Handleiding Myflex Medewerker Versie 1.1-2016
Welkom bij Myflex Myflex is een managed service provider (MSP) en verzorgt voor haar klanten de realisatie en administratie van hun gehele flexschil. De diensten van Myflex worden ondersteund door een internetportal. Middels deze portal wordt het gehele inhuurproces van (inhuur)medewerkers (uitzendkrachten, detacheringskrachten, zzp ers, collegiale inleen, etc.) gestandaardiseerd en gedigitaliseerd. Hoe gebruik ik het Myflex systeem? Hieronder treft u de gebruiksaanwijzing voor het gebruik van het Myflex systeem. Er wordt per pagina een beschrijving gegeven van de acties die u kunt uitvoeren. Inloggen en uitloggen Uw inloggegevens ontvangt u per mail van afzender noreply@salesforce.com. Deze e-mail heeft als onderwerp: Welkom bij Myflex - uw inloggegevens. U kunt op het Myflex systeem inloggen door naar de website van Myflex: https://www.myflex.nl/ te gaan en in het hoofdmenu op Inloggen Myflex te klikken. Bent u uw wachtwoord of inlognaam vergeten? Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, klikt u op de optie Uw wachtwoord vergeten?. Geef vervolgens uw gebruikersnaam op. U krijgt binnen 5 minuten een nieuw wachtwoord per e-mail toegestuurd. Als u uw inlognaam vergeten bent klikt u op Uw inlognaam vergeten?. Uitloggen De knop Uitloggen bevindt zich rechtsboven het scherm. Pagina 2
Hoofdpagina Nadat u ingelogd heeft, komt u op de hoofdpagina. U kunt via tabbladen door het systeem navigeren. Hieronder treft u een toelichting per tabblad. Op de hoofdpagina vindt u een overzicht van de door u te verrichten taken. Digitaal dossier Voor u als (inhuur)medewerker kunnen er documenten zijn die u moet goedkeuren. Dit is bijvoorbeeld een geheimhoudingsverklaring. Indien het een goed te keuren document betreft, kunt u deze openen door op de link in de kolom Dossier Document te klikken en vervolgens de.pdf te openen. Wanneer u het document heeft gelezen, sluit u het betreffende tabblad en kunt u het document accorderen door middel van de knop Accorderen. Belangrijk Het niet accorderen of uploaden van een document heeft consequenties voor het invoeren van uw uren en declaraties in het Myflex systeem. De mogelijkheid om uw uren en declaraties in te voeren wordt 2 weken na het aanmaken van uw opdracht gesloten. Neem in dat geval contact met ons op. Pagina 3
Opdrachten Op deze pagina vindt u de start/einddatum van uw inzet(ten). Door op de onderstreepte opdracht te klikken (job-xxxx) kunt u onder het kopje Dossier Documenten het door u goedgekeurde digitaal dossier document inzien. Ook is de status van de andere dossier documenten voor deze opdracht zichtbaar. Urenstaten U dient iedere week uw uren in het Myflex systeem in te voeren en te versturen naar uw manager. Uw leidinggevende keurt uw urenstaten digitaal goed, waarna uw werkgever uw urenstaten verder verwerkt. Naast in Myflex, dient u veelal ook uw uren in het urenregistratie-systeem van uw opdrachtgever in te voeren. Belangrijk Enkel de digitale urenstaten van Myflex zijn leidend en komen voor akkoord en verwerking in aanmerking (dus niet de urenstaten van uw bureau/werkgever). Voorbeeld urenstaten Pagina 4
Uw uren en declaraties invoeren Uw digitale urenstaat bestaat uit twee onderdelen. Dit zijn Urenstaat en Inhoudingen / vergoedingen. Onder Urenstaten kunt u door middel van de knop Maak een nieuwe urenstaat een nieuwe urenstaat aanmaken. Onder het kopje Urenstaten kunt u eerder ingediende urenstaten inzien. Invoeren van uw uren Ga voor het invoeren van uren en eventuele declaraties naar de pagina Urenstaten. Met de knop Maak een nieuwe urenstaat kunt u een nieuwe urenstaat aanmaken. Indien deze knop niet zichtbaar is, zijn nog niet alle benodigde Digitaal dossier documenten goedgekeurd. Dit staat op de hoofdpagina aangegeven onder het kopje Digitaal dossier. Neemt u in dat geval contact op met Myflex of probeer later in de week nogmaals een urenstaat aan te maken. Kies (indien u meerdere opdrachten heeft) de juiste opdracht, selecteer de week waarvoor u uw uren wilt invoeren en klik op Doorgaan. De urenstaat wordt nu aangemaakt. Vul nu uw uren in. Invoeren van uw declaraties Indien u declaraties dient op te voeren in het Myflex systeem (bijvoorbeeld reiskosten), dan adviseren wij u om bij aanvang van de opdracht met uw leidinggevende af te stemmen in welke frequentie u uw declaraties invoert (bijvoorbeeld iedere week of eenmaal per 4 weken). Er zijn 3 mogelijke soorten declaraties (indien contractueel overeengekomen): Reiskosten woon/werk Zakelijke reiskosten Overige declaraties U dient per declaratie in de opmerkingen een toelichting op uw declaratie aan te geven. Belangrijk In verband met belastingen dient u de bonnetjes van uw onkostendeclaraties bij uw werkgever in te leveren. Pagina 5
Het verzenden van uw ingevulde urenstaat Wanneer u uw uren en declaraties ingevoerd heeft kunt u de urenstaat Opslaan of Indienen ter accordering. Wanneer u de urenstaat opslaat krijgt deze de status concept. De urenstaat is dan nog niet verzonden naar uw leidinggevende. De concept-urenstaat is terug te vinden onder Urenstaten. Pagina 6
Mijn instellingen Onder Mijn instellingen kunt u uw gegevens inzien zoals deze bekend zijn bij Myflex. Ook heeft u hier de mogelijkheid om uw wachtwoord te wijzigen. Contact/Support Voor vragen omtrent het systeem en/of proces kunt u contact opnemen met Myflex via onderstaande gegevens: (030) - 230 61 41 contact@myflex.nl Belangrijk: ondervindt u problemen met de website? Aangeraden wordt om Google Chrome of Mozilla Firefox te gebruiken. Mocht u Internet Explorer gebruiken en staan de kolommen van de urenstaat scheef? Dan gebruikt u waarschijnlijk een verouderde versie van uw internetbrowser. Schakel hiervoor de compatibiliteitsweergave van Internet Explorer in. Om de compatibiliteitsweergave in te schakelen, klikt u zoals hieronder aangeven, bovenaan uw internetbrowser op het blauwe icoontje om de weergave aan te passen. Als u een nieuwere versie van Internet Explorer gebruikt klikt u op Instellingen. Klik vervolgens op Instellingen voor compatibiliteitsweergave. Het onderstaande scherm verschijnt. Zorg dat er force.com ingevuld staat en klik op Toevoegen. Ondervindt u nog problemen met het invoeren van uw uren? Neem dan contact op met Myflex via (030) - 230 61 41. Wij helpen u graag verder. Pagina 7