handleiding urenregistratie voor professionals

Transcriptie

1 handleiding urenregistratie voor professionals

2 Beste Maandag Professional, Welkom in de handleiding urenregistratie. De urenregistratie is een belangrijk terugkerend onderdeel van jouw dienstverband bij Maandag. Neem daarom even de tijd deze handleiding door te lezen, alvorens je voor de eerste keer uren gaat invoeren. In deze handleiding wordt beschreven hoe je jouw urenstaat met de gewerkte uren, eventuele zakelijke kilometerdeclaraties en overhead uren (uren die door Maandag zelf worden gecontroleerd, zoals (kort) verlof, ziekte en studie uren) digitaal kunt inleveren bij je opdrachtgever en/of Maandag. Aangeboden zakelijke kilometers worden tevens digitaal door de digitaal accordeur bij de opdrachtgever goedgekeurd. Wij adviseren jou één keer per maand, bij voorkeur na jouw laatst gewerkte dag die betreffende maand, de uren in te leveren ter goedkeuring bij de opdrachtgever en/of Maandag. Als je meerdere projecten hebt, dien je alle uren van ieder project afzonderlijk te verantwoorden en daarna gezamenlijk in te leveren bij de betreffende opdrachtgevers. Let op: eenmaal ingeleverd kun je de urenstaat niet meer wijzigen zonder tussenkomst van de Servicedesk! Belangrijke systeeminformatie De urenportal houdt rekening met normuren. Normuren worden maandelijks bepaald aan de hand van jouw contracturen in verhouding met het werkrooster en het aantal voor jouw werkbare dagen die maand. Het totaal aantal in te vullen uren per maand moet daarom ook minimaal de normuren zijn. Omdat elke maand andere werkbare dagen heeft, kan de norm per maand verschillen. Het is vanwege de normuren dan ook belangrijk jouw werkrooster up to date te houden in onze systemen. Geef een wijziging van werkrooster, mits structureel, dan ook tijdig door aan jouw Maandag contactpersoon of aan de Servicedesk. Zo voorkom je problemen met het behalen van de normuren. Niet structurele wijzigingen in je werkrooster, bijvoorbeeld het eenmalig ruilen van een dag, hoef je niet door te geven. De urenportal vangt dit automatisch op. Officiële nationale feestdagen (Kerst, tweede paasdag etc.) noteer je in de urenportal als de feestdag op jouw vaste werkdag valt. Als de feestdag valt op een dag waarop je normaal gesproken (volgens je rooster) niet zou werken en je ook niet hebt gewerkt, schrijf je geen uren in de urenportal. Werk je op een officiële feestdag, bijvoorbeeld in de zorg? Dan kun je op deze dagen de uren invullen zoals je die gewerkt hebt. Vergeet niet de uren in te vullen met het geldende opslagpercentage.

3 Inloggen De Maandag Urenportal is bereikbaar via onderstaande link: In het startportaal heb je de keuze uit vier ingangen: Als professional, log je in de professional-portal in: klik op: naar de professional portal

4 Een nieuw venster of tabblad (afhankelijk van je internetbrowser) opent. Dit scherm is het daadwerkelijke inlogscherm voor jouw persoonlijke urenportal: Per heb je vanuit ons de inloggegevens voor de urenportal ontvangen. Deze gegevens kun je invullen bij Gebruikersnaam en Wachtwoord. De gebruikersnaam start altijd met TLUSR (afkorting voor TalentUser) gevolgd door een 7-cijferig personeelsnummer, bijvoorbeeld: TLUSR of TLUSR Deze gebruikersnaam is hoofdlettergevoelig. Wij raden je aan de gebruikersnaam in te typen in het aanmeldscherm en niet te kopiëren uit de mail. Dit voorkomt het per abuis mee kopiëren van een spatie, waardoor het inloggen blokkeert. Het wachtwoord dat je meegestuurd krijgt in de is een standaard wachtwoord. Wij raden je aan dit wachtwoord bij de eerste inlog te wijzigen naar een eigen wachtwoord via Een eigen wachtwoord moet aan een aantal vereisten voldoen: Moet uit minimaal 8 karakters bestaan Moet minimaal een hoofdletter en cijfer bevatten Mag niet je eigen naam of één van je eigen namen bevatten Blokkeert het inloggen? Navigeer ook dan naar volg de stappen en wijzig je wachtwoord direct zelf!

5 Uren schrijven Na het invullen van de inloggegevens, klik je op inloggen. Je wordt ingelogd in jouw persoonlijke urenportal, waarna je terecht komt in het overzichtsscherm. Dit is het beginportaal van jouw urenregistratie: Vanuit dit scherm navigeer je door jouw maandelijkse urenstaten en vind je onder meer het overzicht van jouw reserveringen en loonstroken. Met de vier knoppen bovenaan het overzichtsscherm navigeer je door de urenportal. Elke knop kent een andere functie: Urenstaten: Overzicht uren: Reserveringen: Salarisdocumenten: Hiermee navigeer je door de maandelijks urenstaten. Je kunt de urenstaten per maand openen om in te vullen. Hier vind je een totaallijst met al jouw eerder ingeleverde uren, eventueel te filteren per periode of urensoort. Hier vind je een overzicht van je tot nu toe opgebouwde verlof- en tijd voor tijdsaldo. Hier tref je de loonstroken aan. Een loonstrook wordt uiterlijk een werkdag na de salarisbetaling geüpload naar jouw portal.

6 Vanuit het overzichtsscherm navigeer je naar de gewenste maand om uren in te voeren. De urenstaten staan gecategoriseerd op maand en herken je door te kijken naar het cijfer onder jaar en periode: Druk achteraan de gewenste regel op de button OPEN. De urenstaat opent: de norm uren zijn de minimale uren die je in de gekozen periode moet verantwoorden, gebaseerd op jouw contracturen en werkrooster. Wanneer je uren correct hebt ingevoerd en opgeslagen, worden deze aan de rechterzijde vermeld naast het kopje Totaal Uren Begrippenlijst Bedrijfseenheid: De interne code waarbinnen jouw contract valt. Hier hoef je niets mee te doen. Status De actuele status van de urenstaat: U10 Invoer: De urenstaat is geopend en klaar voor invoer U20 Controleren: De urenstaat is ingeleverd en in afwachting van accordering U25 Extra Controle: De urenstaat is ingeleverd en wordt extra gecontroleerd door de urenadministratie alvorens hij de status U40 krijgt. U40 Geboekt: De urenstaat is ingeleverd, geaccordeerd en verwerkt Periode: De periode waarbinnen de urenstaat loopt Normuren: De minimaal in te vullen uren van de gekozen periode, gebaseerd op contracturen en werkrooster. Normale uren: De totaal ingevulde en opgeslagen normale werkuren die periode. Overuren: De totaal ingevulde en opgeslagen overuren die periode (indien gemaakt). Totaal uren: De optelling van de totaal ingevulde uren Toeslag uren: De totaal ingevulde en opgeslagen toeslag (ORT) uren. Vergoedingen aantal: De totaal ingevulde en opgeslagen zakelijke kilometers

7 Voordat je begint met het schrijven van uren, is het belangrijk na te gaan welke urensoorten je allemaal nodig hebt in de betreffende maand. De regel met normaal gewerkte uren staat standaard toegevoegd aan jouw urenportal: Heb je in een maand recht op andere urensoorten (overuren, onregelmatigheidsuren) of ben je wellicht ziek geweest of heb je verlof gehad, dan dien je voor elke urensoort een nieuwe regel aan te maken. Wij herkennen twee soorten urenregels: 1. Projecturen 2. Maandag Uren Projecturen zijn uren die je onder de naam van jouw opdrachtgever maakt. Hieronder vallen: Gewerkte uren Overuren (100%, 125%, 150%, 200%) Onrelmatigheidsuren (ORT) Zakelijke kilometers (kilometers zakelijk factuur) Maandag uren zijn uren die je onder naam van Maandag maakt en welke niet voor rekening van de opdrachtgever komen: Verlofsoorten (verlof, kort verlof, bijzonder verlof, onbetaald verlof) Leegloop Ziekte Tijd voor Tijd (TvT) uitbetaling Welkom bij Maandag training Een nieuwe regel voor projecturen toevoegen, doe je door naast de zwarte plus te kiezen voor jouw opdrachtgever, in het vak daarnaast het gewenste project en in het derde vak de gewenste urensoort. Klik op de zwarte plus om de regel toe te voegen:

8 Een nieuwe Maandag regel toevoegen, doe je door naast de zwarte plus te kiezen voor Maandag Interim en vervolgens in het vak daarnaast voor de gewenste urensoort. Klik op de zwarte plus om de regel toe te voegen. Na het toevoegen van alle door jou gewenste urenregels die maand, vind je deze terug in jouw urenstaat. Je herkent dit door het zwarte potloodje en kruis aan het begin van de regel: Het invullen van de verschillende urenregels gaat als volgt: Open de gewenste regel door te klikken op het zwarte potloodje: De urenregel opent en is invulbaar. Dit herken je aan het verschijnen van de diskette en het stopbord:

9 Vul de uren per dag, in de daarvoor bestemde vakjes in: Uren worden per veelvoud van een kwartier ingevuld:,25 voor een kwartier (bijv. 8,25),50 voor een half uur (bijv. 8,50),75 voor drie kwartier (bijv. 8,75) Let op dat je gebruik maakt van komma s en niet van punten. Wanneer je de hele urenregel hebt ingevuld, klik je op het icoontje van de diskette om de uren op te slaan: Herhaal bovenstaande stappen met iedere urenregel die staat toegevoegd, tot je elke werkdag die voor jou van toepassing is, hebt verantwoord. De urenstaat telt aantal uren per dag op onder Totaal uren : Voor sommige urensoorten is naast het aantal uur, ook een korte omschrijving nodig. Deze urensoorten zijn: Bijzonder verlof (verlof bij huwelijk, overlijden, calamiteit) Kort verlof (verlof voor bezoek huisarts, tandarts of ziekenhuis met een maximum van 2 uur per keer) Niet declarabel Kilometers zakelijk factuur Een omschrijving toevoegen aan een urenregel, doe je door naast het vakje op het zwarte driehoekje te klikken:

10 Er verschijnt een balkje onder het vakje waar je het aantal uur invult. Hier mag de omschrijving ingevuld worden: Wanneer je vervolgens op het icoon van de diskette klikt om de regel op te slaan, klapt het omschrijvingsveld in en is deze pas weer zichtbaar tot je met jouw cursor over de dag scrolt. Na het opnieuw openen van de urenregel, kun je de omschrijving desgewenst weer aanpassen. Tijd voor tijd uren Werkuren die je extra maakt bovenop jouw standaard contracturen, worden in eerste instantie opgebouwd als tijd voor tijd uren. Deze uren krijg je vergoed als compensatie in tijd en worden niet direct uitbetaald. Wil je extra werkuren wel laten uitbetalen? Vul deze dan in op een regel met overuren 100%. De overuren worden dan met het salaris van de eerstvolgende maand uitbetaald. Mocht je eerder opgebouwde tijd voor tijd uren willen laten uitbetalen, voeg dan een regel met tijd voor tijd uitbetaling toe aan je urenportal. Open de regel en vul op een willekeurige dag het gewenste aantal uit te betalen uren in. Druk op opslaan om de regel te bevestigen. Een actueel saldo van je beschikbare tijd voor tijd, vind je onder de knop reserveringen. Zakelijke kilometers Het toevoegen van zakelijke kilometers werkt volgens hetzelfde principe. Kies hiervoor bij klantnaam jouw opdrachtgever, bij project jouw huidige project en bij werksoort kilometers zakelijk-factuur. Druk op de zwarte plus om de regel toe te voegen en vervolgens vooraan de rij op het potlood om de regel te openen: Zowel het bovenste als onderste veld opent automatisch. Het bovenste veld is de ruimte waar je per dag het totaal aantal gereden zakelijke kilometers kunt verantwoorden. In het onderste veld kun je het postcodeoverzicht kwijt. Dit is een verplichting vanuit de Belastingdienst en dient dan ook altijd doorgegeven te worden: Let op: in het onderste veld is ruimte voor ongeveer 8 postcodes. Heb je meer dan 8 zakelijke ritten gemaakt op één dag, dan dien je het postcodeverzicht middels een apart Excel bestand aan te leveren via [email protected]. Geef in dat geval in het opmerkingenveld zie overzicht aan. Bezoek je op 1 dag meerdere werklocaties, dan dien je ook jouw woon-werk kilometers te schrijven in de urenportal onder zakelijke kilometers.

11 Uren inleveren Wanneer je alle uren en eventuele zakelijke kilometers voor de gehele maand hebt ingevoerd en opgeslagen, kun je deze na de laatst gewerkte dag van de maand aanbieden bij jouw opdrachtgever(s) en of Maandag. Klik hiervoor op de knop inleveren : Let op: wanneer je op inleveren klikt, sluit de urenstaat en kun je geen wijzigingen meer aanbrengen zonder tussenkomt van de Servicedesk. Druk daarom alleen op inleveren als alles volledig is ingevuld. Wanneer je op inleveren klikt, terwijl je de normuren nog niet volledig behaalt hebt en je tevens niet genoeg tijd voor tijd uren hebt om de missende uren aan te vullen, ontvang je een foutmelding; Loop je urenstaat nogmaals na en controleer waar je uren mist. Vul deze aan met de gewenste urensoort. Is je niet duidelijk waar het verschil vandaan komt, neem dan contact op met de Servicedesk. Afkeur en correctie uren Wanneer je opdrachtgever en/of de Maandag Urenadministratie uren afkeurt, wordt je hier direct per van op de hoogte gebracht. De afgekeurde uren dien je te corrigeren. In de staat beschreven welke uren of zakelijke kilometers zijn afgewezen en wat hiervan de reden is, meegegeven door je opdrachtgever en/of de Maandag Urenadministratie. Je urenstaat wordt na een afkeur automatisch geopend door het systeem zodat je de uren kunt aanpassen. Lukt het om welke reden dan ook niet je uren aan te passen, neem dan contact op met de Servicedesk. Zij kunnen eventueel afgekeurde uren verwijderen. Corrigeer de afgekeurde uren en lever de urenstaat opnieuw in. Je opdrachtgever kan de urenstaat dan weer digitaal accorderen.

12 Contactgegevens Maandag Servicedesk E: T: Telefonisch bereikbaar van maandag t/m vrijdag tussen 8.00 uur en uur Ziekmeldingen dienen voor 9.00 uur telefonisch te worden doorgegeven. Herstelmeldingen mogen per worden doorgegeven via