PRINCE User Group Nederland PRINCE2 2009 PiP sessie Bram de Vuyst, Ron Seegers Bram.deVuyst@getronics.com, Ron@projectmeester.nl Zoetermeer, 28 oktober 2009 1
Nieuwe manual, boek en pocket guide 2
Nieuw logo (swirl) Bron: OGC 3
De algemene structuur PROJECT OMGEVING Voortgang Business Case Wijzigingen PRINCE2 PROCESSEN Risico s Plannen Organisatie Kwaliteit PRINCE2 THEMA S PRINCE2 PRINCIPES Bron: OGC 4
De belangrijkste op een rijtje (1) Aantal managementproducten van 36 teruggebracht naar 26 Van 8 componenten naar 7 thema s Van 8 processen naar 7 processen Introductie van 7 principles Herbenoeming # managementproducten Meer werken in de geest van dan regels.. 5
De belangrijkste op een rijtje (2) Subprocessen activiteiten met aanbevolen acties daaronder. Nadruk op leerpunten Koppeling met andere OGC-methoden Strategies van Risk, Config, Quality en Communication management Tailoring / op maat maken is apart hoofdstuk 6
7 principes Continued business justification Learn from experience Defined roles and responsibilities Manage by stages Manage by exception Focus on products Tailor to suit the project environment 7
Business Case Bevestigen baten Bevestigen baten Bevestigen baten Volgende uitvoeringsfase(n) Laatste uitvoeringsfase Voorproject Initiatiefase Postproject Verifiëren hoofdlijnen Business Case Verifiëren gedetailleerde Business Case Business Case actualiseren Ontwikkelen Business Case Onderhouden Business Case Ontwikkelen Batenreviewplan Actualiseren Batenreviewplan Bron: OGC 8
Organisatie Stakeholder engagement en de Communication Management Strategy Extra tekst over werken met teams, en corporate organizations. Change Authority expliciet Senior User specificeert baten en is accountable dat de voorspelde baten worden gerealiseerd 9
Kwaliteit Quality Path Quality Audit trail Quality Log Quality Register Project Product Description met c.q.e. en a.c. Quality Management Strategy Quality Review (Chair, Presenter, Reviewer en Administrator) Tabel met verschil Project Assurance en quality assurance 10
Van klanten Kwaliteitsverwachting van klant Project antwoord Acceptatie criteria Projectproductomschrijving Kwaliteitsmanagementstrategie Kwaliteitscomponenten Kwaliteitsplanning PRINCE2 productgerichte planningstechnieken Productbeschrijving Kwaliteitscriteria en toleranties Kwaliteitsmethoden Kwaliteitsverantwoordelijkheden Kwaliteitsregister PRODUCT Kwaliteits- en goedkeuringsdossiers PRINCE2 kwaliteitsreviewtechniek Kwaliteitsbeheer Acceptatie dossiers Bron: OGC 11
Plannen Inclusief product-based planning. Referentie naar allerlei planningstechnieken. Voormalig proces (nu procedure) hierin opgenomen. 12
Ook mindmaps mogen. 6.1 Gekozen onderwerp Extern 6.2 Afgespr. datum Extern 6.3 Afgespr. Programma 6.4 Staf voor dag zelf 7 Eerder conferentie materiaal Extern 1 Locatie 6 Conferentie logistiek 1.1 Locatie eisen 1.2 Opties locatie 1.3 Locatie beoordeling 1.4 Gekozen en geboekte locatie 2.1 Mailinglist Extern 5.1 Covers 5.2 Gedrukte agenda 5 Handouts Conferentie 2 Bezoekers 2.2 Reacties Extern 2.3 Bookingsregeling 5.3 Slides end notitites 2.4 Complete bezoekerslijst 3.1 Sprekers opties 4.1 Mail-shot 4.2 Pressbericht 4 Publiciteit 3 Sprekers 3.2 Sprekers uitnodigingen 3.3 Geboekte sprekers Bron: OGC 13
Risico Sterke koppeling met M_o_R Risk Register Implementeren Identificeren Communiceren risico oorzaak Plannen Beoordelen Kan resulteren in risicogebeurtenis Kan effect hebben op Een doel Bron: OGC 14
Risico- en kansmaatregelen Effect Risicomaatregel Kansmaatregel Hoog Vermijden Reduceren Noodvoorziening treffen Overdragen Exploiteren Verrijken Laag Accepteren Delen Afwijzen Bron: OGC 15
Voortgang / Progress Vroeger: controls 6 Tolerantiegebieden / doelgebieden / performance criteria. Exceptions # Controls teruggebracht 16
Duivelse vierkant TIJD GELD KWALITEIT SCOPE 17
Huiverige hexagoon Zinderende zeshoek TIJD GELD BATEN RISICO KWALITEIT SCOPE 18
Toleranties per niveau per gebied Tolerantiegebieden Projecttoleranties Fasetoleranties Werkpakkettoleranties Producttoleranties Tijd Projectplan Faseplan Werkpakket NA Kosten Projectplan Faseplan Werkpakket NA Scope Projectplan Faseplan Werkpakket NA Risico Faseplan* Risicomanagementstrategie Werkpakket* NA Kwaliteit NA NA Projectproductbeschrijving Productbeschrijving Baten Business Case NA NA NA Bron: OGC 19
3 soorten managementproducten Baselines PID, Benefits Review Plan Records Issue Register, Risk Register Reports Highlight Report 20
Issue- en wijzigingsbeheer procedure Stuurgroep / wijzigingsautoriteit Verzoek om advies Verzoek om advies/ Afwijkingsrapport Vastleggen Beoordelen Voorstellen Beslissen Uitvoeren Vaststellen type issue Vaststellen ernst/ prioriteit Vastleggen in logboek/register Beoordelen impact op projectdoelen, Business Case en projectrisicoprofiel Check ernst/prioriteit Identificeren opties Evalueren opties Aanbevelen opties Escaleren bij dreigende overschrijding toleranties Goedkeuren, afkeuren of uitstellen van geadviseerde opties Nemen van corrigerende maatregelen Actualiseren bestanden en plannen Dagelijks Logboek of Issueregister / Issuerapport Bron: OGC 21
PROCESSEN Voorproject Initiatiefase Volgende uitvoeringsfase(n) Laatste uitvoeringsfase Sturen Sturen van een Project OP MF MF AP Managen IP Beheersen van een fase Beheersen van een fase Opleveren Managen Productoplevering Managen Productoplevering Bron: OGC 22
Opvallende zaken in processen Starting Up a Project: Lessons Log en Daily Log Project Brief incl. PPD Initiating a Project: 4 Strategies en 3 Registers (Risk, Issue & Quality) Project Initiation Documentation 23
Opvallende zaken in processen (2) Controlling a Stage Work Packages Monitoring & reporting Issues Quality Register door PM Managing Product Delivery 24
Opvallende zaken in processen (3) Managing a Stage Boundary Review sections of PID Ook hand over van producten en tussentijdse benefits Closing a Project Premature and planned closure Hand over products 25
Tailoring en de schaal Bron: OGC 26
PRINCE User Group Nederland PRINCE2 2009 PiP sessie Bram de Vuyst Zoetermeer, 28 oktober 2009 27
Waarom 2e Manual? Wat zijn jullie eigen ervaringen bij implementatie van PRINCE2? 28
ORGANISATIES ZIJN MEER OF MINDER BEDREVEN IN HET TOEPASSEN VAN PROJECTBESTURING 29 29
HET BESTUREN VAN EEN PROJECT VALT NIET ALTIJD MEE Bv. SS R dam Governance? Hulp is nodig 30 30
ELK PROJECT IS UNIEK EN DUS VRIJ GEVAARLIJK OM UIT TE VOEREN 31 31
Directing Succesful Projects Een toegesneden handboek voor senior managers die een Project Board rol op zich nemen of waaraan projectmanagers rapporteren. 32
BENADERING OP SG NIVEAU Benadering Lifecyclegericht Pré-project Project Post-project Levert Voorbeeld agenda s Checklists voor besluitvorming Rolaanwijzingen vanuit stakeholderperspectief Business Gebruiker Leverancier wat te verwachten van de PM wat verwacht de PM van jou Focust op verantwoordelijkheden en gedrag Project omgeving (tailoring) Ondersteunende informatie. 33 33
FOCUS VAN HET MANUAL LIGT OP VERANTWOORDELIJKHEID EN GEDRAG Basis: Management by Exception De taken van de stuurgroep zijn: Eindverantwoordelijk voor het project (accountable) Zorg voor eenduidige besturing / regie Delegeer effectief Faciliteer multi-functionele integratie Stel resources beschikbaar (commit!) Zorg voor effectieve besluitvorming Ondersteun de projectmanager Borg effectieve communicatie. 34 34
Tijdsbesteding Board Bron: OGC 35
MANUAL HEEFT AANGEPASTE GRAPHICS Bron: OGC 36 Crown the Copyright United 2009. Kingdom Reproduced and other under countries license from OGC. 36
MANUAL HEEFT AANGEPASTE GRAPHICS 37 Crown Copyright 2009. Reproduced under license from OGC.
WAT DENKEN JULLIE? Nut en noodzaak Is apart manual nodig? Is dit de goede tone of voice? Certificering (Foundation / Practitioner) APMG denkt daar wel over na ATO s vinden dat nauwelijks haalbaar 38