Tracking en Tracing in de agrosector op basis van RFID Plan van aanpak voor Tracking en Tracing projecten op basis van geïnventariseerde projecten en samenwerkingsverbanden In opdracht van Platform Agrologistiek, FloraHolland en Frugicom Januari 2010 Copyright 2010: Platform Agrologistiek, FloraHolland, Frugicom, Alltrace
Opdrachtgevers Opdrachtgevers: Platform Agrologistiek www.agrologistiek.eu FloraHolland www.floraholland.nl Frugicom www.frugicom.nl Opdrachtnemer: Alltrace www.alltrace..nl
Inhoudsopgave Inleiding Aanleiding Doelstelling Definities: Tracking en Tracing RFID Deel I: Beschrijving RFID projecten en samenwerkingsverbanden in de agrosector Projectinventarisaties Samenwerkingsverbanden Ervaringen/Lessen vanuit de projecten Deel II : Plan van aanpak Tracking en Tracing projecten op basis van RFID Het plan van aanpak is opgesteld op basis van: Geïnterviewde en geïnventariseerde projecten en samenwerkingsverbanden Praktijkervaring van Alltrace. Deel III: Leerpunten TOP-10 Bijlagen Verklarende woordenlijst
Plan van Aanpak Tracking en Tracing projecten Het plan van aanpak voor T&T projecten is opgesteld op basis van: Geïnterviewde en geïnventariseerde projecten en samenwerkingsverbanden Praktijkervaring van Alltrace. Inhoudsopgave Stappenplan voor een Plan van Aanpak 1. Visie en strategie van de keten 2. Projectdoelstellingen 3. Toegevoegde waarde 4. Processen 5. Structuur 6. Middelen 7. Besturing 8. Bemensing
Stappenplan Op basis van de geïnventariseerde projecten, aangevuld met de praktijkervaringen van Alltrace, is het volgende stappenplan opgesteld om te komen tot een Tracking en Tracing systeem.
Stappenplan - Projectmodel Het introduceren van een Tracking en Tracing systeem laat zich niet enkel benaderen als een technische implementatie. Het project wordt succesvol als verschillende onderdelen van de organisatie(s) en processen worden afgestemd op de nieuwe werkwijze. Het links getoonde model* wordt gebruikt om stap voor stap de punten te behandelen die de juiste aandacht verdienen bij het introduceren van een Track en Trace systeem. Het verdient aanbeveling om het model tijdens implementatie van boven naar beneden te doorlopen. De onderste laag in het model betreft de operationele invulling van het systeem. *Model gebaseerd op 7S model van Mc Kinsey
Stap 1: Visie & Strategie van de keten Informatie delen in de AGF keten Duidelijk is dat er een AGF-keten moet komen waarbij efficiëntie en effectiviteit gekoppeld met duurzaamheid, voedsel- en fytosanitaire veiligheid de boventoon voeren. Een keten waarin samenwerken niet belemmerd wordt door informatiebarrières. Dat INFORMATIE in deze een cruciale rol wordt allen steeds duidelijker. Ook dat INFORMATIE DELEN niet competitief is in de hele logistieke- en administratieve keten is steeds duidelijker. Hier liggen voor 2010 dan ook de kansen. Harry Schmeitz, coördinator Frugicom. Onderlinge schakels die elkaar opzoeken en versterken Een sterke sierteeltketen ontstaat alleen als de onderlinge schakels elkaar opzoeken en versterken. Het meest concreet krijgt dat gestalte in de vorming van Greenports thema s als duurzaamheid, mobiliteit, ruimtegebruik en onderwijs. Verder is FloraHolland actief betrokken bij het ontwikkelen van ketenbrede oplossingen op terreinen als logistiek, e-business en ondernemerschap. Website FloraHolland.
Stap 2: Visie & Strategie van het project I Een duidelijke scope van het project vanaf het begin voorkomt eventueel verkeerde keuzes in een later stadium van het project. Het is dus van groot belang vooraf te bepalen waar dit project toe moet leiden (visie) en hoe daar te komen (strategie). Hieruit worden de projectdoelstelling afgeleid. Zie hieronder de mogelijke projectdoelstellingen met betrekking tot het te introduceren Track en Trace systeem die het meest worden gehanteerd binnen de agro-/sierteelt sector. Wetgeving (Compliance): Deze strategie zorgt voor het voldoen aan de wettelijke eisen. Voorbeelden zijn de General Food Law((EG) nr. 178/2002 waarin is opgenomen dat de herkomst van levensmiddelen moet kunnen worden achterhaald, HACCP en BRC. T&T projecten die slechts vanuit het voldoen aan de wetgeving worden opgestart, worden vaak gezien als kostprijsverhogend omdat de scope te beperkt is. De volgende doelstellingen kunnen bijdragen aan een positieve business case. Procesverbetering (Process improvement) Binnen veel (logistieke)processen is er goed zicht op wat het proces ingaat en wat het proces uitkomt. Tracking en Tracing kan binnen die processtappen goed van pas komen om te inventariseren hoe de performance is van verschillende machines, ploegen en toeleveranciers. De T&T informatie kan daarna worden gebruikt voor verbeterprogramma s als six-sigma en lean manufacturing om het proces te verbeteren en de afval-/uitvalstromen te reduceren.
Stap 2: Visie & Strategie van het project II Ketenverbetering (Chain improvement) Door samen te werken kan de performance van de keten sterk worden verbeterd. Inzicht in de status en niveaus van de voorraad verspreid over de keten en de onderhandenwerk posities maken het mogelijk om de keten optimaal te gaan besturen. Automatische identificatie gecombineerd met data-uitwisseling kan veel uitval en kosten besparen. (bron: Data Crunch Report The Impact of Bad Data on Profits and Consumer Service in the UK Grocery Industry, GS1, oktober 2009) Marketing (Market) In veel ketens is zicht op wat de keten ingaat en wat er bij de kassa wordt afgerekend. Vaak is niet bekend wat er in de tussenliggende periode met de producten gebeurt. Liggen ze nog in het lokale magazijn of al in het schap? Door een goed Tracking en Tracing systeem kan de beschikbaarheid op het schap worden verbeterd.
Stap 2: Visie & Strategie van het project III Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) Door gedurende de levenscyclus van een product alle relevante informatie op te slaan, kan achteraf verantwoording worden afgelegd. Zo kan bijvoorbeeld per product worden weergegeven hoeveel CO2 uitstoot het heeft veroorzaakt en hoeveel liter water er nodig was voor de productie ervan. Alle data van de gehele keten kan worden opgeteld om een volledig en juist beeld te geven. Beveiliging (Security) Door ieder product te voorzien van een unieke code en het product aan de hand van die code te volgen tijdens zijn levensloop kan worden gekeken of een product authentiek is. Automatische identificatie in combinatie met een T&T systeem kan falsificaties uit de keten halen. Deze doelstelling is zeker interessant voor de poolbeheerders van de Returnable Transport Items (RTI s) maar speelt ook meer en meer binnen de foodsector. Telegraaf 23-02-2008
Stap 3: Toegevoegde waarde Het belangrijkste doel van het toepassen van een Tracking en Tracing systeem is om uiteindelijk toegevoegde waarde te leveren en zodoende de winstgevendheid en continuïteit van de onderneming/keten te waarborgen. De toegevoegde waarde van de agrosector wordt bepaald door: Satisfiers* zijn: Dissatisfiers* zijn: Verplichte wettelijke eisen Minimale verwachtingen consument Assortiment Kwaliteit Tijdigheid Value for money... de juiste producten... in de best mogelijke kwaliteit... op het juiste moment...tegen een voor alle ketenpartijen (inclusief de eindklant) acceptabele prijs als gevolg van een geoptimaliseerde keten *Kotler: Principles of marketing
Stap 4: Processen De verleiding bij het opzetten van een Tracking en Tracing systeem is om direct te beginnen met het uitzoeken van een Track en Trace technologie (bijv. RFID) en kort daarop met de implementatie aan te vangen. De verwachting kan dan leven dat RFID alle knelpunten in de huidige processen gaat oplossen en ook nog de Tracking en Tracing gaat invullen. De bedrijfsprocessen zijn een goede leidraad om het systeem te realiseren. Wel is het noodzakelijk om eerst de oude situatie te optimaliseren (met in het achterhoofd de nieuwe werkwijze) en daarna over te gaan tot de feitelijke implementatie. Het is belangrijk om de processen te vertalen in duidelijke werkinstructies. Vooral de uitzonderingen in de reguliere productgang zijn kritisch voor een waterdicht Track en Trace systeem.
Stap 5: Structuur De organisatiestructuur is opgebouwd uit: Arbeidsverdeling Indeling in Functies en Taken Definieer de rollen (ook tussen ketenpartners) Wie neemt welke rol in het project Wie neemt welke rol in de operatie Relaties(TVB s) Taken Verantwoordelijkheden Bevoegdheden Coördinatie Communicatieen overlegstructuur TVB s: Stel duidelijke TVB s opstellen in harmonie en transparantie Focus op de uitzonderingen op het gebied van Tracking en Tracing (MBE: Management By Exception) Verantwoordelijkheden worden haalbaar door bevoegdheden Overlegstructuur: Rapportages: documentstromen afstemmen, ook tussen ketenpartners. Fysiek overleg: Tijdens het project een duidelijke stuurgroep en werkgroep. Laat ook na het project de stuurgroep doorlopen om het project verder te brengen.
Stap 5: Structuur Overwegingen in (project)managementstijl om tot eenduidige rolverdelingen, TVB s en overlegstructuren te komen, worden in onderstaande tabel weergegeven. In het algemeen gaat het om een afweging tussen daadkracht en draagvlak. Daadkracht Verplicht Top-Down Weinig inspraak Weinig informatie Draagvlak Vrijwillig Bottom-Up Veel inspraak Veel informatie Doorlooptijd >1 jaar De ervaring leert dat de doorlooptijd voor het opzetten van een Track en Trace systeem op basis van RFID minimaal 1 jaar bedraagt en dat draagvlak van groot belang is om het systeem uiteindelijk in de praktijk te laten werken.
Stap 6: Middelen - RFID Onder middelen worden alle fysieke inrichtingsmiddelen en infrastructuur gevat die nodig zijn om het Tracking en Tracing systeem in te richten en te onderhouden. Als belangrijkste onderdeel van het systeem focussen we hier op de identificatietechnologie RFID. RFID Radio Frequentie IDentificatie Het is een technologie om meerdere objecten tegelijk vanaf een afstand contactloos te identificeren met behulp van radiogolven. Onderdelen van RFID systemen Tag / Label / Transponder / Smartlabel Antenne Reader Middelware De tag bevat een chip met daaraan gekoppeld een antenne samengebracht in een behuizing. De tag ontvangt een radiosignaal van een RFID antenne en gebruikt datzelfde signaal om gegevens terug te zenden. De antenne zendt een radioveld uit en ontvangt radiosignalen terug van de tag. De reader is gekoppeld aan de antenne. De reader verzamelt alle signalen die van de antenne(s) komen. De middelware is een software-onderdeel dat de overgang verzorgt tussen de fysieke RFID infrastructuur en uw besturingslaag (MES, ERP, WMS etc.)
Stap 6: Middelen RFID, meest gebruikte vormen Frequentie Kenmerk Opmerking <135 khz (LF) Weinig last van stoorsignalen Beperkte leesafstand (tot 30cm) Passieve tags(zonder batterij) Lage leessnelheid 13,56MHz (HF) Gemiddelde leesafstand tot 1m20 (Absorptie van signalen) Gevoelig voor stoorsignalen Passieve tags (passieve tags) Multiple read goed mogelijk Hoofdzakelijk toegepast in zwaar industriële omgeving en bij het identificeren van dieren Voldoet aan wereldwijde standaard ISO18000-3 (ISO 15693). Wordt veel toegepast in bibliotheekapplicaties. Deze technologie is minder geschikt voor het toepassen in supply chains door de beperkte uitleesafstand en multiple read uitleessnelheid. 433 MHz (UHF) Meestal actieve tags (met batterij) Wordt soms toegepast om grote uitlees afstanden te realiseren (ISO 18000-7) 868 MHz (UHF, EU) Hoge leessnelheid en grote leesafstand (min. 4m bereik) Reflectie van signalen kan misreads veroorzaken Grote leesafstand (minimaal 4m bereik) Passieve en actieve tags Multiple read goed mogelijk 2,45 GHz (MW) Grote afstanden Meestal actieve tags(met batterij) Deze technologie voldoet aan de EPC(Electronic Product Code) standaard.(iso18000-6). Door een grote inspanning van o.a. Wallmart, ministery of Defense, Metro en Container Centralen is deze technologie verheven tot standaard binnen retail en sierteelt supply chains. Wordt soms toegepast om grote uitlees afstanden te realiseren. Ook Zigbee werkt op dit frequentiebereik. De meest gebruikte technologie in de projecten is RFID UHF Gen 2 op productdrager niveau met barcode/ datamatrix als back-up. Eventueel aangevuld met barcodering(databar) op de individuele producten
Stap 6: Middelen - RFID Op de vorige sheet staan de verschillende RFID technologieën(ingedeeld op frequentie). In onderstaande figuur staan de verschillende RFID technologieën geplot op het toepassingsgebied. Iedere bol geeft het tijdsdomein en de technologie weer. Daarnaast enkele voorbeelden. Direct Identificatie op product Zie de projecten in deze studie Luchthavens Bibliotheken Dozen Indirect Identificatie op productdrager Container Centralen Deense karren project Toyota, Productie automatiserin g Toepassing Productiemanagement 1 ketenschakel 2 ketenschakels Supply Chain Management multi ketenschakels
Stap 6: Middelen - Overige Auto-ID technieken Naast RFID zijn er meer automatische identificatietechnieken beschikbaar. Staar niet blind op 1 technologie maar zoek naar de passende oplossing of combinaties! Overige Identificatietechnieken: Barcodering 2D codering (datamatrix) Voice 2D codering datamatrix Biometrie Bokode Vision OCR
Stap 6: Middelen - Barcodering: GS1 Databar* Speciaal voor de agrosector benoemen we hier de laatste ontwikkelingen op barcode gebied: de Databar. De GS1 Databar is klein van formaat en kan naast een artikelcode ook aanvullende informatie bevatten, zoals het variabel gewicht, de houdbaarheidsdatum, het batchnummer en andere productinformatie. Met GS1 Databar kan informatie op een compacte manier worden weergegeven. U kunt ten opzichte van de huidige barcodes 50% ruimte besparen. Voordelen Meer marketingruimte op de verpakking Voorkomen van derving bij versproducten Snellere kassa-afhandeling bij afgeprijsde versartikelen Sneller starten en afhandelen van acties Reduceren van voorraden Verbeteren van Category Management *Bron: GS1 website www.gs1.nl
Stap 7: Besturing:Dataverzamel- en distributiemodel De basis van een Tracking en Tracing systeem is het vergaren, selecteren en distribueren van data. Om een logische opbouw van zo n systeem te definiëren, heeft Alltrace het volgende dataverzamel- en distributiemodel opgesteld. Uitleg per stap op de volgend sheets. Alltrace dataverzamel- en distributiemodel
Stap 7: Besturing: Dataverzamel- en distributiemodel Vergaren Selecteren Overleggen Beheren 1 2 3 4 Centrale vragen binnen deze stap: Welke informatie vergaren? (Betrek hierin de hele keten) Welke identificatietechnologie gebruiken? [Barcode, 2D,RFID, Combi] Welk codeformaat, welke standaard(en) gebruiken? Centrale vragen binnen deze stap: Welke informatie is bestemd voor intern/extern gebruik? Welke technologie (ICT) gebruiken? Welk formaat, welke standaard(en) gebruiken? Centrale vragen binnen deze stap: Aan wie wordt de informatie beschikbaar gesteld? (voorwaarts en achterwaarts in de keten) Welke frequentie (hoe vaak) wordt gehanteerd bij het beschikbaar stellen? Welke technologie (ICT) gebruiken? Welk formaat, welke standaard(en) gebruiken? Ketenbeheer is op te delen in*: Ketenmonitoring omvat het doormeten van een keten en waar nodig te signaleren dat en/of wat er mis is. Ketenbesturing omvat sturen van de logistieke keten over ketenschakels heen. Hierbij is het maken van afspraken over de functionaliteit, kwaliteit en beheer van de informatie en het (automatisch) ingrijpen op het moment dat de ketenafspraken niet worden nagekomen of als er verstoringen zijn in het ketenproces. Centrale vragen binnen deze stap: Waar beheren? [Centraal/Decentraal] Wie beheert? Taken-Verantwoordelijkheden-Bevoegdheden (TVB) *Ketenbeheer in de praktijk, Bart de Best, 1e druk 2006, ISBN: 9012116635
Stap 7: Besturing: Dataverzamel- en distributiemodel Distribueren 5 Voorwaarts en achterwaarts distribueren: Centrale vragen binnen deze stap : Aan wie wordt de informatie beschikbaar gesteld? Welke frequentie wordt gehanteerd bij het beschikbaar stellen? Welke technologie (ICT) gebruiken? Welk formaat, welke standaard gebruiken? Evalueren 6 De informatie of sturing die binnenkomt wordt verwerkt door de geadresseerde afdeling. Anticiperen 7 Bij deze stap wordt geanticipeerd op basis van de geëvalueerde informatie uit stap 6. De bijgestuurde stroom (producten) dient weer als input voor stap 1.
Stap 7: Besturing Eerder is het dataverzamel- en distributiemodel uitgelegd. In Tracking en Tracing systemen kunnen de volgende onderdelen worden geregistreerd afhankelijk van de gekozen doelstellingen of projectinvulling. Deze onderdelen worden in het Track en Trace systeem aan elkaar gekoppeld. Product: Fysieke product Productiemiddel: Middelen die vele productiegangen meekunnen (bijv. productielijn) en verbruiksmiddelen (bijv. gewasbeschermingsmiddelen) Productlocatie: Locatie van het product (eventueel af te leiden van de locatie van de productdrager) op moment x Productdrager: Drager van 1 of meerdere producten (bijv. Pallet of krat) Product Productiemiddel Productlocatie Productdrager
Stap 7: Besturing Op basis van de extra informatie op microniveau over status en locatie van versproducten wordt het mogelijk om nieuwe besturingsmechanismen te gebruiken. Hieronder een voorbeeld: Voorbeeld: FEFS: First Expired First Sold (Aardbeien, roodheid is mate van rijpheid) FIFO First In First Out Aanlevervolgorde Uitlevervolgorde 1 2 3 4 1 2 3 4 FEFO First Expired First Out (Het product met de oudste THT wordt als eerst uitgeleverd Heeft vaak betrekking op DC) FEFS First Expired First Sold (Het product met de oudste THT wordt als eerste verkocht) Aanlevervolgorde Uitlevervolgorde 3 4 2 1 Aanlevervolgorde 1 2 3 4 1 2 3 4 2 3 Uitlevervolgorde Voorbeeld. Geen 1:1 relatie tussen uitslag en inslag 4 1 Stuur minst lang houdbare producten de kortste keten in
Stap 7: Middelen en besturing: EPC schema EPC Global Inc. (EPC staat voor Electronic Product Code) is mede opgericht om het gebruik van productcodes in RFID-tags wereldwijd te coördineren. Vanuit EPC global zijn afspraken gestandaardiseerd op het gebied van identificatie technologie, verzamelen van data en uitwisselen van data. Op http://www.epcglobalinc.org/ de laatste stand van de standaarden. De EPC standaarden worden het meest toegepast in RFID projecten op tag niveau en meer en meer op het databeheer en distributieniveau.
Stap 8: Bemensing Onder bemensing valt de menselijke invulling tijdens en na het invoeren van een Tracking en Tracing systeem. Deze invulling is op te delen in kwantiteit en kwaliteit. Kwantiteit is niet eenduidig weer te geven in het aantal FTE dat kan worden bespaard met een Track en Trace systeem, dat is afhankelijk van de klant/ketenspecifieke business case. Kwaliteit: De medewerkers die gaan werken met een Tracking en Tracing systeem dienen op het juiste manier te worden begeleid in de voorbereidingsfase, tijdens en na de systeemuitrol. In iedere fase is het belangrijk de begeleiding aan te passen aan de gebruiker van het systeem. Op de volgende pagina een nadere uitwerking van de fasen
Stap 8: Bemensing 3. Coachen Geef ruimte voor input vanaf de werkvloer Luister naar ervaringen en (technische) suggesties 2. Verkopen/motiveren: Uitleg over waarom en hoe van het project Benadruk winstpunten voor alle partijen 4. Output controleren Controleer of het werkt zoals gepland (procedures!) Stuur bij waar nodig 1. Instrueren/vertellen: Wat is RFID? Hoe werkt het? Wat zijn de grenzen van de technologie? Maak minimaal 1 persoon full time beschikbaar voor het RFID project!
DEEL III Leerpunten TOP 10 Leerpunten TOP 10 1. Definieer een duidelijke visie en daarvan afgeleide projectdoelstellingen 2. Start geen RFID project zonder duidelijke toegevoegde waarde van RFID 3. Houd rekening met een project doorlooptijd van tenminste 1 jaar 4. De techniek verbetert de procesgang niet zondermeer, werk in stappen 5. Betrek operationele medewerkers vanaf dag 1 bij het project 6. Focus niet te veel op de techniek, betrek de gehele keten 7. Zorg voor back-up scenario s (ook RFID technologie faalt wel eens) 8. Manage de verandering bij de medewerkers(niet iedereen verandert graag) 9. Kies ervaren business partners (Sofware, Hardware, Consultancy) 10. Bedenk hoe grote hoeveelheden verkregen data worden verwerkt
Bijlage: Verklarende woordenlijst SCM GRAI Zigbee Wichtartikelen GS1 Frugicom Supply Chain Management Global Returnable Asset Identifier: Standaard om herbruikbaar fust te identificeren ZigBee is een open standaard voor draadloze verbindingen tussen apparaten op korte afstand. Het is bedoeld als aanvulling op Bluetooth en Wi-Fi Artikelen met een variabel gewicht waarbij de verkoopprijs afhankelijk is van het gewicht Wereldwijde standaardisatie organisatie op het gebied van o.a. identificatietechnologie en berichtenverkeer. www.gs1.nl Frug I Com is een samenwerking van de Nederlandse Aardappelen, Groenten- en Fruitketen (AGF-keten). Doelstelling is het invoeren van elektronische gegevensuitwisseling tussen de AGF-schakels. RFID RFID staat voor Radio Frequentie Identificatie. Het is een technologie om meerdere objecten tegelijk vanaf een afstand contactloos te identificeren met behulp van radiogolven.