Effectief communiceren met mijn medewerkers. Weten wat je wil en weten hoe je die boodschap overbrengt

Transcriptie

1 Effectief communiceren met mijn medewerkers Weten wat je wil en weten hoe je die boodschap overbrengt

2 Welkom Afspraken en verwachtingen: - Telefoon uit - We respecteren elkaar - We klappen niet uit de school - Van fouten kunnen we leren, dus fouten zijn goed - We oordelen niet: wat je vindt, mag je houden - Zeg wat je ziet of ervaart vanuit jezelf - We blijven tot het einde 2

3 Dagprogramma Kennismaking, we gaan samen Tafelen Welke uitdagen kom je tegen? -- Koffiepauze Basis voor een effectieve communicatie -- Lunchpauze -- Geven van feedback en omgaan met weerstand -- Koffiepauze -- Gespreksvoorbereiding -- Afsluiting -- 3

4 Johari & feedback 4

5 Uitgangspunten voor Inspirerend werkgeverschap Als ik wil dat iets gebeurt, ligt de actie bij mij Begin met je einddoel in gedachten Belangrijke zaken eerst: 100% is mogelijk in 100% van de tijd Eerst begrijpen, dan begrepen worden Denken in win-win Ik betrek anderen bij mijn ambities Ik vier en deel mijn succes 5

6 Eerst begrijpen en dan pas begrepen worden In hoeverre ben je in staat je idee over te brengen? In hoeverre ben je je bewust van de behoeften en wensen van de ander? 6

7 Denken in Win-Win Wie heeft er baat bij? Wie lijdt er verlies bij? Wie heeft er last van? Wat wil de ander, wat jij misschien kan invullen? 7

8 Ik betrek anderen bij mijn plannen en ambities Hulp vragen Motiveren Inspireren Vraag: Wat zou jij willen bereiken met je medewerkers? Wat is het doel wat jij wil bereiken? Weten ze dat? Hoe kunnen zij jou helpen? Kun je bedenken hoe je een win-win kan creëren? Welke belemmeringen ervaar je? Zijn die er echt? 8

9 Communicatieregels OEN ANNA smeert NIVEA, DIKke OMA is aan de LSD. 9

10 Communicatie; OEN Wees een OEN: Open, Eerlijk, Nieuwsgierig 10

11 Communicatie; ANNA ANNA mag altijd mee: Altijd Navragen, Nooit Aannemen 11

12 Communicatie; NIVEA Smeer NIVEA: Niet Invullen Voor Een Ander 12

13 Communicatie; DIK DIK: staat voor Denk in Kwaliteiten Niet (alleen) kijken naar wat fout ging, of wat je vervelend of zelfs irritant vind aan de ander. Kijk (ook) naar wat goed is. 13

14 Communicatie; OMA OMA: laat OMA thuis: Oordelen, Meningen, (ongevraagde)adviezen 14

15 Communicatie; LSD Gebruik LSD: Luisteren, Samenvatten en Doorvragen 15

16 Doel van feedback Positief gedrag erkennen en stimuleren. Negatief gedrag corrigeren. Relaties tussen personen verduidelijken. Begrip voor elkaar en voor het eigen gedrag te vergroten. Welke redenen kun je bedenken om wel of geen feedback te geven? 16

17 Feedback geven volgens INGE Feedback geef je constructief: I = IK-boodschap N = NU, d.w.z. je geeft feedback zo snel mogelijk en niet pas veel later G = GEDRAG, en niet de persoon: je benoemt gedrag zonder waardeoordeel of interpretatie. E = EFFECT: je benoemt wat het gedrag van de ander voor effect op jou heeft.

18 Weerstand Te herkennen aan:? Ontstaat door?

19 Weerstand in een gesprek (1) Verschillende tactieken om hiermee om te gaan: Benoemen: zeg hardop dat je weerstand voelt. ( Ik merk aan je dat dit niet goed valt. Klopt dat? Ik zie dat dit je raakt, klopt dat? ) Erkennen; laat weten dat je begrijpt dat de ander weerstand voelt. ( Ik begrijp heel goed dat dit moeilijk voor je is. )

20 Weerstand in een gesprek (2) Bevragen: vraag rechtstreeks naar de bezwaren zodat je daarop in kunt gaan. ( Wat is de reden dat je hier moeite mee hebt? ) Meebewegen en kantelen: geef de ander gelijk in zijn bezwaren; daarmee vergroot je ze uit en dat is niet de bedoeling van die ander, dus op dat moment zal die iets anders gaan toegeven. ( Nee, het regelen van oppas is heel lastig en kostbaar dus jij kunt nooit werken als de kinderen thuis zijn uit school. ) 20

21 Weerstand in een gesprek (3) Vermijden: niet ingaan op bezwaren, maar parkeer ze (bv. bij onbelangrijk punt). Van weerstand profiteren: mensen weten vaak precies wat goed loopt en beter kan. Weerstand ontstaat als een verandering niet ten goede is. Praat om erachter te komen hoe zij vinden dat het beter kan en leer van de inzichten. ( Wat zou jij dan doen in mijn situatie? En waarom? ). 21

22 Rollenspellen Casus Werkgever: Welke boodschap wil je duidelijk maken? Hoe pak je dat aan? Reactie werknemer: hoe ga je daarmee om? Tips voor de observator: waar let je op? En oefen zelf ook met feedback geven bij het bespreken van je waarnemingen. 22

23 Weerstand bij jezelf Ga bij jezelf na waar het bezwaar ligt! Uitvergroten: door je bezwaren enorm op te blazen en uit te vergroten worden deze vanzelf lachwekkend. Ineffectieve gedachten vervangen door effectieve: oude, inadequate gedachten en vooronderstellingen vervangen door effectieve, meer redelijke gedachten.

24 Functioneren en beoordelen Begin met einddoel in zicht: wat wil je bereiken? (korte termijn én lange termijn) Wat was ook alweer jouw visie als werkgever? Hoe neem je je medewerkers mee in jouw visie? (win/win) Wat heb jij nodig en wat kun jij bijdragen? 24

25 Voorbereiding FG en BG Is bekend waarop de medewerker wordt beoordeeld? (Functieomschrijving? Huis/gedragsregels?) Zijn plussen en minnen van medewerker goed bijgehouden? Bereid het gesprek goed voor (zijn er emoties, geschillen, bereid ook complimenten voor, denk aan je doelstelling, welke feedback je gaat geven en hoe )

26 Structuur gesprek Bereid gesprek voor op +++ en --- (DIK) Aanvang van gesprek: het ijs breken (Denken In Kwaliteiten) Uitleg over doel van het gesprek (OEN) Feedback geven per bespreekpunt (denk aan IK-boodschap) Concrete afspraken maken ( SMART ). Zeker indien verbetering nodig of gewenst is. Check of afspraken duidelijk zijn (NIVEA). Positief het gesprek eindigen. Vertrouwen uitspreken.

27 Aandachtspunten: Een gesprek is tweezijdig, dit betekent: Luisteren (en dan samenvatten en doorvragen) Vertrouwen (Open Eerlijk Nieuwsgierig). Feedback vragen en ontvangen ook over eigen functioneren! Mening/ ideeën van medewerker serieus nemen (win-win). Neem genoeg tijd.

28 Werkopdracht: Voorbereiding Iedereen: bereid een concreet gesprek voor met één van uw medewerkers: Concreet verbeterpunt van uw medewerker +++ en De structuur van het gesprek. Bereidheid om ook feedback te krijgen (= open vragen stellen (welke?) en luisteren naar reactie (weerstand?). Goede ijsbreker/ aanvang van het gesprek bedenken (essentieel). Waar wil je mee eindigen?

29 Samenvatting: Spreek feedback direct uit (+++ en ---) Geef concrete voorbeelden Let op wijze van feedback uitspreken Houd feedback bij in personeelsfile Bepaal verbeterpunten van medewerker