VRU CONCEPTBRIEF (ZAL IN DEFINITIEVE VORM 13 JUNI WORDEN VERZONDEN) Aan de Burgemeesters en de colleges van Burgemeester en Wethouders van de Utrechtse gemeenten Onderwerp Planning majeure VRUprojecten Contactpersoon Adriaan Buitink BJZ&C (088) 878 4101 a.buitink@vru.nl Geachte burgemeester/geacht college, In de bestuursconferentie van februari en de vergadering van het algemeen bestuur VRU van 25 maart jongstleden, is gesproken over een aantal majeure onderwerpen dat de komende maanden tot bestuurlijke besluitvorming wordt gebracht. Via deze brief informeer ik u graag nader over deze projecten/ onderzoeken en de planning die op 7 juni jl. is vastgesteld door het dagelijks bestuur van de VRU. Bezoekadres Kobaltweg 59-61 3542 CE Utrecht Blad 1 van 5 Bijlage(n) 0 De volgende projecten/onderzoeken zijn of worden opgestart: 1. Veiligheidszorg op maat (dekkingsplan); 2. Decentrale huisvesting (uitruklocaties); 3. Financieringssystematiek; 4. Districten; 5. Preventie; 6. Bezuinigingen; 7. Regionaal crisisplan; 8. Wijziging gemeenschappelijke regeling. Veiligheidszorg op Maat (VOM) (1) Het project VOM is gestart om een dekkingsplan op te stellen dat voldoet aan de eisen zoals gesteld in de Wet veiligheidsregio s (Wvr). Het project is ingedeeld in vier plateaus. Momenteel wordt uitvoering gegeven aan plateau drie, dat moet leiden tot een dekkingsplan 2.0. Plateau vier betreft een plan voor de implementatie van het dekkingsplan 2.0 en reguleert de doorontwikkeling van de veiligheidszorg op basis van registratie, ontwikkelingen en innovatie (2014 en verder). Hierbij worden ook voorstellen gedaan voor het hanteren van toolboxinstrumenten als compenserende maatregelen in het kader van risicobeheersing en brandveilig leven. Waar mogelijk levert VOM ook efficiencyvoordelen op. Decentrale huisvesting/uitruklocaties (2) Om goede afwegingen te kunnen maken over (toekomstig) eigenaarschap, beheer en exploitatie van uitruklocaties moet er een beeld (factsheet) zijn van de (arbo)technische staat van alle locaties binnen de VRU en de benodigde budgetten om de locaties te kunnen blijven exploiteren. Per saldo een goed overzicht van de (toekomstige) vastgoedportefeuille op basis van een onafhankelijk expert-oordeel van
2 van 5 de kwaliteit en een overzicht van de kostprijs van alle gebouwen op de langere termijn. Bovendien duidelijk moeten worden in welke mate de gemeentelijke begrotingen thans voorzien in middelen voor gebouw gebonden kosten. Bureau BBN is gevraagd naar bovenstaande nader onderzoek te doen en de VRU te adviseren. Financieringssystematiek (3) Het bureau Cebeon zal de door het AB op 25 maart jl. genoemde financieringsmodellen (gemeentefonds en fixatie huidige bijdrage) nader uitwerken en bezien of een alternatief model mogelijk beter aansluit bij de VRU. Ook zal het bureau Cebeon voorstellen doen over overgangsmaatregelen die het effect van financiële herverdeling na keuze voor een nieuw model kunnen dempen. Onderzoek aantal districten en taakstelling districten (4) Een adviesbureau (aanbesteding wordt juni gestart) zal antwoord moeten geven op een aantal (door het DB d.d. 7 juni 2013 bekrachtigde) onderzoeksvragen. Op basis van de uitkomsten van dit onderzoek zullen voorstellen worden gedaan aan het bestuur. Het gaat primair om de vraag het aantal districten (drie in plaats van vijf). In dit onderzoek zit ook de vraag naar efficiencyverbetering besloten, evenals de vraag naar de beste wijze van functioneren van de districten als verlengde arm van de VRU. Preventie (5) Op basis van een eerste onderzoek (waaruit enkele opties voor herinrichting van de preventiefunctie zijn voortgekomen) is een aantal aanvullende onderzoeksvragen gesteld aan HOOP (Hoofden Overleg Preventie). HOOP is gevraagd een professionele opvatting te geven op wat de preventietaak van de VRU precies inhoudt (basispakket) of zou kunnen inhouden (met pluspakket), gegeven de kaders die wet- en regelgeving aan de VRU stellen. Uiteindelijk zal de VRU een besluit moeten nemen over het basispreventiepakket dat aan gemeenten wordt geleverd, in het perspectief van een solidaire financieringsgrondslag. Het werk van de VRU in dit segment is ook afhankelijk van afspraken die gemeenten met de RUD in oprichting willen maken wat betreft de verdeling van taken tussen gemeenten, RUD en VRU. Op basis van de uitkomsten zal een coherent voorstel aan het bestuur worden gedaan. Bezuinigingen (6) Er is in de vergadering van het algemeen bestuur d.d. 25 maart jl. opdracht gegeven voor een tweede bezuinigingstranche van eveneens 5% van de gemeentelijke bijdrage. De mogelijkheden voor invulling van deze tweede tranche worden gecreëerd vanuit de vijf voornoemde projecten. Gemeenten willen uiteraard weten wanneer deze tweede tranche kan worden ingevuld, naar tempo en volume. Er kan nu helaas nog geen concreet jaartal worden genoemd voor de tweede tranche. Het besluit van het AB maart houdt weliswaar in dat er 5% aanvullend wordt bezuinigd, maar dat de invulling afhankelijk is
3 van 5 van de bestuurlijke besluitvorming over voornoemde trajecten. De verwachting is dat de effectuering van de bezuiniging gefaseerd gaat. Voorbeeld: als gevolg van districtsonderzoek of interne analyse zou het kunnen zijn dat we met minder fte toekunnen. Dat is dan niet van vandaag of morgen (financieel) gerealiseerd. Regionaal Crisisplan (7) Er wordt thans een nieuw regionaal crisisplan opgesteld, onder aparte bestuurlijke begeleiding. Daartoe is eerder in het bestuur een planning vastgesteld. Het plan beoogt de VRU een veel flexibeler crisismanagementcapaciteit te geven. State of the art en ingericht naar de eisen van deze tijd. Om het plan goed te kunnen laten werken zijn in de komende jaren nog wel investeringen in kennis(beheer) en competenties van medewerkers, slagvaardigheid van teams en aansluiting met gemeenten (bevolkingszorg) noodzakelijk. Wijziging Gemeenschappelijke Regeling (8) Mede op basis van de uitkomsten van deze majeure onderwerpen zal de gemeenschappelijke regeling ca. (organisatieregeling) moeten worden gewijzigd, in elk geval om de (nieuwe) financieringswijze vast te leggen. Een wijziging van de gemeenschappelijke regeling VRU komt tot stand bij gelijkluidende besluiten van de colleges en de burgemeesters van de gemeenten die een meerderheid van het aantal inwoners van alle gemeenten vertegenwoordigen. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen moeten ook gemeenteraden toestemming verlenen. Planning Er is een verband tussen de eerstgenoemde vijf projecten en onderzoeken. Deze genereren bezuinigingsopties en zijn gerelateerd aan de financieringswijze van de VRU. Enkele projecten zijn verbonden aan de vraag naar de inrichting en werking van de districten. Om die reden is het evident dat voorstellen die uit de projecten en onderzoeken voortkomen in samenhang tot elkaar tot besluitvorming worden gebracht en een dito gemeentelijk consultatietraject doorlopen. Aansluiting van en draagvlak bij alle gemeenten is essentieel. Zonder dat, geen solidariteit. Partiële behandeling zou niet transparant zijn naar de gemeenten, niet genoeg efficiency genereren en de implementatie van de genomen besluiten verzwaren, met alle gevolgen van dien. De volgende behandeling is voorzien, waarbij opgemerkt dat uiteraard op diverse momenten ook de Wor-trajecten en commissies ter zake moeten worden ingepast.
4 van 5 070613 DB Vaststelling planning projecten en onderzoeken 130613 GS Procesafspraak, vormen klankbord en participatiemechanisme 240613 AB Voorgenomen besluit Regionaal Crisisplan (project 7) Procesbeschrijving plateau 3 en gerealiseerde dekking VOM (project 1) 280613 Verzending crisisplan voor consultatie naar Colleges 280813 DB Bespreken onderzoeksresultaten Cebeon (extra) (onderzoek 3) 020913/ GS Bespreken voortgang ca. projecten en 050913 onderzoeken 1-6 (Cebeon) 060913 DB Voorbereiding bestuursconferentie over 1-6 180913 en Bestuursconferentie: toelichting en 190913 gedachtewisseling 1-6 (Cebeon aanwezig) 101013 GS Terugkoppeling conferentie, klankbord en voortgang 181013 DB Bestuursvoorstellen uitkomsten 1-6 en kadernota 2015 111113 AB Besluiten eerste termijn 1-6 en kadernota 2015 Vaststelling Regionaal Crisisplan 151113 Start consultatie en uitleg 1-6 en kadernota 2015 bij gemeenten 070214 DB @ Bespreken zienswijzen en consultatieopbrengst 1-6 en kadernota 2015 240214 AB @ Besluiten tweede termijn 1-6 en kadernota 2015 210314 DB @ Financiële jaarstukken (verslag en rekening 2013 en begroting 2015) Voorstel tot wijziging gemeenschappelijke regeling 220314 Verzending financiële jaarstukken naar gemeenten voor zienswijzen 230614 AB @ Vaststelling financiële jaarstukken Besluit eerste termijn wijziging gemeenschappelijke regeling 270614 Verzending gewijzigde gemeenschappelijke regeling naar gemeenten 311214, uiterlijk Gewijzigde gemeenschappelijke regeling van kracht DB = dagelijks bestuur AB = algemeen bestuur GS = Overleg met de gemeentesecretarissen @ = Data moeten nog worden vastgelegd bij bestuurders Tot slot Het dagelijks bestuur realiseert zich dat bovenstaande een ambitieus traject is, dat veel vraagt van de VRU-organisatie en van gemeenten. De in deze brief genoemde onderzoeksbureaus (BBN en Cebeon) zullen ook informatie nodig hebben van uw gemeente om invulling te kunnen
5 van 5 geven aan hun opdracht. Daarnaast worden de gemeentesecretarissen betrokken bij de voorbereidingen van de eerste zes projecten/onderzoeken. Mocht u nu of in de komende periode vragen hebben over bovenstaande projecten en planning, dan kunt u terecht bij onze accountfunctionaris, de heer N. Brouwer (n.brouwer@vru.nl) of het hoofd bestuurszaken, de heer Adriaan Buitink (a.buitink@vru.nl). Uiteraard zijn wij altijd bereid een nadere toelichting te verzorgen voor uw gemeente. Met vriendelijke groet, namens het dagelijks bestuur, Dr. P.L.J. Bos Secretaris