Communicatiemiddelen. Voor bedrijven en organisaties.

Transcriptie

1 Communicatiemiddelen Voor bedrijven en organisaties

2 Communicatiemiddelen Ieder communicatiemiddel heeft een eigen effect. Het is belangrijk te bepalen welke communicatiemiddelen wanneer worden ingezet om welke boodschap aan de doelgroep(en) te communiceren. Het verdient de voorkeur per doelgroep (indien zij veel verschillen) de meest effectieve middelen te selecteren. Welke middelen in aanmerking komen hangt onder meer af van het mediagebruik van de doelgroep, de doelstelling en de snelheid waarmee de boodschap de ontvanger(s) moet bereiken. Het beste effect wordt vaak verkregen indien verschillende middelen naast elkaar worden ingezet. Liefst op een manier zodat ze elkaar aanvullen en versterken. Een persoonlijk gesprek met een gemeente met betrekking tot aanbesteding kan bijvoorbeeld worden aangevuld met een samenvatting op schrift die nog eens achteraf kan worden gelezen. Navolgend schema kan worden gebruikt bij de keuze van een communicatiemiddel. Op de volgende pagina s zijn een aantal communicatiemiddelen in groepen verdeeld. De categorieën persoonlijk, free publicity, gedrukte media, ether, Internet en overige middelen.

3 A B C Communicatiemiddel Wanneer geschikt Speciale aandacht voor Persoonlijk Mond-tot-mond Free publicity Lokale kranten Regionale kranten Wijkbladen Kabelkrant Gedrukte media Folder/brochure Poster Flyers Praten met mensen om je heen over het evenement. Hierdoor ontstaat mond-tot-mond reclame. De doelgroep is omvangrijk, niet te definiëren en diffuus. Doel is attenderen op nieuws en informeren, de boodschap bevat nieuws. Het nieuws in de redactionele kolommen ervaart de lezer als geloofwaardig. Dit maakt het tot één van de meest effectieve manieren om de doelgroep te overtuigen. Doelgroep is bekend en/of bereikbaar. Doel is informatie over het bedrijf overbrengen. Boodschap is vrij statisch (niet al te actualiteitsgevoelig) Tijdsinvestering Opvolging Vastberadenheid en compassie Nieuws vooraan Feiten en cijfers Dosering van informatie Duidelijke taal Overzichtelijke lay-out Wervende schrijfstijl Niet te veel informatie Aantrekkelijke vormgeving. D E Ether Televisie Radio Internet Website Externe websites Sociale media Profileren van bedrijf bij verschillende groepen. Gemakkelijk in te zetten in combinatie met Social media. De doelgroep is omvangrijk, niet te definiëren en diffuus. Doel is attenderen op nieuws en informeren. De boodschap bevat nieuws. Gemakkelijk middel dat door iedereen te gebruiken is. Verschillende organisaties binnen de regio beheren nieuwswebsites Sociale media is een verzamelnaam voor alle internet-toepassingen waarmee het mogelijk is om informatie met elkaar te delen op een gebruiksvriendelijke en vaak leuke wijze. Korte beelden van een activiteit of bijeenkomsten. Nieuws vooraan Feiten en cijfers Dosering van informatie Duidelijke taal Nieuws plaatsen Up-to-date houden Nieuws plaatsten via de perscontacten. (behoort bij free publicity) Korte berichten te plaatsen die kunnen worden gelezen door volgers/likers.

4 F Communicatiemiddel Wanneer geschikt Speciale aandacht voor Film Promotiefilmpjes om bepaalde diensten van bedrijf in beeld te kunnen brengen. Deze kunnen op de website worden geplaatst mits goede kwaliteit is. Duidelijk, kort en informatief overbrengen van de diensten. Overige middelen Herkenbaarheid personeel Vorm toegevoegde waarde omdat de drempel tot contact voor bezoekers wordt verlaagd. Gebruik van Badge of sticker met Artimond, naamsvermelding en functieomschrijving bij Beurzen of andere plekken. Om heel gericht bepaalde communicatiemiddelen aan bepaalde personen te koppelen, is meer nodig dan bovenstaande uitingen. Sommige doelgroepen moeten anders worden aangesproken dan andere. Het is belangrijk per doel te bekijken of het communicatiemiddel effectief is.

5 Zoveel mogelijk mensen moeten worden bereikt door middel van de communicatiemiddelen, daarom zal iedere groep anders aangesproken worden. Stappen die een project moet doorlopen: A B C D E F Middel bereik Communicatie vermogen Persoonlijk Mond-tot-mond Iedereen Direct Free publicity Lokale kranten Inwoners gemeente Makkelijk in te zetten Regionale kranten Inwoners regio Makkelijk in te zetten Gemeente pagina Inwoners gemeente Makkelijk in te zetten Wijkbladen Inwoners wijk Makkelijk in te zetten Kabelkrant Inwoners regio Makkelijk in te zetten Gedrukte media Folder Verspreidingsgebied Uitdelen Poster Inwoners Verspreiden door regio Flyers Inwoners Verspreiden door regio Ether Televisie Inwoners gemeente Huidige situatie uitleggen Radio Inwoners gemeente Huidige situatie uitleggen Internet Website Geïnteresseerde Makkelijk te bereiken Overige websites Geïnteresseerde Makkelijk te bereiken Sociale Media Volgers/likers Direct / gemakkelijk Overige middelen Herkenbaarheid personeel Bezoekers festival Direct Een aantal van de communicatiemiddelen die worden ingezet hebben hieronder een korte werkuitleg.

6 Free publicity Journalisten zijn in de regel niet geïnteresseerd in het opbouwen van een hechte en langdurige relatie. Wel staan ze direct op de stoep als een project of activiteit nieuwswaarde bevat. Actuele en opvallende informatie rond thema s die van maatschappelijk belang zijn. Hoe maak je een persbericht: 1. Zet boven aan: PERSBERICHT 2. Zet enkele regels daaronder de kop, die in enkele woorden het nieuws moet samenvatten waar het persbericht over gaat. 3. Schrijf vervolgens uw bericht en zorg ervoor dat: - Het nieuws in de eerste alinea staat - Toelichting in de tweede en volgende alinea's komt - Het bericht niet langer wordt dan één A4-tje - Geen gezwollen, ronkende taal gebruiken - Geen reclame maken, maar feitelijke informatie overdragen - Actieve taal gebruiken (dus geen lijdende vorm). Ezelsbruggetje: 5 x W + H (Wie, Wat, Waar, Wanneer, Waarom en Hoe) 4. Noot voor de redactie: Schrijf onderaan het persbericht wie gebeld kan worden voor nadere informatie. 5. Zorg dat duidelijk (d.m.v. huisstijl van Artimond) is wie de afzender is. 6. Het persbericht moet verzorgd zijn. Hanteer 1,5 regel wit tussen de regels en zorg voor ruimte tussen de alinea's. 7. Zorg voor een juiste adressering. Gedrukte media Flyer Een Flyer bestaat uit één of twee pagina's (voor- en achterzijde), en is normaal gesproken niet groter dan A5. Flyers worden gebruikt om kort informatie te verschaffen of een activiteit aan te kondigen. Flyers worden meestal gebruikt om tijdens een evenement uit te delen, ergens neer te leggen of op te hangen. Brochures/folders Alle brochures/folders moeten uiteindelijk op één manier worden opgemaakt. Zo kunnen we aan alle bezoekers laten zien dat Artimond veelzijdig is, omdat wel ieder project een eigen brochure/folder krijgt.

7 Ether Voor Artimond is het nuttig om deze media in te zetten. De kabelkrant kan betrokken worden bij het verzenden van persberichten. Dit is namelijk een bijzonder medium binnen deze groep. Zij plaatsen namelijk persberichten op tv. Internet Internet is afgelopen jaren een steeds belangrijker medium geworden om de boodschap naar buiten te brengen. Om dat vooral deze kant binnen Artimond niet optimaal benut wordt is ervoor besloten om deze onderdelen verder uit te werken dan de andere onderdelen. Website De website moet altijd up-to-date blijven. Door het toevoegen van cursussen, persberichten en een eventuele activiteitenkalender zal de website iedere keer iets nieuws te bieden hebben aan de bezoekers. Dit zorgt ervoor dat bezoekers terugkomen. Overige websites Verschillende organisaties in de regio plaatsen persberichten direct op de website. Door berichten naar deze organisaties te sturen zal Artimond vaker online te vinden zijn. In de toekomst zal dit zorgen voor herkenning van Artimond. Sociale media Kort gezegd zijn social media alle online media die wederzijdse communicatie mogelijk maken. Veel organisaties zijn gewend veel informatie te zenden. Sociale media gaat er vanuit dat we actief met elkaar in gesprek gaan: zo ontstaat wederzijdse communicatie. Als bedrijf kunt u hiervan gebruik maken omdat u kunt werken aan productverbetering. Daarnaast bouwt u kennis op over wat klanten denken en wensen. Social media is een goed medium om gemakkelijk met uw doelgroep te communiceren. Maar u moet niet zomaar aan de slag gaan. Denk eerst na over de strategie die u hierop wilt inzetten. Verkeerde inzet van Social media kan uw naamsbekendheid ook negatieve schade toedoen. Maar vergeet niet: het kan deze ook zeker verbeteren of versterken. In mijn e-book Communicatie en PR voor bedrijven en organisaties staan de sociale media verder toegelicht.

8 Planning Wanneer Wat Inhoud Wie 1 maand vooraf Persbericht vooraankondiging Project komt eraan, wat zijn de plannen. Kranten, wijkbladen, kabelkrant, radio, website, nieuwsblad, digitaal nieuwsblad, Sociale media. 1,5 week vooraf Persbericht Tijdens Persbericht / social media Afsluiting Persbericht/ uitnodiging Vooraankondiging: Extra informatie over het project Update geven Gaat het goed? Loopt alles volgens plan? Wellicht interview met een krant Als er een officiële afsluiting is van het project moet deze aangekondigd worden met een bericht Na project Persbericht Resultaten: Als er bijzondere resultaten zijn behaald met het project kunnen deze in een kort persbericht verstuurd worden. Kranten, kabelkrant, radio, website, digitaal nieuwsblad, Sociale media. Kranten, kabelkrant, website, digitaal nieuwsblad, Sociale media. Kranten, kabelkrant, radio, website, digitaal nieuwsblad, Sociale media. Kranten, wijkbladen, kabelkrant, radio, website, digitaal nieuwsblad, Sociale media.

9 Bereik a b c d e f middelen Persoonlijk Mond-tot-mond reclame A. Bezoekers Maatschappij B. Opdrachtgevers/ gemeente Financiers X X X X X C. Partners Deelnemers/ artiesten/exposanten Free publicity Kranten X X X X Wijkbladen X X Kabelkrant X X Gedrukte media Folder/brochure X X X X X X X Poster X X X X X X Flyer X X X X X X Ether Televisie X X Radio X X Internet Website X X X X Overige Websites X X X X Social media X X X X X X Film X X X X X X Overige middelen Bedrijfskleding X X X X X X D. Vrijwilligers X

10 Joyce Klumpers KomOn communicatie staat voor u klaar! Van creatieve concepten tot realisatie op het gebied van communicatie. Oprichter van KomOn is Joyce Klumpers. Mijn expertise is u begeleiden op het brede communicatiegebied, van begin tot eind. Van ontwikkeling en bewaking van uw huisstijl tot uw website en van advies over de inzet van verschillende media. Bent u op zoek naar goede promotie voor uw product? Wilt u uw dienst onder de aandacht brengen en heeft u maatadvies nodig, dan kunt u gebruik maken van mijn expertise. Ik denk met u mee en regel uw hele campagne van begin tot eind. Van advies binnen on- en offline media tot grafische vormgeving. Bij KomOn bent u aan het juiste adres! De combinatie, afwisseling en de projecten zorgen ervoor dat ik veel dingen kan doen. Multitasken, daar ligt mijn passie. Hopelijk mag ik dat ook eens voor u doen! Contact Ik hoop dat bovenstaande informatie voldoende vertrouwen biedt in KomOn. Wilt u meer weten over KomOn? Stel uw vraag via , Twitter of neem telefonisch contact op. Kom op!