Handleiding uren- en reiskostendeclaratieformulier

Transcriptie

1 Handleiding uren- en reiskostendeclaratieformulier Versie 1.02

2 Inleiding Om het verwerkingsproces van uren- en reiskostendeclaratieformulieren te optimaliseren, is er vanaf 1 januari 2013 een nieuw digitaal formulier ingevoerd. Voorafgaand aan elk nieuw project ontvang je een nieuw urenformulier in de vorm van een Excel-bestand. Zoveel mogelijk velden in het betreffende nieuwe urenformulier zijn dan al ingevuld door de administratie van TT-Engineering. Een nieuw urenformulier is een toevoeging aan de gebruikelijke startbrief. Lever iedere week een digitale en een door de opdrachtgever ondertekende papieren versie van het nieuwe urenformulier in. Je kunt de opdrachtgever de papieren versie laten ondertekenen door de digitale versie af te drukken. Na ondertekening verstuur je deze per mail, fax of post. Geef de opdrachtgever een kopie van het urenformulier. Voorkom administratiekosten Het urenformulier dient wekelijks ingeleverd te worden in een digitale ongetekende versie (Excel-formaat) en in een ondertekende versie (papieren/pdf-versie). Het digitale Excel-urenformulier dient uiterlijk op maandag na de desbetreffende week ingeleverd te worden. De papieren/pdf-versie dient uiterlijk dinsdag na de betreffende week ingeleverd te worden. Beide urenformulieren moeten ingeleverd worden bij de administratie van TT-Engineering via (administratie@tt-engineering.nl) of: TT-Engineering Postbus AE ZWOLLE Bij eenmaal te laat inleveren ontvang je een waarschuwing. Indien je binnen een periode van drie maanden volgend op de waarschuwing, nogmaals het urenformulier te laat inlevert, worden eenmalig administratiekosten ter hoogte van 25,00 ingehouden op jouw maandsalaris. Na deze inhouding en/of na het verstrijken van een periode van drie maanden start de telling van waarschuwingen opnieuw. _v3.0_ms.doc 2/20

3 Vakantie Bij het opnemen van vakantiedagen dien je de urenformulieren van de betreffende weken voorafgaand aan je vakantie in te leveren bij de administratie van TT-Engineering. Invullen van het formulier Het is belangrijk te weten dat alle uren in het nieuwe urenformulier ingevuld dienen te worden in de notatie [umm]. Als je acht en een half uur hebt gewerkt dien je dus 830 in te vullen, zonder scheidingsteken tussen de uren en minuten. Het urenformulier wordt ingevuld zoals naar de klant gefactureerd wordt. Dit kan betekenen dat als je in één week meer dan 40 werkt je niet altijd overuren moet schrijven, afhankelijk van de afspraken met de klant. De uren boven de 40 uur krijg je echter wel 130% uitbetaald of worden aan je TVT-saldo toegevoegd. Het urenformulier is opgedeeld in vier tabbladen: Invulformulier - Hierin worden de gewerkte uren, gereden kilometers en onkosten genoteerd. Uren afdruk - Dit tabblad wordt gebruikt om een urenformulier te genereren die de klant kan ondertekenen. WBSO - Hier worden projectwerkzaamheden gedocumenteerd waarvoor overheidssteun wordt ontvangen. Data - De administratie van TT-Engineering vult hier de gegevens in van de projecten waar je op werkt. Wekelijks invullen In het kort moet het volgende wekelijks gebeuren: Je begint elke week (behalve de eerste week) met het bestand van de vorige week. Na het openen van het bestand van de vorige week, selecteer je het tabblad "invulformulier". Sla nu eerst het bestand op (met opslaan als), wijzig alleen het weeknummer in de bestandsnaam. Zo kan de administratie de uren het efficiëntst verwerken. Door het opslaan met het juiste weeknummer in de bestandsnaam, wordt het weeknummer in cel F12 automatisch aangepast. Je kunt dit met de hand wijzigen, maar als de formule weg is zal je dit elke week met de hand moeten doen (of de formule weer terug moeten zetten). Vul de gewerkte uren en verzuimuren in. Zoals opgemerkt de invoerwijze is 800 voor 8 uur en bijvoorbeeld 515 voor 5 uur en 15 minuten. Vul ook de juiste kilometerdeclaratie in. _v3.0_ms.doc 3/20

4 Controleer alle velden die groen zijn. Pas eventueel gegevens aan of voeg een toelichting in. Sla nu weer het bestand op, nog met het tabblad invulformulier actief. Zo kan de administratie de uren het efficientst verwerken. Stuur het per mail naar de administratie, Ga naar blad Uren afdruk. Selecteer bij Project/bedrijf het juiste bedrijf en maak een afdruk. Laat deze door de verantwoordelijke ondertekenen, maak een scan en stuur de PDF ook per mail naar de administratie. _v3.0_ms.doc 4/20

5 Inhoudsopgave 1 Tabblad Invulformulier Personeelsgegevens Verlofuren Nominale uren Overuren Extra reiskosten Onkostendeclaratie Tabblad Data Tabblad Urenformulier Tabblad WBSO Projecten toevoegen en verwijderen Projecten aanpassen Projecten toevoegen Projecten verwijderen Tot slot A Het invulformulier B Data C Urenbriefje _v3.0_ms.doc 5/20

6 1 Tabblad Invulformulier Dit tabblad (zie Figuur 9 in Bijlage A) is opgedeeld in een aantal gebieden: Personeelsgegevens Verlofuren Nominale uren Overuren Extra reiskosten Declaraties 1.1 Personeelsgegevens 1.2 Verlofuren Hier staan de gegevens van de werknemer: de naam, het personeelsnummer en het betreffende TT-bedrijf (TT-Engineering, TT- Technical Team of TT-Beheer). Ook staat hier het weeknummer en het jaartal waaronder de geschreven uren vallen. Daaronder staat een korte samenvatting van het invulformulier; de contracturen, dit is een optelling van de uren per dag die normaal gemaakt worden uit het gebied verlofuren, het aantal geschreven normale uren en overuren en hoeveel in totaal gedeclareerd is. Hier worden de uren genoteerd die betrekking hebben op verlof, verzuim en feestdagen. Onderaan is genoteerd hoeveel uren er normaal per dag gewerkt worden. Hier worden ook het aantal verlofuren en nominale uren (geen overuren of reistijd) per dag opgeteld. Indien het aantal geschreven uren niet overeen komt met het aantal normale uren wordt dit vak groen gemarkeerd, ter indicatie dat er wellicht iets niet klopt. Indien bijzonder verlof wordt geschreven dient de reden hiervan opgegeven te worden bij het invoerveld Reden BV. 1.3 Nominale uren In dit gebied worden alle uren geschreven die 100% aan de klant berekend worden. Dit kan betekenen dat hier uren worden ge- _v3.0_ms.doc 6/20

7 schreven die de werknemer als overuren uitbetaald krijgt. Boven welk aantal uren overuren doorberekend worden staat op het tabblad Data (zie Hoofdstuk 2), maar er wordt ook een melding gegeven zodra meer nominale uren worden geschreven, zie Figuur 1. Figuur 1. Een melding indien overuren geschreven moeten worden. In dit gebied worden ook de woon-werk kilometers geschreven die de werknemer zelf heeft gereden, of die hij gecarpoold heeft. In de kolom km afw. komt een melding te staan indien het aantal geschreven kilometers afwijkt van de verwachte hoeveelheid kilometers, zie Figuur 2. Deze verwachte kilometers worden berekend aan de hand van het aantal gewerkte dagen op dat project en de woonwerk afstand. Deze afstand staat op het tabblad Data, zie Hoofdstuk 2. Geef een reden op in de kolom Opmerkingen indien het aantal ingevulde kilometers juist is en afwijkt van de verwachte afstand. 1.4 Overuren Figuur 2. Het aantal woon-werk kilometers wijkt af. Er wordt 3 dagen x 2 ritten x 40 km = 240 km verwacht, maar er is 250 km geschreven. Zodra de werknemer op een project in een week meer werkt dan een bepaald urental, moeten overuren geschreven worden. Op het tabblad Data staat boven hoeveel uur dit is voor dat project. Ook als de werknemer in het weekend of op feestdagen werkt, wordt dat in dit gebied ingevuld. Daarnaast kan de reistijd boven de twee uur per dag ingevuld worden. De reistijd die op het tabblad Data staat wordt hiervoor als referentie gebruikt. 1.5 Extra reiskosten Als extra reisuren en/of reiskilometers in opdracht van de klant worden gemaakt, worden die in dit gebied ingevuld. 1.6 Onkostendeclaratie Gemaakte onkosten kunnen in dit gebied gedeclareerd worden. _v3.0_ms.doc 7/20

8 1.7 Buitenlandreizen Voor werknemers die naar het buitenland reizen, is een verzekering afgesloten. Daarvoor moet wel geregistreerd worden op welke dag je vertrokken bent en op welke dag je terug bent gekomen. Daarom moeten de reisdagen en verblijfdagen als in onderstaande schermafbeelding aangegeven worden, op tabblad invulformulier onder Declaraties. _v3.0_ms.doc 8/20

9 2 Tabblad Data De administratie van TT-Engineering vult op dit tabblad de gegevens in van de projecten waar de werknemer op werkt. De werknemer past deze gegevens in principe niet aan, tenzij daar expliciet toestemming voor is gegeven. De werknemer kan deze gegevens als referentie gebruiken bij het invullen van het tabblad Invulformulier. De volgende informatie staat op dit tabblad: projectnummer projectnaam enkele afstand woon-werk Indien reiskostenvergoeding wordt gegeven wordt hier de woon-werk afstand, in gehele kilometers, van een enkele reis ingevuld. Tijd woon-werk De reistijd die door TT-Engineering is vastgesteld wordt hier ingevuld. Aan de hand hiervan wordt bepaald of er, indien van toepassing op de werknemer, een vergoeding voor reistijd wordt gegeven. De tijd wordt hier in het formaat [uu:mm] ingevuld, dus met dubbele punt. Route woon-werk woon-werk km declarabel Indien reiskosten apart worden doorberekend aan de klant wordt hier Ja ingevuld, anders Nee. Dit bepaald of de woon-werk kilometers op het urenbriefje worden afgedrukt. Overuren rekenen boven Als een werknemer per week meer dan dit urental werkt, worden overuren berekend aan de klant. De tijd wordt hier in het formaat [uu:mm] ingevuld, dus met dubbele punt. Feestdagen Op dit tabblad staat ook een overzicht van de feestdagen waarop de werknemer vrij is. Feestdagen worden ook groen gemarkeerd in het gebied Verlof op het tabblad Invulformulier, zie Figuur 3. De werknemer moet hier dan nog wel zelf het aantal uren invullen dat men normaal op die weekdag werkt. _v3.0_ms.doc 9/20

10 Figuur 3. Feestdagen worden gemarkeerd. _v3.0_ms.doc 10/20

11 3 Tabblad Uren_afdruk De werkgever moet de geschreven uren goedkeuren voordat deze gefactureerd worden. Hiervoor moet voor elk project waarop gewerkt is het tabblad Uren afdruk geprint worden. Door middel van de keuzelijst bij Bedrijf kan het juiste urenbriefje gegenereerd worden, zie Figuur 4. De uren en kilometers van dat project worden automatisch ingevuld vanuit het tabblad Invulformulier, deze hoeven dus niet zelf ingevuld te worden. Figuur 4. Door middel van de keuzelijst kan voor elk project een urenbriefje gegenereerd worden. Vervolgens kan het tabblad afgedrukt, ondertekend en verstuurd worden. Indien het urenbriefje gescand en met verzonden wordt, dient de bestandsnaam hetzelfde te zijn als het Excelbestand, met uitzondering van de bestandsextensie. Als op meerdere projecten is gewerkt, wordt hier nog een suffix aan toegevoegd om onderscheid te kunnen maken. Bij een aantal klanten wordt reiskostenvergoeding voor woon-werk verkeer extra gefactureerd. Bij deze bedrijven staan twee extra rijen op het urenbriefje: Woon-werk kilometers en Carpool kilometers, zie Figuur 5. Hoewel deze informatie niet altijd op het formulier staat, krijgt de werknemer deze, indien van toepassing, wel vergoed. De verlof- en verzuimuren worden alleen afgedrukt als het selectievinkje aan staat rechtsboven. Dit is optioneel, sommige klanten stellen er prijs op als dit uit staat voordat zij voor akkoord tekenen. Declaraties en eventueel reisafstand staan dus niet altijd op dit formulier. Hoewel niet alle informatie op dit urenbriefje staat, verklaard de werknemer bij het ondertekenen dat hij het gehele Excelbestand naar waarheid heeft ingevuld. _v3.0_ms.doc 11/20

12 Figuur 5. Bij deze klant wordt reisvergoeding apart gefactureerd, de gereden kilometers moeten dan goedgekeurd worden. _v3.0_ms.doc 12/20

13 4 Tabblad WBSO Het WBSO-formulier wordt uitsluitend door medewerkers ingevuld die werken aan een technisch innovatief project en/of product waarvoor TT-Engineering WBSO-subsidie kan ontvangen. Voordat een medewerker wekelijks het WBSO-formulier bij moet houden, wordt hij/zij te allen tijde hierover eerst geïnformeerd door de directie van TT-Engineering. Het wekelijks invullen van het WBSO-formulier dient bij te dragen aan een goede WBSO-verslaglegging. De eisen waaraan deze verslaglegging moet voldoen wordt apart besproken. _v3.0_ms.doc 13/20

14 5 Projecten toevoegen/verwijderen Het declaratieformulier wordt in principe niet door de werknemer veranderd, tenzij expliciet toestemming is gegeven door de administratie van TT-Engineering. Alle projectinformatie staat op het tabblad Data, zie ook Bijlage B. Indien projectinformatie aangepast moet worden, projecten toegevoegd of verwijderd moeten worden, moet dat op dit tabblad gedaan worden. Alle aanpassingen kunnen gedaan worden zonder de beveiliging van het werkblad op te heffen. 5.1 Projecten aanpassen In totaal kunnen acht projecten ingevuld worden. Het eerste project is Algemeen, het projectnummer en projectnaam kan niet veranderd worden, de andere projectinformatie wel. 5.2 Projecten toevoegen Nieuwe projecten kunnen op het tabblad Data toegevoegd worden, met een maximum van acht. Een nieuw project moet direct onder de laatste in de lijst toegevoegd worden, anders kan het niet geselecteerd worden op het invulformulier. Zodra dit gedaan is, kan in het tabblad Invulformulier het nieuwe project geselecteerd worden. Mogelijk moeten lege rijen zichtbaar gemaakt worden. Dit doe je door alle rijen van de tabel te selecteren en vervolgens met de rechtermuisknop in het geselecteerde gebied te klikken en te kiezen voor Zichtbaar maken ( Unhide in Engelse versies van Excel), zie Figuur 6. Doe dit voor de gebieden Nominale uren, Overuren en Onkostendeclaratie (zie Bijlage A). Vervolgens kan op een lege regel in de kolom Projectnummer het nieuwe project geselecteerd worden, zie Figuur 7. Zodra alle projecten zijn toegevoegd, kunnen de lege rijen weer verborgen worden om het urenbriefje overzichtelijk te houden. Selecteer hiervoor de rijen die verborgen moeten worden, klik met de rechtermuisknop in het geselecteerde gebied en kies voor Verbergen ( Hide in Engelse versies van Excel), zie Figuur 8. Doe dit voor de gebieden Nominale uren, Overuren en Extra Reiskosten (zie Bijlage A). _v3.0_ms.doc 14/20

15 Figuur 6. Selecteer alle rijen in de tabel, klik met de rechtermuisknop op de selectie en kies voor 'Zichtbaar maken' (Eng: Unhide ) om de verborgen rijen te tonen. Figuur 7. Selecteer het nieuwe project. _v3.0_ms.doc 15/20

16 Figuur 8. Selecteer de rijen die verborgen moeten worden, klik met de rechtermuisknop op de selectie en kies voor Verbergen (Eng: 'Hide') om de rijen te verbergen. 5.3 Projecten verwijderen Om een project te verwijderen moet eerst op het tabblad Invulformulier het projectnummer van het desbetreffende project veranderd worden in een liggend streepje -, te selecteren via de invoerlijst. Deze rij kan vervolgens verborgen worden, zie hoofdstuk 5.2 voor de instructie. Daarna kunnen de gegevens van dat project op het tabblad Data verwijderd worden. Vul daarna een liggend streepje - in bij het projectnummer en de projectnaam die zojuist verwijderd zijn. Indien een werknemer alleen op project Algemeen werkt kan de rij met Subtotalen ook verborgen worden. Als op een enkel project gewerkt wordt heeft deze rij geen nut meer. _v3.0_ms.doc 16/20

17 6 Tot slot Bij onduidelijkheden bij het invullen van het urenformulier dient contact opgenomen te worden met TT-Engineering. De directie beslist hoe het urenformulier ingevuld wordt. De bestandsnaam van het urenformulier dient niet veranderd te worden, met uitzondering van het weeknummer. De bestandsnaam van het ondertekende urenformulier dient dezelfde naam te hebben als het Excel-bestand. Indien men op meerdere projecten werkt, kan hier wel een suffix aan toegevoegd worden om onderscheid te maken tussen de projecten. _v3.0_ms.doc 17/20

18 A Het invulformulier Personeelsgegevens Verlofuren Nominale uren Overuren Extra Reiskosten Onkostendeclaratie Figuur 9. Het invulformulier. _v3.0_ms.doc 18/20

19 B Data _v3.0_ms.doc 19/20

20 C Urenbriefje _v3.0_ms.doc 20/20