PSU Boekhouden en PSU Boekhouden Light Module Inkoop V1 crediteuren en betaling Handleiding en inleiding tot de inkoopadministratie

gravita PSUB PSUBL PSU Boekhouden en PSU Boekhouden Light Module Inkoop V1 crediteuren en betaling Handleiding en inleiding tot de inkoopadministratie Versie 1.11 24 augustus 2007

2 Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 Inhoud Voorwoord...3 Deel I Inleiding tot de inkoopadministratie...4 Hoofdstuk I-1 De informatie...4 Hoofdstuk I-2 Indeling van informatie in de module Inkoop...5 1. Basisgegevens...5 2. Het artikelbestand...5 3. Facturen...6 4. Factuurmutaties...6 5. Informatie voor volgende versies...6 Deel II Verschillen in werking tussen PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light...7 1. Algemeen...7 2. De journaalpost...7 3. Adressen...7 4. Het starten van het programma...9 Deel III Handleiding PSU Boekhouden (Light) module Inkoop...11 1. Systeemgegevens...11 2. Artikelen...11 3. Facturen ingeven...12 3.1 Algemene factuurgegevens...13 3.2 Mutaties boeken...13 3.3 Factuur boeken...14 4. Informatie...14 4.1 Informatie op factuur...14 4.2 Informatie op artikel...15 5. Optionele koppeling PSU Adressenbeheer (PSUBL)...16

Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 3 Voorwoord De module PSU Boekhouden (Light) Inkoop geeft de mogelijkheid om inkoopfacturen in te geven vanuit het oogpunt van een factuur. Na boeking zal het programma automatisch de juiste journaalpost opstellen. Voor gebruikers van PSU Boekhouden Light voegt het programma in zekere zin een crediteurenadministratie toe aan het systeem. Het voordeel is vooral dat niet hoeft te worden nagedacht over hoe een inkoopfactuur dient te worden ingegeven. Het enige dat bij ingave dient te worden bedacht is: boek ik het in de voorraad (links boeken) of niet (rechts boeken). Het boeken op de rekening voorraad betekent dat het artikel pas als kosten zal worden geboekt bij het gebruiken van het artikel. Versie 1.11 geeft de mogelijkheid om (inkoop-) artikelen in te geven, waarmee onderdelen van de factuur op de grootboekrekening voorraad geboekt kunnen worden. Bij gebruik van de module PSU Voorraad zullen deze boekingen ook in de voorraad worden geboekt. Inkoopfacturen kunnen dan eenvoudig worden ingegeven (zie hoofdstuk III). Het programma geeft daarna inzicht in de ingeboekte facturen op factuur, met inzage in de journaalpost en eventueel voorraadartikelen, en per (inkoop-) artikel, de opbouw van de voorraad. Voor de module PSU Voorraad is een afzonderlijke handleiding aanwezig. Deze eerste versie is met opzet vrij beperkt gehouden, en dient in de eerste instantie als invoerbron voor de module PSU Voorraad. Volgende versies zullen, ook met de inbreng van gebruikers en belangstellenden, meer de richting opgaan van een beheersysteem voor betalingen van facturen. Zo zal naast de factuurinformatie ook betaalinformatie van de facturen worden opgenomen. Deze informatie kan dan worden gebruikt voor een betaaladvieslijst, een betaallijst en uiteindelijk uitvoer naar een betaalbestand. Een voorbeeld van een betaalbestand is bijvoorbeeld het CLIEOP03 formaat, dat door de meeste banken kan worden verwerkt. De basisprincipes van het boekhouden worden in de cursus boekhouden in de handleiding PSU Boekhouden Light beschreven.

4 Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 Deel I Inleiding tot de inkoopadministratie Hoofdstuk I-1 De informatie De module Inkoop voorziet in een mogelijkheid om de factuur in te geven als factuur in plaats van de gebruikelijke manier in de boekhouding: een journaalpost. De gebruiker hoeft niet direct na te denken over hoe een factuur uiteindelijk in de boekhouding terechtkomt. De journaalpost zal automatisch worden opgesteld in de gebruikelijke vorm: Normale factuur: Kosten en/of voorraad debet Voorheffing BTW debet Crediteuren credit Creditfactuur (negatieve bedragen/aantallen): Crediteuren debet Voorheffing BTW credit Kosten en/of voorraad credit Om de juiste informatie te verkrijgen dient een factuur te worden onderverdeeld in verschillende informatiegroepen. Deze groepen zijn op vrijwel alle facturen op logische wijze gegroepeerd: 1. gegevens crediteur of leverancier, meestal in het logo bovenaan: - naam (verplicht factuurveld); - adres; - postcode; - woonplaats; - (post)bankrekening. 2a. gegevens factuur, meestal tussen adres en factuurdetails, soms in factuurtekst onderaan: - factuurnummer (verplicht factuurveld); - factuurdatum (verplicht factuurveld). 2b. gegevens factuur, totaalprijs artikelen en BTW-bedrag, meestal onder factuurdetails: - bedrag exclusief BTW (verplicht factuurveld); - bedrag BTW (verplicht factuurveld). 3. factuurdetails, de ingekochte artikelen: - aantal; - prijs per stuk; - te betalen exclusief BTW. 4. diversen: - kortingen; - toeslagen. De verplichte velden zijn de velden die de belastingdienst min of meer verplicht stelt aan facturen.

Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 5 Hoofdstuk I-2 Indeling van informatie in de module Inkoop 1. Basisgegevens De benodigde basisgegevens zijn opgenomen in een beperkt systeembestand. Het betreft de benodigde vaste grootboekrekeningnummers voor het opstellen van de journaalpost. Grootboekrekening BTW voorheffing Deze rekening zal worden gebruikt om het BTW bedrag van de factuur te boeken. Over het algemeen zullen alle BTW-tarieven op één grootboekrekening worden geboekt. Grootboekrekening voorraad Alle boekingen op een artikel uit het (inkoop-) artikelbestand zullen worden geboekt op de rekening voorraad. De rekening voorraad is een balanspost. Om te bepalen welke artikelen wel en welke niet op de voorraad dienen te worden geboekt, dient de waarde van de voorraad van het artikel te worden vastgesteld. Boeken op de voorraad betekent dat de kosten van de aankoop pas bij gebruik van het artikel in de verlies en winst worden geboekt. Grootboekrekening betalingen onderweg De module Inkoop zal alle facturen boeken op de grootboekrekening crediteuren. In latere versies zal het afdrukken van een betaallijst en/of het maken van een betaalbestand voor de bank een journaalpost maken die alle facturen van crediteuren op de lijst of in het bestand tegenboekt zijnde betaald. Het totaalbedrag van het betaalbestand zal dan worden geboekt op de rekening betalingen onderweg. Bij afschrijving van de bankrekening kan hetzelfde totaalbedrag dan ook geboekt worden op de rekening betalingen onderweg. 2. Het artikelbestand Het artikelbestand bevat alleen die artikelen die op voorraad moeten worden geboekt. Daar zullen niet alle artikelen voor in aanmerking komen. Bijvoorbeeld kleine kantoorartikelen voor eigen gebruik zullen niet snel op voorraad worden opgenomen. Grote aantallen artikelen met een hoge waarde, doch voor eigen gebruik, kunnen wel op de voorraad worden opgenomen. Het artikelbestand bevat de volgende informatie: - artikelnummer; - artikelomschrijving; - rekeningnummer (zie onder); - indicatie prijs per stuk (datum). Het rekeningnummer De voorraadartikelen worden op de rekening voorraad geboekt. Deze rekening is een balansrekening en zullen pas in het jaar van gebruik op een verlies en winst rekening worden geboekt. De hier ingegeven rekening is de rekening waarop het artikel moet worden geboekt als het uit de voorraad wordt gehaald. Voor artikelen die zijn ingekocht voor de verkoop kan dit de rekening Inkopen zijn. Voor eigen gebruik uit de voorraad van kantoorartikelen kan dit ook kantoorkosten zijn.

6 Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 3. Facturen De ingegeven facturen worden opgeslagen als een factuurbestand met factuurmutaties (zie 4. Factuurmutaties). Het factuurbestand bevat de basiscomponenten van de factuur: - factuurnummer; - crediteurnummer (koppeling met bestand crediteuren, adres); - datum factuur; - bedrag exclusief BTW factuur; - bedrag BTW factuur; - bedrag in voorraad geboekt. Het factuurnummer bestaat uit een veld waarin het echte factuurnummer staat en een veld voor het PSU factuurnummer. Het PSU factuurnummer bestaat uit maximaal 8 numerieke tekens. Werkelijke factuurnummers kunnen vaak uit meer tekens bestaan met combinatie van cijfers en letters. 4. Factuurmutaties De factuurmutaties bevatten de voorraadboekingen per artikel, de boekingen op de rekeningen BTW en crediteuren én de boekingen die rechtstreeks op grootboekrekeningen zijn geboekt. Voorraadmutaties De voorraadmutaties bestaan uit de volgende informatie: - artikelnummer; - aantal; - bedrag. Het grootboeknummer is altijd het bij de basisgegevens ingegeven rekeningnummer voorraad. Overige mutaties De informatie voor overige mutaties bestaan uit: - rekeningnummer grootboek; - bedrag. 5. Informatie voor volgende versies Voor volgende versie is de koppeling met de betaalgegevens van de facturen aanwezig. Hierdoor zullen alleen de niet betaalde facturen op een betaaladvieslijst terechtkomen.

Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 7 Deel II Verschillen in werking tussen PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light 1. Algemeen Met het werken met PSU Inkoop via PSU Boekhouden V4 en PSU Boekhouden Light V1.01 zijn een aantal kleine verschillen. Een aantal verschillen zijn alleen zichtbaar op de schermen, andere komen voort uit een verschil van werking tussen beide boekhoudpakketten. De uiterlijke verschillen zullen hier worden weergegeven, de verschillen in werking met de verschillende boekhoudprogramma s zullen in de volgende secties worden verklaard. De verschillen in weergave betreffen: - bedrijfsnummer; - bedrijfsnaam; - grootboekrekeningnummers. PSU Boekhouden V4 Het weergegeven bedrijfsnummer en de bedrijfsnaam worden door PSU Boekhouden V4 aan het programma PSU Inkoop doorgegeven vanuit het bedrijfsbestand. Het actieve bedrijf in PSU Boekhouden V4 zal het actieve bedrijf in PSU Inkoop zijn. Grootboekrekeningnummers bestaan uit zes (6) cijfers. PSU Boekhouden Light V1 Aangezien er geen bedrijfsnummer is zal er geen bedrijfsnummer worden weergegeven. De getoonde naam zal de naam van de administratie zijn. Grootboekrekeningnummers bestaan uit 4 cijfers. 2. De journaalpost Het verschil tussen de 'journaal onderweg' bestanden tussen de beide boekhoudprogramma s is zeer groot. Het programma zal automatisch het juiste formaat aanmaken. Het doorboekingsprogramma van PSU Boekhouden V4 zal een scherm weergeven, PSU Boekhouden Light V1 zal op de achtergrond de journaalpost doorboeken. PSU Boekhouden Light V1 zal in de openstaande postenlijst ook het nummer en de naam van de crediteur laten zien. De omschrijvingen in de journaalposten zal bestaan uit crediteurnummer en naam. 3. Adressen PSU Boekhouden V4 De adressen voor PSU Boekhouden V4 worden opgeslagen via PSU Adressenbeheer. Bij ingeven, onderhoud of zoeken van crediteur kan met de knop Adressenbeheer het adres en aanvullende gegevens worden onderhouden. Het programma zal alle adressen steeds uit de bestanden lezen van PSU Adressenbeheer. De gegevens van de crediteur die in PSU Boekhouding worden opgeslagen zijn: - crediteurennummer; - interne naam crediteur; - koppeling met het adres in PSU Adressenbeheer (= 98 +crediteurennummer).

8 Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 Het crediteurenscherm: Het adres uit PSU Adressenbeheer:

Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 9 PSU Boekhouden Light V1.01 De adressen van crediteuren maken binnen PSU Boekhouden Light deel uit van de crediteurgegevens. Adressen zullen worden opgeslagen met een eigen opmaak. Het crediteurenscherm: Vanaf versie V1.11 kent de module Inkoop ook voor gebruikers van PSU Boekhouden Light een optionele koppeling met (een geregistreerde) PSU Adressenbeheer (zie III-5). De werking van de koppeling is dan gelijk aan de hiervoor genoemde koppeling met PSU Boekhouden V4. 4. Het starten van het programma PSU Boekhouden V4. Als er wordt gewerkt met de geregistreerde versie van PSU Boekhouden V4, en de module PSU Inkoop is geïnstalleerd, zal PSU Boekhouden V4 op het hoofdscherm een extra kader tonen waarmee de inkoopadministratie kan worden gestart.

10 Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 PSU Boekhouden Light V1.01 Als PSU Inkoop is geïnstalleerd, zal het hoofdscherm een extra kader bevatten. Via dit kader kan PSU Inkoop worden gestart.

Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 11 Deel III Handleiding PSU Boekhouden (Light) module Inkoop 1. Systeemgegevens De systeemgegevens bestaan uit een aantal grootboekrekeningnummers die nodig zijn om de automatische journaalposten te kunnen opstellen. Zonder deze rekeningnummer kan geen factuur worden ingegeven. Doorgaans is deze ingave eenmalig. Na een druk op de opslaan knop zullen de rekeningnummers worden vastgelegd in het systeem. 2. Artikelen Een artikel bestaat uit een nummer, een omschrijving en een rekeningnummer. Het rekeningnummer dient om de kostenpost aan te geven waarop de post dient te worden geboekt als het uit de voorraad wordt gehaald. In dit voorbeeld bestaat er een rekening 410600 Inkopen, waarop de posten kunnen worden geboekt. Deze rekening zal alleen worden gebruikt bij gebruik met de module PSU Voorraad. Door op het onderste scherm een artikel te dubbelklikken zal het in het artikelgegevens kader worden ingevuld. Het artikel kan nu eventueel worden gewijzigd. De opslaan knop zal het artikel opnemen in het bestand. De Verwijderen knop zal het weergegeven artikel verwijderen uit het bestand. Met de Schoon scherm knop zal het kader Artikelgegevens worden schoongemaakt en kan een nieuwe worden ingegeven.

12 Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 3. Facturen ingeven Het ingeven van een factuur start met het ingeven van de factuurgegevens. Na het ingeven van het bovenste kader zal het bedrag excl. BTW als saldo worden weergegeven in het onderste kader. De bedoeling is daarna om met de schermpjes Voorraadmutatie en Grootboekmutaties het saldo op nul te boeken. De ingegeven mutaties zullen dan terechtkomen in de tabel. In de volgende secties zal worden aangegeven hoe de factuur dient te worden ingegeven. Na het boeken van de eerste mutatie, zoals in het voorbeeld boven, kan het programma naar wens worden afgesloten. De gegevens op het scherm zullen worden bewaard en de volgende keer als het programma wordt gestart zal het weer worden ingevuld. De mutaties die worden geboekt in het linkerkader Voorraadmutatie zullen worden geboekt op de grootboekrekening voorraad. Bij gebruik van de module PSU Voorraad zullen de mutaties ook direct geboekt worden als voorraadmutatie in de voorraad. Als de voorraadmodule niet wordt gebruikt kan het goed zijn om toch voorraadmutaties te boeken. In het veld voor rekening voorraad in het systeembestand kan bijvoorbeeld de rekening Inkopen worden ingegeven. Het programma geeft dan op het laatste tabblad Informatie artikelen een specificatie van de ingekochte artikelen per artikel. In het rechterkader kunnen de overige mutaties gesplitst worden ingegeven op een bepaalde grootboekrekening. Als het saldo van de factuur in het onderste kader op nul staat, kan met de knop Factuur boeken de factuur worden ingeboekt. De factuur zal worden toegevoegd aan het inkoopbestand, de journaalpost zal worden opgesteld en de voorraadmutatie zal worden geboekt (PSU Voorraad). De knop schoon scherm zal het scherm schoonmaken en de factuur niet boeken. De ingegeven factuurgegevens zullen verloren gaan.

Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 13 3.1 Algemene factuurgegevens De algemene factuurgegevens vormen de basis van de factuurboeking. De datum van de factuur zal bijvoorbeeld gebruikt worden als datum van de journaalpost. Het is van belang om de gegevens nauwkeurig over te nemen van de factuur. Dit zal late controleacties eenvoudiger maken. Om die reden is voor de voorbeeldschermen van de specifieke secties over het inboeken van een factuur gebruik gemaakt van een afwijking: factuurkorting. Het crediteurennummer kan direct worden ingegeven of met de knop kan een crediteur worden gezocht of ingegeven. Het Factuurnummer betreft het factuurnummer dat staat op de ontvangen factuur. Dit nummer kan bestaan uit een combinatie van cijfers en letters en maximaal 20 posities lang zijn. Het PSU factuur - nummer is altijd numeriek van acht tekens. Als het bij factuurnummer ingegeven een numeriek is, en kleiner dan 8 posities zal dit automatisch worden ingevuld bij het PSU factuurnummer. Het bedrag exclusief BTW en het BTW bedrag zouden beiden afzonderlijk op de factuur moeten staan. De schoon scherm knop zal het scherm schoonmaken zonder de factuur op te slaan. 3.2 Mutaties boeken In het scherm Voorraadmutatie (rechts) kan een artikel worden gekozen. Vervolgens dient een aantal te worden ingegeven en een totaalbedrag van de artikelen. Met de boeken knop kan de mutatie worden opgenomen. In het voorbeeld in deze secties is gekozen voor een afwijkend formaat. Zoals in 3.1 te zien is, dient er een bedrag te worden geboekt van 60. Het bedrag van de artikelen op de factuur geeft 62 euro aan. De gebruiker dient natuurlijk zelf een keuze te maken hoe met kortingen om te gaan, in ons voorbeeld willen we graag de korting zelf houden. We boeken dus het volledige artikelbedrag af in de voorraadmutatie. Een grootboekmutatie (rechts) bestaat uit een rekeningnummer en een bedrag. In ons voorbeeld is er een verschil van 2 tussen het factuurbedrag en het artikelbedrag. Deze korting houden we zelf, en boeken we af met een boeking op onze rekening kortingen. Met de boeken knop kan de mutatie worden opgenomen.

14 Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 3.3 Factuur boeken Als het saldo van de factuur op nul staat kan door op de Factuur boeken knop te klikken de factuur worden geboekt. De journaalpost zal worden opgesteld. Het scherm zal worden schoongemaakt. De journaalpost zal worden doorgeboekt bij het afsluiten van het programma. 4. Informatie 4.1 Informatie op factuur Het scherm Informatie facturen geeft informatie per factuur. Via het bovenste kader kan worden geselecteerd welke crediteuren dienen te worden weergegeven en welke facturen, alle of alleen facturen onderweg. In versie 1.0 zullen alle facturen als onderweg worden aangemerkt. Met de Vul/ververs scherm knop zal het scherm worden gevuld of opnieuw gevuld met een eventueel gewijzigde selectie. Door één van de facturen aan te klikken zullen in het onderste kader de factuurmutaties worden weergegeven. Deze factuurmutaties zullen worden gepresenteerd als journaalpost met artikelinformatie. De knop Schermafdruk zal een afdruk geven van de facturenlijst.

Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 15 4.2 Informatie op artikel Het scherm Informatie artikelen geeft informatie per artikel. Via het bovenste kader kan worden geselecteerd tussen welke data mutaties dienen te worden weergegeven. Met de Vul/ververs scherm knop zal het scherm worden gevuld of opnieuw gevuld met een eventueel gewijzigde selectie. Door één van de artikelen aan te klikken zullen in het onderste kader de artikelmutaties worden weergegeven. De knop Schermafdruk zal een afdruk geven van de artikellijst met aantallen en inkoopprijzen.

16 Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 5. Optionele koppeling met PSU Adressenbeheer (PSUBL) Vanaf versie 1.11 bestaat de optionele koppeling met PSU Adressenbeheer voor de gebruikers van PSU Boekhouden Light. Op het 1 e tabblad, bij de systeemgegevens, zal een kader zichtbaar zijn waar het pad naar de map van PSU Adressenbeheer kan worden opgegeven. De koppeling kent een controle van het licentienummer van PSU Adressenbeheer. Als het een schone installatie betreft, zal het programma normaal gebruik gaan maken van PSU Adressenbeheer. Als er al crediteuren zijn aangemaakt met het interne crediteurensysteem, zal het conversiescherm worden gestart. Hiermee kunnen de bestaande adressen worden opgenomen in PSU Adressenbeheer. Met het conversiescherm kan worden gekozen of en hoe de adressen zullen worden opgenomen in PSU Adressenbeheer: Geen conversie Automatische conversie Handmatige conversie Later opnieuw koppelen Het programma gebruikt de oude adressen tot het moment dat een nieuw adres is gekoppeld in PSU Adressenbeheer. Het programma zal alle adressen naar PSU Adressenbeheer overzetten en markeren als bedrijf voor handmatige conversie in een later stadium. Het programma geeft alle adressen een voor een weer en geeft de mogelijkheid voor aanpassing (zie afbeelding onder). Het programma voert de koppeling niet door.

Handleiding module PSU Inkoop, crediteuren en betaling 24 augustus 2007 17 De handmatige conversie zal een scherm weergeven en daarop elk adres weergeven en de mogelijkheid bieden om, eventueel met knippen en plakken het adres aan te passen. De Volgende > knop zal het adres naar PSU Adressenbeheer verhuizen en eventueel het volgende adres weergeven.