Handige tips voor het maken van een reservering!!

Transcriptie

1 Handige tips voor het maken van een reservering!!

2 Informatie Hotel Conferentiecentrum Zonheuvel Landgoed Zonheuvel is gelegen in het mooie nationale park 'Utrechtse Heuvelrug'. Paviljoengebouw Het hoofdgebouw op het landgoed herbergt de hotelfaciliteiten, de van alle moderne faciliteiten voorziene congreszaal van 500 vierkante meter, zes moderne vergaderzalen voor bijeenkomsten van diverse aard en grootte, en drie vergaderkamers. Maarten Maartenshuis In dit prachtige kasteel, voormalig woonhuis van de schrijver Maarten Maartens, vindt u acht vergaderzalen, waaronder drie stijlzalen. De stijlzalen zijn in de originele staat bewaard gebleven en als u extra cachet aan uw bijeenkomst wilt geven, dan zijn deze stijlzalen een goede keus. Koetshuis In het Koetshuis, dat begin vorige eeuw werd gebruikt voor het stallen van de automobiel en de paarden, vindt u acht gerenoveerde vergaderzalen. Tevens kunt u hier gebruik maken van diverse kleinere vergaderkamers. Chalet Onafhankelijk van de andere gebouwen, ligt midden in het bos het Chalet met twee eenvoudige vergaderzalen.

3 Wat houdt ons bezig? Al geruime tijd zijn wij bezig om de milieudruk van onze onderneming te verminderen. Gescheiden afvalinzameling, milieuvriendelijke schoonmaakproducten, FSC papier, spaarlampen en LED verlichting, UTZ gecertificeerde koffie, biologische zuivelproducten, energie- en waterbesparende maatregelen, een warmte wisselinstallatie... De toekenning van de Gouden Green Key is voor ons een bevestiging dat wij op de goede weg zijn, maar bovenal een stimulans om verder te gaan. Als deelnemer aan het milieuprogramma Op Kop van de Provincie Utrecht hebben wij bijvoorbeeld een intentieverklaring getekend om onze bedrijfsvoering klimaatneutraal te maken en de CO2 uitstoot aanzienlijk terug te dringen. Tegenwoordig is Zonheuvel ook bereikbaar met een shuttlebus vanaf Station Driebergen-Zeist. De shuttlebusjes rijden op Groen Gas (biogas), de schoonste en meest duurzame brandstof waarop auto s kunnen rijden. Voor zover bekend een primeur in Nederland! De shuttleservice is een samenwerking tussen Groen Centraal, het samenwerkingsverband van 9 conferentiecentra op de Utrechtse Heuvelrug, taxibedrijf Besseling en de gemeente Utrechtse Heuvelrug. De shuttlebusjes rijden van maandag tot en met vrijdag tussen en uur en tussen en uur. Plaatsen kunnen online gereserveerd worden. Voor meer informatie en reserveren surft u naar

4 Tips bij het maken van een goede reservering! Wanneer bij u de vraag is neergelegd om een ruimte te reserveren voor een bijeenkomst, training, vergadering of congres zijn er een aantal zaken die helpen om direct de juiste informatie te krijgen. Wanneer u deze opdracht mag uitvoeren is het goed om te weten wat de wensen zijn van de bijeenkomst. Denkt u hierbij aan het volgende: - gewenste locatie - kenmerken van de locatie (bosrijk, zeezicht of centraal gelegen) - betreft het een dag- of meerdaagse bijeenkomst Voor het plaatsen van een ( optionele ) reservering kunt u contact opnemen met de afdeling Reserveringen. Om uw aanvraag goed te kunnen behandelen vragen wij van u de volgende gegevens: - datum van de bijeenkomst - tijdsduur van de bijeenkomst - aantal personen - hoeveelheid zalen ( plenair/ subzalen ) - hoeveelheid hotelkamers -Opstelling van de zalen

5 Graag verzorgen wij voor u een checklist met vragen waarmee u beslagen ten ijs komt. 1. dag/datum van de bijeenkomst - eventuele alternatieve dag/datum? Het komt soms voor dat de door u gevraagde datum niet meer beschikbaar is. Wij kijken graag naar alternatieven. Het is voor u zelf ook prettig om te weten of er een uitwijkmogelijkheid is naar een andere datum. 2. aantal zalen? Heeft u alleen een plenaire zaal nodig? Of wordt er in groepen uiteen gegaan? 3. aantal personen per (sub)zaal? 4. zaalopstelling per zaal? Het is fijn te weten welke zaalopstelling de trainer/voorzitter van de bijeenkomst wenst. Hiermee wordt voorkomen, dat op de dag van aankomst de zaal niet naar wens is opgesteld en de trainer/voorzitter nog niet aan zijn voorbereidingen kan beginnen. Het is daarom raadzaam dat u alvast informeert bij de persoon waarvoor u reserveert wat de wensen zijn met betrekking tot de zaalopstelling. Verderop in dit gidsje zijn ter illustratie een aantal mogelijke zaalopstellingen opgenomen. 5. aantal hotelkamers? -Is er behoefte aan een voor- of na overnachting? -Zijn de hotelkamers voor 1- of 2- persoonsgebruik? -Bij te weinig beschikbare 1- persoonskamers behoort het tot de mogelijkheden dat de deelnemers een kamer delen?

6 6. Gewenste apparatuur? Onze zalen zijn uitgerust met een beamer, scherm en draadloos internet. Het kan zijn dat er aanvullende wensen zijn. Te denken valt aan een laptop, geluid etc. 7. Materialen? Wij verzorgen in de zaal een schrijfblokje, pen, naambordje en mintjes. Mogelijk dat er materiaal van te voren bezorgd gaat worden? Laat ons dit weten, dan zorgen wij dat dit op tijd in de zaal wordt gezet. Vermeld u wel duidelijk de naam en datum van uw bijeenkomst? 8.Catering? Wat zijn de wensen m.b.t. eten en drinken? Wilt u de deelnemers met iets lekkers bij de koffie ontvangen? Heeft u lunch en diner nodig? Zijn er pauzes gepland? Of een afsluitend drankje om met de deelnemers nog even ontspannen na te kunnen praten? Misschien wil de trainer/voorzitter wel graag voor de file uitreizen en ontbijten in ons restaurant. 9. Acties Kijkt u ook eens op onze website voor de laatste aanbiedingen!

7 Aanvullende informatie Hoe meer wij weten wat de bedoeling is van de bijeenkomst, hoe beter wij met u kunnen meedenken en u kunnen adviseren. - Wat is het doel van de bijeenkomst? Is het bijvoorbeeld een training, vergadering of congres? Is er ruimte voor beweging nodig? Misschien worden er rollenspellen gedaan, of gaat u een activiteit (in of outdoor) inplannen? Op basis van deze specifieke wensen kunnen wij rekening houden met de zaalkeuze, voor zowel u als onze andere gasten. - Bijzonderheden; Natuurlijk is het belangrijk dat uw bijeenkomst goed gefaciliteerd wordt. Toch kan het zijn dat er soms iets 'uitspringt' wat absoluut niet mis mag gaan. Als u bijvoorbeeld een IT congres organiseert wilt u wel zeker weten dat er voldoende capaciteit op het netwerk beschikbaar is. Vermeld u dit gerust bij uw aanvraag! Zaalopstellingen:

8 Wat kunt u van ons verwachten!! Wij bekijken direct of wij de bijeenkomst voor u kunnen verzorgen. Wanneer dit het geval is, zullen wij een vrijblijvende offerte voor u opstellen. Het heeft onze voorkeur om de offerte per mail naar u te versturen, (gezien de snelheid en vanuit milieuoogpunt). Wij streven ernaar dat u binnen 24 uur onze offerte heeft ontvangen!! In overleg met u bepalen we de optietermijn. Wanneer wij de bijeenkomst definitief voor u mogen verzorgen, vragen wij u om de offerte te ondertekenen en te retourneren ter bevestiging. Een maand voor aanvang zullen we contact met u opnemen voor het definitieve aantal aanwezigen. Dit aantal is dan tevens uitgangspunt voor de factuur. Een week voor aanvang nemen wij nogmaals contact met u op. Op dat moment mag u nog kosteloos 10% van het aantal deelnemers laten vervallen. Daarnaast zullen wij de reservering nogmaals met u doornemen om te horen of deze nog conform de wensen is. Tevens vragen wij een namenlijst op voor de eventuele hotelkamers. Op de dag van aankomst, zal de door u vermelde contactpersoon/trainer door één van onze medewerkers worden ontvangen aan de speciale 'ontvangstbalie'. Hier wordt getekend voor de zaalsleutel, wij lopen mee naar de zaal en nemen daar nog kort weer de reservering en het programma met de contactpersoon door. Eventuele wijzigingen kunnen wij dan direct doorgeven aan alle afdelingen.

9 Enkele dagen na afloop van de training ontvangt u van ons een digitale evaluatie. Wij stellen het erg op prijs wanneer u deze invult. Daarnaast kan het zijn dat wij telefonisch contact met u opnemen voor een meer inhoudelijk evaluatie. Natuurlijk hopen wij dat u terug kunt kijken op een soepel en plezierig verlopen reserveringstraject, met een goede en geslaagde bijeenkomst. Met gastvrije groet, Afdeling Reserveringen Direct afdeling reserveringen: Telefoon: Fax: [email protected]

10