Bedrijfskundig Management Naam: F. Wijnberg Studentnummer: 4304570 Datum: 11-07-2012 NCOI Opleidingsgroep Opleiding: Module: Bachelor Bedrijfskunde Bedrijfskundig Management Docent: De heer Mijnster
Voorwoord Mijn naam is Frank Wijnberg, 25 jaar en inmiddels bijna 2,5 jaar werkzaam bij de Kamer van Koophandel (KvK) Midden Nederland in Utrecht. De Kamer van Koophandel is een onafhankelijke dienstverlener die zich inzet om ondernemers verder te laten komen met ondernemen. Niet alleen met een up-to-date Handelsregister waarin informatie over alle ondernemingen in Nederland te vinden is, maar ook door het aanbieden van seminars, (online) informatie en adviesgesprekken. Zelf werk ik gedeeltelijk op de afdeling Ondernemersvoorlichting en op de afdeling Handelsregister. Voor het afronden van de module Bedrijfskundig Management is het de bedoeling deze in een vorm van een moduleopdracht te maken. Voor het tot stand komen van deze opdracht is de keuze uit de 2 onderstaande vragen: U kiest uit een van de twee hieronder geformuleerde vragen: 1. In welke mate functioneert de organisatie op een effectieve en efficiënte manier? (Analyse op basis van businessmodel, aangevuld met sociaalpsychologische dimensie.) 2. In welke mate wordt de organisatie effectief en efficiënt bestuurd? (Analyse van hoe de besturing plaatsvindt (harde en zachte instrumenten)) Aangezien de KvK een non-profitorganisatie is en geen businessplan heeft heb ik gekozen voor de fictieve organisatie JobsFashion B.V. JobsFashion B.V. De in 1986 als eenmanszaak gestarte onderneming is opgericht door Jan Willem Peters en begon met de handel en verkoop van bedrijfskleding aan technische groothandels. In 1990 werden ook de dealers in de bouwsector en de particuliere dienstverlening klanten. Het personeelsbestand werd uitgebreid naar 15 personen en de eenmanszaak werd voortgezet naar een besloten vennootschap. In 2009 groeide de jaarlijkse omzet naar 25 miljoen en is het medewerkersbestand opgeklommen naar 79. In datzelfde jaar is er een internet portal opgezet genaamd I Clothing, hierdoor kunnen klanten ook via internet standaardproducten bestellen. De aanleiding voor dit rapport is dat de werkwijze/besturing van Jan Willem Peters (de oprichter en nu Algemeen Directeur) niet meer van deze tijd is. Hij doorkruist het verkoopproces en blokkeert verdere vooruitgang van de onderneming door zich vast te houden aan de huidige processen.
Inhoudsopgave Voorwoord 1 Inhoudsopgave 2 Samenvatting 3 Aanleiding 4 Hoofdstuk 1 5 1.1 Introductie 5 1.2 Afbakening 5 1.3 Het 7S-model van McKinsey 6 Waarnemingen 7 Aanbevelingen 8 Conclusie 9 Bijlagen 10 Bijlage 1: Leveranciersvergelijkingsonderzoek 10 Bijlage 2: Vernieuwd organigram JobsFashion B.V. 11 Literatuurlijst 12
Samenvatting Jan Willem Peters is de oprichter van JobsFashion B.V., naast zijn functie als bestuurder/algemeen directeur houdt hij zich nog dagelijks bezig met de acquisitie. Dit laatste levert nog wel eens verwarring op voor de overige verkopers aangezien hij onaangekondigd door het verkoopproces heen loopt. JobsFashion groeit niet voldoende. Omdat Jan Willem de volledige procuratie heeft en de complete regie zelf in handen wil houden loopt de organisatie tegen het volgende aan: - Jan Willem houdt nieuwe plannen/ideeën tegen en dus vooruitgang - Bij afwezigheid van Jan Willem wordt het proces vertraagd - Verkoopadviseurs hebben te veel taken en kunnen daardoor onvoldoende bezig zijn met de verkoop zelf Daarnaast zijn de werknemers minder gemotiveerd omdat zij niet duidelijk weten wat hun bevoegdheden zijn en wel door Jan Willem aangesproken worden op hun verantwoordelijkheden. Ook de onderlinge samenwerking lijdt hieronder. Om al deze processen soepeler te laten verlopen, de medewerkers te motiveren en JobsFashion verder te laten groeien zijn er een aantal aanbevelingen gedaan die bij kunnen dragen aan een optimale performance zoals: - Het uitbreiden van I-Clothing - Afdeling sales support opzetten - Wijzigen van bevoegdheden - Duidelijke taakverdeling voor personeel en bestuur Voor deze aanpassingen zullen de bevoegdheden moeten wijzigen en zal Jan Willem verschillende taken uit handen moeten geven. Het organigram van JobsFashion B.V. komt er anders uit te zien aangezien er een afdeling aan toegevoegd wordt. Kees Langerwerf zal meer bevoegdheden krijgen zodat er sneller beslissingen worden genomen en de medewerkers zullen meer bevoegd- en verantwoordelijkheden krijgen. Tot slot zal er een taakgericht personeelsbeleid moeten komen. Hier zijn destijds plannen voor gemaakt door Kees in samenwerking met de personeelsafdeling.
Aanleiding JobsFashion in ontstaan in 1986 en begon als eenmanszaak. De toen gestarte onderneming is opgericht door Jan Willem Peters. Hij begon met de handel en verkoop van bedrijfskleding aan technische groothandels. In 1990 werden ook de dealers in de bouwsector en de particuliere dienstverlening klanten. Het personeelsbestand werd uitgebreid naar 15 personen en de eenmanszaak werd voortgezet naar een besloten vennootschap. In 2009 groeide de jaarlijkse omzet naar 25 miljoen en is het medewerkersbestand opgeklommen naar 79. In datzelfde jaar is er een internet portal opgezet genaamd I Clothing, hierdoor kunnen klanten ook via internet standaardproducten bestellen. Missie JobsFashion is een toonaangevende leverancier van doorwerk- en corporate identity kleding voor onze klanten. JobsFashion is betrouwbaar, praktisch en neemt zorgen rond het voldoen aan wettelijke normen en het kunnen samenstellen van een totaaloplossing qua lichaamsbescherming en samenhangende look and feel, uit handen van onze opdrachtgevers. Visie Op het gebied van functionele eigenschappen willen wij de modernste materialen combineren met de meest efficiënte productiemethoden. JobsFashion wil vernieuwende oplossingen bieden voor de ouder wordende werknemer die in zijn motoriek niet extra belast moet worden. Op het gebied van representativiteit weet JobsFashion qua stijl en samenstelling van onze producten aansluiting te vinden bij de huisstijl en gewenste uitstraling van onze opdrachtgevers. De aanleiding voor dit rapport is dat de werkwijze van Jan Willem Peters (de oprichter en nu Algemeen Directeur) niet meer van deze tijd is. Hij doorkruist het verkoopproces en blokkeert verdere vooruitgang van de onderneming door zich vast te houden aan de huidige processen. Het werkgebied van dit rapport zal dan ook vooral gericht zijn op de afdeling verkoop maar zal ook gevolgen hebben voor andere afdelingen. Deze afdelingen zullen verderop in dit rapport benoemd en beschreven worden. De vraag die zal worden beantwoord naar aanleiding van dit rapport luidt: In welke mate wordt de organisatie effectief en efficiënt bestuurd? Het boek wat ik heb gebruikt voor het maken van deze opdracht is het boek Businessmodellen van Dirk Houtgraaf en Marleen Dekkers. In hoofdstuk 1 zal ik beginnen met de beschrijving van het bedrijf JobsFashion B.V., wie het bedrijf besturen, een gedeelte over de medewerkers en wat de missie, visie en strategie is. De waargenomen aspecten zijn uitgewerkt in hoofdstuk 2 en in hoofdstuk 3 zijn de aanbevelingen op een rijtje gezet en is daaronder uitgewerkt wat voor effect deze aanbevelingen hebben op de organisatie.
Hoofdstuk 1 Beschrijving JobsFashion B.V. Dit hoofdstuk begint met een korte inleiding over het ontstaan van JobsFashion, vervolgens wie het bedrijf leidt en wat de doelstelling is. Daarna is het 7S-model van McKinsey uitgewerkt. 1.1 Introductie JobsFashion B.V. is opgericht door Jan Willem Peters en gevestigd in Amsterdam West. Jan Willem is een commerciële man, hij heeft een voorliefde voor de verkoop en is nog regelmatig bezig met de acquisitie voor het bedrijf. Kees Langerwerf is de commercieel directeur, hij geeft sturing aan twee productmanagers die ieder verantwoordelijk zijn voor een van de productgroepen. Kees geeft ook sturing aan de operationele processen, dit komt omdat Jan Willem vaak afwezig is (vanwege acquisitie of zakenreizen). De medewerkers zijn trots op hun bedrijf, JobsFashion groeit nog steeds en ze worden relatief goed betaald. Minder tevreden zijn ze over de interne gang van zaken. Nieuwe medewerkers klagen ze omdat ze niet weten wat hun bevoegdheden zijn terwijl ze wel worden aangesproken door Jan Willem op hun verantwoordelijkheden. Als doelstelling wil JobsFashion binnen afzienbare tijd costleadership bereiken in het segment bescherming en customer intimacy in het segment representativiteit. Daarnaast is het streven dat minimaal 20% van de bestellingen van klanten binnen 2 jaar via de I-Clothing Portal lopen. I-Clothing is een internetportal waar klanten de standaard producten kunnen bestellen. 1.2 Afbakening Dit rapport richt zich uitsluitend op de sturing van de afdeling Verkoop. Wél wordt er kort en bondig weergeven wat de gevolgen zijn voor de andere afdelingen als het verbeterplan wordt doorgevoerd. 1.3 Het 7S-model van McKinsey Hieronder is het 7S-model van McKinsey weergeven. Dit model maakt overzichtelijk wat de kwaliteit van de prestaties zijn van JobsFashion B.V. De zeven samenhangende onderdelen behoren met elkaar in evenwicht te zijn. Alleen dan is er sprake van een stabiele organisatie.verderop zijn deze per onderdeel uitgewerkt.
Structure JobsFashion is een besloten vennootschap bestuurd door een algemeen directeur (Jan Willem Peters). De algemeen directeur is tevens enig aandeelhouder. De besturing van het bedrijf gebeurt grotendeels door de algemeen directeur met als ondersteuning Kees Langerwerf als Commercieel directeur. De procuratie berust volledig op de algemeen directeur. Staff De medewerkers zijn erg trots en betrokken bij hun bedrijf. De selectie van nieuwe medewerkers gaat via www.fashionunited.nl, hier zijn uitsluitend werkzoekende te vinden die liefde voor het vak hebben. Een aantal keren per jaar wordt er een uitgebreide workshop gegeven over een bepaald thema, dit om elkaar te infomeren en om teamgeest te creëren. Strategy JobsFashion B.V. wil groeien door middel van het uitbreiden van het klantennetwerk. Daarnaast is het de bedoeling dat minimaal 20% van de bestellingen via de I-Clothing portal lopen. De focus en de visie is gericht op de ouder wordende werknemers. De modernste materialen en technieken die gebruikt worden voor de bedrijfskleding moeten ervoor zorgen dat deze werknemers tijdens het werk niet extra belast worden. Systems Voor het plaatsen van bestellingen is er een internetportal (genaamd I-Clothing) opgezet. Daarnaast zijn er met diverse afnemers afroepcontracten getekend. Dit is een mantelcontract (voor een of meerdere jaren) met een bepaalde afname verplichting. Al deze bestellingen worden opgeslagen in het registratiesysteem Cloths. Skills Ontwerp/design en levertijd/snelheid staan bij voorop bij JobsFashion. Dit wordt erg gewaardeerd door de afnemer, ook komen deze positief uit het leveranciersvergelijkingsonderzoek (zie bijlage 1). Jobsfashion is betrouwbaar, praktisch en neemt zorgen rond het voldoen aan wettelijke normen en het kunnen samenstellen van een totaaloplossing qua lichaamsbescherming en samenhangende look and feel, uit handen van de opdrachtgevers. Style De medewerkers hebben liefde voor het vak en zorgen dat de klant centraal staat. Jobsfashion wil voor iedere klant een maatwerk oplossing kunnen bieden. Zo is JobsFashion is actief in de lage loonlanden om zo ook een goedkopere lijn aan te kunnen bieden. Shared values JobsFashion biedt een totaaloplossing qua lichaamsbescherming en de samenhangende look and feel. Er wordt gekeken naar de wettelijke normen maar daarnaast wordt er ook uitgebreid aandacht besteed om aansluiting te vinden bij de huisstijl en gewenste uitstraling van de opdrachtgever.
Hoofdstuk 2 Wat wordt waargenomen in de wijze van besturing van Jobsfashion B.V.? De oprichter van JobsFashion B.V. Jan Willem Peters is een man met liefde voor het vak. Naast het besturen heeft hij een duidelijke visie om verder te komen. Wat echter ontbreekt is een uitgewerkte strategie om er te komen, Jan Willem staat niet voldoende open voor nieuwe ideeën en veranderingen. Aangezien de volledige procuratie bij Jan Willem zelf ligt is het volgende bevonden: Jan Willem houdt nieuwe plannen/ideeën tegen: - I-Clothing is verouderd - Om het overheidssegment te winnen zal JobsFashion meer MVO moeten worden - Persoonlijke doelstellingen i.p.v. totaaldoelstellingen - Personeelsbeleid Bij afwezigheid van Jan Willem: - Kunnen er geen leveranciers betaald worden - Worden er geen mensen ontslagen/aangenomen - Kunnen er geen besluiten worden genomen rond doelstellingen, investeringen en leveranciers - Worden er nieuwe accounts geworven - Kunnen er geen derden worden ingehuurd om problemen op te lossen bij klanten. Verkoopadviseurs hebben naast de verkoop te veel taken: - Af te leveren aantallen checken - Individuele maten/samenstellingen - De afleverdatum - Communicatie met de medewerker van de klant - Tijdige shows - Wettelijke eisen bewaken Hiernaast doorkruist Jan Willem het verkoopproces met zijn eigen directe acquisitie. Hij is chaotisch en dit wekt onrust onder de medewerkers. Er is onduidelijkheid bij de medewerkers over hun bevoegden verantwoordelijkheden. Hierdoor staat de samenwerking onderling onder druk, aangezien iedereen gericht is op zijn eigen taak. Door de groei van JobsFashion B.V. kan de organisatie het niet meer redden met de huidige organisatiestructuur. De organisatie zal sneller moeten kunnen schakelen, zich moeten aanpassen aan de huidige tijd en indien het verder wil groeien de architectuurlaag moeten uitbreiden.
Hoofdstuk 3 Wat kan JobsFashion doen om te groeien? In het vorige hoofdstuk zijn een aantal situaties waargenomen die verbeterd kunnen worden. In dit hoofdstuk worden puntsgewijs de positieve aanbevelingen gegeven om een optimale performance te realiseren. Naast de verbetering in de besturing zal ook duidelijk beschreven worden welke effecten daarvan verwacht worden. De procuratie moet verdeeld worden De medewerkers moeten meer bevoegdheden krijgen: het stimuleert medewerkers als ze weten dat ze ergens verantwoordelijk voor zijn. De besluitvorming zal sneller gaan. Bij afwezigheid moeten besluiten kunnen worden genomen door Kees Langenwerf als het gaat om: - Het doen van investeringen - Het aannemen/ontslaan van werknemers - Het inhuren van derden om problemen bij klanten op te lossen Persoonlijke doelen Door het invoeren een taakgericht personeelsbeleid is het de bedoeling de medewerkers te motiveren en zich proactief op te stellen. Ze weten wat ze bij goed presteren kunnen bereiken en waar ze op afgerekend worden tijdens hun beoordelingsgesprekken. Taak algemeen directeur (Jan Willem) Door het maken van een duidelijke taakomschrijving voor de algemeen directeur weet hij wat zijn bevoegdheden en taken zijn. Hij zal zich minder moeten bezig houden met de verkoop zelf maar vooral bezig moeten zijn met het lobbyen en de acquisitie. De verkoop zal hij aan de desbetreffende afdeling over moeten laten. Ook hier moeten duidelijke regels voor komen zodat hij niet het verkoopproces doorkruist. I-Clothingwebportal Als JobsFashion B.V. verder wil groeien en zijn doelstelling wil halen (minimaal 20% van de bestellingen moeten via I-Clothing gaan en dat binnen 2 jaar) zal het de I-Clothingwebportal moeten uitbreiden. Afnemers moeten via het webportal, naast de standaard producten, ook specialistische producten kunnen ontwerpen, samenstellen en bestellen. Het proefexemplaar die altijd afgegeven wordt door de afdeling ontwerp is dan overbodig en dit levert een kostenbesparing op. Ondersteuning verkoopadviseurs Naast de verkoop hebben de verkoopadviseurs te veel taken. Om het klantennetwerk uit te breiden en de doelstelling te behalen zullen zij zich alleen moeten focussen op de verkoop op zich. Wel wordt er van de verkopers verwacht dat ze de wettelijke eisen bewaken en zich op de hoogte blijven stellen van de trends en ontwikkelingen in hun vakgebied. Deze aanpassing heeft gevolgen voor de architectuuronderdelen en dus voor het organigram. Het nieuwe organigram van JobsFashion is te vinden in bijlage 1*. In het organigram is de ondersteunende afdeling (Sales support) eraan toegevoegd. Deze afdeling zal de onderstaande taken van de verkoopadviseurs overnemen: - Af te leveren aantallen checken - Individuele maten/samenstellingen - De afleverdatum - Communicatie met de medewerker van de klant - Tijdige shows
Conclusie In welke mate wordt de organisatie effectief en efficiënt bestuurd? JobsFashion B.V. wordt op dit moment niet efficiënt bestuurd. Doordat Jan Willem Peters de volledige procuratie heeft lopen processen bij grote en kleine beslissingsmomenten vast. Daarnaast is de organisatie niet innovatief. Jan Willem staat onvoldoende open voor nieuwe ideeën/plannen om de processen soepeler te laten verlopen voor zowel medewerker als klant. De doelstellingen zoals kostenbesparing en een grotere afzet worden hierdoor niet bereikt. Qua effectiviteit is er in de besturing nog genoeg te behalen. Naast de visie is er een duidelijke strategie nodig richting de toekomst. In de geformuleerde strategie staan doelstellingen zonder bijbehorende wijzigingen in beleid en/of processen. De medewerkers klagen over de interne zaken en raken zo gedemotiveerd. Ze weten niet wat hun bevoegdheden zijn en voor welk deel ze verantwoordelijk zijn. Het toepassen van de verbeterplannen zal zorgen voor een effectieve en efficiënte organisatie. Door het taakgerichte personeelsbeleid zullen de medewerkers naar verwachting gemotiveerder worden. Zij mogen meedenken om processen soepeler te laten verlopen binnen de organisatie en werken toe naar hun persoonlijke doelstellingen. Daarnaast weten ze voor welk deel van de productie ze verantwoordelijk zijn en waar ze op afgerekend kunnen worden. Door de procuratie deels bij Kees Langerwerf te leggen kunnen er sneller beslissingen worden genomen. Kees is altijd in het bedrijf aanwezig, is oplossingsgericht en heeft goed inzicht in de organisatie. Doordat de medewerkers meer verantwoordelijkheden krijgen zal Kees zich meer kunnen focussen op zijn eigen taken. Voor Jan Willem komen verschillende taken te vervallen en hij zal zich meer kunnen focussen op de besturing wat meer rust zal brengen in de organisatie.
Bijlage 1: Leveranciersvergelijkingsonderzoek Bijlagen
Bijlage 2: Organigram
Literatuur Boeken: Businessmodellen Dirk Houtgraaf Marleen Bekkers Reader Bedrijfskundig Management Internet: NCOI E-Connect JobsFashion B.V. www. wikipedia.nl