GROOTSCHALIGE EVENEMENTEN

Transcriptie

1 GROOTSCHALIGE EVENEMENTEN GROOTSCHALIGE EVENEMENTEN Tips en checklist Tips en checklist 1. Aan de slag: Wat is het doel van het evenement? Wat hoopt u de gasten mee te geven? Heeft u een voorlopige datum en tijd gekozen, met alternatieven voor het geval er geen ruimte beschikbaar is? Waar wilt u het evenement houden: heeft u een bepaalde stad of een bepaald land in gedachten? Heeft u kamers nodig voor gasten die willen overnachten? Heeft u vergaderruimte nodig? Heeft u al nagedacht over de catering tijdens het evenement? Heeft u audiovisuele apparatuur nodig? Welk percentage van uw budget is bestemd voor: Kamers voor gasten Vergaderruimte Catering Huur van audiovisuele apparatuur Heeft u een planning voor de vergadering opgesteld? 2. De juiste locatie vinden: Wat voor soort vergadering wilt u organiseren? Heeft u een budget bepaald? Wat is de maximale afstand die u wilt reizen van het dichtstbijzijnde vliegveld naar het hotel? Heeft u vergaderruimten of kamers nodig die voor mindervaliden toegankelijk zijn? *Wilt u dat er ter plekke taxi s en/of limousines zijn voor uw gasten? Parkeren: hoeveel parkeerplaatsen bij het hotel heeft u nodig? Heeft u gekeken naar het tijdschema en de kosten van een shuttleservice? Zijn er voldoende vluchten naar de bestemming die aansluiten bij het tijdschema van het evenement? Komt u in het hoogseizoen of het laagseizoen? Heeft u naar een geschikte locatie gezocht in onze 375 hotels wereldwijd? Heeft u bij ons een offerte aangevraagd en al uw wensen in de aanvraag beschreven? 1/5

2 3. Kamers voor de gasten: Hoeveel kamers (geschat of exact aantal) zult u waarschijnlijk nodig hebben? Heeft u aankomst- en vertrekdata bevestigd? Heeft u voorkeur voor bepaalde kamertypes (bijvoorbeeld éénpersoons, tweepersoons of aansluitende kamers)? Wilt u bij voorkeur kamers dicht bij elkaar op één verdieping? Dient elke gast zelf voor zijn/haar reservering te zorgen of is er één persoon die alle kamers reserveert? Is het belangrijk dat er wifi in de kamers is? 4. Event tool (persoonlijke groepswebsite): Heeft u een persoonlijke groepswebsite nodig? U kunt uw accountmanager hierom vragen. Vraag het hotel na het inchecken om een kopie van de kamerlijst met de namen en kamernummers van al uw gasten. Zo weet u bij een noodgeval waar iedereen is. 5. Vergaderruimte: Hoeveel mensen zullen er komen? Wat voor soort vergaderruimte zoekt u? Heeft u één ruimte nodig of een aantal aparte ruimtes? Heeft u de plattegrond van de vergaderruimtes van het hotel bekeken? Heeft u een tijdschema voor de vergadering? Als het evenement meerdere dagen duurt: zijn de begin- en eindtijden elke dag anders? Heeft u gedacht aan de tafelopstelling: receptie, theater, U-vorm, school, cabaret, lange rechte tafel of carré? Vraag voordat u de locatie komt bekijken of het hotel de vergaderzaal volgens uw wensen kan inrichten, zodat u kunt zien hoe het uitpakt. Wat voor soort audiovisuele apparatuur heeft u nodig? Voldoet ons AV-pakket aan uw behoeften? Heeft u een spreekstoel en/of een microfoon nodig? Heeft u een agenda opgesteld? Heeft u flipovers, whiteboards, kladblokken, pennen en markeerstiften nodig? Heeft u ons gevraagd de ruimte voor te bereiden en de apparatuur te plaatsen voordat de vergadering begint? 2/5

3 Heeft u een telefoon met luidsprekerfunctie nodig en heeft u naar de kosten voor inbellen bij telefonische conferenties gevraagd? Is er internetverbinding nodig? Zo ja: hoeveel aansluitingen heeft u nodig en heeft u uitgezocht wat dat kost? 6. Eten en drinken: Voor hoeveel mensen is er catering nodig? Heeft u de tijden voor koffiepauzes en maaltijden bepaald? Heeft u bepaald welke gerechten en dranken er worden geserveerd? Heeft u een aparte ruimte voor de pauzes nodig? Als tijdens de vergadering eten en drinken wordt geserveerd: kan dat met minimale verstoring? Wilt u tijdens de vergadering koffie en/of water schenken? Zijn er gasten met speciale dieetbehoeften? Zijn er extra kosten verbonden aan de service voor de catering? 7. Facturering en betaling: Wie is verantwoordelijk voor de betaling van de kamers voor de gasten en de vergaderruimte? Hoe dienen extra s, zoals telefoongesprekken en roomservice, te worden gefactureerd? Hoe betaalt u de eindafrekening? Wie is bevoegd wijzigingen aan te brengen in de reservering die tot extra kosten leiden? Dient er een aanbetaling te worden gedaan? Zo ja: is er een betalingsschema? Wilt u een rekening bij het hotel openen? Zo ja: welke kosten kunnen hierop worden geboekt en wie is bevoegd om deze kosten te maken? 8. Extra s: Berekent het hotel kosten voor parkeren? Biedt het hotel transfers van en naar het vliegveld? Worden er reserveringskosten berekend? Dienen er kamers, openbare ruimtes en multifunctionele ruimtes toegankelijk te zijn voor mindervaliden? 3/5

4 Zijn de sprekers uitgenodigd? Heeft u de uitnodigingen voorbereid en biedt u gasten en afgevaardigden de mogelijkheid hun persoonlijke behoeften op het antwoordformulier in te vullen? Is het hotel op de hoogte van afleverings- en ophaaltijden van externe leveranciers? Wat zijn de kosten voor zakelijke kantoordiensten, zoals kopiëren? Heeft u gekeken wat er voor of na de vergadering in de omgeving te doen is? 9. Laatste puntjes op de i: Drie maanden voor het evenement: Heeft u uw reservering aangepast aan het definitieve aantal gasten dat bij het evenement aanwezig zal zijn en het aantal vergaderruimten en kamers voor gasten dat u nodig heeft? Wordt er aan borden en drukwerk gewerkt? Zijn er cadeautjes en kleinigheidjes gekocht of besteld? Bent u begonnen met het opstellen van een lijst met de taken die aan de verschillende personen zijn toegewezen? Zijn er noodplannen voor het geval er iets fout gaat, bijvoorbeeld als een spreker ziek wordt? Hebben de afgevaardigden hun uitnodiging ontvangen? Kunt u bevestigen hoeveel gasten en afgevaardigden bij het evenement zullen zijn? Eén maand voor het evenement: Heeft u uw cateringwensen en de menu s bevestigd? Heeft u gecontroleerd of de sprekers op schema liggen met de voorbereiding van hun presentaties en of zij weten wanneer zij materiaal voor het evenement dienen in te leveren? Zijn er sprekers die technische apparatuur nodig hebben? Hebben de sprekers vervoer naar en van het hotel nodig? Heeft u een deadline gesteld waarop al het drukwerk klaar dient te zijn? Heeft het hotel een kamerlijst en gegevens over eventuele speciale verzoeken? Heeft u met uw contactpersoon bij de locatie een afspraak gemaakt om voor het evenement het hele programma nog eens door te lopen? Heeft u een persbericht voor het evenement voorbereid? Eén week voor het evenement: Heeft u voorzien om al het materiaal van het evenement 48 uur voor uw aankomst naar het hotel te sturen en heeft u het hotel gewaarschuwd dat u dat doet? 4/5

5 Heeft u afspraken gemaakt over het terugsturen van het materiaal naar uw kantoor na het evenement? Heeft u de originelen van al het gedrukte materiaal, zodat u die als reserve kunt meenemen? Heeft u alles wat er dient te worden afgeleverd en opgehaald bevestigd? Zijn de naambadges klaar? Is er een persbericht over het evenement naar belangrijke contactpersonen verzonden? Is er een instructieset voor het personeel met de agenda en de contactgegevens? Wanneer u op de locatie komt/één dag voor het evenement: Heeft u een afspraak gemaakt met uw contactpersoon bij de locatie, om voor het evenement het hele programma nog eens met u door te lopen? Is al het materiaal voor het evenement in goede staat aangekomen? Eén uur voor het evenement: Zijn de kamers voor het evenement klaar? Zijn alle leden van de organisatie er en zijn zij volledig geïnstrueerd? 10. Na het evenement: Heeft u met uw contactpersoon bij de locatie het evenement geëvalueerd? Heeft u het evaluatieformulier voor het evenement ingevuld? Klopt de factuur? Heeft u uw leveranciers betaald? Heeft u bedankbriefjes naar de sprekers en de sponsoren gestuurd? Bent u klaar om opmerkingen te noteren voor het volgende evenement? Opmerkingen: 5/5