Datum: 13-3-2015 Ontwerp: MKG Nederland B.V. Auteur: MKG Nederland B.V. MKG versie: V004025A00-01 2015, by MKG Nederland B.V. www.mkg.nl Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt, doormiddel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. No parts of this book may be reproduced in any form, by print, photo print, microfilm or any other means, without written permission from the Publisher
Module inkoopfactuur beheer Inleiding Tot en met versie 24 was er onderscheid tussen het boeken van handmatige en procesfacturen. Vanaf versie 25 is er nog maar één module. Daarnaast is er nu ook de mogelijkheid om inkoopfacturen eerst te registreren en daarna te accorderen en/of te fiatteren. Vernieuwde interface en afhandeling Inkoopfacturen kunnen nu altijd direct in de module Inkoopfactuurbeheer worden geboekt. De gebruiker hoeft niet eerst meer in de inkooporderactielijst regels te kiezen voordat er een factuur geboekt kan worden. Accorderen : Bij het boeken van de inkoopfactuur worden de kosten op een tussen rekening geboekt. Na accordering van de factuur wordt de tussenrekening weer tegen geboekt en de daadwerkelijke boeking gedaan (OHW, voorraad of kosten). De facturen kunnen via MKG ter accordering worden aangeboden aan een medewerker (bv inkoper). Het factuur controle proces kan dus nu worden gedigitaliseerd in MKG. Als de factuur nog niet geaccordeerd is, is er al wel een open post en een BTW boeking gemaakt. Dus de aangegane verplichting is wel geregistreerd. Fiatteren : Na het accorderen is het mogelijk een fiattering in te stellen, waarmee een inkoopfactuur betaalbaar wordt gemaakt. De beide processen zijn standaard niet ingericht. U hoeft dus ook niet te werken met accorderen/fiatteren. Indien u wel gebruik wilt maken van de mogelijkheid voor accorderen of fiatteren, dan is (naast de nieuwe module inkoopfactuurbeheer) de module Inkoop pakbon/factuurbeheer van belang. De nieuwe module Inkoopfactuur beheer is te benaderen via het menu Inkoop Inkoopfactuur beheer. De module is, voor alleen handmatige boekingen, ook benaderbaar via Financieel Handmatige boekingen Inkoopfactuur. De headergegevens zijn uitgebreid met Betalingscond., Ingave periode, BTW periode, Ingavedatum en Rekening : Figuur 1 1
Als de inkoopfactuur handmatig wordt ingeboekt, zal Dagboek automatisch gevuld worden. Als er meerdere dagboeken van type handmatig aanwezig zijn, dan zal dit veld leeg zijn. Boekstuk en Dagboek worden van uit Administratie instellingen van het procesfactuur gehaald. Als een dagboek van het type handmatig is, dan wordt de inkoopfactuur als een handmatige inkoopfactuur afgehandeld. Inkooporderregels zijn dan ook niet toegestaan. Het rekeningnummer wordt overgenomen van de crediteur en zal in de header niet aan te passen zijn. Het rekeningnummer kan in Crediteurbeheer worden aangepast. Regelinvoer Figuur 2 In de regels worden de kolommen Type en Nummer altijd weergegeven. Het is mogelijk om te kiezen uit de types Grootboek of Inkooporder. De selectie bepaalt wat er in de details (onderin) wordt getoond. De meest recente keuze van het type wordt opgeslagen als gebruikersinstelling. Bij Inkooporder is het mogelijk om een inkoopregel te selecteren, maar dit is slechts mogelijk als er een crediteur gevuld is. Omdat het een samengesteld veld betreft, is tekstinvoer niet mogelijk in de inkoopregel. De keuzelijst toont exact dezelfde gegevens als Inkoopactielijst facturen. Er is ook een volgnummer toegevoerd. Deze is te vinden in de kolom Volgorde. 2
Eventueel in te voeren kolommen zijn: Type, Nummer, Omschrijving 1, Omschrijving 2, Omschrijving 3, Referentie, Tekening, Revisie, Pos, Memo, Memo extern, Kostenplaats, Btw vrijstelling, Bedrag en Volgorde. Detail: slechts voor de inkoopfactuur relevante kolommen zijn in te voeren. Kenmerken type Grootboek : Gegevens zijn zichtbaar zoals bij handmatige invoer. Bedragen worden, zoals in de vorige versie, automatisch uitgerekend. Kenmerken type Inkooporder : Gegevens worden getoond zoals bij procesfacturen, slechts het filter is gewijzigd. Ook uitbestedingsgegevens worden getoond bij Uitbesteding. Zoals in de voorgaande versie kunnen alleen inkoopregels met dezelfde crediteur en landcode kunnen in één factuur voorkomen. Het tabblad Documenten, welke niet aanwezig was bij Procesfactuur, is ook toegevoegd. Tijdens het maken van de inkoopfactuur wordt de documentenkoppeling tijdelijk opgeslagen. Pas bij het daadwerkelijke opslaan van de factuur wordt de documentenkoppeling gemaakt. Ter herinnering is de volgende vetgedrukte tekst toegevoegd in het scherm Document Toevoegen : Koppeling met inkoopfactuur en relatie worden automatisch gemaakt Aan de tabbladen Overzicht, Orderkosten en Beheer is niets gewijzigd. Actieknoppen in inkoopfactuurbeheer Knoppenbalk met daarop standaard de Opslaan-knop, Annuleren-knop en de Zoek-knop, is uitgebreid met de volgende knoppen: Figuur 3 Opslaan en Accorderen: tijdens het accorderen zal het rapport automatisch worden afgedrukt. Deze knop zal alleen beschikbaar zijn als in de Administratie instellingen onder het item Inkooporder Factuur accorderen actief is aangevinkt, en de gebruiker rechten heeft op het tabblad Accorderen in Inkooppakbon/Factuurbeheer. 3
Verwijderen : binnen de module inkoopfactuur is de mogelijkheid om een inkoopfactuur/openpost te verwijderen niet mogelijk. Binnen de module zijn uitgebreide wijzig mogelijkheden beschikbaar waardoor deze optie ook nauwelijks benodigd zal zijn. Wilt u onverhoopt toch een inkoopfactuur/openpost volledig verwijderen, kunt u dit doen in de module Verwerken mutaties. Inkooporderregels toevoegen:. middels deze knop kunt u aan een inkoopfactuur regels toevoegen die gekoppeld zijn aan inkooporderregel. De functionaliteit is vergelijkbaar aan de actielijst inkoop > factuurboeken, waarbij in dit geval alleen regels worden getoond van de crediteur uit de inkoopfactuur. Actielijst inkoop De tabbladen zijn ongewijzigd. Tijdens het verwerken van een inkoopfactuur verschijnt het tussenscherm, om facturen samen te stellen of te splitsen, niet meer. Bij Verwerken komt de gebruiker direct in de module Inkoopfactuur beheer terecht, waar de header zo uitgebreid mogelijk wordt gevuld en de - door de gebruiker geselecteerde - inkoopregels worden toegevoegd. Factuurregels worden gegenereerd per orderregel, pakbonregel en/of partij. Uitbestedingsorderregels worden gegroepeerd per orderregel, al zijn er meerdere pakbonregels. Detail: het is niet langer mogelijk om in één keer meerdere facturen te genereren. Module inkooppakbon, tabblad Accorderen Figuur 4 Dit tabblad toont de lijst van factuurheaders die nog geaccordeerd moeten worden. Standaard worden de factureren weergegeven welke toegekend zijn aan de gebruiker. Het veld Accorderen door kan worden gebruikt om facturen toe te wijzen; hier wordt standaard de inkoper in dienst van de crediteur ingevuld. Bij het accorderen wordt, als dit is gedefinieerd in de Administratie instellingen, eventueel een rapport uitgedraaid. 4
Detail: er worden ook facturen weergegeven welke nog niet op naam zijn gezet. Facturen die op naam zijn gezet van andere medewerkers, worden niet weergegeven. Ook is de knop Wijzig, rechts in het scherm, toegevoegd. Als men hierop klikt wordt Inkoopfactuur beheer geopend, daar waar de gewenste wijzigingen door te voeren zijn. Module inkooporder Figuur 5 In de module Inkooporderbeheer kunt u via een linkknop direct naar de module inkooppakbon/factuurbeheer navigeren. In de statusregels wordt weergegeven of inkooporders een voorlopige factuur hebben. 5
Inrichten van accorderen Figuur 6 Detail: als Factuur accorderen actief is aangevinkt, dan dient Crediteurgroep Onderhoud te worden ingericht. Geaccordeerde inkoopfacturen Voor geaccordeerde facturen verlopen boekingen als voorheen. Voor versie 25 werden alle facturen direct geaccordeerd; dat is met de nieuwe functionaliteit niet meer het geval. Het wijzigen van handmatige facturen is niet meer toegestaan. Niet-geaccordeerde inkoopfacturen Van niet-geaccordeerde inkoopfacturen worden alleen de header, de regels, de orderkosten en de documenten opgeslagen. Er worden geen orderstatusregels gegenereerd; dit vindt pas plaats na het accorderen. Ook vinden er geen NC-boekingen plaats, slechts de totaalbedragen van de inkoopfactuur zullen worden geboekt: deze journaalposten worden niet verwijderd, maar tegen geboekt, waarbij de grootboekrekening uit de crediteurgroep zal worden gehaald. 6
Openstaande posten zullen worden aangemaakt. Bij de openstaande post staat informatie m.b.t. het accorderen. Een openstaande post is niet te betalen en zal niet zichtbaar zijn in het betalingsverkeer. Het wijzigen van de niet-geaccordeerde inkoopfacturen is volledig toegestaan; alles kan aangepast worden. Inrichten Crediteurengroep Crediteurengroep moet dusdanig worden aangepast dat deze niet-geaccordeerde bedragen boekt op een tussenrekening. Deze is te vinden onder Inkoop Procestabellen Crediteurgroep. Hierin dient te worden aangegeven welke grootboekrekening gebruikt zal worden voor de tussentijdse boeking van de fiattering van de inkoop (zoals hierboven al beschreven). Aangeraden wordt om een grootboekrekening aan te maken die niet veel verschilt van de reeds bestaande crediteuren rekening. 7