borgruit effectief in cruciale gesprekken & onderhandelingen advies, gespreksleiding, training

Transcriptie

1 Ons brein en ons gedrag Het mensenbrein is voor een groot deel geautomatiseerd maar is ook voor een nog groter deel door onszelf (opnieuw) te programmeren. Op ieder moment kunnen mensen als het ware vanaf een afstand naar zichzelf kijken en hun gedachten en gedrag nader onderzoeken. Als we tot de conclusie komen dat onze manier van denken of ons gedrag niet effectief is, kunnen we onszelf veranderen. Dat we de mogelijkheid hebben om onszelf onder de loep te nemen én te veranderen, maakt dat we zelf verantwoordelijk zijn voor ons gedrag! We kiezen niet altijd voor de situaties waarin we terecht komen maar we kunnen wel altijd kiezen voor de manier waarop we reageren. Het is erg prettig dat ons brein ons helpt: op basis van de gedachten en handelingen die we bewust kiezen, maakt ons brein nieuwe scripts aan. Die scripts maken dan weer deel uit van nieuw geautomatiseerd gedrag. Zo verdwijnt oud en onhandig gedrag om plaats te maken voor nieuw gedrag waar we wel de resultaten mee kunnen bereiken die we willen. In een plaatje ziet die relatie tussen ons brein, onze gedachten, ons gedrag en onze resultaten er als volgt uit: BREIN GEDACHTEN (functie en structuur) GEDRAG RESULTATEN/ LEEFOMSTANDIGHEDEN Extra info na workshop Lastige gesprekken voeren (24 september 2015) Pagina 1 van 6

2 Gedragsroutine borgruit De manier waarop gedrag ontstaat, is te beschrijven als een gedragsroutine: Waarnemingen (feiten) leiden tot een Verhaal (interpretatie) dat leidt tot Gevoelens (emoties) die leiden tot Gedrag. Het verhaal dat we onszelf vertellen is niet alleen gebaseerd op wat we waarnemen maar ook op (voor)oordelen, ervaringen, angsten, behoeften enzovoort. Het is dus heel belangrijk om je bewust te zijn van het verhaal dat je jezelf vertelt. Er zijn drie soorten verhalen die je belemmeren in het ontwikkelen van effectief, gezond gedrag (in de praktijk lopen die verhalen vaak door elkaar heen): Slachtofferverhaal (jouw gedrag kan niet anders want je bent nu eenmaal de pineut) Schurkenverhaal (jouw gedrag kan niet anders want die anderen zijn boeven die jou benadelen of bedreigen) Verhaal van onmacht en hulpeloosheid (jouw gedrag kan niet anders want je bent nu eenmaal afhankelijk van de regels, de middelen, de anderen enz.) Er zijn gelukkig ook verhalen die juist wel helpen bij het ontwikkelen van effectief, gezond gedrag: De verhalen van eigen verantwoordelijkheid en eigen kracht. Jouw verantwoordelijkheid is beperkt tot de aspecten waarop je invloed hebt. Je kunt je eigen kracht gebruiken om die invloed te vergroten: GEEN INVLOED INVLOED Extra info na workshop Lastige gesprekken voeren (24 september 2015) Pagina 2 van 6

3 Effectief voeren van lastige gesprekken Een lastig gesprek heeft de volgende eigenschappen: Het onderwerp is belangrijk (in ieder geval voor minstens één van de deelnemers) De meningen verschillen De emoties lopen (vaak) hoog op Er zijn in de praktijk drie manieren waarop je een gesprek kunt voeren (eerste twee zijn niet effectief!): Vluchten (maskeren, ontwijken, terugtrekken wordt verderop toegelicht) Vechten (overheersen, etiketten plakken, aanvallen wordt verderop toegelicht) Open: eerlijk en effectief een gesprek voeren Veel mensen slagen er niet in om een open, eerlijk en effectief gesprek te voeren. Dat kan allerlei oorzaken hebben, bijvoorbeeld: Angst om te verliezen Angst voor confrontatie Angst om later alsnog te worden afgerekend Teleurstelling over eerdere pogingen die mislukt zijn Groot ego (vaak ook de angst om niet voor vol te worden aangezien) Enz. Als het gaat om ineffectief gedrag kun je onderscheid maken tussen: VLUCHTEN: dit gedrag is niet goed omdat het ertoe leidt dat jouw kennis, inzichten en meningen verborgen blijven voor anderen o Maskeren: bijv. met (cynische) grappen een mening geven zonder je echt uit te spreken o Ontwijken: bijv. een antwoord geven dat op zichzelf wel waar is maar niet de kern van je boodschap bevat o Terugtrekken: bijv. letterlijk zeggen dat je eerst even dringend iets anders moet doen of gewoon aangeven dat je niet meedoet VECHTEN: dit gedrag is niet goed omdat het ertoe leidt dat de bijdragen van anderen worden afgekapt of zelfs helemaal achterwege blijven o Overheersen: bijv. door anderen voortdurend in de reden te vallen o Labelen: bijv. door etiketten te plakken om anderen te ontmoedigen met hun mening te komen of erover door te gaan (geen weldenkend mens zou zoiets zeggen; sinds de vorige eeuw heeft dit niet meer gewerkt; alleen een ezel zou dat op die manier doen enz.) o Aanvallen: bijv. agressief de confrontatie aangaan Door vluchten of vechten blijven teams (of zelfs hele bedrijven) veel dommer dan nodig is. De beste inzichten, de beste beslissingen, de beste prestaties zijn gebaseerd op het delen en gebruiken van zoveel mogelijk kennis! Zwijgen lost daarom niets op en van schreeuwen wordt het ook al niet beter! Maar wat werkt dan wel? Extra info na workshop Lastige gesprekken voeren (24 september 2015) Pagina 3 van 6

4 De gulden middenweg (tussen passief en agressief gedrag in) is assertief gedrag: 1. Ga verstandig met je angsten om: neem je angsten wél serieus maar laat ze niet domineren; angsten wijzen je op een behoefte; nuttige info! 2. Gebruik voor jezelf een effectief verhaal: a. Dat past bij de feiten die je kent. b. Dat jou verantwoordelijk maakt. c. Dat jouw doelen ondersteunt. 3. Stem af op je omgeving: a. Empathie gebruiken en anticiperen. b. Vlucht- en vechtgedrag herkennen. c. Sociale veiligheid bevorderen. 4. Luister actief: a. Doe geen aannames. b. Stel je oordeel uit. c. Wees geduldig. d. Stel vragen..alleen ter verduidelijking. 5. Spreek zelfbewust: a. Neem je verantwoordelijkheid. b. Wees positief en toekomstgericht. c. Wees duidelijk en eerlijk. d. Erken je kwetsbaarheid. e. Wees direct en feitelijk. f. Help en vraag hulp. 6. Rond af zonder losse eindjes a. Maak SMART afspraken. b. Bewaak de voortgang en stuur bij waar nodig. c. Benoem successen. Extra info na workshop Lastige gesprekken voeren (24 september 2015) Pagina 4 van 6

5 Wat te doen met tegenwerping/tegenwerking? Goedwillende en begripvolle gesprekspartners maken het aantrekkelijk om assertief te communiceren. Maar het komt natuurlijk (vaker?) voor dat je gesprekspartners juist niet meewerken. In die situaties is het goed om je aan de volgende regels te houden: Wees voorbereid, niet bezorgd. Als je weet dat je een lastig gesprek tegemoet gaat, is het goed om je goed voor te bereiden. Bijvoorbeeld door heel goed te analyseren welke belangen en bedoelingen je hebt. Daarnaast kun je vast wel een aantal scenario s bedenken voor het gesprek. Als je goed bent voorbereid, voel je je zekerder van je zaak én sta je ook daadwerkelijk sterker. Veel lastige gesprekken vinden plaats zonder dat je je hebt kunnen voorbereiden. Toch kun je je wel in algemene zin voorbereiden op lastige gesprekken. Spreek bijvoorbeeld met jezelf af dat je altijd gaat voor de beste oplossing en de beste beslissingen. Zorg dat het een tweede natuur wordt om je niet te laten meeslepen in spaghetti-gesprekken. Door je basis-attitude constructief te maken, sta je ook in onverwachte gesprekken sterk(er). Doe geen aannames maar stel vragen. Tijdens de workshop heb je op verschillende momenten gemekt hoe sterk aannames bepalen wat je zegt en hoe je het zegt. Veel aannames zijn onterecht. Alle aannames ontnemen je gesprekspartner de ruimte om zelf zijn/haar verhaal te doen. Door je aannames achterwege te laten en door het stellen van open vragen geef je je gesprekspartner de ruimte. Die ruimte is een uitnodiging om zelf met je verhaal voor de dag te komen. Daarmee vervalt de noodzaak (en vaak ook de mogelijkheid) om in de verdediging of ontkenning te schieten. Communiceer helder, vastbesloten én oplossingsgericht. Zodra je vaag of twijfelend communiceert, geef je ontkenning, tegenwerking en wegduiken een kans. Tegenspraak en tegenwerking worden veel lastiger als jij duidelijk bent dat je maar op één ding uit bent: de beste oplossing of de beste beslissing. Verbind waar mogelijk, breek (af) waar nodig. De inzet is altijd om elkaar te vinden en samen te werken. Laat dat ook duidelijk zijn. Maar laat dat niet ten koste gaan van de werkelijke belangen. Soms is samenwerken gewoon niet mogelijk. Doe het dan vooral niet. Ga niet meebewegen met mensen die jou en jouw belangen niet serieus nemen. Extra info na workshop Lastige gesprekken voeren (24 september 2015) Pagina 5 van 6

6 Tips om ontwikkeling & ambitie vast te houden Als je beter wilt worden in assertief communiceren, zul je een aantal gewoontes moeten veranderen. Verbeteren is tenslotte veranderen! Het veranderen van gewoontes is lastig. Om je een beetje te helpen, kun je de volgende tips gebruiken: Wees zo precies mogelijk. Veel veranderambities sneuvelen doordat ze niet precies genoeg geformuleerd zijn. Als je te globaal aangeeft wat je wilt veranderen, gaat het er niet van komen. Jouw veranderdoel is pas zinvol geformuleerd als je precies weet wat jij in jouw specifieke situatie moet doen om beter te worden in het voeren van cruciale gesprekken. Neem niet teveel hooi op je vork. Een bekende valkuil bij het veranderen van gedrag is te veel hooi op de vork nemen. Als je te snel te veel wilt veranderen, organiseer je je eigen teleurstelling. Beperk je daarom tot twee à drie speerpunten. Zodra je tevreden bent over je vorderingen, kun je nieuwe doelen toevoegen. Herhaal, herhaal, herhaal. Door herhaling realiseer je een duurzame verandering in de programmering van je automatische piloot. Om jezelf zoveel mogelijk te helpen bij het herhalen van verbeteracties kun je bijvoorbeeld gebruik maken van briefjes (op de spiegel in de badkamer, in je auto, op je beeldscherm, op een keukenkastje, op je telefoon enzovoort). Als je voortdurend herinnerd wordt aan je goede voornemens voer je ze vaker uit. Als je ze vaker uitvoert worden ze eerder een nieuwe gewoonte. Geef aandacht (en visualiseer). Door je in gedachten te concentreren op het gedrag dat je wilt aanleren, ontstaat het bijbehorende patroon in je hersenen! Door visualisatie en het bespreken van het gedrag dat je wilt aanleren, ben je het al aan het leren! Doe het niet alleen. Je bent zelf de enige persoon op aarde die jouw gedrag kan veranderen. Je moet het dus zelf doen. Toch hoef je het niet alleen te doen. Je kunt collega s, vrienden en familie om hulp vragen. Als dat mogelijk is, werkt het heel goed om met collega s af te spreken dat jullie elkaar constructief aanspreken op momenten waarop je een steekje laat vallen. Evalueer eerlijk én positief. Het is belangrijk dat je je vorderingen volgt om te weten of je goed bezig bent of juist wat moet bijsturen. Het is natuurlijk zelfbedrog om jezelf te vertellen dat het goed gaat als het eigenlijk stukken beter kan. Anderzijds doe je jezelf geen plezier als je iedere tegenslag ziet als bewijs voor je hopeloosheid. Wees daarom eerlijk naar jezelf én positief over je mogelijkheden. Veel succes! P.S. Als je er meer over wilt lezen, verwijs ik je graag naar mijn boek Effectief in cruciale gesprekken Extra info na workshop Lastige gesprekken voeren (24 september 2015) Pagina 6 van 6