Verkennen van digitale zorginnovaties in samenwerking met de (eind)gebruikers

Transcriptie

1 Verkennen van digitale zorginnovaties in samenwerking met de (eind)gebruikers Geleerde lessen uit de praktijk (versie 1.0) Digitale Steden Agenda, Zorgende Stad Daniëlle Branje - november

2 Deze leaflet biedt tips en handvatten voor gemeenten om de mogelijkheden van digitale zorginnovaties te verkennen in samenwerking met de (eind) gebruikers. De kansen van digitale zorginnovaties Digitale innovaties bieden kansen om de beschikbaarheid, toegankelijkheid en kwaliteit van zorg en welzijn te verbeteren. De technologische mogelijkheden zijn oneindig: online gezondheidsinformatie, beeldschermconsulten, health games, wearables, online zorg marktplaatsen, etc. Het is echter een uitdaging om ervoor te zorgen dat digitale hulpmiddelen succesvol gebruikt kunnen worden. Wanneer alle betrokken partijen vanaf het begin met elkaar samenwerken, het ontwikkelingsproces gezamenlijk doorlopen en daarbinnen hun kennis en ervaring met elkaar delen, kunnen digitale hulpmiddelen mogelijk beter aansluiten bij de behoeften en wensen van de eindgebruiker en eenvoudiger worden toegepast. Het is belangrijk om al te starten met deze aanpak in de verkenningsfase. De (eind)gebruikers van een digitale zorginnovatie Om ervoor te zorgen dat digitale zorginnovaties goed aansluiten bij de wensen van de (eind) gebruiker(s) is het belangrijk om te weten wie de (eind)gebruiker. Een eindgebruiker is een partij die (direct of indirect) geraakt worden door de ontwikkeling van een digitale zorginnovatie. Bij de ontwikkeling van een project met tablets bij zorginstellingen zijn bijvoorbeeld het management, verpleegkundigen, patiënten, familieleden. Maar ook partijen zoals onderzoekers of out-of the box hebben bepaalde kennis die een bijdrage kan leveren aan de ontwikkeling van een zorginnovatie. Checklist: betrokken partijen bij een digitale zorginnovatie Overheid (gemeente, provincie) Ondernemers (sociale zorgondernemers, zorginstellingen, medewerkers zorginstellingen) Onderzoekers (kennisinstellingen, adviseurs) Onze burgers (patiëntenorganisaties, burgerbelangenvereniging) Out of the box denkers (kunstenaars, designers) Onderwijs (scholen, docenten) 2

3 In de praktijk: gemeente Wierden Gemeente Wierden is gestart met het verkennen van de mogelijkheden van digitale informele zorgdiensten ter bevordering van zelfredzaamheid In Wierden wil men graag aan de slag met een online zorgmarktplaats ter bevordering van de zelfredzaamheid van inwoners. De gemeente heeft besloten dat het niet alleen de taak is voor de gemeente, maar gezamenlijk door partijen in de regio opgepakt moet worden. Dit wordt gedaan binnen een bestaand samenwerkingsverband: woonservice gemeente Wierden. Stappenplan voor een gezamenlijke verkenningsfase 1. Vormen van een werkgroep/coalitie De gemeente is het proces gestart met het vormen van een werkgroep/coalitie. In dit geval hebben een aantal mensen uit de bestaande projectgroep van gemeente, woningstichting, zorg en welzijnsorganisaties (woonservice Wierden) de werkgroep gevormd. Tips: - Maak de werkgroep niet te groot (Bijv. 3 personen) - Maak duidelijke afspraken over taakverdeling - Eén iemand is hoofdverantwoordelijk voor het geheel 2. Afstemmen wensen, behoeften en formuleren van gezamenlijk doel De gemeente is de verkenningsfase gestart vanuit een maatschappelijk vraagstuk (hoe stimuleren we zelfredzaamheid) om vervolgens te bekijken welke digitale zorginnovaties hierbij kunnen aansluiten. In de werkgroep zijn 3

4 wensen, behoeften en belangen rondom het vraagstuk met elkaar afgestemd. Deelnemers in de werkgroep stemmen dit waar nodig af met hun achterban of, in het geval van woonservice, een bredere projectgroep 3. Verkennen van mogelijkheden rondom het vraagstuk De werkgroep heeft bijeenkomsten bezocht rondom het vraagstuk, leerervaringen opgehaald en deze gezamenlijk aan elkaar teruggekoppeld in de verkenningsfase. 4. Organiseren van een bijeenkomst voor alle (eind)gebruikers in de regio In de verkenningsfase is besloten om in ieder geval te richten op zelfredzaamheid en samenredzaamheid de inzet van digitale tools en dan met name een online marktplaats. Naar aanleiding hiervan is besloten om een bijeenkomst in de regio te organiseren voor alle betrokken partijen rondom dit vraagstuk. Het doel van deze bijeenkomst: - Draagvlak en enthousiasme voor digitale tools ter bevordering van zelfredzaamheid in de samenleving - Uitwisselen van kennis en ervaring rondom de toepassing van de tools - Mensen met elkaar kennis laten maken zodat samenwerking eenvoudiger kan plaatsvinden 5. Gezamenlijk bepalen van vervolgstappen De bijeenkomst heeft veel inspiratie opgeleverd voor alle betrokkenen. Gemeente Wierden bevind zich nu in de ontwerpfase. Er worden gesprekken gevoerd met de werkgroep en een aantal leveranciers die aanwezig waren op 24 juni. Check list voor een gezamenlijk verkenningsproces Het is belangrijk om aan het begin van gezamenlijk verkenningsproces stil te staan bij hoe het proces zal worden vormgegeven. Hoe zorg je ervoor dat eindgebruikers worden betrokken? Op welk niveau worden eindgebruikers betrokken? Worden ze geïnformeerd of mogen ze ook actief meedenken en meedoen. De gekozen benadering en acties zijn vaak afhankelijk van de context (doel, middelen, tijd etc). Een aantal vragen die raadzaam zijn om vooraf te beantwoorden Waarom wil ik een gezamenlijk verkenningsproces? Wat zijn de eindgebruikers bij het bestaande vraagstuk? Is er ruimte en tijd voor samenwerking en afstemming? Hebben we voldoende kennis en ervaring in huis om een dergelijk proces vorm te geven? Op welke manier worden zorg en welzijnsorganisaties betrokken? Op welke manier zijn patiënten/burgers vertegenwoordigd Op welke manier geef je kennisinstellingen een rol in het proces? Is er binnen het proces een rol voor out-of-the-box denkers? 4

5 Leerervaringen gezamenlijk verkenningsproces 1. AANSLUITEN BIJ BESTAANDE SAMENWERKINGSVERBANDEN Start bij voorkeur met een bestaande werkgroep/coalitie waarin partijen al met elkaar samenwerken (multidisciplinaire samenwerking kost tijd) 2. COMMITMENT VAN DE DEELNEMERS Zorg ervoor dat deelnemende eindgebruikers commitment afgegeven om tijd te besteden aan het onderwerp en zorg ervoor dat de deelnemers in de werkgroep ook een zekere beslissingsbevoegdheden hebben. 3. VERSCHILLENDE MANIEREN VAN BETROKKENHEID Wanneer niet alle eindgebruikers zitting hebben in de werkgroep (bijv. geen patiënten vertegenwoordiging) kun je dit op een alternatieve manier vormgeven. In het geval van Wierden zitten er geen patiënten/burgervertegenwoordigers in de werkgroep, maar zijn deze uitgenodigd tijdens een werkconferentie. 4. BETROKKENHEID VANAF HET BEGIN Betrokkenheid vanaf het begin is essentieel (niet pas instromen als alles al definitief is). Gezamenlijk optrekken vanaf het begin zorgt ervoor dat alle partijen zich eigenaar voelen van het proces 5. ORGANISEREN VAN BIJEENKOMSTEN (Regionale) bijeenkomsten organiseren zijn een goede manier om breder partijen te betrekken en bewust te maken en elkaar te leren kennen om te werken aan het vraagstuk, 6. SAMENWERKING IS EEN LANGDURIG PROCES Vergeet niet dat het een langdurig proces is. Afstemming met meerdere partijen kost altijd meer tijd, maar zorgt op langere termijn voor minder weerstand. Rol van Digitale Steden Agenda bij co-creatie proces De Digitale Steden Agenda kan ondersteuning bieden bij het ontwerpen en uitvoeren van een gezamenlijke verkenningsfase Ondersteuning bieden bij betrekken van alle 6 O s (praktisch via netwerk) Meedenken bij uitvoer van co-creatieproces Ondersteuning bieden bij organiseren van een bijeenkomst met alle 6 O s Kijk voor meer informatie: 5

6 Bijlage Draaiboek - organiseren van een bijeenkomst in de verkenningsfase van een digitale innovatie Op 24 juni 2014 organiseerde woonservice gemeente Wierden in samenwerking met de Digitale Steden Agenda een bijeenkomst over online marktplaatsen. De bijeenkomst werd geopend door een ervaringsverhaal van een gebruiker van een online marktplaats. In een workshop ronde presenteerden 5 leveranciers hun product, deskundigen (onderzoekers/ondernemers) het onderwerp bediscussieerden en in een paneldiscussie de zaal met elkaar in gesprek ging. Vooraf Commitment van partijen uit de werkgroep om bijdrage te leveren aan de bijeenkomst + hun netwerk te gebruiken voor uitnodigingen Gezamenlijk vaststellen van doel en focus van bijeenkomst Rolverdeling en opstellen van draaiboek (denk hierbij ook aan ondersteuning/hand en spandiensten bij de organisatie).. Samen overleggen hoe je kennis van alle eindgebruikers op een goede manier kunt inzetten tijdens de bijeenkomst (kennisinstellingen uitnodigen voor reflectie en kennis, leveranciers uitnodigen om technische mogelijkheden en implementatie ervaring van digitale tools te, te delen, Locatie en organisatie bij een (of meerdere) van de betrokken partijen Dagvoorzitter / facilitator selecteren (liefst uit de gemeente zelf) Wethouder uitnodigen Uitnodiging naar partijen uit de regio (vooraankondiging/prikken datum (ongeveer 2 maanden van tevoren) + definitieve uitnodiging met programma (ongeveer 3 weken van tevoren) Leveranciers van digitale tools ook vroegtijdig aan tafel om hun ervaring en ideeën mee te nemen voor de organisatie van de bijeenkomst (meer draagvlak en afstemming). Tijdig aanvragen presentaties, e.d. + benodigdheden (bijv. scherm, laptop, internet, stroom, enz.) Tijdens de bijeenkomst Bij aanvang: een lokale delicatesse (twense krentenwegge) en opening door de wethouder Markt gedurende de hele middag waarop leveranciers van digitale tools hun product kunnen presenteren en met partijen in gesprek kunnen gaan Twee sprekers (ondernemer/zelfstandig adviseur en een onderzoeker die gepromoveerd is op het onderwerp. Vijf workshops (in parallelle sessies) van aanbieders van digitale tools. Zorg bewust voor voldoende rust in het programma. Bijv. als er drie rondes workshops zijn, kunnen mensen zich maximaal voor twee workshops aanmelden. Tijdens één workshopronde hebben mensen pauze en/of kunnen ze bijv. de plenaire markt bezoeken. 6

7 Plenaire terugkoppeling in de vorm van een borrel/dialoog. Iedereen aan sta-tafels, alvast drankjes rondbrengen, mensen met elkaar het gesprek laten aangaan, goede facilitator Na afloop van bijeenkomst: Tips: Terugkoppeling via (eenvoudig en direct verslag wat je op dezelfde dag nog kunt versturen. Na een week alle deelnemers bedanken en foto s doorsturen. Bij interessante ontwikkelingen na afloop van bijeenkomst deelnemers nogmaals een sturen en ze hierover updaten. Direct na bijeenkomst werkgroep/projectgroepleden vragen om inhoudelijke terugkoppeling. Bijv. in Wierden is leden van de projectgroep woonservice gevraagd hoe hun indruk was van de verschillende marktplaatsen. Dit helpt bij de discussie op een later moment. Maak gebruik van bestaande locaties van een van de deelnemers Geef leveranciers voldoende ruimte om hun digitale innovatie te presenteren (bijv. in parallelle blokken van 45 minuten) mensen kunnen zich vooraf aanmelden Borrel en dialoog na afloop in een staande setting reflecteren op de dag, vragen stellen en ruimte voor discussie Organisatie geen inhoudelijke rol geven. Als je de bijeenkomst geregeld hebt, moet je niet workshops bezoeken, e.d. Er is op de dag zelf nog genoeg te regelen. Stel een maximum aan het aantal bezoekers Zorg voor een deadline voor het aanmelden minimaal een week van te voren, zodat je voldoende tijd hebt om deelnemers te verdelen over workshops, enz. Stuur altijd een bevestiging van de aanmelding, incl. praktische gegevens (parkeren, openbaar vervoer, enz.). Zorg voor voldoende afwisseling in het programma (centraal, groepjes, intermezzo, zitten/staan) Sluit informeel af en/of combineer informeel met inhoud Voor vragen, e.d. kun je een twitterstream mee laten lopen met een van te voren vastgestelde #. Dit zorgt voor dynamiek. Meer informatie: Verslag regionale conferentie Wierden Deze leaflet is tot stand gekomen met behulp van: Jan Marten de Jong, gemeente Wierden Hans Haveman, gemeente Enschede, Digitale Steden Agenda 7