Rapport: Delegeren is te leren. Ingrid Jeuring, trainer, coach, spreker 1
Delegeren is te leren. Allereerst bedankt voor het downloaden van dit rapport. Het betekent dat je open staat voor ontwikkeling en dat je bereid bent nieuwe dingen te doen. Als je nieuwe dingen doet levert dat spanning op. Dat is een natuurlijk verschijnsel omdat de uitkomst (nog) onbekend is. Als je dingen vaker doet zul je merken dat de spanning verdwijnt. Dit is het gevolg van je lerend vermogen, het vermogen je zaken eigen te maken en vervolgens een stap verder te gaan. Dit rapport is bedoeld voor professionals die het (tot op heden) lastig vinden werk uit handen te geven. Dat doen ze misschien omdat ze onbewust denken dat ze het zelf beter kunnen, omdat ze onbewust nog onvoldoende vertrouwen in hun team hebben of omdat ze overtuigd zijn van het idee dat bepaalde taken alleen maar door hen uitgevoerd kunnen worden. Het resultaat van onvoldoende delegeren is dat deze professionals het te druk hebben, de inbox stroomt over, ze komen handen tekort en het stressniveau stijgt. Uiteindelijk kan deze druk leiden tot overbelasting met alle gevolgen van dien. Als je hetzelfde blijft doen als je altijd deed, krijg je hetzelfde als je altijd kreeg.. Het is dus tijd voor actie, om de zaken anders te gaan aanpakken. Want dat is de enige manier waarop je andere resultaten zult krijgen. 2
Als je in staat bent te delegeren ga je veel effectiever om met de capaciteiten van je team. Je team wordt gemotiveerder, het kan zich ontwikkelen en zal steeds beter gaan functioneren. En jij krijgt meer ruimte en tijd om je bezig te houden met beleid, teamontwikkeling, organisatieontwikkeling en je ervaart minder werkdruk. Delegeren kan juist aangepakt- sterk motiverend voor je medewerkers zijn en jij komt toe aan je eigenlijke taken. Vertrouw op je medewerkers, begeleid ze en ondersteun ze. Delegeren is een proces wat tijd kost, men zal er aan moeten wennen. Onthoud dat iemand die alles alleen wil doen zijn productiviteit verliest. 3
Over jezelf. Om goede resultaten te kunnen halen is het goed om te weten wat je wilt bereiken. Wat denk je NU over je huidige situatie? Wat wil je verbeteren? Wat is dat precies? Wat is je doel? Wanneer wil je dat doel bereikt hebben? Wat wil je leren ofwel kunnen wat je nu nog niet kunt? Wat zijn je zwakke plekken? Welke vaardigheden heb je nog te ontwikkelen die je in staat stellen je doelen te halen? Wat is het wat je tegenhoudt om te delegeren? Welke ideeën komen er in je op? Wat denk je? Hoe zou de situatie er uit zien als je WEL in staat bent te delegeren? Hoe ziet jouw werkdag er dan uit en hoe voel je je dan? Beantwoord de bovenstaande vragen in alle eerlijkheid. Niets is goed of fout. Sta jezelf toe om te leren; dat doe je het beste door naar jezelf te kijken. Fouten maken bestaat niet: er bestaat alleen feedback. Als je bovenstaande uitspraak in gedachten houdt geef je jezelf toestemming om van de reacties die je uit je omgeving krijgt te leren en nog beter te worden. 4
Wat is delegeren. Delegeren houdt in dat je op de juiste manier eigen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden toebedeelt aan de juiste medewerkers. Je maakt effectief gebruik van de tijd en de vaardigheden van je team om resultaten te halen. Jij blijft verantwoordelijk voor het eindresultaat. Hiervoor is het nodig dat je beschikt over overzicht en inzicht! Bepaal waar je goed in bent en wat je efficiënt doet. Wat zijn je kerntaken? Welke taken hoef je niet per sé zelf uit te voeren? Maak hiervan een lijst. Bepaal of dit deeltaken zijn of complete taken. Bepaal of je enkele taken gaat afstoten en volledig gaat overdragen/delegeren. Bepaal vervolgens welke medewerker die jouw zwakke punten kan versterken door de taken naar hem of haar te delegeren. Zo maak je van een zwak punt een sterk punt. Houd voor ogen dat je een medewerker kiest die over verantwoordelijkheidsgevoel beschikt! En: trek je terug! Laat je medewerker de taak uitvoeren! Op dit moment kun je een ongemakkelijk gevoel krijgen omdat je nu (voor het eerst?) het vertrouwen aan een ander geeft; de verantwoordelijkheid overdraagt aan je medewerker. Vertrouw er op dat je op basis van je onderzoek de juiste persoon hebt geselecteerd en dat die persoon het waard is je vertrouwen te krijgen. 5
Als laatste is het verstandig om de afspraken vast te leggen en duidelijkheid te geven over de manier van voortgangsrapportage. Moet dit wekelijks of dagelijks, via de mail, een Excelbestandje? 6
De 5 stappen naar effectief delegeren met resultaat. Je doorloopt de volgende 5 stappen: 1. Bepaal eerst WAT je wilt delegeren: Dit kan iets zijn wat door een ander kan worden gedaan. Of iets wat beter door een ander kan worden gedaan. Iets wat een ander ook moet kunnen of leren. En iets wat een ander ook leuk vindt om te doen. 2. En aan WIE ga je taken delegeren? Zoek een medewerker die geïnteresseerd is in de taak, die dit qua ontwikkelingsmogelijkheden, verantwoordelijkheidsgevoel en vaardigheden het beste kan. 3. HOE ga je delegeren? Je wilt dat de taken die je uit handen geeft goed gedaan worden. Een goede instructie is het halve werk dus neem de tijd om je medewerker te instrueren. Je geeft aan wat de taken zijn, wat het doel is, wat de beoogde resultaten zijn en wanneer je verwacht dat de taken zijn afgerond. 7
Hanteer hierbij de STAR methode: S: Situatie: Wat is de situatie nu. Leg uit wat de reden is van het delegeren van de taken. T: Taak: Wat zijn de taken die uitgevoerd moeten worden. Geef aan dat de verantwoordelijkheid van de taak bij de medewerker ligt. Zorg er voor dat de taken, verantwoordelijkheden en doelen helder zijn. Geef aan wat wel en wat niet voldoende resultaat is. A: Actie: Welke acties moeten daarvoor ondernomen worden en door wie. Stel middelen beschikbaar om de taak uit te kunnen voeren. Geef eventueel extra bevoegdheden als dat nodig is. Stel andere medewerkers op de hoogte zodat iedereen weet wat er speelt. R: Resultaat: Wat is jouw gewenste uitkomst en wanneer wil je dat zien. Vergeet dit niet omdat duidelijk moet zijn wat je wilt bereiken! Wanneer je alleen maar de taken delegeert zonder de uitkomst of het doel te noemen is de motivatie bij de ander beduidend kleiner dan wanneer het doel duidelijk is. Ik voeg aan STAR nog toe: de T van Tussentijdse evaluatie en de E van Eindbespreking. 4. Tussentijdse evaluatie(s) T: Tussentijdse evaluatie. Ga tussentijds met elkaar om tafel om de voortgang door te nemen. Spreek bepaalde data en tijden af zodat iedereen weet waar hij aan toe is. 8
Bespreekpunten zijn dan bijvoorbeeld: * Loopt je medewerker tegen problemen aan? * Is er nadere uitleg of instructie nodig? * Zijn er onvoorziene omstandigheden die de resultaten beïnvloeden? * Wat gaat goed? Geef je medewerker positieve feedback of bij verbeterpunten sandwich feedback. Houd de vinger aan de pols! Je houdt controle en bovendien toon je interesse. Sta open voor ideeën van je medewerker om de taken anders aan te pakken dan jij ze zou uitvoeren; hiermee kweek je goodwill en de motivatie voor de taak wordt hiermee vergroot. Onthoud dat jouw medewerker niet zomaar alles begrijpt wat voor jou heel logisch is. Neem niet zomaar aan dat een korte instructie voldoende is. Neem de tijd om er zeker van te zijn dat de gedelegeerde taken goed begrepen worden, dat je medewerker begrijpt wat het doel is en wanneer de taken afgerond moeten zijn. 5. Eindbespreking E: Eindbespreking. Als de taken afgerond zijn bespreek je met je medewerker of het resultaat overeenstemt met het gestelde doel. Tevens ga je na wat er goed ging, wat er beter kan en of je elkaar nog tips en feedback kunt geven. Bespreek tevens of je medewerker in de toekomst dezelfde soort of andere taken voor jou kan uitvoeren. 9
De betekenis van je communicatie is de respons die je krijgt. Communiceren is zenden en ontvangen waarbij onze woorden een klein deel van het totaal uitmaken. Wanneer je communiceert, is het van belang dat je meent wat je zegt en dat ondersteunt met de juiste toon van je stem en juiste lichaamshouding. De manier waarop je delegeert hangt af van je persoonlijke leiderschapsstijl en van je communicatie met je medewerker. Het maakt veel verschil of je op een autoritaire wijze je medewerker instrueert alsof hij nog van niets weet of dat je op basis van gelijkwaardigheid en met respect voor elkaars kunnen en kennen je medewerker instrueert op een transparante manier. Je kunt je voorstellen dat wanneer je een taak delegeert op een autoritaire toon terwijl je een stapel dossiers op het bureau van je medewerker gooit je weinig medewerking zult krijgen.. Delegeer je taken naar een medewerker die de taken zou moeten kunnen of nog moet leren? Bedenk dan van tevoren of je over voldoende tijd en energie beschikt om je medewerker te begeleiden naar nieuwe competenties. Delegeer je taken naar iemand die de taak zonder begeleiding zou kunnen doen? Bied de medewerker voldoende ruimte om de taak naar eigen inzicht uit te voeren. Zo doe je een beroep op iemands intelligentie en is de kans groot dat de medewerker mee gaat denken over een efficiënte manier om de doelen te halen. Wie weet leer je nog iets nieuws! 10
Valkuilen Ook bij het delegeren zijn er valkuilen. Een aantal bekende zijn: Met andere medewerkers een gesprek of discussie aangaan over de gedelegeerde taken. Verwijs deze persoon of personen door naar de medewerker die de taak uitvoert. Het in het team niet duidelijk maken dat één van de medewerkers een taak voor je uitvoert. Onvoldoende communiceren over elkaars verwachtingen en taken zorgt voor ruis op de lijn en voordat je het weet ontstaan er praatjes. Te snel denken dat je medewerker je wel begrijpt. Miscommunicatie ontstaat vaak op basis van aannames en gedachten lezen. Wees zo helder en duidelijk mogelijk en vergewis je ervan dat er geen spoor van twijfel of onduidelijkheid bestaat over de gedelegeerde taken, je verwachtingen en de doelstellingen. Geef je kennis door. Wanneer je medewerker aangeeft de taak lastig te vinden het alsnog zelf doen. Geef je medewerker het vertrouwen dat hij het kan op basis van jouw ervaringen. Geef zonodig extra instructie en neem de taak niet terug tenzij er sprake is van dringende redenen. Taken delegeren zonder bevoegdheden. Wanneer je medewerker een nieuwe taak krijgt moet hij daarvoor ook bevoegd worden en de juiste middelen krijgen. Als de werkzaamheden naar wens verlopen geen evaluaties houden. Afspraak is afspraak dus de evaluaties en eindgesprekken worden niet verzet. Als de gedelegeerde taken soepel verlopen kun je tijdens de evaluatie misschien vaststellen dat er uitdagender taken gezocht moeten worden. 11
Er van uitgaan dat de taken net zo worden uitgevoerd als jij zou doen. Laat je medewerker de taak op zijn of haar eigen manier uitvoeren. In een tussentijdse evaluatie kun je de manier van werken bespreken. Perfectie verwachten. De taak is voor de medewerker nieuw. Verwacht resultaten, geen perfectie! Vergeten om een compliment te geven. Als het resultaat goed is geef je medewerker dan een compliment. Het is een blijk van waardering en komt de relatie met je medewerkers ten goede. Feedback geven op de persoon. Geef altijd feedback op het gedrag wat iemand vertoont! Het is het gedrag wat goed is of verbeterd kan worden en spreek je medewerker daar dan op aan. Het is het verschil tussen Jij bent goed en Jij doet deze taak goed Ik wens je succes met de technieken uit dit rapport. Wil je feedback geven? Ik hoor of lees het graag! Je kunt je reactie achterlaten op http:// http://www.facebook.com/coachingentraining Wil je meer informatie? Over training of coaching? Neem contact op! Koersvaren training&coaching, Ruiten A Kanaal Noord 3, 9561 TE Ter Apel 0599 852691 contact@koersvaren.nl 12