Online advies Checklist Doelgroep en doelstelling Bezoekers inschatten (bij externe doelgroep) Budget Organisatie(project)team; intern organiseren of uitbesteden? Programma Datum Locatie De uitnodiging Draaiboek Techniek en presentatie De nazorg Alle adviezen downloaden? Klik hier.
Doelgroep en doelstelling Het is heel verleidelijk om meteen met de invulling te beginnen. Toch begin je niet met het kiezen van een locatie of met het boeken van die ene artiest die volgens jou de avond compleet maakt. Je begint met een juiste analyse, en wel de analyse van de doelgroep en doelstellingen. Dit is het fundament van je evenement. Een sterk fundament is de basis voor succes Doelgroepbepaling is de eerste actie. Deze kun je scheiden in interne en externe doelgroepen. Denk bij interne doelgroepen bijvoorbeeld aan (oud) personeelsleden, bestuurders, partners en bij externe doelgroepen klanten, omwonenden, overheid, leveranciers. Natuurlijk vallen onder beide noemers natuurlijk veel meer groepen, dit is maar een greep. Waarbij onder de externe doelgroep klant nog te denken valt aan de gebruiker, de beslisser en de beïvloeder. Het is verstandig binnen de doelgroep (intern of extern) de verschillende groepen niet vanzelfsprekend samen te voegen bij een evenement. Je moet in ieder geval duidelijk stellen dat het verschillende groepen zijn, voordat je er toch voor kiest iets gezamenlijks voor deze groepen te organiseren. De meest voorkomende doelstellingen die zowel voor in- als externe doelgroepen gelden, zijn: Informatie, kennis en ervaringen uitwisselen, vergaren of overdragen. Zaken doen/geld verdienen. Bedanken/belonen. Motiveren. Imago vestigen, bevestigen of verbeteren. Draagvlak / goodwill creëren. Elkaar (anders) leren kennen. Teambuilding vergroten. Bezoekers inschatten (bij externe doelgroep) Hoeveel bezoekers verwacht je? Een goede inschatting maken, kan lastig zijn. Over het algemeen geldt dat ongeveer 50% van de genodigden daadwerkelijk naar het evenement gaat. Mik je dus op 300 bezoekers, dan moet je ongeveer 600 uitnodigingen sturen. Bij gratis bijeenkomsten ligt het aantal bezoekers overigens iets hoger dan bij bijeenkomsten waarvoor je moet betalen. Maar bij gratis bijeenkomsten is vaak de no show weer hoger. Budget Door van tevoren te bepalen wat het budget wordt, zorg je ervoor dat je het doel niet uit ogen verliest. Wijs een persoon aan die het budget bewaakt en update. Stel ook iemand aan die de uiteindelijke beslissing neemt bij een eventuele overschrijding van het budget. Om die overschrijding voor te blijven? Maak een begroting met daarin altijd een post onvoorzien van tenminste 10% over het totaalbedrag.
Organisatie(project)team; intern organiseren of uitbesteden? Het besluit is genomen om een evenement te organiseren. Dan moet er iemand binnen het bedrijf worden aangewezen die de organisatie en de verantwoording op zich neemt, denk bijvoorbeeld aan de afdeling (marketing)communicatie of de afdeling personeelszaken (zeker als het evenement voor interne doelgroepen wordt georganiseerd). Maar ook de administratie, het (directie-)secretariaat of de directie zelf kan de organisatie op zich nemen. Het organiseren van een evenement is vaak meer werk dan wordt gedacht. Bedenk daarom ook of er intern genoeg tijd vrij te maken is om het evenement te organiseren, is er ook genoeg kennis in huis. Ga na of het budget het toelaat om de organisatie (van bepaalde programmaonderdelen) uit te besteden. Samenstelling organisatieteam Zoek mensen van verschillende afdelingen en leeftijden. Definieer de taken Maak afspraken over de terugkoppeling v.w.b. het volbrengen van de opgedragen taken. Stel deadlines. Programma Het succes van een evenement valt of staat bij het programma. Een goede dagvoorzitter kan alle bijdragen van gasten en uit het publiek in goede banen leiden. Een nieuwe trend bij evenementen is de inzet van bekende Nederlanders als dagvoorzitters. Sommigen kiezen liever voor een cabaretier. Een BN er of cabaretier inhuren kan een meerwaarde voor een symposium zijn, maar dat is niet altijd het geval. Vooral als een BN er geen affiniteit heeft met het onderwerp, kun je de plank volledig misslaan. Daarom kun je beter een dagvoorzitter boeken die een duidelijke link heeft met het onderwerp. Dit verhoogt de kwaliteit van het evenement. Zorg ervoor dat de voorzitter zijn/haar visie goed kan verwoorden. In het programma kun je het beste de spanning opbouwen door de meest saaie of taaie onderdelen aan het begin van de avond of dag te plaatsen. Vergeet niet genoeg pauzes in te lassen en tijd te creëren om rustig te eten. Vind op deze manier de juiste mix van informatie, entertainment en ontspanning. Elk programma is anders opgebouwd, maar bestaat altijd uit een aantal vaste punten. Ontvangst en registratie (en wegwijzen naar de zaal) (40 minuten). Welkomstwoord (5 minuten). Huishoudelijke mededelingen (5 minuten). Sprekers, entertainers, audiovisuele middelen (maximaal 1,5 uur achter elkaar). Koffie- of theepauzes (ochtend en middag) (20 minuten). Lunch (1 tot 2 uur). Parallelle onderdelen (workshops / sessies) (1 uur) Afronding programma (5 tot 10 minuten). Borrel (30 tot 45 minuten) Vertrek en overhandigen geschenk/attentie (30 minuten).
Datum De datum waarop je een congres houdt, kan invloed hebben op het aantal bezoekers. Zo dien je tijdens de zomermaanden rekening te houden met vakanties. In Nederland heeft niet iedereen tegelijkertijd (school)vakantie. Door te achterhalen in welke regio het merendeel van jouw doelgroep zit, kun je het congres beter inplannen. En denk ook aan de dagen en avonden waarop sportieve evenementen zoals WK s, EK s, Wimbledon, Tour de France en Olympische Spelen plaatsvinden of op tv worden uitgezonden. Zorg ervoor dat de datum van je congres niet samenvalt met een verwant evenement van een ander bedrijf. TIP Let bij het bepalen van een geschikte datum op onderstaande zaken en check deze ook intern. Is de directeur niet toevallig net op vakantie? Kunnen de mensen van de verkoopafdeling wel bij de dealermeeting aanwezig zijn? Welke dag van de week? De maandag is geen geschikte dag voor zakelijke evenementen, maar wel weer een uitgelezen dag voor detaillisten. Dinsdag, woensdag en donderdag zijn geschikte dagen. Op vrijdag hangt de geschiktheid samen met de doelgroep. Bij evenementen waarbij ook de partners welkom zijn, kunnen heel goed op vrijdagmiddag of - avond worden gehouden. Locatie De aandachtspunten op een rij Heeft de locatie en omgeving van de locatie de uitstraling die bij jouw evenement en jouw gasten past? Hoe reist je doelgroep? Met de auto of OV? Is de locatie danwel gemakkelijk per auto bereikbaar (en voldoende parkeerplekken) of juist met OV? Biedt pendelbussen nog de oplossing als de locatie heel geschikt is, maar wat verder van het station? Is er voldoende ruimte voor je programma? Denk daarbij vooral aan subruimten voor eventuele workshops of sessies. Kunnen de ruimten van de locatie gemakkelijk worden aangepast aan het aantal gasten door bijvoorbeeld een andere opstelling van meubilair? Is de locatie niet al te ver reizen voor jouw gasten? Beschikt de locatie over goede facilitaire voorzieningen voor bijvoorbeeld de cateraar? Beschikt de locatie over audiovisuele middelen, geluidstechniek en basislicht? Heeft de locatie een goede akoestiek? Biedt de locatie expositiefaciliteiten? Zijn er bij of in de buurt van de locatie mogelijkheden voor overnachting? (afhankelijk van je programma). Is er op de locatie een gesprekspartner (vaak de sales afdeling) aanwezig die met je kan meedenken over het hele traject dat zich vooraf en tijdens het evenement afspeelt? Deze gesprekspartner kan samen met je overzicht houden over de logistiek tijdens het evenement. Is het verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers voor bijvoorbeeld de techniek of de catering? En dient er een uitkoopbedrag betaald te worden indien met andere leveranciers gewerkt wordt?
Wanneer de locatie gehuurd wordt, is dit dan exclusief? Met andere woorden, vinden er op het moment van het evenement nog andere evenementen plaats in dezelfde locatie en is dit hinderlijk voor beide, of één van de partijen? De uitnodiging Uitnodigen is een spel van verleiden; je moet het gevoel geven dat de genodigden onmisbaar zijn. Je moet ze overtuigen met de kracht van emotionele en rationele argumenten om het evenement bij te wonen. TIPS Houd de tekst kort. Vermeld basisinformatie als datum, tijd, locatie en wijze van aanmelden. Laat de rode draad of thematiek van het evenement al in de uitnodiging naar voren komen. Verstuur de uitnodiging tijdig, zodat de genodigde de datum van het evenement vrij kan houden. Wanneer je de uitnodiging niet op tijd kunt versturen, werk dan met een vooraankondiging. Bij een gratis bijeenkomst is het juiste moment van versturen van de uitnodiging is ongeveer zes weken voorafgaand en bij een betaalde bijeenkomst globaal 12 tot 14 weken voorafgaand aan het evenement. Zorg voor een laagdrempelige wijze van aanmelden voor de doelgroep. Registratie via internet neemt hierin een steeds belangrijkere rol in. De antwoordkaart en fax worden soms ook nog gebruikt, maar maken steeds vaker plaats voor digitale alternatieven. Voor veel evenementen wordt ook nog de keuze geboden, zodat de genodigde zelf de aanmeldingsvorm kan kiezen die hem of haar het beste ligt. Maak het de genodigden bij het responderen zo gemakkelijk mogelijk. Wanneer de aanleiding van het evenement daar geschikt voor is, maak dan van je evenement een spektakel door de media erbij te betrekken (bijv advertentie, (regionale) dagbladjournalist, persbericht). Stuur een bevestiging nadat je een aanmelding (via internet, mail, antwoordkaart of fax) hebt ontvangen. Hoe vaker de genodigden herinnerd worden aan het evenement, hoe meer zij er bij betrokken worden, hoe groter de kans is dat zij ook daadwerkelijk aanwezig zullen zijn. Vraag medewerkers (accountmanagers) om de genodigden ook persoonlijk uit te nodigen. Uitnodigen per e-mail is orde van de dag. Deze manier heeft voor- en nadelen. De bekende voordelen zijn dat het weinig tijd kost, goedkoop is en direct bij de juiste persoon aankomt. Een groot nadeel is dat het weinig onderscheidend is, alleen werkt als alle genodigden beschikken over een e-mailadres en het vaak - onder andere door een overvloed aan mailverkeer - laagdrempelig is om de uitnodiging snel in de (digitale) prullenbak te gooien.
Draaiboek Het is belangrijk een draaiboek op te stellen. Een goed lopend programma valt of staat met goede voorbereiding en perfecte afstemming voor en tijdens het evenement zelf. Een draaiboek bevat een logische opsomming van alle feiten en afspraken die gemaakt zijn c.q. moeten worden gemaakt. Het beste kun je werken met de volgende kolommen: Wanneer (tijd), waar (locatie), wie (verantwoordelijke) en wat (activiteit). TIP Maak in het draaiboek een aparte pagina met telefoonnummers van alle betrokkenen (en eventueel functievermeldingen) Het definitieve draaiboek is een complex samenspel van feiten, afspraken, begrotingen, vergaderingen, concepten, contracten en nog veel meer. Een draaiboek wordt opgesteld aan de hand van een programma. Zet alle feiten op een rij en zie geen enkel detail over het hoofd voordat je aan de slag gaat met het draaiboek. Neem ruim de tijd voor het maken van een draaiboek; je bent afhankelijk van derden en zult voor de volle honderd procent zeker moeten zijn dat de juiste leveranciers, instanties en medewerkers geboekt staan. Pas als je het gevoel hebt dat alle radertjes in elkaar passen en niets aan het toeval wordt overgelaten, kun je met een gerust hart het evenement beginnen. Tijdens het evenement Zorg dat een ieder het draaiboek goed kent en bij zich heeft. Zorg dat één persoon de regie in handen heeft. Zorg dat de regisseur bevoegd is om à la minute beslissingen te nemen. Zorg voor één persoon die fungeert als aanspreekpunt voor alle leveranciers. Zorg voor gastheren/-vrouwen (al dan niet via een hostessbureau). TIP Denk ook aan Give away voor de gasten (al dan niet met de datum van de volgende editie) Geschenk voor de sprekers Bloemetje voor de organisatie Techniek en presentatie Bij een presentatie is het van belang dat je boodschap de toehoorders bereikt. (Audio)visuele hulpmiddelen ondersteunen de presentatie en geven je boodschap een extra impuls. Het neerzetten van een goede presentatie kost tijd. Begin daarom ruim van tevoren met de voorbereidingen. Ook al schakelt u een extern bureau in om de hele presentatie te verzorgen, kom altijd zelf met een plan en zorg ervoor dat u de eindcontrole in handen houdt. Verlies nooit uit het oog dat de boodschap voorop staat. U kunt nog zoveel technische hoogstandjes laten zien, de impact van de boodschap staat of valt met de juiste presentator die de juiste techniek gebruikt. Daarbij staat de techniek in dienst van de spreker en niet andersom. Technische hulpmiddelen zijn onder te verdelen in drie hoofdgroepen: (audio)visuele hulpmiddelen (denk aan flip-over, laptop, beamer, (draadloos)internet etc.), geluid (reversmicrofoon, headsets, handmicrofoons, vertaalsystemen, filmpjes etc.) en licht (laat je adviseren door de locatie).
TIP Houd de sheets rustig qua tekst, beter nog, gebruik afbeeldingen! Houd eenheid door gebruik te maken van een sjabloon. Kijk eens naar de mogelijkheden van Prezi! De nazorg Nog even niet met de benen op tafel.. Stuur bedankbrieven aan sprekers, leveranciers, enzovoort. Evalueer de gasten en maak een gedegen evaluatierapport in voorbereiding op de volgende editie. Evalueer intern! Stuur een mail aan de gasten/deelnemers (bijvoorbeeld met verwijzing van een foto-impressie van het evenement of downloads van presentaties). Stel een persbericht op en stuur dat naar (lokale) redacties van verschillende media. Maak een financieel eindverslag. Maak een verslag van het evenement voor het peroneelsblad of de externe nieuwsbrief.