Plateau 3: Procesgang plateau 3

Transcriptie

1 Veiligheidszorg op Maat Plateau 3: Procesgang plateau 3 Pagina 1 van 12

2 Documentinformatie Versie 1.0 : 10 juni 2013 Status : Definitief Doelstelling : voor AB ter besluitvorming Opdrachtgever : Rob Frek Projectleider : Piet van der Vlist Documenthistorie: statusverspreiding Versie/Status Bespreekdatum Verspreiding 0.1 concept 17 mei 2013 Opdrachtgever 0.2 concept 22 mei 2013 Stuurgroep 0.3 concept 27 mei 2013 Adviescommissie 0.3 concept 27 mei 2013 Klankbord 0.3 concept 28 mei 2013 DT 0.4 concept 7 juni DB 1.0 definitief 24 juni AB Routing Goedkeuring: Versie/Status Datum Naam en rol Doel document 1.0 AB Ter kennis name Pagina 2 van 12

3 1. Inleiding Aanleiding Opdracht Benadering en afbakening Project Veiligheidszorg op Maat Project op hoofdlijnen Relatie met andere projecten en onderzoeken Projectorganisatie Risico s Proces Plateau Plateau Plateau Plateau Consultatie Termen en definities: Bijlage Proces & Producten Pagina 3 van 12

4 1. INLEIDING 1.1 Aanleiding Eind 2011 is het project Veiligheidszorg op Maat gestart met als doel gefaseerd te komen tot een nieuw dekkingsplan (Dekkingsplan 2.0) voor de Veiligheidsregio Utrecht (Hierna: VRU). Nu, medio 2013, is het goed om middels deze procesnotitie een tussenbalans op te maken en een overzicht te geven van de producten en de samenhang met andere processen De primaire aanleiding voor het starten van dit project vormde de inwerkingtreding van de Wet veiligheidsregio s per 1 oktober Deze wet bepaalt onder andere dat iedere veiligheidsregio een dekkingsplan voor de brandweer moet hebben wat is gebaseerd op het regionale risicoprofiel, het brandrisicoprofiel en de (tijd)normen gesteld in het Besluit veiligheidsregio s. In het Besluit veiligheidsregio s wordt het bestuur de ruimte gegeven om op basis van het brandrisicoprofiel gemotiveerd af te wijken van de tijdnormen. Deze afwijking dient te worden vastgelegd. De secundaire aanleiding vormde de bestuurlijke ambitie, zoals verwoord in het Beleidsplan , om de brandweerzorg in de gehele regio op een uniform kwaliteitsniveau te brengen en een ontwikkeling te starten die meer nadruk legt op kansreductie en risicobeheersing. 1.2 Opdracht Het project Veiligheidszorg op Maat levert een nieuw dekkingsplan, gebaseerd op een (brand)risicoanalyse, een integrale benadering van (brand)veiligheid en een bestuurlijke kosten/baten afweging. Een belangrijk uitgangspunt is dat de uitvoering zorgvuldig verloopt. Tevens dient er ruimte te zijn voor bestuurlijke discussie en aandacht voor en input vanuit de organisatie. 1.3 Benadering en afbakening In het Dekkingsplan 2.0 worden maatregelen beschreven op het gebied van voertuigen, materieel, specialismen, grootschalig optreden en operationele leiding op basis van de huidige uitruklocaties. Samenwerking met aangrenzende veiligheidsregio s wordt meegenomen. Tevens zal een ontwikkelingsperspectief voor de komende periode tot 2020 worden gegeven voor wat betreft de uitruklocaties/posten. De kaders voor het project worden gevormd door wettelijke, bestuurlijke en organisatorische uitgangspunten. Invloeden van zowel binnen als buiten de organisatie, bijvoorbeeld financiële of organisatorische ontwikkelingen, worden in de uitwerking van het dekkingsplan meegewogen en in de implementatie meegenomen. In plateau 3 wordt de bestuurlijke WAT-vraag uit de plateau s 1 en 2 gekoppeld aan organisatorische HOE-vraag. Dit resulteert in Dekkingsplan 2.0. Pagina 4 van 12

5 2. PROJECT VEILIGHEIDSZORG OP MAAT 2.1 Project op hoofdlijnen Het project Veiligheidszorg op Maat bestaat uit een aantal samenhangende onderdelen, te weten: zicht op het prestatieniveau 2011 (Dekkingsplan 1.0), het brandrisicoprofiel, een toolbox met maatregelen gericht op risicobeheersing en operationele maatregelen en een bestuurlijk vast te stellen brandweerzorgniveau voor de VRU in het Dekkingsplan 2.0. Het totale proces van het project is ingedeeld in vier plateaus, waarbij ieder plateau wordt gezien als een (deel)project met een afgerond resultaat (zie onderstaande figuur). In hoofdstuk 3 wordt een toelichting gegeven op ieder plateau en de stand van zaken. 2.2 Relatie met andere projecten en onderzoeken Het project Veiligheidszorg op Maat kent een samenhang met andere projecten binnen de VRU en interne en externe ontwikkelingen. Deze projecten en ontwikkelingen hebben ieder hun eigen invloed op de inhoudelijke uitwerking en op de (tijdige) realisatie van de Pagina 5 van 12

6 deelprojecten die samen resulteren tot het Dekkingsplan 2.0. Omgekeerd zijn de resultaten van het project Veiligheidszorg op Maat (mogelijk) van invloed op deze projecten. De volgende relaties worden op dit moment onderkend: Interne relaties: o Doorontwikkeling Organisatie en Huisvesting uitruklocaties/posten (Onderzoek aantal en taakstelling districten, Preventie en Decentrale huisvesting/kazernelocaties); o Financieringssystematiek en wijziging Gemeenschappelijke Regeling; o Bezuinigingen, 2 e tranche van 5% Externe relaties: o Vervolg onderzoek Inspectie V&J naar de stand van zaken van de dekkingsplannen brandweer in de veiligheidsregio s (medio juni 2013); o Evaluatie Wet veiligheidsregio s (Tijdnormen en Variabele voertuigbezetting, medio 2 e helft 2013); o Onderzoeksrapport TNO RemBrand fase I en II (medio maart 2013 en medio eind 2013). 2.3 Projectorganisatie Voor de uitvoering van de bestuurlijke opdracht is sinds de start van het project VOM een projectorganisatie actief. Deze is als volgt opgebouwd: Bestuur Project (Operationele) Organisatie Wat Wat / Hoe Hoe Bestuurlijke Adviescommissie Stuurgroep Projectgroep Deelprojectgroep Klankbordgroep Postcommandanten Vertegenwoordiging personeel Vertegenwoordiging OR De betrokkenheid en inbreng van het bestuur wordt geborgd door de bestuurlijke adviescommissie onder leiding van de portefeuillehouder brandweerzorg De directeur Veiligheidszorg treedt op als opdrachtgever. De stuurgroep functioneert als denktank en zorgt voor een goede informatiepositie van de projectorganisatie met betrekking tot de landelijke ontwikkelingen ter zake. Naast het Bestuur worden ook de medewerkers in de organisatie meegenomen in het proces (lijnorganisatie). De medewerkers zijn betrokken in het project door het instellen van een klankbordgroep, waarin een afvaardiging van Postcommandanten, Vrijwilligers, Beroepsmedewerkers (incidentbeheersing en risico- en crisisbeheersing) en de Ondernemingsraad meedenken in de ontwikkelingen. Pagina 6 van 12

7 2.4 Risico s Risico s voor de uitwerking tot het Dekkingsplan 2.0 betreffen vooral de financiële en organisatorische invloeden zoals benoemd in 2.2. Daarnaast de ruimte om het proces zorgvuldig te laten verlopen met ruimte voor bestuurlijke discussie en voldoende aandacht voor en input vanuit de organisatie. Maatregelen die worden getroffen om deze risico s te ondervangen zijn het in kaart brengen en bespreekbaar maken van de invloeden, het geven van gerichte sturing aan het project vooral voor de inspraak- en besluitvormingstrajecten en de zorg voor goede communicatie. 3. PROCES In onderstaande paragrafen wordt een toelichting gegeven op het al doorlopen en nog te doorlopen proces voor de vier plateaus van het project Veiligheidszorg op Maat. 3.1 Plateau 1 Het eerste plateau van het project Veiligheidszorg op Maat is afgerond en was gericht op het opmaken van een beeld van de toenmalige dekking gerelateerd aan de opkomsttijden die worden genoemd in het Besluit veiligheidsregio s. Het eerste onderdeel betrof het in kaart brengen van het repressieve prestatieniveau Dit is verwoord in het rapport Feitelijke Opkomsttijden 2011 (Dekkingsplan 1.0). Hierin zijn de opkomsttijden van de brandweer inzichtelijk gemaakt voor zowel de basis brandweerzorg als de specialismen. Naast de berekeningen (dekking) voor 2011 zijn de opkomsttijden bij daadwerkelijke incidenten (gerealiseerde opkomsttijden) in beeld gebracht op basis van registratie over de jaren 2008 tot en met Het tweede onderdeel van plateau 1 betrof de vraag om het proces om te komen tot het nieuwe dekkingsplan 2.0 in beeld te brengen. Hiervoor is een procesvoorstel opgesteld. Plateau 1 heeft twee producten opgeleverd, welke in het AB van 7 november 2011 zijn behandeld: Gerealiseerde opkomsttijden en de berekende dekking 2011 (Dekkingsplan 1.0); Procesvoorstel Dekkingsplan Plateau 2 Het tweede plateau van het project Veiligheidszorg op Maat is afgerond en was gericht op het laten vaststellen van bestuurlijke uitgangspunten voor het nieuwe dekkingsplan, het opstellen van een brandrisicoprofiel en het opstellen van een bestuurlijk afwegingskader voor het al dan niet beargumenteerd afwijken van de opkomsttijden (de zogenaamde toolbox-instrumenten). Het proces tot aan het vaststellen van bestuurlijke uitgangspunten was een proces waarbij vele partijen betrokken zijn geweest. Gestart werd met twee bestuursconferenties waarbij beelden, kaders, knoppen en stellingen gedeeld en bediscussieerd werden. De uitkomst werd beschreven in een memo met bestuurlijke uitgangspunten welke, begeleid door een informatiebrief en vier raadsbijeenkomsten, ter consultatie is voorgelegd aan de colleges en gemeenteraden, de lijnorganisatie en de ondernemingsraad. Op basis van de verzamelde reacties en zienswijzen werden de definitieve bestuurlijke uitgangspunten gedefinieerd. Deze bestuurlijke uitgangspunten Pagina 7 van 12

8 zijn vastgesteld en bieden de kaders voor het volgende plateau, waar het dekkingsplan wordt opgesteld. Het tweede onderdeel van plateau 2 betrof het opstellen van het brandrisicoprofiel. Het resultaat is vastgelegd in het Brandrisicoprofiel VRU. De toolbox-instrumenten waren het derde onderdeel van het plateau. Dit zijn mogelijke maatregelen op het gebied van risicobeheersing en op het gebied van operationele (repressieve) organisatie die ingezet kunnen worden om het veiligheidsniveau te verhogen. Wel is het van belang in gedachte te houden, dat deze maatregelen slechts als argumentatie voor het bestuurlijk afwijken kunnen dienen, wanneer de opbrengsten door middel van registratie en evaluatie (meet- en regelsysteem) in kaart zijn gebracht. Plateau 2 heeft drie producten opgeleverd: Bestuurlijke uitgangspunten; Brandrisicoprofiel VRU; Toolbox-instrumenten risicobeheersing en operationeel optreden. De bestuurlijke uitgangspunten zijn vastgesteld. De technisch-inhoudelijke documenten Brandrisicoprofiel en Toolboxinstrumenten zijn in mei 2011 behandeld in de bestuurlijke adviescommissie VOM. 3.3 Plateau 3 Voor plateau 3 vormen de producten uit de voorgaande twee plateaus de basis om te komen tot het nieuwe Dekkingsplan 2.0. (zie ook grafische weergave). In november 2011 is het AB geïnformeerd over de repressieve prestaties van de brandweer over de periode en de berekende dekking voor 2011 in relatie tot de nieuwe Wet Veiligheidsregio s. De bijgevoegde notitie geeft inzicht in de landelijke ontwikkelingen op het gebied van dekkingsplannen en opkomsttijden, de repressieve prestaties van de brandweer in 2011 en 2012 en de berekende dekking in Deze procesnotitie behelst een nadere invulling van plateau 3. Doel hiervan is om de bestuurlijke besluitvormingsmomenten in kaart te brengen alsmede de consultatie van de VRU-organisatie en gemeenten. Het eindproduct van plateau 3 is het Dekkingsplan 2.0. Hierin worden de repressieve prestaties van de operationele (brandweer)organisatie beschreven, de kosten van de operationele organisatie, de geografische weergave van de opkomst per object en de mate van afwijking. Het eindproduct zal medio september worden voorgelegd aan de bestuurlijke adviescommissie VOM, de VRU-organisatie en de klankbordgroep. Het Dekkingsplan 2.0 zal als voorgenomen besluit worden voorgelegd in het AB van november 2013, waarna het de consultatie in gaat voor zienswijze naar de gemeenteraden, de OR en de VRU-organisatie. Het voorgenomen besluit zal medio maart 2014, na toevoeging van de opmerkingen uit het consultatietraject, voor definitieve besluitvorming worden voorgelegd aan het algemeen bestuur. Een belangrijk onderdeel om te komen tot het Dekkingsplan 2.0 is de notitie Operationele Uitgangspunten Slagkracht. Deze notitie beschrijft de benodigde slagkracht van de operationele (brandweer) organisatie om te voldoen aan de operationele prestaties die het bestuur aan de VRU stelt. Het geeft richting aan de opkomsttijden van de brandweereenheden in de opgeschaalde (basis brandweer) zorg binnen de VRU. Dit document is een invulling van aan de HOE-vraag binnen de bestuurlijke vastgestelde uitgangspunten (WAT-vraag) en wordt als zodanig niet voorgelegd voor bestuurlijke besluitvorming. Deze bouwsteen wordt gebruikt voor het Dekkingsplan 2.0. Omdat Pagina 8 van 12

9 zorgvuldigheid en transparantie ook hier voorop staan vormt een informatie- en consultatietraject voor de VRU-organisatie een belangrijk onderdeel in het traject van de totstandkoming van dit document. Plateau 3 grafisch weergegeven: Wet Veiligheidsregio s Brandrisicoprofiel Regionaal Risicoprofiel Bestuurlijke Uitgangspunten VOM (vastgesteld ) Uitgangspunten voor Basiszorg en Slagkracht (incl. Specialismen) Document: Notitie Concept Operationele Uitgangspunten Slagkracht Consultatie Organisatie Operationele Uitgangspunten Slagkracht Document: Notitie Operationele Uitgangspunten Slagkracht Spreidingsplan voor Voertuigen Specialismen Personeel Operationele leiding Document: Dekkingsplan 2.0: Materieel Spreidingplan op basis van huidige uitruklocaties 3.4 Plateau 4 Plateau 4 betreft een plan voor de daadwerkelijke implementatie van het Dekkingsplan 2.0. en start de cyclus van doorontwikkeling op basis van registratie, ontwikkelingen en innovatie. 4. CONSULTATIE In het project Veiligheidszorg op Maat zijn een drietal consultatietrajecten. Het eerste is doorlopen bij de totstandkoming van de bestuurlijke uitgangspunten. Hiervoor zijn zowel de gemeenteraden gevraagd om hun zienswijzen als de VRUorganisatie. In deze fase ging het met name over de formulering van de WAT-vraag. Het tweede traject is het consulteren van de VRU-organisatie bij de totstandkoming van de notitie Operationele Uitgangspunten Slagkracht. Dit traject loopt in de maanden juni en juli In deze fase wordt de HOE-vraag uitgewerkt. Het derde traject is consulteren van de gemeenteraden en de VRU-organisatie naar aanleiding van het voorgenomen besluit tot vaststelling van Dekkingsplan 2.0. Dat is het Pagina 9 van 12

10 eindproduct van plateau 3, met de prestaties van de operationele (brandweer)organisatie, de kosten van de operationele organisatie, de opkomst per object, de mate van afwijking en de argumentatie voor die afwijking. Deze consultatie zal plaats vinden in de periode van december 2013 tot en met februari 2014, zodat in het AB van maart 2014 Dekkingsplan 2.0 definitief kan worden vastgesteld. In deze fase worden de WAT-vraag en HOE-vraag bij elkaar gebracht. Pagina 10 van 12

11 5. TERMEN EN DEFINITIES: Dekkingsplan Opkomsttijd Brandrisicoprofiel Materieelspreidingsplan Slagkracht Een document met daarin de spreiding van personeel en materieel, de beschrijving van de opkomsttijden, waaronder beargumenteerd afwijken, inclusief financiële paragraaf. De tijd die verstrijkt tussen de aanname van de melding op de alarmcentrale tot het ter plaatse komen van de eerste brandweereenheid. Een geografische weergave van objecten, ingedeeld naar objectfuncties. Een document met daarin de beschrijving van de spreiding van materieel. Het benodigde potentieel wat noodzakelijk is voor een succesvolle bestrijding van een incident. Implementatieplan Veiligheidsniveau Veiligheidszorg Toolboxinstrumenten Operationele Organisatie Risicobeheersingsmaatregelen Een beschrijving en tijdsplanning om te komen tot de situatie zoals die is gewenst. Het totaal van veiligheid (het resultaat ). Dus een samenstelling van risico en veiligheidszorg die wordt geboden om het risico af te dekken. Het veiligheidsniveau geeft dus weer WAT het bestuur van de organisatie verwacht. De bestuurlijke uitgangpunten geven hier invulling aan. Dit geeft invulling aan de HOE-vraag en is hetgeen actief wordt georganiseerd om de risico s af te dekken. Dat kan door het leveren van repressie (warme kant) en/of preventie/risicobeheersing (koude kant). Maatregelen die getroffen kunnen worden om de veiligheidszorg te verhogen. Dat kan aan de kant van de operationele organisatie als op het gebied van risicobeheersing. De (brandweer)organisatie die optreedt bij het bestrijden van incidenten. De maatregelen die getroffen worden om een incident in een object te voorkomen en beheersbaar te houden. Hieronder valt ook voorlichting en beïnvloeding van de bewustwording van de gebruiker. Pagina 11 van 12

12 6. BIJLAGE PROCES & PRODUCTEN Veiligheidszorg op Maat - PROCES & PRODUCTEN Plateau Plateau 1 Plateau 2 Plateau 3 Plateau 4 Periode I II III IV e.v. Proces Procesnotitie Dekkingsplan 2.0 Consultatie Bestuurlijke Uitganspunten organistaie & raden Procesnotitie VOM en conslutatie slagkracht & spreidingplan organisatie Consulttaie Dekkingsplan 2,0 organisatie & raden Doorontwikkeling op basis van regionale en landelijke ontwikkelingen. (Evaluatie van de WVR, RemBrand fase 1 en 2.) Uitgangspunten Bestuurlijke uitgangspunten = WATvraag Operationele uitgangspunten slagkracht en materieelspreidingsplan = HOE-vraag Brandrisicoprofiel Notitie Slagkracht Deelproducten Toolboxinstrumenten Spreidingsplan D Plan Berekende dekking 2011 = Dekkingsplan 1.0 Berekende dekking 2013 Opstellen Dekkingsplan 2,0 Voorgenomen besluit Dekkingsplan 2,0 Besluit Dekkingsplan 2.0 Implementatie Implementatie Dekkingsplan 2.0 Realisatie & Rapportage Realisatie Realisatie Realisatie 2013 Realisatie 2014 Realisatie 2015 Realisatie 2016 Realisatie 2017 Pagina 12 van 12