Procesvoorstel doorontwikkeling EHZ-samenwerking 1 Achtergrond De gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde (EHZ) werken op diverse terreinen samen. Deze samenwerking heeft in het verleden onder andere formeel vorm gekregen in de Gemeenschappelijke Regeling (GR) Sociale Dienst Veluwerand (SDV), waar het de taken inkomensondersteuning, inkomensverstrekking en reïntegratie/participatie betreft. De bedrijfsvoeringstaken zijn reeds grotendeels door de drie gemeenten gezamenlijk belegd in de GR Meerinzicht. De komende periode worden de resterende bedrijfsvoeringstaken vanuit de drie gemeenten overgedragen aan Meerinzicht. Tevens verkennen Ermelo en Harderwijk met elkaar de mogelijkheden van samenwerking op het gebied van Openbaar beheer. Ook ten aanzien van de taken in het sociaal domein werken de EHZ-gemeenten intensief samen. Naast de reeds genoemde GR SDV zijn het Wmo-loket en de backofficetaken Wmo en Jeugd ondergebracht bij de gemeente Harderwijk, van waaruit op basis van een samenwerkingsovereenkomst - diensten worden verleend aan de gemeenten Zeewolde en Ermelo. Binnen het sociaal domein zijn van oudsher een aantal taken publiekelijk belegd bij de RNV, te weten de sociale recherche, leerplicht, RMC en leerlingvervoer (H wijk). Voor Ermelo en Harderwijk is een regionaal account jeugd belegd bij de RNV. Een vergelijkbaar account is voor Zeewolde belegd bij de Aankoopcentrale Flevoland (bij de gemeente Almere). Een belangrijk deel van de uitvoering in het sociaal domein is privaat belegd. Aanleiding De EHZ-gemeenten beogen de samenwerking op het sociaal domein met elkaar te organiseren onder een heldere bestuurlijke en ambtelijke aansturing, zodat maximaal ingezet kan worden op de transformatieopgave van het stelsel, de kwaliteit van dienstverlening, professionalisering en efficiency. In navolging van het door de raden (in april/mei 2014) vastgestelde visiedocument EHZ Sociaal Domein, is in die lijn door de stuurgroep Sociaal Domein een contourennota opgesteld. Deze contourennota stelt dat de publieke taken ondergebracht worden bij een gezamenlijke (nieuwe) GR en dat in die beweging de GR SDV en de bestaande dvo s opgeheven gaan worden. Dat betekent dat taken, werkzaamheden en personeel overgaan naar deze gezamenlijke (nieuwe) GR. De drie gemeenteraden hebben ingestemd met de contourennota. Ten aanzien van het vraagstuk inzake de vorming van een (nieuwe) GR zijn echter raadsmoties van Ermelo en Harderwijk en een amendement vanuit de raad van Zeewolde ingediend. Deze moties en het amendement geven de colleges de opdracht te onderzoeken of alle huidige en toekomstige (uitvoerings)taken die de drie gemeenten gezamenlijk ondergebracht kunnen worden in 1 brede gemeenschappelijke regeling. Het amendement van Zeewolde heeft onder meer als beslispunt om de geplande taken van de nieuwe uitvoeringsorganisatie Sociaal Domein onder te brengen in 1 gemeenschappelijke regeling, om daarmee het aantal gemeenschappelijke regelingen te beperken.
2 Advies: EHZ-samenwerking organiseren op één plaats, onder één heldere aansturing Gezien de veelheid aan ambtelijke samenwerkingsrelaties tussen de drie EHZ-gemeenten, is aan bureau SeinstravandeLaar de vraag voorgelegd wat de best passende bestuurlijk juridische vormgeving onder de EHZ-samenwerking is. Daarbij rekening houdend met de ontwikkelingen rondom het sociaal domein, de bestaande en beoogde samenwerking op de bedrijfsvoeringstaken en de initiatieven ten aanzien van Openbaar beheer. In de kern is daarbij een tweetal varianten naast elkaar gezet: a. EHZ-samenwerking op het sociaal domein positioneren in een nieuw te vormen GR, naast de bestaande GR Meerinzicht; b. EHZ-samenwerkingen (waaronder sociaal domein) positioneren in bestaande (om te vormen) GR Meerinzicht. De voor- en nadelen van beide varianten zijn geschetst en gedeeld met de colleges van de EHZ-gemeenten. Daarbij is extern geadviseerd: Breng alle taken waarop de EHZ-gemeenten reeds intensief ambtelijk samenwerken, dan wel deze gemeenten in de toekomst de ambtelijke samenwerking beogen, onder in één juridische entiteit, onder één bestuurlijke en één ambtelijke aansturing. Bij voorkeur daarbij (door wijzing van de regeling) gebruik te maken van de bestaande juridische entiteit GR Meerinzicht. In beeld ziet het advies er als volgt uit: Dit advies is gebaseerd op de volgende voordelen die variant b heeft ten opzichte van variant a: helder fundament: wat EHZ samen doet, doet ze in verband X ; beheerst bestuurlijke drukte: één bestuur, één GR; heldere bestuurlijke rolverdeling: bestuur GR gaat over bedrijfsvoering van die GR, niet over de inhoud. De inhoud wordt bestuurlijk bepaald door de portefeuillehouders; grip raden: één GR, die sterk als van, voor en door 3 gemeenten voelt; één begroting, één rekening van taken waarop wordt samengewerkt; draagt bij aan versterking strategische positie 3 gemeenten in regio; eenduidige ambtelijke aansturing op taken in EHZ-verband; einde discussies bij samenwerking op nieuwe taak: juridische vorm, aansturing, financiën, functiehuis, arbeidsvoorwaarden, sociaal plan, etc.
nieuwe taken leidt tot toevoegen nieuwe organisatieonderdelen ( domeinen ) in bestaande GR en niet tot (alsnog) liquideren/integreren net gevormde GR-en, met juridische, personele, financiële consequenties; duurzame organisatievorm, geeft ook richting aan beoogde doorontwikkeling EHZ-samenwerking ( signaalfunctie ); overhead op één plaats georganiseerd: geen 2 controllers, communicatieadviseurs, administratie; bedrijfsvoering van sociaal domein in eigen huis georganiseerd, geen contractrelatie met andere GR. 3 Benadrukt wordt dat deze de keuze voor één juridisch fundament onder de ambtelijke samenwerking tussen de EHZ-gemeenten, is gebaseerd op een analyse van de op dít moment voorziene taken in de samenwerking: bedrijfsvoering, sociaal domein en mogelijk op termijn openbaar beheer. Door de oogharen bezien past het model van één juridisch fundament, in plaats van een apart juridisch fundament onder iedere taak waarop wordt samengewerkt, ook het beste bij de tendens van verdere versterking van de (ambtelijke) uitvoeringskracht van gemeenten, door intensivering van de ambtelijke samenwerking, of zelfs ambtelijke fusie. Vanuit de veronderstelling dat een dergelijke krachtenbundeling bijdraagt aan de politiek-bestuurlijke zelfstandigheid van de gemeenten op langere termijn, geldt de keuze voor één GR als een duurzaam fundament onder de ambtelijke EHZ-samenwerking, waarmee 'rust'/helderheid wordt gecreëerd voor alle betrokkenen: politici, bestuurders, leidinggevenden en medewerkers. En waarbij scherp oog zal zijn voor de 'grip' (inhoud en financiën) van raden/colleges op de samenwerking, zodat de lokale beleidsvrijheid en ambities worden geborgd. Daarom wordt geadviseerd over te gaan tot een zogenaamde bedrijfsvoeringsregeling op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen waarbij de bestuurlijke (beleids) autonomie en lokale dienstverlening overeind blijft. Bij de keuze voor de vormgeving van de EHZ-samenwerking conform dit advies, zal in de nadere uitwerking aandacht zijn voor met name de volgende vraagstukken: De positionering van de rol van de portefeuillehouder op de verschillende onderdelen (o.a. het sociaal domein). De portefeuillehouders moeten in positie zijn om te kunnen sturen op de inhoud, zonder dat zij deel uitmaken van het bestuur van de GR Meerinzicht. Bestuurlijke verantwoordelijkheid de sturingsarrangementen voor de afzonderlijke onderdelen binnen de organisatie, inclusief: de wijze waarop budget verantwoordelijkheid belegd is, agenda s voor de verschillende ontwikkelopgaven relatie opdrachtgever- en opdrachtnemerschap de escalatieroute bij slechte prestaties Beheersmaatregelen gedurende de implementatiefase en de startfase van de uitvoeringsorganisatie Meerinzicht breed. De opgaven om tot één uitvoeringsorganisatie EHZ-samenwerking te komen In lijn van voorgaand advies zal aan de gemeenteraden van de EHZ-gemeenten voor 1 oktober 2016 de vraag voorgelegd worden of de raden ten principale toestemming kunnen verlenen voor de doorontwikkeling van de bestaande GR Meerinzicht. Deze doorontwikkeling houdt in
ieder geval de aanpassing van de bestuurlijke en ambtelijke aansturing en de toevoeging van de taken in het sociaal domein in. 4 Vervolgens wordt aan de raden in maart 2017 toestemming gevraagd voor deelname aan de gewijzigde gemeenschappelijke regeling Meerinzicht. Om dat besluit te kunnen nemen hebben de gemeenteraden zicht nodig op de impact van deze keuze op hun kaderstellende en controlerende rol, de bestuurlijke rolverdeling daarbij en de financiële consequenties ervan. Dat vraagt van de colleges, met hulp van de ambtelijke organisatie, in de periode tot en met februari 2017 een nadere uitwerking van het beoogde model. Deze uitwerking kan als volgt nader worden geduid: Uitwerken organisatieplan doorontwikkeling EHZ-samenwerking. Dit organisatieplan omvat tenminste de volgende onderdelen: a. juridische vormgeving: verantwoording en voornaamste bepalingen uit de GR; b. bestuurlijke sturing op de samenwerking: bestuur GR, portefeuillehouders en colleges; c. ambtelijk sturing op de samenwerking: directieraad en opdrachtgever/opdrachtnemer; d. principes voor inrichting en sturing binnen de EHZ-samenwerking; e. schets van inrichting van het domein sociaal binnen GR; f. schets van inrichting van het domein bedrijfsvoering binnen GR; g. personele impact organisatieplan: formatie, selectie- en plaatsingsproces, etc. * h. financiële impact organisatieplan: incidenteel en structureel, verdeelsystematiek.* *De bovengenoemde punten g en h zijn het gevolg van de door colleges vast te stellen bedrijfsplannen sociaal domein en Meerinzicht fase 2. De verdeelsystematiek (verdeelsleutel) behoort wel tot de besluitvorming van dit stuk De volledige (gewijzigde) GR-tekst, inclusief toelichting daarop, vormt een bijlage van dit organisatieplan. Parallel aan de opgave om te komen tot een organisatieplan voor de doorontwikkeling van de EHZ-samenwerking, wordt gewerkt aan een bedrijfsplan en transitieplan voor de publieke uitvoeringstaken in het sociaal domein: ofwel de inrichting van een afdeling sociaal domein als organisatieonderdeel van de om te vormen GR Meerinzicht. De kern van dit bedrijfsplan en transitieplan zal landen in het organisatieplan doorontwikkeling EHZ-samenwerking. In het bedrijfsplan van de afdeling sociaal domein komen de volgende elementen tot uitwerking: a. Opgave en positionering - Doelen en ambities - Opdracht en taken - relatie Opdrachtgever - invulling van opdrachtnemerschap - Rol en positie afdeling sociaal domein in het brede sociale stelsel b. Business model - welke klanten gaan wij bedienen - wat zijn de kernwaarden van de afdeling en wat is de gewenste cultuur - welke producten en diensten bieden wij aan (standaard plus pakket en maatwerk?) - welke taken voert de afdeling sociaal domein uit - welke kanalen gebruiken wij hierbij - wat is het dienstverleningsconcept
- welke informatievoorziening en technologie is nodig voor de uitvoering van de taken c. Operating model - hoe zien de primaire klantprocessen eruit, de ondersteunende klantprocessen en bedrijfsvoeringsprocessen - op welke wijze wordt de afdeling sociaal domein ingericht - hoe wordt eigenaarschap, inspraak en financiering van de afdeling sociaal domein ingericht - hoe richten we planning en control in (monitoring-, evaluatie-, verantwoordingsstructuur) d. People model - welke functies en mensen zijn nodig voor uitvoering van onze taken (functies formatie flexibele schil) - op welke wijze worden deze mensen aangestuurd - hoe wordt de professionele ontwikkeling ingericht? hoe worden de wettelijke eisen geborgd? - (keuze voor arbeidsvoorwaardenregeling?, indien dit tijdig bekend is) - hoe wordt omgegaan met eventuele overname van personeel e. Plaats van uitvoering van de werkzaamheden - waar wordt de afdeling sociaal domein gehuisvest en waar moet dit aan voldoen? - op welke wijze wordt lokaal uitvoeren van taken gefaciliteerd? (digitaal, ook veiligheid) f. Risico analyse. aansluiten op brief sdv 5 Er wordt tegelijkertijd verder gewerkt aan het bedrijfsplan Meerinzicht fase 2, dat de volgende tussenresultaten in zich heeft: - een organisatie (inrichtings)plan fase 2 - verdeling kosten en opbrengsten fase 2; - analyse en integratie met fase 1 - advies taakstelling. Betrokken partijen in beeld (organisatieplan en bedrijfsplan sociaal domein) Bij de uitwerking van deze opgaven en de besluitvorming daarover is een groot aantal partijen in beeld. Betrokken partijen: rol en opdracht Hieronder benoemen we per betrokken geleding rondom de voornoemde opgaven hun rol en opdracht in de periode tot aan besluitvorming eind 2016. Daarbij is waar relevant een duiding gegeven van de frequentie van overleg: Gemeenteraden De raden ontvangen, conform de aangenomen moties en het amendement, voor 1 oktober 2016 de uitkomsten van het onderzoek naar de vraag of de toekomstige afdeling sociaal domein ondergebracht kan worden in een bestaande GR. Voor 1 oktober 2016 worden de raden geadviseerd om ten principale in te stemmen met de doorontwikkeling van Meerinzicht comform de aangenomen moties en het amendement.
De raden nemen maart 2017 kennis van het organisatieplan doorontwikkeling EHZsamenwerking, waarin de tekst van de GR is opgenomen. De colleges vragen daarbij de raden om toestemming tot het wijziging van de bestaande GR-tekst Meerinzicht en de daartoe behorende financiële consequenties te verwerken in de begrotingen. 6 De raden zullen tijdig (technisch) geïnformeerd worden over het voorstel dat voorligt in het eerste kwartaal 2017. Colleges van B&W De colleges nemen een voorgenomen besluit op het organisatieplan doorontwikkeling EHZsamenwerking. Daarbij stellen zij tevens het bedrijfsplan en transitieplan sociaal domein vast. Op het voorgenomen besluit vragen zij advies van de ondernemingsraden (BOR), alvorens over te gaan tot definitieve besluitvorming en aanbieding van het raadsbesluit. Namens de colleges zal één bestuurder de onderhandelingen voeren over het sociaal plan en plaatsingsprocedure, voor zover het onderdeel sociaal domein betreft. De colleges worden tijdig (technisch) geïnformeerd over het voorstel dat voor komt te liggen. Bestuurlijk: technisch overleg De colleges stellen het organisatiemodel doorontwikkeling Meerinzicht, het bedrijfsplan Sociaal domein, het transitieplan sociaal domein en het bedrijfsplan Meerinzicht fase 2 vast. Het college bereidt de besluitvorming over de GR voor en legt de vaststelling van de aangepaste Meerinzicht GR met de bijbehorende begroting en de verdeelsystematiek voor aan de raden. Namens de colleges zal 1 bestuurder de sociaal plan onderhandelingen voeren voor het onderdeel sociaal domein. Colleges worden lokaal geïnformeerd voor besluitvorming. Indien het op enig moment wenselijk is, volgt er een gezamenlijk bestuurlijk overleg. Ambtelijk betrokkenen Onderstaande afbeelding geeft op hoofdlijnen weer waar welke opdracht is belegd.
7 Gemeentesecret Stuurgroep sociaal directie bedrijf s- voerin g socia al domei n? socia al domei n Organisatieplan Meerinzicht voor Bedrijfsplan SD Organiseren van Gemeentesecretarissen De gemeentesecretarissen nemen primair de verantwoordelijkheid op zich voor de uitwerking van het organisatieplan doorontwikkeling EHZ-samenwerking, waaronder de voornoemde punten a t/m h en de GR-tekst, inclusief toelichting daarop, behoren. Meer concreet kan in het kader van deze opdracht nog worden benoemd: a. overall ambtelijke regie op het proces van totstandkoming organisatieplan, bedrijfsplan en transitieplan, waarbij zij tijdig bestuurlijke stakeholders in positie brengen; b. ambtelijke ondersteuning bij de onderhandelingen in het kader van het sociaal plan; c. een van de secretarissen wordt benoemd tot WOR-bestuurder; d. benoemen van de directeur domein sociaal en directeur domein bedrijfsvoering; e. voorbereiden besluitvorming omtrent de opheffing van de SDV, aansluitend op het moment van inwerkingtreding van de nieuwe regeling; f. zorgdragen voor ontvlechting van de taken bij de RNV per 1 januari 2018, waarvan de opdracht kan worden belegd bij de kwartiermaker RNV 3.0; g. regie op de ontwikkeling opdrachtgeverschap naar publieke verbonden partijen, dit in nauwe afstemming met opdrachtgeverschap naar private partijen. Stuurgroep sociaal domein De volgende opdracht wordt uitgevoerd door de stuurgroep sociaal domein: a. opstellen bedrijfsplan en transitieplan voor het organisatieonderdeel domein sociaal binnen de om te vormen GR Meerinzicht; b. bewaken kaders en randvoorwaarden die nodig zijn voor de inrichting van het domein sociaal; c. zorgt ervoor dat het opdrachtgeverschap en het accounthouderschap wordt ingericht naar het domein sociaal; d. inhoudelijk opdrachtgever van de kwartiermaker domein sociaal;
e. zorgt ervoor dat de transformatieopgave in de toekomst vormgegeven en geborgd wordt waarbij integraliteit en lokale beleidsautonomie middels samenwerking3d(ecentraties)+ en 3G(emeenten) het uitgangspunt is; f. zorgt ervoor dat opdrachtgeverschap aan de private uitvoeringsorganisaties wordt ingericht. (gezamenlijk waar kan). 8 Kwartiermaker afdeling sociaal domein De stuurgroep EHZ geeft de kwartiermaker de opdracht om te komen tot de inrichting van de afdeling sociaal domein binnen de om te vormen GR Meerinzicht. Hij/zij heeft de volgende opdracht: 1. Bereid het organisatieonderdeel afdeling sociaal domein voor, rekening houdende met de kaders en randvoorwaarden zoals opgenomen in de contourennota (integrale uitvoering van de publiek belegde taken binnen totale stelsel van sociaal domein). De taken worden ondergebracht in de GR Meerinzicht wat leidt tot de opheffing van de SDV en de dvo overeenkomsten Wmo. Voor de afbouw van de SDV wordt een tijdlijn opgesteld. 2. Bereid een invlechtingsplan voor de sociale recherche, leerplicht, leerlingvervoer (H wijk), RMC en regionaal account Jeugd voor en onderzoek de losse eindjes die er mogelijk meer zijn (uitvoeringspuntjes bij RNV). Eind 2016 wordt het uittredingsverzoek uit de GR RNV voor wat betreft het sociaal domein, samen met de uitkomsten onderzoek RNV 3.0, behandeld n.a.v. de notitie van de kwartiermaker RNV 3.0. Kwartiermakersteam sociaal domein Ondersteunt de kwartiermaker bij de realisatie. Het kwartiermakersteam bevat de competenties op het gebied van: - Kennis van het sociaal domein - Bedrijfsvoering: Piofach - Aansturing van de huidige medewerkers en opdrachtnemerschap - Monitoring (informatievoorziening aan opdrachtgevers en beleidsmedewerkers gemeenten) - Dienstverlening: van sectorale dienstverlening groeien naar integrale dienstverlening. Medezeggenschap De ondernemingsraden en georganiseerde overleggen worden verzocht een 1 BOR te vormen. Onderstaande onderwerpen komen bij de gremia aan de orde. - Het BGO komt met de BGO bestuurder tot een sociaal plan en plaatsingsprocedure - De BOR geeft advies over het organisatieplan, het bedrijfsplan sociaal domein en het bedrijfsplan fase 2 van Meerinzicht. Procesplanning In onderstaande planning worden alleen de vier hoofddocumenten weergegeven die van invloed zijn op de besluitvorming rondom de GR. Planning: Planning Procesvoorstel n.a.v. de moties te komen tot 1 GR voor alle gezamenlijke uitvoeringstaken - MT gemeenten 22 juni
9 - Colleges - Raad informeren conform motie en amendement - raadsvoorstel over het ren princiape instemmen met de doorontwikkeling van GR Meerinzicht Bedrijfsplan Meerinzicht fase 2 - tussenresultaat voor afstemming met organisatieplan - bedrijfsplan (finale concept) Bedrijfsplan sociaal domein met (indien gewenst) - tussenresultaat voor afstemming met organisatiemodel - bedrijfsplan (finale concept) Organisatiemodel: - eerste schets (handig als deze tijdig (juli) beschikbaar is zodat bedrijfsplan sociaal domein daar al op kan anticiperen. - (finale concept) organisatiemodel (met GR tekst) finale afstemming tussen bedrijfsplan sociaal domein en organisatiemodel. met als resultaat een definitief bedrijfsplan sociaal domein en organisatiemodel afstemming stukken stuurgroep sociaal domein / secretarissen aanleveren stukken aan college voorgenomen collegebesluit (eventueel a.d.h.v. presentatie in colleges) adviesaanvraag naar BOR advies van de BOR overleg secretarissen met stuurgroep ehz en eventueel miz fase 2 n.a.v. advies or aanleveren collegebesluit en eventueel aangepast stuk collegebesluit raadsdebat raadsbesluit 29 juni augustus, na zomerreces Uiterlijk 1 september 1 september 15 september juli 15 september 22 september 4 oktober 12 oktober 18 oktober 19 oktober 30 november 2 december 7 december januari 2017 februari 2017 maart 2017
10 Middelen Bij het vaststellen van de contourennota zijn er implementatiemiddelen beschikbaar gesteld voor het bouwen, organiseren van de gezamenlijke organisatie voor het sociale domein. Het budgethouderschap moet nog belegd worden. Voorstel is dit te beleggen bij de procesmanager sociaal domein EHZ. De stuurgroep sociaal domein behoudt de verantwoordelijkheid over de besteding van de middelen. Dit budget houdt rekening met het opstellen van het organisatieplan. Dat dit plan nu breder kijkt naar alle uitvoeringstaken, maakt niet dat daar nu ander budget voor aangevraagd hoeft te worden. Het neerzetten van een goed organisatieplan behoort ook bij het goed functioneren van de uitvoering van het sociaal domein. Daarom wordt voorgesteld deze kosten ook te dekken uit deze implementatiemiddelen. Implementatiekosten die benodigd zijn voor bedrijfsvoering fase 2 MIZ, zijn kosten die apart aangevraagd worden en niet worden gefinancierd uit deze middelen. Ook andere ontwikkelingen bij gemeenten binnen het sociaal domein worden niet gedekt uit deze implementatiemiddelen. Door transparante verantwoording zal inzichtelijk blijven wat waarvoor is ingezet. Inzet van middelen wordt dus ook te allen tijde afgestemd met de budgethouder om de uitgaven te kunnen blijven monitoren.