totaalbedrag van de bonnen op deze dag. Pagina 9 van 10
Openbaar vervoervergoeding vul je met een totaalbedrag in op de eerste dag van de maand, voorzien van een overzicht OV-chipkaart. Als je een abonnement mag declareren dan voer je het totaalbedrag van het abonnement per maand in op de eerste werkdag van de kalendermaand. Voeg altijd een scan van alle bonnetjes en declaraties toe bij bestanden. Scan de bonnetjes en onderbouwende documenten in. Bij voorkeur meer bonnetjes op één pagina. Pagina 10 van 10