Quick Start Handleiding Doelgroep: Leveranciers ABN AMRO Bank N.V. Datum: juni 2013 Documentnaam: Quick Start Handleiding.doc
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Registratie... 4 3. Inloggen... 6 4. Account configuratie... 7 5. Test Account... 9 6. Inschakelingstaken... 10 7. Rollen en Gebruikers beheren... 11 7.1 Rollen creëren... 11 7.2 Gebruikers creëren... 12 7.3 Rollen van de gebruikers aanpassen... 13 8. Klantenrelaties... 14 9. Voorbereidingen facturatie... 15 9.1 Facturatieregels ABN AMRO... 15 9.2 Elektronische factuurroutering... 17 10. Factuur aanmaken... 18 10.1 PO Factuur... 18 10.2 Creditnota... 21 10.3 Non-PO Factuur... 22 10.4 CSV-factuur... 24 11. Rapporten... 26 11.1 Rapporten maken... 26 11.2 Rapporten Genereren... 27 11.3 Rapporten downloaden... 28 Quick Start Handleiding Pagina 2 van 28
1. Inleiding Wij stellen het erg op prijs dat u gebruik gaat maken van het Ariba Network om digitaal aan ABN AMRO te factureren. Deze Quick Start Handleiding legt beknopt uit hoe het Ariba Network in elkaar zit en hoe u het Ariba Network kunt gebruiken. Bij elk hoofdstuk wordt aangegeven welk document geraadpleegd kan worden voor meer gedetailleerde informatie. Quick Start Handleiding Pagina 3 van 28
2. Registratie Om facturen digitaal naar ABN AMRO te kunnen versturen, moet u zich eerst als leverancier registreren bij het Ariba Network. Dit doet u als volgt: 1. Stel de juiste taal in De taal die binnen het Ariba Network gebruikt wordt, is dezelfde taal als die van uw webbrowser. Mocht u deze willen wijzigen, dan kunt u dat (in Internet Explorer) doen via de menu s Tools Internet Options Languages. 2. Activeer uw account Ariba heeft u een e-mail gestuurd met als onderwerp ABN AMRO Bank N.V. is bezig met omzetten naar documentuitwisseling op Ariba Network. Open het bericht en klik op de link onder Zo activeert U Uw account. Hiermee verlaat u de ABN AMRO omgeving en komt u op de beveiligde Ariba website terecht. Quick Start Handleiding Pagina 4 van 28
3. Op de inlogpagina kunt u kiezen uit 2 mogelijkheden: Registreren als nieuwe gebruiker of Registreren als bestaande gebruiker. Kies de optie die voor u van toepassing is. Bent u een bestaande gebruiker, ga dan verder naar hoofdstuk 3. 4. Volg de schermen en vul de gegevens bij Bedrijfsinformatie en Gebruikersaccountinformatie in, controleer deze in de laatste stap en klik op Indienen. 5. Na de registratie ontvangt u twee e-mails; de eerste bevat aanvullende informatie. Met behulp van het tweede bericht bevestigt u activering van uw account. Voor aanvullende informatie: Zie Registratie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 5 van 28
3. Inloggen Log in op http://supplier.ariba.com met uw Gebruikersnaam en Wachtwoord. Rechts bovenin het scherm ziet u welke gebruiker er is ingelogd en of er is ingelogd als een test-user of als normale gebruiker. Hier komen we later op terug. 1. Gebruikersnaam 2. Bedrijfsnaam (inclusief AN-nummer = Ariba Network ID) 3. Help-knop voor ondersteuning. Voor meer informatie: zie de handleiding Ariba Network Ondersteuning Quick Start Handleiding Pagina 6 van 28
4. Account configuratie In dit hoofdstuk doorlopen we de stappen die nodig zijn om uw account te configureren: 1. Log in op het Ariba Network 2. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en selecteer Bedrijfsprofiel. 3. Vul de velden in tabbladen Basis, Business, Marketing, Contactpersonen en Certificeringen zo volledig mogelijk in. Klik op Opslaan en vervolgens op Sluiten. De velden met een * moeten ingevuld zijn. 4. Klik opnieuw op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en selecteer Meldingen onder het kopje Accountinstellingen. 5. Controleer de instellingen voor meldingen en wijzig deze waar nodig. Doe dit ook met de e-mail adressen waar de meldingen naar toe gaan. Kies Opslaan en vervolgens Sluiten. Quick Start Handleiding Pagina 7 van 28
6. Klik opnieuw op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en selecteer Elektronische factuurroutering onder het kopje Ariba Network-instellingen. 7. Vul de benodigde informatie in. Klik, nadat uw informatie zo volledig mogelijk is ingevuld, op Opslaan en vervolgens op Sluiten. 8. Klik wederom op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en selecteer Overschrijvingen onder het kopje Ariba Network-instellingen. 9. Kies op het tabblad Verrekening onder Overschrijvingen via elektronische overschrijving of cheque voor Maken. Vul de benodigde informatie in, klik op Opslaan en kies vervolgens Sluiten. Voor aanvullende informatie: Zie Account configuratie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 8 van 28
5. Test Account U kunt eerst een test uitvoeren op het Ariba Network om te kijken hoe u een e-factuur aan maakt en verstuurt. Hiervoor maakt u een test account aan. Let op: - de facturen die u invoert op uw normale (productie-)account worden als echte facturen gezien en behandeld! Uw test account maakt u als volgt aan: 1. Ga naar de tab Introductiepagina en klik rechtsboven op uw Gebruikersnaam. 2. Klik vervolgens op Overschakelen naar test-id. 3. Klik vervolgens op OK. 4. Creëer een Gebruikersnaam en Wachtwoord en doorloop dezelfde stappen als in hoofdstuk 4. Voor aanvullende informatie: Zie Account configuratie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 9 van 28
6. Inschakelingstaken ABN AMRO kan Inschakelingstaken toewijzen om uw bedrijf voor te bereiden op tests en transacties. Als er inschakelingstaken aanwezig zijn ziet u bovenin het scherm het tabblad Inschakelingstaken. Daarnaast staat er dan op uw Introductiepagina een blok met Taken in afwachting. 1. Als uw inschakelingstaken uit moet voeren, selecteer dan het tabblad Inschakelingstaken deze taken te zien. Als inschakelingstaken in afwachting van voltooien aanwezig zijn, ziet u deze ook op de Introductiepagina. U handelt ze af door op Actie vereist om inschakelingstaken te voltooien te klikken. Voor aanvullende informatie: Zie Account configuratie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 10 van 28
7. Rollen en Gebruikers beheren 7.1 Gebruikersrollen creëren Een gebruikersrol is een combinatie van autorisaties voor het Ariba Network. Meerder gebruikers kunnen dezelfde rol hebben. Een beheerder heeft bijvoorbeeld andere autorisaties dan een medewerker van de debiteurenadministratie. U maakt deze rollen als volgt aan: 1. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin en klik op Gebruikers onder het kopje Accountinstellingen. 2. Om een nieuwe rol aan te maken klikt u op Rol maken onder Gebruikersrollen beheren in het tabblad Gebruikers. 3. Geef de gebruikersrol een naam en kies de bijbehorende autorisaties. Klik op Opslaan. U kunt direct de volgende rol aan maken. Quick Start Handleiding Pagina 11 van 28
7.2 Gebruikers creëren Gebruikers krijgen de rollen toegewezen zodat ze met het Ariba Network kunnen werken. Meerdere gebruikers kunnen dezelfde gebruikersrol krijgen. Maak gebruikers als volgt aan: 1. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en klik vervolgens op Gebruikers onder het kopje Accountinstellingen. 2. Klik op Gebruiker maken onder het gedeelte Gebruikers beheren op het tabblad Gebruikers. 3. Vul de velden zo volledig mogelijk in en selecteer een rol onder Roltoewijzing. Klik vervolgens op Klaar. Quick Start Handleiding Pagina 12 van 28
7.3 Rollen van de gebruikers aanpassen Om een gebruiker aan een nieuwe rol toe te wijzen of een oude rol te ontnemen, moet u de volgende stappen volgen: 1. Klik rechts bovenin het scherm op uw bedrijfsnaam en klik vervolgens op Gebruikers onder het kopje Accountinstellingen. 2. Selecteer de gewenste gebruiker en klik op Bewerken onder Gebruikers beheren. 3. Pas de rollen aan zoals gewenst en klik daarna op Opslaan. Voor aanvullende informatie: Zie Account configuratie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 13 van 28
8. Klantenrelaties Binnen het Ariba Netwerk is het mogelijk om uw klantenrelaties te bekijken. Om huidige en potentiële klantrelaties te bekijken moeten de volgende stappen doorlopen te worden: 1. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en kies Relaties met klanten in de Beheer tab 2. Op het tabblad Relaties met klanten onder Huidige relaties ziet u de relaties met huidige klanten. Hier kunt u aangeven hoe aanvragen van nieuwe relaties worden geaccepteerd (automatisch of handmatig). Daarnaast toont dit tabblad een overzicht van de relaties met de volgende statussen: In afwachting van goedkeuring, Huidige, Afgewezen en Mijn Groepen. Onder het kopje Mijn Groepen kunnen groepen aangemaakt worden, waar relaties in onderverdeeld worden. 3. Op het tabblad Relaties met klanten onder Potentiële relaties is een lijst te vinden met inkooporganisaties die momenteel relatieverzoeken accepteren. Per potentiële relatie kan een projectnaam en beschrijving bekeken worden. Voor aanvullende informatie: Zie Account configuratie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 14 van 28
9. Voorbereidingen facturatie In dit hoofdstuk bekijkt u de regels die ABN AMRO voor het factureren op het Ariba Network heeft ingesteld en kiest u de wijze van versturen van uw factuur; de factuurroutering. 9.1 Facturatieregels ABN AMRO Bekijk de facturatieregels van ABN AMRO: 1. Log in op uw Ariba Network account 2. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en kies Relaties met klanten onder het kopje Accountinstellingen. Quick Start Handleiding Pagina 15 van 28
3. Klik in het tabblad Relaties met klanten onder het kopje Huidige op de klant waarvan u de facturatieregels wilt bekijken, in dit geval ABN AMRO. 4. Onder het kopje Factuursetup zijn de Algemene factuurregels terug te vinden. 5. Klik op Klaar om terug te keren naar het Accountinstellingen scherm. Voor aanvullende informatie: Zie Facturatie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 16 van 28
9.2 Elektronische factuurroutering In dit hoofdstuk wordt uitgelegd op welke manier u de factureren naar ABN AMRO kunt versturen: de elektronische factuurroutering. Om de factuurroutering in te stellen doorloopt u de volgende stappen: 1. Klik op uw bedrijfsnaam rechts bovenin het scherm en klik op de optie Elektronische factuurroutering onder het kopje Ariba Network-instellingen. 2. Maak onder Verzendmethode een keuze uit: Online, cxml of EDI 3. Vul de overige gegevens zo volledig mogelijk in. Alleen de velden met een * zijn verplichte velden. Klik daarna op Opslaan en vervolgens op Sluiten om terug te keren naar de Introductiepagina. Voor aanvullende informatie: Zie Facturatie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 17 van 28
10. Factuur aanmaken In dit hoofdstuk wordt uitgelegd hoe u een PO Factuur (zie 10.1), Creditnota (zie 10.2), non-po Factuur (zie 10.3) en CSV-factuur (zie 10.4) kunt aanmaken in het Ariba Network. 10.1 PO Factuur 1. Ga naar het Postvak IN van het Ariba Network en klik op het pijltje aan de linkerkant naast de naam van de klant. De inkooporders van de klant zullen nu tevoorschijn komen. Klik vervolgens op de inkooporder waar een factuur van gemaakt moet worden. Quick Start Handleiding Pagina 18 van 28
2. Klik op Factuur maken en vervolgens op Standaardfactuur. Informatie vanuit de order wordt nu automatisch omgezet in informatie voor de factuur. 3. Vul de velden zo volledig in. Het Factuurnummer moet een uniek nummer zijn. Bij het Overmaken naar moet het adres van de klant geselecteerd worden. Klik na het invullen van de benodigde informatie op Opslaan en vervolgens op Volgende. Quick Start Handleiding Pagina 19 van 28
4. Kijk de factuur na op de bevestigingspagina, scrol naar beneden om de bedragen te controleren. Indien alles correct is, klikt u op Indienen om de factuur te verzenden naar ABN AMRO. Indien veranderingen nodig zijn, klik op Vorige. Voor aanvullende informatie: Zie Facturatie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 20 van 28
10.2 Creditnota Een creditnota kunt u 1. Ga naar Postvak IN en klik op het pijltje aan de linkerkant naast de naam van de klant. Nu ziet u de inkooporders van deze klant. Klik vervolgens op de gewenste PO, in het volgende scherm op Factuur maken en selecteer Creditnota. 2. Maak een Creditnota aan door dezelfde stappen te volgen als voor het aanmaken van een PO Factuur. Zie hiervoor hoofdstuk 10.1, vanaf stap 2. Het bedrag moet steeds negatief te zijn, omdat het een creditnota betreft. 3. Controleer de ingevoerde data na en verzeker u er van dat het bedrag negatief is, voordat u de creditnota indient. 4. Klik op Indienen om de creditnota naar ABN AMRO te versturen Voor aanvullende informatie: Zie Facturatie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 21 van 28
10.3 Non-PO Factuur 1. Ga naar de Introductiepagina van het Ariba Network en klik aan de linkerkant van het scherm op Factuur voor niet-inkooporder onder het gedeelte Maken. 2. Selecteer ABN AMRO in het uitklapmenu en vink Standaardfactuur aan. Klik vervolgens op Volgende. Als het om een nieuwe klant gaat, klik dan op Nieuwe klanten factureren. Deze klant moet een klantcode geven alvorens u kunt factureren. Quick Start Handleiding Pagina 22 van 28
3. Vul de velden zo volledig mogelijk in zodat het factureren zo goed mogelijk verloopt. Onder Overzicht vult u een uniek factuurnummer, een factuurdatum en het bedrijf waaraan het bedrag overgemaakt moet worden in. Onder Orderinformatie moet het BO-nummer ingevuld worden en, indien van toepassing, het COMM-nummer. Vul de overige informatie zo volledig mogelijk in, klik op Opslaan en vervolgens op Indienen. De velden met een * zijn verplichte velden. N.B. Vul het e-mail adres dat u van ABN AMRO heeft gekregen volledig en juist in (voornaam.achternaam@nl.abnamro.com). Dit is van de persoon die uw factuur goedkeurt. Voor aanvullende informatie: Zie Facturatie Handleiding Quick Start Handleiding Pagina 23 van 28
10.4 CSV-factuur Het is mogelijk om als leverancier CSV facturen (Comma Seperated Value) te uploaden naar het Ariba Network. Om de CSV template te downloaden en CSV facturen te kunnen uploaden moet u de volgende stappen volgen: 1. Klik rechts bovenin het scherm op uw bedrijfsnaam en vervolgens op Relaties met klanten onder het kopje Accountinstellingen. 2. Klik op ABN AMRO en vervolgens Download CSV Factuur Template. Screenshot invoegen wanneer beschikbaar Quick Start Handleiding Pagina 24 van 28
3. Vul de template in en klik vervolgens op CSV factuur op de Introductiepagina onder het kopje Maken. 4. Selecteer ABN AMRO bij het veld Klant en klik vervolgens op Browse. Selecteer nu de factuur die geüpload moet worden, klik op CSV-factuur importeren en klik vervolgens op Klaar. 5. De CSV-factuur wordt verwerkt door het Ariba Network en doorgestuurd naar ABN AMRO in de vorm van een cxml bestand. Zie, voor een uitgebreide beschrijving van CSV-facturen, het document: CSV-factuur Handleiding. Quick Start Handleiding Pagina 25 van 28
11. Rapporten Het Ariba Network voorziet in de volgende soorten rapporten: Inkooporder Rapport Factuur Rapport Mislukte Factuur Rapport Tijdstaat Rapport Orderoverzicht Rapport BTW Boek Rapport 11.1 Rapporten maken Om nieuwe rapporten aan te maken moet u de volgende stappen volgen: 1. Klik op het tabblad Rapporten en vervolgens op de knop Maken. 2. Voer de velden zo volledig mogelijk in. Voor het Soort rapport kan een keuze gemaakt worden uit: Inkooporder, Factuur, Orderoverzicht, Tijdstaat, Mislukte Factuur en BTW Boek. Klik vervolgens op Volgende. De velden met een * zijn verplichte velden. Quick Start Handleiding Pagina 26 van 28
11.2 Rapporten Genereren Om rapporten in het Ariba Network te genereren moet u de volgende stappen doorlopen: 1. Ga naar het Rapporten scherm binnen het Ariba Network, selecteer het gewenste rapport en klik op Starten. 2. Klik vervolgens op Status vernieuwen, de status wijzigt naar Bezig met verwerken. Als het rapport verwerkt is ziet u de status Verwerkt. Het is niet van belang wanneer het rapport aangemaakt wordt; het zal steeds de data bevatten zoals opgegeven in het sjabloon. Het Ariba Network overschrijft de huidige versie van het rapport met het nieuwe rapport. Downloadt daarom altijd een kopie naar uw harde schijf, voordat u een nieuw rapport genereert. Quick Start Handleiding Pagina 27 van 28
11.3 Rapporten downloaden Zoals reeds aangegeven in de vorige paragraaf moet een rapport steeds gedownload worden om te zorgen dat een kopie van het rapport beschikbaar blijft. Rapporten downloadt u als volgt: 1. Ga naar het Rapporten scherm binnen het Ariba Network, selecteer het gewenste rapport en klik op Downloaden. 2. Selecteer in het Pop-Up scherm of u het rapport wilt Openen, Opslaan of het downloaden wilt Annuleren. Let op: Rapporten moeten binnen 30 dagen gedownload worden; het Ariba Network verwijdert alle rapporten na 30 dagen! Als het rapport groter is dan 1 MB, wordt het rapport als ZIP-file opgeslagen. Quick Start Handleiding Pagina 28 van 28