PRODUCTIVE WARD "Meer tijd voor de Patiënt"

PRODUCTIVE WARD "Meer tijd voor de Patiënt" whitepaper

3 5 5 5 6 In het kort PRODUCTIVE WARD Context Uitdaging Essentie Methodiek MEER TIJD VOOR DE PATIËNT! In samenwerking met de NHS-I (National Health Service - Institute of Innovation and Improvement) biedt CC het programma Productive Ward aan. Een verandermethodiek voor verpleegafdelingen specifiek in ziekenhuizen. Deze whitepaper geeft een overzicht van hoe de methodiek is opgebouwd, de CC aanpak en de ervaringen in Engeland en Nederland. Namens het Productive Ward team, Maaike Veenvliet Arjen Jeninga www.cczorgadviseurs.nl 7 8 CC 11 11 13 Aanpak Ervaringen Veranderaanpak Implementatie Varianten 2

3 In het kort. Productive Ward is een evidence based veranderaanpak gericht op het verbeteren van de kwaliteit van zorg, toename van de patiënttevredenheid, meer tevreden medewerkers en doelmatig werken met terugdringing van verspilling. Productive Ward draagt zorg voor empowerment van verpleegteams in ziekenhuizen, met commitment vanuit de top van de organisatie. Het is een veranderaanpak voor het organiseren, verbeteren en vernieuwen van de professionele werkprocessen op de verpleegafdeling. Het resultaat is gemotiveerde zelfsturende en effectieve teams op de verpleegafdeling, die veilige en betrouwbare zorg leveren aan de patiënten. Productive Ward is ontwikkeld door McKinsey in opdracht van NHS-I en is inmiddels in 85 procent van de Engelse ziekenhuizen ingevoerd. Het programma is gebaseerd op verbetermethodieken uit Lean en Six Sigma, Kaizen, Process Re-design en Prince 2. In Engeland heeft het verbeterprogramma zijn nut ruimschoots bewezen. De deelnemende instellingen hebben doorslaggevende successen geboekt. Zie daarvoor onder het kopje ervaringen en ook onze website www.productiveward.nl.

PRODUCTIVE WARD 4

The Productive Ward Meer tijd voor de patiënt! Basiszorg Verpleegkundigen richtlijnen Visite lopen Patiënt observaties Opname- en gepland ontslag Overdracht Maaltijden Medicijnen Hoe doen wij het nu? Goed georganiseerde afdeling Patiëntsituatie in één oogopslag Toolkit Handleiding afdelingshoofden Handleiding projectleider Handleiding raad van bestuur Context. Steeds meer ziekenhuizen willen aan de slag met het efficiënter maken van de processen binnen hun ziekenhuis. Bezuinigingen en andere ontwikkelingen dwingen ziekenhuizen hiertoe. De Lean-principes gericht op het verminderen van verspilling en alleen die dingen doen die toegevoegde waarde hebben, worden steeds meer toegepast. Productive Ward is een Lean-veranderaanpak die juist op deze werkprocessen inspeelt en hierbij de professional zelf eigenaar van de verandering maakt! Uitdaging. Het management realiseert zich dat de kern van de processen plaatsvindt bij de professionals. De artsen zijn verantwoordelijk voor de behandeling van de patiënten en doen dat in nauwe samenwerking met andere professionals. De verpleegkundigen horen garant te staan voor kwalitatief goede en betrouwbare zorg op de verpleegafdelingen. In de afgelopen jaren zijn er veel ontwikkelingen geweest die op de kwaliteit van zorg op de verpleegafdeling van invloed zijn geweest. De meeste van deze ontwikkelingen zijn vanuit het management geïnitieerd en niet altijd samen met de verpleegkundigen ontwikkeld en uitgewerkt naar een passende aanpak op de verpleegafdelingen. Daarnaast zijn ook andere diensten bezig geweest met 5 het optimaliseren van de bedrijfsprocessen, die over de verpleging zijn afgeroepen. En ten slotte, zeker niet in de laatste plaats, de patiënt, die ervaart een steeds grotere afstand tussen wat verpleegkundigen voor en met hen willen realiseren en de praktijk van alle dag. Essentie. Het verbeterprogramma Productive Ward biedt afdelingshoofden en hun teams gestructureerde methoden/ tools, die ontworpen zijn om zelf de omgeving van de afdeling en de werkprocessen die zich hierin afspelen te verbeteren. De tijd, die vrij komt doordat zij de processen efficiënter ontwerpen, kan worden gebruikt voor meer directe patiëntenzorg, wat leidt tot een verbetering in de veiligheid, kwaliteit en betrouwbaarheid van zowel de patiëntenzorg als de patiëntbeleving. In tegenstelling tot andere projecten wordt bij Productive Ward niet slechts een bepaald thema aangepakt; alle processen op de afdeling worden stap-voor-stap verbeterd. Deze integrale aanpak brengt een cultuurverandering met zich mee. Het programma wordt dus "bottom-up" ingestoken met volledig commitment van de top van de organisatie.

Impactanalyse Leiderschap Het programma vereist leiderschap vanuit de Raad van Bestuur. Continu verbeteren Standaard onderdeel van Productive Ward is het uitvoeren van audits en het volgen van de verbetercyclus (föhn). Verpleegkundigen worden gestimuleerd tot continu verbeteren. Ontwikkelen van mensen CC begeleiders trainen de projectgroep & het implementatieteam volgens het 'trainthe-trainer' principe. Borging werkwijze De methodiek van Productive Ward staat in het teken van continu verbeteren en het borgen van resultaten. Het ontwikkelen van standaarden is daar een voorbeeld van. Tevens worden resultaten goed bijgehouden door monitoring van KPI's. Methodiek. De methodiek bestaat uit een serie handleidingen, drie basismodules en acht procesmodules en een toolkit met hulpmiddelen en tools. Handleidingen Deze geven het management (Raad van Bestuur/directie), de interne projectleider en het afdelingshoofd zicht op de relevante processen in het verandertraject op de verschillende niveaus in de organisatie en de onderlinge samenhang. Basismodules Met de basismodules leggen de zorgprofessionals op de afdeling de basis van waaruit zij de professionele werkprocessen kunnen gaan verbeteren. Zij krijgen inzicht in de belangrijkste prestatie-indicatoren voor de eigen afdeling. Ze dragen zorg voor een afdeling waar de materialen en ruimten op orde zijn, de verspilling wordt geëlimineerd. Ze hebben zicht op welke informatie relevant is voor hen zelf en andere zorgprofessionals en patiënten en familieleden. Daarbij maken ze gebruik van visueel management, waardoor onnodige onderbrekingen tot een minimum worden beperkt. Procesmodules Met deze modules gaat het verpleegteam aan de slag om de professionele werkprocessen op orde te brengen en te werken aan verbeteringen, die ertoe leiden dat de zorg voor de patiënt veiliger, van een betere kwaliteit en betrouwbaarder wordt. Dat levert op dat de zorgprofessionals trots zijn op hun werk en de afdeling en dat patiënten meer tevreden zijn. De werkprocessen worden met deze aanpak ook doelmatiger ingericht. Te denken valt aan werkprocessen als het uitvoeren van patiëntobservaties, de opnames en gepland ontslag en het visite lopen. Het verpleegteam zal ook nadrukkelijk de samenwerking met andere afdelingen en zorgprofessionals zoeken om de werkprocessen te verbeteren met het doel toegevoegde waarde te creëren voor de patiënt. 6

Stel een (verbeter)team samen. Het team verzamelt informatie bij teamleden, andere collega s en patiënten. Het team maakt foto s en video opnames. Het team verzamelt data en beleidsstukken. Het team breng de huidige situatie in kaart. Het team bespreekt deze uitkomst met het verpleegteam; gezamenlijk geven zij daar betekenis aan. Het team bespreekt goede voorbeelden van anderen. Het team trekt conclusies voor de eigen situatie. VOORBEREIDEN BEOORDELEN DIAGNOSTICEREN Het team evalueert en stelt de nieuwe werkwijze vast. Het team audit de nieuwe standaard werkinstructie. Het team blijft auditten. EVALUEREN PLANNEN Het team beschrijft het gewenste proces. Het team maakt een plan van aanpak. UITVOEREN De föhn (verbetercyclus) Het team test de gewenste processen in de praktijk en stelt zo nodig bij + test opnieuw. Het team beschrijft het nieuwe werkproces in een standaard werkinstructie. Aanpak. Het programma biedt de verpleegteams en het afdelingshoofd een praktische stap-voor-stap methode over hoe zij het dagelijkse werk op de verpleegafdeling kunnen verbeteren. Het verpleegteam maakt daarbij gebruik van haar ervaring en kennis over de geleverde patiëntenzorg om hun eigen oplossingen te ontwikkelen. Modules Het programma bestaat uit een serie van elf modules en een toolkit en een drietal handleidingen. Iedere module biedt een combinatie van hulpmiddelen en technieken, die kunnen worden toegepast en ingezet bij de verschillende vraagstukken. Deze hulpmiddelen zijn handig bijeengebracht in de toolkit. Elke module doorloopt stapsgewijs zes stappen zoals hierboven weergegeven. Zij vertonen een grote overeenkomst met het verpleegproces. De föhn is gebaseerd op de PDCA-cyclus. In de praktijk laten we de afdelingshoofden en interne begeleiders in action learning bijeenkomsten de ervaringen delen en nieuwe inzichten opdoen. Dat kan ook door het organiseren van dergelijke bijeenkomsten voor projectleiders en interne begeleiders over de organisaties heen. 7

OVERIG 7% 9% OVERIG OVERLEG 16% 21% OVERLEG ADMINISTRATIE 27% 13% 11% ADMINISTRATIE BEWEGING 25% BEWEGING 46% 25% DIRECTE ZORG DIRECTE ZORG VOOR NA TIJDBESTEDING VERPLEEGAFDELING VOOR EN NA INVOERING PRODUCTIVE WARD BRON:NHS Ervaringen. De NHS heeft inmiddels Productive Ward in 85% van de Engelse ziekenhuizen geïmplementeerd. Daaruit kunnen vele resultaten worden getoond, de mooiste blijven toch wel de citaten van de professionals op de afdeling zelf. In het Nederlandse St. Antonius ziekenhuis en Gelre Ziekenhuizen zijn inmiddels ook de eerste resultaten zichtbaar. Voor meer cijfers en resultaten zie de samenvatting van het document "Rapid impact assessment", Jan 2011. 8

Het werkt goed om in verschillende samenstellingen aan de modules te werken. Het verhoogt ons wij-gevoel en het resultaat wordt breed gedragen. Jan van Bruggen, zorgcoördinator St. Antonius ziekenhuis Nieuwengein Wij vonden het Productieve Verpleegteam interessant omdat het verpleegkundigen in staat stelt zelf de regie te nemen over hun eigen werkgebied. Het biedt verpleegkundigen een methodiek om meer tijd vrij te maken voor de directe patiëntenzorg, doordat minder tijd nodig is voor indirecte zorg. Sjors van der Maat, verpleegkundig afdelingshoofd St. Antonius ziekenhuis Nieuwengein De verpleegkundigen vinden het leuk om zelf verbeterpunten te bedenken en daar de middelen voor te krijgen. Het voelt niet meer als een druk, maar als het resultaat van een eigen product, gedachtegang en samenwerking. Sjors van der Maat, verpleegkundig afdelingshoofd St. Antonius ziekenhuis Nieuwengein "Ik loop al een tijdje mee en had me voorgenomen NOOIT meer mee te doen aan een project, tot dit project kwam! Door met deze dingen bezig te zijn kunnen we aantonen wat onze waarde is; jongens kom eens over de brug, kom maar eens kijken hoe het hier gaat! Daarom heb ik er ook zin in, ik kan met mijn team er invloed op uitoefenen!" Afdelingsverpleegkundige interne geneeskunde, van start gegaan met de module Goed georganiseerde afdeling St. Antonius ziekenhuis Nieuwegein Productive Ward krijgt vanuit de werkvloer vorm en inhoud en is gericht op het verbinden en samenwerken voor betere zorg aan de patiënt. Wij, op de verpleegafdeling, nemen nu onze eigen verantwoordelijkheid, verbeteren de communicatie en maken eigen keuzes. Jan op t Land, interne projectleider/afdelingshoofd Gelre Ziekenhuizen Zutphen QUOTES 9

CC 10

STRATEGIE PATIËNTPROCES PLAN VAN AANPAK MEER TIJD VOOR DE PATIENT WERKPROCES Integrale CC aanpak Veranderaanpak. De kern van onze visie is dat mensen graag willen veranderen (als het een verbetering oplevert), en dat ze niet veranderd willen worden. Mensen zijn gemotiveerd als ze zingevend werk doen, een bepaalde regelruimte (autonomie) hebben en meesterschap kunnen tonen (= de wens hun werk steeds beter te kunnen doen). In onze aanpak willen we deze vier elementen (zelf veranderen, zingevend werk, regelruimte en je werk beter doen) steeds toepassen. Veranderingen zijn alleen succesvol als ze door de zorgprofessionals in het ziekenhuis zelf zijn ontwikkeld en doorgevoerd! Wij willen hen helpen en ondersteunen om dat daadwerkelijk zelf te gaan doen. Implementatie. Doelstelling Meer tijd voor directe patiëntenzorg creëren door op de verpleegafdelingen een op de afdeling toegesneden Lean management en Six Sigma programma toe te passen. Opmerking: dit programma kan met een kleine aanpassing ook op de polikliniek worden geïmplemeteerd! Resultaten Stijging van de tijd voor directe patiëntenzorg met 15-25%, toename van de patiënttevredenheid, toename van kwaliteit van zorg, toename van medewerkerstevredenheid en een toename van doelmatig werken. Doorlooptijd Tussen de 18 en 24 maanden voor alle afdelingen op één locatie. Bijdrage CC Inzet Maaike Veenvliet als programmamanager en één van de andere (zeven opgeleide) adviseurs uit het Productive Ward team. Wij leveren implementatieondersteuning (afhankelijk van de gekozen variant), de toolbox, ondersteunend materiaal en leiden de interne projectleider, afdelingshoofden en interne begeleiders op. De externe projectleider danwel adviseur heeft een verpleegkundige achtergrond. Kennisoverdracht We zorgen ervoor dat de organisatie zelf in staat is de andere afdelingen verder te begeleiden. Tools/methoden De modules van Productive Ward, ondersteunend materiaal en implementatieaanpak. Voor de polikliniek is een extra module beschikbaar. Bijdrage ziekenhuis Organisatie Levert interne projectleider en minimaal twee interne begeleiders. Volledig commitment van de top van de organisatie. Deelnemers Afdelingshoofden van de pilot, projectleider en interne begeleiders, teams van de afdeling en polikliniek. In essentie alle verpleegkundigen. 11

1 Voorbereiding Doorlooptijd 4 tot 6 weken Kennismaken programma Scan / zelfbeoordeling Opstellen projectplan Werkconferentie RvB en interne projectleider Startbijeenkomst organisatie Start selectie pilotafdelingen Selectie pilotafdelingen Doorlooptijd 2 weken Gesprekken met afdelingshoofden Checklist invullen en bespreken Selectie pilotafdelingen 2 Training Doorlooptijd 2 tot 4 weken Twee dagen training voor interne projectleider (PL) en interne begeleiders (IB ers); waar mogelijk ook leidinggevenden van de afdelingshoofden van de pilotafdelingen Twee dagen training voor interne PL, IB ers samen met afdelingshoofden en enkele sleutelfiguren van de afdeling (waar mogelijk ook leidinggevenden (zorgmanagers) etc.) 3a Implementeren basismodules op pilotafdelingen Doorlooptijd 18-22 weken Ondersteunen bij implementeren van basismodules Training afdelingshoofden, verpleegteamleden en IB ers in gebruik van methoden en technieken (tools) Coaching interne PL Action learning 3b Implementeren procesmodules op pilotafdelingen Doorlooptijd 52 weken Ondersteunen bij implementeren van procesmodules. Keuze volgorde modules op basis van toegevoegde waarde Training afdelingshoofden, verpleegteamleden en IB ers in gebruik van methoden en technieken (tools) Coaching interne PL Action learning 4 Implementeren basis- en procesmodules op afdelingen Doorlooptijd Start na afronding tweede basismodule Evaluatie pilot Voorbereiden plan van aanpak voor uitrol Coaching interne PL Action learning 5 Borgen Doorlooptijd Gehele traject Coaching interne PL Action learning Productive Ward stappenplan 12

Vervolg bijdrage ziekenhuis... Budget De licentiekosten NHS bedragen 30 per bed; geldt altijd voor het gehele ziekenhuis. Implementatie ondersteuning via basis dan wel intensieve variant, zie verder op. Afhankelijk van de capaciteiten binnen de organisatie, is de inzet van de externe adviseur gericht op de implementatie van de basis of intensieve variant. Bij de basis-variant gaan wij ervan uit dat de interne projectleider veel ervaring heeft met het begeleiden van complexe verandertrajecten binnen de organisatie. Varianten. De implementatie van Productive Ward, Meer tijd voor de patiënt" bestaat uit verschillende stappen en activiteiten. In onderstaand overzicht is te zien welke stappen er worden gezet, welke activiteiten hier onder vallen, wat de doorlooptijd is en welke ondersteuning wij daarbij bieden. Deze ondersteuning is afhankelijk van de begeleidingsvariant die de opdrachtgever kiest. In de basisvariant ligt het accent op kennisoverdracht en coaching van de interne projectleider. Bij de intensieve variant zullen de externe adviseurs ook de afdelingshoofden en interne begeleiders ondersteunen bij de implementatie op de verschillende verpleegafdelingen. 13

FASE Voorbereiding Training Basismodules pilotafdelingen Overige modules pilotafdelingen en uitrol ziekenhuis breed Toegang website deelnemers PW en netwerk gebruikers PW Bijdrage ontwikkelkosten voor programma en hulpmiddelen Basis variant Scan ten behoeve van de implementatie/zelfbeoordeling Introductie programma bij RvB en projectleider Ondersteuning selectie pilotafdelingen Totaal 7 dagen 4 dagen training (+ 2 dagen voorbereiding) Training van het projectteam Training van de afdelingshoofden 18 dagen implementatieondersteuning ten behoeve van projectleider, de pilotafdelingen, workshops etc In deze variant is geen ondersteuning gedurende deze fase opgenomen. Wel bestaat de mogelijkheid om aanvullende training of ondersteuning in te huren. Inclusief Inclusief Intensieve variant Voorbereiding in het ziekenhuis. Scan ten behoeve van de implementatie Introductie programma bij RvB, Projectteam en managers/- afdelingshoofden. Uitwerken projectorganisatie, instellen stuurgroep, projectteam en Aanzet pilotteams Selectie pilotafdelingen Voorbereiding pilotafdeling Communicatie in het ziekenhuis 4 dagen training (+ 2 dagen voorbereiding) Training van het projectteam Training van de afdelingshoofden Begeleiding van twee pilotafdelingen gedurende de basismodules. Gemiddelde looptijd 6 tot 9 weken per module. Investering gemiddeld 1 dag per week gedurende 26 weken. Ondersteuning uitrol van themamodules op de pilotafdelingen en ondersteuning uitrol overige afdelingen. Gemiddeld 1 dag per twee weken, gedurende 18 maanden. Inclusief Inclusief Boxen 3 stuks inclusief 6 stuks inclusief Kosten Op aanvraag Op aanvraag De basis en intensieve variant 14

Wij horen graag van u: CC zorgadviseurs Houttuinlaan 14 3447 GM Woerden 0348-493000 info@cczorgadviseurs.nl www.cczorgadviseurs.nl