Public Relations Plan 2012 Harmonie De Drie Horens Horn

Transcriptie

1 Public Relations Plan 2012 Harmonie De Drie Horens Horn Opdrachtgever: Uitvoerder: Bestuur Harmonie De Drie Horens Paul van Kempen (bestuurslid PR) Datum: 01 Oktober 2011 Versie: H3H.PR

2 Inhoudsopgave Artikel Pagina 1. Samenvatting 3 2. Algemeen 4 3. Doelstellingen 4 4. Doelgroepen 4 5. Strategie 5 6. Planning 6 7. Kosten 7 Bijlage 1: PR activiteiten Bijlage 2: PR planning H3H.PR Pagina 2

3 1) Samenvatting Het doel van dit PR plan is de naamsbekendheid en het imago van Harmonie De Drie Horens te vergroten en te versterken. Positieve aandacht resulteert in een gunstige bijdrage bij het werven van nieuwe leden en financiële middelen en ondersteunt daarmee de continuïteit van de vereniging. Een goede PR strategie vergt een gecoördineerde en stelselmatige aanpak. Het consistent gebruik van logo s en een herkenbare huisstijl verhoogt de impact van de boodschap en uitstraling. Vanuit dit oogpunt is het aanbevolen alle PR activiteiten centraal te regelen. Elke gedefinieerde doelgroep vraagt een specifieke benadering in de wijze van communiceren waarbij onderscheid gemaakt wordt in een persoonlijke of algemene benadering. Nieuwe vormen van media moeten op hun effectiviteit beoordeeld worden ten opzichte van bestaande vormen. Over het algemeen geldt dat een korte, eenduidige boodschap het meest effectief is. Buiten de inhoud zijn de gekozen vorm en het tijdstip van communicatie essentieel. Een planning zoals beschreven in dit plan is noodzakelijk om alle PR activiteiten te coördineren. Door jaarlijks alle activiteiten van de vereniging te inventariseren kunnen de bijbehorende PR activiteiten worden vastgesteld. Wanneer vervolgens alle deelactiviteiten in de tijd worden uitgezet, ontstaat er een planning met onderverdeling van PR taken per week. De kosten voor uitvoering van dit plan zijn beraamd op ca. 1000,- per jaar. H3H.PR Pagina 3

4 2) Algemeen Public Relations (PR) is het stelselmatig bevorderen van wederzijds begrip tussen de vereniging en haar omgeving. PR richt zich meestal op externe publieksgroepen zoals overheden, sponsoren, sympathisanten en aspirant leden. Communicatie is het belangrijkste hulpmiddel voor het voeren van een succesvolle Public Relations strategie. Om te komen tot een eenduidige en professionele uitstraling is het van belang alle PR activiteiten te laten verlopen via een aangewezen verantwoordelijke of commissie. 3) Doelstellingen Public Relations heeft als doel de naamsbekendheid en het imago van de vereniging te vergroten en versterken om daarmee een bijdrage te leveren aan de continuïteit van de vereniging (o.a. ledenwerving, financiële ondersteuning en maatschappelijke draagvlak). Met het oog op de verwachte bevolkingskrimp en teruglopende subsidies en inkomsten wordt het naar de toekomst toe steeds belangrijker om de vereniging goed te verkopen. 4) Doelgroepen Om deze doelstellingen te kunnen verwezenlijken is het belangrijk als eerste vast te stellen welke doelgroepen bereikt moeten worden. o Eigen leden o Ouders / familie / aanhang o Algemeen Publiek o Vrienden van de Harmonie / Sympathisanten o Belangenorganisaties o Sponsoren / donateurs o Potentiële leden o Collega verenigingen o Politici / overheden o Media / pers Op elk hun eigen wijze kunnen deze individuen en/of groepen een positieve bijdrage leveren aan de continuïteit en het bestaansrecht van de vereniging. Denk daarbij aan het werven van nieuwe leerlingen, ondersteuning bij activiteiten, het stimuleren van de muzikale prestaties of het interesseren van bedrijven als sponsoren. Ook het maatschappelijk draagvlak en de politieke invloed (denk aan subsidies) kunnen via PR door deze publieksgroepen worden vergroot. H3H.PR Pagina 4

5 5) Strategie De effectiviteit van elke (PR) boodschap wordt bepaald door de volgende aspecten: o de inhoud (wat) o de doelgroep (wie) o de vorm (hoe) o de plaats (waar) o het moment (wanneer) De belangrijkste vraag is natuurlijk wat er gecommuniceerd moet worden (de aankondiging van een concert, een dankbetuiging, een oproep voor nieuwe leden, etc.) kortom de inhoud en voor wie deze boodschap bedoeld is. Afhankelijk hiervan kan dan gekozen worden hoe en waar de doelgroep het best bereikt kan worden. De aard van de boodschap bepaalt veelal het te gebruiken medium, waarbij onderscheid gemaakt wordt tussen een algemene of persoonlijke benadering. In alle gevallen is een korte, bondige en eenduidige boodschap het meest effectief. Onderstaande tabel geeft aan welk middel het meest (++) aangewezen is voor elke specifieke doelgroep en wat een eventueel alternatief (+) kan zijn. persoonlijk algemeen red. publicatie advertentie poster / brochure sociale media website brief mondeling Eigen leden Familie / aanhang Publiek Vrienden / sympathisanten Belangenorganisaties Sponsors / donateurs Potentiële leden Collega verenigingen Politici / overheden Media / pers Fig. 1. Doelgroep-middelen matrix H3H.PR Pagina 5

6 Bovenstaande opsomming van mediavormen is natuurlijk niet volledig en ook de verdeling is niet statisch. In het huidige informatietijdperk ontstaan er telkens nieuwe vormen, waarmee ook de wegingen en zwaartepunten kunnen verschuiven. Voor wat betreft publicaties en advertenties zijn op dit moment de regionale weekbladen ( t Blaedje, Leudalnieuws en de Trompetter) de meest aangewezen vorm. Het consistent gebruik van eenduidige logo s, kleuren en vormgeving verhogen de communicatiekracht en de professionele uitstraling van de boodschap. Minstens zo belangrijk als de inhoud is de vraag wanneer de communicatie moet plaatsvinden. Een verslag van een evenement moet onmiddellijk na afloop geplaatst worden, een wervingscampagne voor nieuwe leden moet aansluiten bij de opleidingscyclus en in de aanloop naar een belangrijk concert moet er een logische opbouw in de publicaties zitten. Dit zijn enkele voorbeelden waarin timing een belangrijke rol speelt. 6) Planning Een goede planning is noodzakelijk om alle PR activiteiten te kunnen coördineren. De werkwijze voor het opstellen van een jaarplanning is als volgt: Per kalenderjaar worden alle (tot dusver) bekende activiteiten van de vereniging samengebracht in een overzicht van PR activiteiten zoals vermeld in bijlage 1. Per activiteit wordt de doelgroep, de communicatievorm en de benodigde PR actie vermeld. Eén gebeurtenis kan meerdere PR acties vereisen, bijvoorbeeld vóór aanvang van de donateuractie een aankondiging en achteraf een dankbetuiging publiceren. Bovengenoemd overzicht vormt het uitgangspunt voor de tijdsplanning waarin per activiteit alle werkzaamheden en deadlines staan aangegeven. Via dit overzicht worden alle acties zoals het opstellen van teksten, de vormgeving, het aanleveren van kopij en het uitbesteden en verspreiden van drukwerk in de tijd vastgelegd. Het overzicht dat hieruit volgt vormt de PR planning zoals vermeld in bijlage 2 waarin per kalenderweek alle noodzakelijke acties staan aangegeven. H3H.PR Pagina 6

7 7) Kosten Voor 2012 zijn de kosten voor de PR activiteiten als volgt beraamd: Website, domeinnaam registratie, webmail 300 Advertenties 100 Drukwerk (brochures, posters, programmaboekjes) 500 Briefpapier, enveloppen, portokosten Totaal 1000 H3H.PR Pagina 7

8 Bijlage 1 PR activiteiten 2012 Activiteit PR activiteit Doelgroep Mediavorm Brunchconcert Uitnodiging Familie, aanhang, vrienden, sponsoren Brief Aankondiging Publiek Website, t Blaedje, Leudalnieuws, Trompetter Programma Publiek Programmaboekje Verslag Algemeen Website, t Blaedje Koninginnedag Aankondiging Algemeen Website, t Blaedje. H3H.PR Pagina 8

9 Bijlage 2 PR planning 2012 Week Activiteit PR Activiteit Deadline 10 Brunchconcert Uitnodigingsbrief opstellen en versturen aan genodigden 12 Brunchconcert Samenstellen en vormgeven programmaboekje 13 Brunchconcert Aanleveren aankondiging t Blaedje / Leudalnieuws / Trompetter Vrijdag u 13 Brunchconcert Drukken programmaboekje 14 Brunchconcert Aanleveren verslag en foto concert t Blaedje Zondag u 16 Koninginnedag Aanleveren aankondiging t Blaedje Vrijdag u H3H.PR Pagina 9