AFDELING BELEID - DIENST CORPORATE HR Identificatiecode: Functiefamilie: Beleidsondersteuning Niveau: II Functiebeschrijving: Projectcoördinator Leren en werken Voor akkoord Naam leidinggevende(n): Datum + Handtekening(en) - Ann Van den Cruyce, afdelingshoofd - Isabel Van Wiele, teamcoördinator Beleidsdomein: WSE Entiteit: Departement WSE Naam functiehouders/-woordvoerders Handtekening(en) - vacant
DEEL 1: CONTEXTINFORMATIE 0. Identificatiecode 1. Functietitel (M/V) Projectcoördinator leren en werken 2. Organisatie Het Departement Werk en Sociale Economie (WSE) staat in voor de beleidsontwikkeling, de handhaving en de evaluatie van de beleidsuitvoering van het Vlaams beleid voor Werk en Sociale Economie. Het departement bestaat uit de 2 afdelingen, nl. de afdeling Werkgelegenheidsbeleid en de afdeling Inspectie Werk en Sociale Economie, en uit de stafdiensten. 3. Context 3.1. Hoofdactiviteit van de afdeling / dienst De afdeling Werkgelegenheidsbeleid inspireert het beleid op het vlak van Werk en Sociale Economie met baanbrekende voorstellen en speelt zo gevat in op de uitdagingen van vandaag en morgen. Daarnaast bereidt ze het beleid voor met de kabinetten bevoegd voor Werk en Sociale Economie. De opvolging, monitoring en evaluatie van de beleidsmaatregelen zijn ook belangrijke opdrachten. Tot slot coördineert de afdeling diverse beleidsinitiatieven binnen het beleidsdomein WSE. Voor de uitvoering van al die taken werkt de afdeling in vier beleidsteams en één ondersteunend team: - team monitoring en ondersteuning - team tewerkstelling en sociaal ondernemerschap - team competentiebeleid - team diversiteit en duurzaam organisatiebeheer - secretariaatsteam 2
Deze functie situeert zich in het team competentiebeleid. Dit team profileert zich bij uitstek op maatregelen die moeten leiden naar de ontwikkeling van een competentie- en loopbaanbeleid in Vlaanderen. Daar een competentiegerichte kijk start in het onderwijs, werkt het team, binnen het kader van een interdepartementale samenwerking met onderwijs, een geïntegreerd beleid op het snijvlak tussen onderwijs en arbeidsmarkt uit. Dit team behartigt verder de totstandkoming, opvolging en evaluatie van de beheersovereenkomst met het Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming Syntra Vlaanderen. Ten slotte staat het team ook in voor het adviseren, opvolgen en evalueren van de sectorconvenants, afsprakenkaders tussen de Vlaamse overheid en de sectoren. Ook hier ligt de focus in belangrijke mate op competenties en loopbanen. Meer specifiek ontwikkelt dit team beleid voor volgende thema s: - Maatregelen op het snijvlak: Vlaamse kwalificatiestructuur, afwisselend leren en werken, kwaliteitsvol werkplekleren, ondernemend onderwijs, actieplan laaggeletterdheid, - competentiebeleid: maatregelen m.b.t. het (h)erkennen, ontwikkelen en inzetten van competenties zoals EVC en ervaringsbewijs, incentives voor competentieontwikkeling voor werknemers/werkgevers, stimuleren van competentiemanagement en loopbaanbeleid binnen bedrijven en organisaties, stimuleren van transparantie opleidingsmarkt, - loopbaanbeleid: loopbaaninfo en loopbaandienstverlening, portfolio - beheersovereenkomst Vlaams Agentschap voor Ondernemersvorming - Syntra Vlaanderen - sectorconvenants. 3.2. Omgeving: factoren die het functioneren beïnvloeden De beleidsondersteuning komt vooral tot stand via samenwerking en netwerking met de bevoegde kabinetten en andere organisaties. Dit betekent dat de activiteiten gebeuren: - in afstemming met het kabinet van de functioneel bevoegde minister; - in nauw overleg of samenwerking met andere entiteiten en bestuursniveaus, én dit zowel o op Vlaams niveau, binnen het beleidsdomein, met de intern en extern verzelfstandigde agentschappen (Vlaams Subsidieagentschap voor Werk en Sociale Economie (VSAWSE), Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en beroepsopleiding (VDAB), Syntra Vlaanderen, ESF- Agentschap Vlaanderen); o op Vlaams niveau, met de andere beleidsdomeinen, zoals Onderwijs, Cultuur, Jeugd en Sport, Welzijn, Bestuurszaken, enz.; o op federaal vlak, met federale overheidsdiensten of sociale zekerheidsinstellingen, zoals de Federale Overheidsdienst 3
Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO); o op Europees of internationaal vlak : Permanente Vertegenwoordiging, Europese Commissie of buitenlandse delegaties; - in overleg met de sociale partners, arbeidsmarktintermediairen en belangenorganisaties. 4
3.3. Interne organisatie 3.3.1. Rapporteringslijnen Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke andere functies rapporteren aan diezelfde functie? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? 3.3.2. Organogram de teamcoördinator van het team competentiebeleid de andere beleidsvoorbereiders en dossierbeheerder van het team competentiebeleid NVT Toe te voegen als bijlage. 4. Kwantitatieve gegevens Aantal personeelsleden waaraan wordt leiding gegeven: Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: NVT De functiehouder is verantwoordelijk voor het beheer van het budget van het project (circa 247.000 euro). NVT 5
DEEL 2: DOEL EN RESULTAATSGEBIEDEN 5. Doel Het doel van de functie is het ondersteunen van de beleidsbepaler(s) (bv. Vlaamse Regering, functionele ministers) bij de coördinatie, voorbereiding en evaluatie van het beleid, meer bepaald het stelsel van leren en werken in Vlaanderen, teneinde goed onderbouwde en kwalitatieve onderzoeksresultaten te leveren die politiek gedragen kunnen worden en teneinde een goede beleidsimplementatie te bewerkstelligen. Centraal in de vacante functie staat het in goede banen te leiden van de beleidsontwikkelingen op de Vlaamse onderwijs- en arbeidsmarkt m.b.t. leren en werken, via transnationale vergelijking. Hiertoe moet het projectcoördinatorschap van het project Naar een optimalisering van het stelsel leren en werken in Vlaanderen opgenomen worden. De bedoeling van dit project is om op zoek te gaan naar leerrijke voorbeelden en aanpakken in het buitenland van leren en werken. Dit vanuit de optiek van de werkregie en de afstemming met de onderwijsregie. De output van dit transnationaal project is nuttig voor de staatshervorming, de evaluatie van het decreet leren en werken, de uitbouw van modellen van werkregie, De projectcoördinator kan steunen op een kernteam bestaande uit een vertegenwoordiging van VDAB en SYNTRA Vlaanderen. De opvolging van het project zal gebeuren binnen de ambtelijke werkgroep uitbouw van werkregiemodellen. Dit kernteam zal het projectverloop nauwgezet opvolgen en in goede banen leiden. De andere belanghebbenden zullen doorheen het project actief geïnformeerd en geconsulteerd worden. Hiertoe zal ook optimaal getracht worden gebruik te maken van bestaande fora. Het project doorloopt meerdere fases: - Literatuurstudie en documentanalyse van het stelsel Leren en Werken en literatuurstudie van landencases - het scherp stellen van onderzoeksvragen en keuze van landenbezoeken - plannen en afleggen van buitenlandse studiebezoeken, peer reviews en thematische workshops. - Opstellen van overkoepelende nota met beleidsaanbevelingen op basis van conclusies peer reviews, studiebezoeken, en workshops. - Organisatie van Exchange event: toelichting belangrijkste bevindingen aan ruimer doelpubliek - Doorlopende toelichting van bevindingen aan een klankbordgroep, met ruimte voor feedback en bijsturing - Doorlopende consultatie van ESF-helpdesk - Disseminatie van de beleidsaanbevelingen - 6
Als projectcoördinator heb je binnen dit project, bijgestaan door het kernteam, volgende taken: - het onderzoeken van relevante buitenlandse voorbeelden van leren en werken, - het organiseren en bijwonen van buitenlandse bezoeken, peer reviews en thematische workshops - het uitwerken van een overkoepelende nota met beleidsaanbevelingen op basis van de verschillende bevindingen, - het organiseren van een exchange event - het organiseren van het kernteam en de klankbordgroep die het project begeleiden. Dit project geef je vorm samen met partnerorganisaties (VDAB, SYNTRA Vlaanderen) en via consultatie van de arbeidsmarkt-, onderwijspartners en sociale partners. 7
6. Resultaatgebieden 6.1. KENNISPRODUCTIE Pro-actief verzamelen, genereren en verwerken van informatie teneinde het beleid en de beleidsplannen met kennis en data te ondersteunen en onderbouwen. Het verzamelen van de nodige informatie (studies, trends, data ) bij interne en externe onderzoekers en andere kennisleveranciers. Het opvolgen van de studies en hiertoe contacten onderhouden met de onderzoekers. Het identificeren van leemten in de kennis en suggesties doen voor bijkomend onderzoek binnen de hiervoor aangehaalde thema s. Aansturen van externe studies Verzamelen van informatie geleverd door externe en interne onderzoekers Interpreteren van monitoring gegevens Zelf uitvoeren van beperkt, kort, gefocust onderzoek Contacten onderhouden met kennisleveranciers en studiecentra Kennismanagement; Volgen van internationale trends Identificeren en in kaart brengen van de kennis die nodig is 6.2. BELEIDSPLANNEN Voorbereiden, toelichten en bespreken van beleidsplannen teneinde een visie, een plan van aanpak en bijbehorend instrumentarium voor te leggen Deelnemen aan of leiden van projecten in het kader van beleidsvoorbereiding Deelnemen aan beleidsoverlegmomenten (stuurgroepen, werkgroepen, zowel departementaal als interdepartementaal; IKW s, enz) Uitwerken van en schrijven van nota s met beleidsaanbevelingen Beoordelen van opties en scenario s, selecteren van scenario s Bespreken met relevante actoren (kabinetten, sociale partners, agentschappen, andere beleidsdomeinen, intermediaire organisaties, koepelorganisaties, enz.) Uitwerken van een plan van aanpak voor de implementatie, eventueel in samenwerking met beleidspartners 8
Voorbereiden en uitwerken van (oproepen tot) experimenten en pilootprojecten Een bijdrage leveren aan de beleidsnota en beleidsbrieven. Voorstellen verdedigen in het parlement Ondersteunen van de voorzitter van de beleidsraad 6.3. BETROKKENHEID EN DRAAGVLAK CREEREN Relevante actoren betrekken bij de beleidsontwikkeling en de voorstellen op regelmatige basis met hen aftoetsen teneinde pro-actief behoeften te capteren en het draagvlak te vergroten en afstemming te realiseren. Juiste actoren identificeren Detecteren en afwegen van belangen Aftoetsen van beleidsvoorstellen met het werkveld Een netwerk opbouwen en onderhouden van betrokken actoren Mondeling of schriftelijk rapporteren aan de betrokken actoren Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies Fungeren als aanspreekpunt (voor management én personeelsleden) Feedback vragen aan interne klanten (zijnde het lijnmanagement) Stemt af, in functie van het project, met collega s en relevante actoren (bv. agentschappen) binnen het eigen beleidsdomein Waken over de afstemming van het eigen beleid met het beleidsontwikkelingen in andere beleidsdomeinen, beleidsniveaus en andere landen 6.4. INTERACTIE MET DE UITVOERING Opzetten en onderhouden van goede formele en informele contacten met beleidsuitvoering teneinde (neven)effecten, opportuniteiten, of structurele knelpunten in de uitvoering te identificeren en te vertalen in bijsturing. De vinger aan de pols houden in het werkveld Input vanuit werkveld capteren Pijnpunten identificeren, met het oog op bijsturing van het beleid Opportuniteiten detecteren, met het oog op een verbetering van het beleid Praktijkliteratuur opvolgen Inhoudelijk opvolgen van lerende netwerken, proeftuinen en experimentele projecten 9
Informatiestromen van en naar het werkveld en processen bewaken 6.5. EVALUATIE EN BIJSTURING De monitoringsresultaten vergelijken met de beleidsintenties teneinde voorstellen te kunnen doen voor bijsturing of wijziging in het beleid om de beleidsintenties te realiseren Volgen van monitoringdata en detecteren van trends Evaluatierapporten schrijven Evalueren van het beleid Adviseren over bijsturing van het beleid Voorstellen doen voor beleidswijziging 6.6. KENNIS M.B.T. HET VAKGEBIED/BELEIDSDOMEIN Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied/ beleidsdomein teneinde via integratie van de nieuwste evoluties de kwaliteit van de beleidsvoorbereiding continu te verbeteren. Leerkansen benutten op niveau van het team, de afdeling, het departement en het beleidsdomein in functie van kennisverbreding (vb. open leermoment, (gezamenlijke) opleidingen enz) Feedback geven op nota s van collega s Deelname aan overleg of congressen in functie van kennisverbreding en/of -verdieping Contacten onderhouden met internationale netwerken Trends en ontwikkelingen opvolgen Interdisciplinaire kennis opbouwen 10
DEEL 3: COMPETENTIEPROFIEL 7. Waardegebonden en gedragscompetenties 7.1. Voortdurend verbeteren Niveau III. Leert over andere vakgebieden, methodes en technieken en werkt actief mee aan het verbeteren van de werking van de entiteit - Heeft belangstelling voor 'aanverwante' onderwerpen om zijn kennis te verruimen - Benut informatie die afkomstig is uit andere vakgebieden om de eigen aanpak en werking te optimaliseren - Onderkent de impact van nieuwe processen, technieken en methodes in andere vakgebieden op de eigen werking - Stuurt de eigen werking proactief bij naar gelang van wijzigingen op het niveau van de entiteit - Zoekt actief naar mogelijke verbeteringen die de eigen functie en het eigen takenpakket overstijgen 7.2. Klantgerichtheid Niveau II. Onderneemt acties om voor de klant een geschikte oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor de hand liggen. - Past binnen de bestaande procedures en planning de dienstverlening of het product aan om de klant verder te helpen - Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke wijze - Levert, rekening houdend met bestaande procedures, sneller of meer dan afgesproken is aan de klant - Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de aangeboden oplossing en dienstverlening - Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp - Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant 7.3. Samenwerken Niveau II. Helpt anderen en pleegt overleg - Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort om tot een gezamenlijk resultaat te komen - Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de behoeften van de groep 11
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de verscheidenheid van mensen - Biedt hulp aan bij problemen, ook al valt de taak niet onder de eigen opdracht - Vraagt spontaan en proactief de mening van anderen 7.4. Betrouwbaarheid (consequent en correct handelen) Niveau II. Brengt sociale en ethische normen in de praktijk - Neemt de verantwoordelijkheid op zich voor zijn eigen handelen (past geen paraplupolitiek toe) - Leeft de deontologie na die eigen is aan de functie of het functieniveau - Spreekt anderen erop aan als ze niet conform bestaande regels en afspraken handelen - Handelt consequent: neemt in soortgelijke omstandigheden soortgelijke standpunten in of een soortgelijke houding aan. - Kan inschatten of informatie al dan niet verder kan of mag worden verspreid - Vertoont voorbeeldgedrag rond basisregels en afspraken 7.5. Visie (conceptueel denken) Niveau II. Betrekt bredere (maatschappelijke, technische, ) factoren bij zijn aanpak - Kent de relevante trends en ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie en het eigen beroep of domein - Wijst op nieuwe problemen en situaties die voor anderen nog niet zo duidelijk zijn - Denkt kritisch en zelfstandig - Plaatst adviezen, beslissingen en initiatieven in de bredere organisatiecontext of beleidscontext - Heeft voeling met wat er in de toekomst gevraagd kan worden - 7.6. Oordeelsvorming (analytisch en synthetisch vermogen) Niveau III. Ziet de essentie van het probleem en vormt een goed onderbouwd en geïntegreerd oordeel - Verzamelt informatie over de achtergronden en oorzaken - Maakt duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaken bij het analyseren van een probleem - Omschrijft duidelijk de kern van het probleem 12
- Verwerft een algemeen inzicht in de problematiek - Gaat systematisch te werk bij het analyseren van een probleem - Bekijkt een probleem vanuit verschillende invalshoeken - Heeft een veelzijdige, genuanceerde kijk - Heeft oog voor kritieke factoren en activiteiten en benut de mogelijkheden hiervan voor de organisatie - Benoemt van het eigen oordeel of voorstel zowel de positieve als negatieve kanten - Geeft een inhoudelijke meerwaarde aan de thema's die hij naar voren brengt 7.7. 360 -INLEVINGSVERMOGEN Niveau II. Reageert (via houding en handelen) adequaat op door anderen geuite gedachten, gevoelens, behoeften en verwachtingen - Communiceert begrip voor de gevoelens, de behoeften en de belangen van de andere - Toont begrip door het eigen non-verbale gedrag - Houdt bij beleidsvoorbereiding rekening met de standpunten van relevante actoren - Toont begrip voor de reacties van anderen in een bepaalde situatie - Gaat adequaat in op persoonlijke of emotionele boodschappen 7.8. Initiatief Niveau III. Neemt initiatieven die aantonen dat hij anticipeert op gebeurtenissen (proactief) - Speelt spontaan in op kansen die zich aandienen - Anticipeert middels actie op diverse situaties - Neemt initiatief om te vernieuwen - Introduceert verbeteringen in werkaanpak en procedures 7.9. Netwerken Niveau II. Legt nieuwe contacten die voor de eigen taak en opdracht nuttig kunnen zijn - Brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor 13
- Neemt acties om contacten te leggen en te onderhouden - Zoekt samenwerking met interne en externe partners uit wederzijds belang - Legt op regelmatige basis nieuwe contacten ter gelegenheid van beurzen, seminaries, vakverenigingen, opleidingen - Gaat actief op zoek naar collega s uit andere afdelingen voor informatie, expertise - Legt contacten met andere afdelingen als de eigen opdracht hen aanbelangt (bv. voor- of natraject, impact ) - Legt contacten met andere afdelingen om de slaagkansen van het eigen project te vergroten (samenwerking, steun) 7.10. Overtuigingskracht Niveau II. Overtuigt door inhoud én aanpak - Reageert adequaat en niet defensief op negatieve reacties of weerstand - Toont begrip voor meningen en standpunten van anderen - Enthousiasmeert anderen als hij zijn eigen voorstellen en ideeën verdedigt - Brengt zijn argumenten scherp onder woorden - Brengt een persoonlijke en genuanceerde argumentatie naar voren 14
8. Vaktechnische competenties 8.1. Diploma Master of gelijkwaardig, bij voorkeur in sociaal (-politieke) richting 8.2. Ervaring Minstens 4 jaar ervaring in de thematiek van leren en werken of een aanverwant thema strekt ter aanbeveling. 8.3. Functiespecifieke kennis Wij vragen: - een brede maatschappelijke interesse en kennis. - vlot overweg kunnen met MS Office, vooral met Excel, Word. - een actieve kennis van het Engels en het Duits (buitenlandse studiebezoeken) 8.4. Strekt tot aanbeveling - inzicht in de structuur, werking en organisatie van de Vlaamse Overheidsadministratie en meer bepaald van het beleidsdomein WSE of bent bereid dit inzicht te verwerven. - Kennis van de stakeholders van het WSE-beleid - Kennis van de thematiek van leren en werken of een aanverwant thema is een pluspunt. 9. Functiefamilie 9.1. Functiefamilie Beleidsondersteuning 9.2. Niveau 15
Niveau II 10. Opmerkingen 16