Voorraad Voor meer informatie, kijk op www.newbase.nl Newbase BV, Hardwareweg 16 1033 MX AMSTERDAM Tel.: 020-6 111 444 November 2013 versie 1.0 pagina 1 van 35
Inhoudsopgave 1Inleiding...4 Voorraad...4 Instellingen...4 Veronderstelde voorkennis...4 2 Instellingen...4 Voorraadlocaties aanmaken...4 Serienummer voor voorraadlocaties aanmaken...6 Aan companies een standaardlocatie toekennen...8 Gebruikers een standaardlocatie toekennen...9 Inrichting van het menu...10 Verkoopofferte...10 Verkoopopdracht...10 Verkoopopdrachtregel...12 Inkoopopdracht...12 Inkoopopdrachtregel...13 Inkoopfactuur...13 Product...13 De programmagroep Logistiek...14 3 Productvoorraadlocatie aanmaken...14 Productvoorraadlocatie...14 Aanmaken...14 4 Algemene werking...17 Bepaling van de voorraadlocatie...17 Het aanmaken van goederen uitgiftes of ontvangsten...18 Negatieve voorraad...18 Meerdere locaties gebruiken...18 Berekeningen actualiseren...19 5 Verkoop / leveringen...19 Onderdelen...19 Reserveren van voorraad op een offerte...19 Het invoeren van een verkoopopdracht...21 Zoeken van uit te geven verkoopopdrachtregels...23 Dupliceren van een verkoopopdracht naar een goederenuitgifte...24 Volledige levering:...24 Deellevering:...25 Nalevering:...26 Een retour vanaf de klant verwerken...27 November 2013 versie 1.0 pagina 2 van 35
6 Inkoop / goederen ontvangsten...27 Onderdelen...27 Het invoeren van een inkoopopdracht...27 Zoeken van nog te ontvangen goederen (inkoopopdrachtregels)...29 Dupliceren van een inkoopopdracht naar een goederenontvangst...30 Volledige ontvangst:...30 Deel ontvangst:...32 Een retour naar de leverancier verwerken...32 7 Verwerken van tellingen, breuk en eigen verbruik...33 Verwerken van mutaties...33 November 2013 versie 1.0 pagina 3 van 35
1 Inleiding Voorraad Newbase kent de mogelijkheid om van bepaalde producten voorraad bij te houden. Er kan voorraad aangehouden worden op meerdere locaties. In de beschikbare voorraad wordt rekening gehouden met nog te ontvangen voorraad en nog te leveren voorraad, zodat niet alleen de actuele, maar ook toekomstige voorraadpositie inzichtelijk is. Betrokken modules zijn: product, voorraad, verkoopofferte, verkoopopdracht, goederen uitgifte, inkooporder en goederenontvangst. Instellingen Er zijn een aantal instellingen die voor de voorraad van belang zijn. - er dienen één of meerdere voorraadlocaties te worden aangemaakt - in de company-kaart, of gebruikerskaart kan de standaard voorraadlocatie worden ingesteld - indien van inkoopfacturen gebruik gemaakt wordt, waarop bestellingen of ontvangsten verantwoord dienen te worden, dan moet in de company-instellingen worden aangegeven of verantwoording op basis van bestelling of goederenontvangst plaats vindt - er dienen wellicht modules te worden toegevoegd in uw profiel of, indien de modules al bestaan, tabs of subtabs worden toegevoegd om het verloop van de voorraad inzichtelijk te krijgen Veronderstelde voorkennis Er wordt verondersteld dat u goed vertrouwd bent met de basisfuncties van de NewbaseOnline-applicatie voor wat betreft het navigeren, het aanmaken van nieuwe gegevens, het verwijderen daarvan en het wijzigen. Met name wordt verondersteld dat u bekend bent met het maken van verkoop- en inkooporders. Het kan noodzakelijk zijn dat er modules, tabs of sub tabs worden toegevoegd. Er wordt verondersteld dat u bekend bent met de functie voor het toekennen van knoppen, privileges en dergelijke. Wilt u de benodigde instellingen maken of wijzigen, dan zult u in de meeste gevallen de rechten hiervoor toegewezen hebben moeten gekregen van uw applicatiebeheerder. 2 Instellingen Voorraadlocaties aanmaken U kunt voorraadlocaties aanmaken indien u het instellingenmenu en binnen dat menu de opzoeklijsten toegekend hebt gekregen van de applicatiebeheerder November 2013 versie 1.0 pagina 4 van 35
Open in het programma instellingen opzoeklijsten Kies vervolgens binnen de opzoeklijsten met het popup-menu boven in het scherm voor voorraad Er is één opzoeklijst beschikbaar te weten voorraad locatie. Vul nu vervolgens de voorraadlocaties in die u wilt gebruiken. Deze lijst van voorraadlocaties wordt gebruikt voor alle companies die u mogelijk binnen de applicatie gebruikt. Indien een company een eigen voorraadlocatie heeft dient die dus toch hier te worden opgenomen in de algemene lijst. U kunt zelf kiezen hoe globaal u de voorraadlocatie wilt instellen, maar een goede stelregel is dat een voorraadlocatie wordt bepaald door het afleveradres. Een andere afleveradres? Dan een andere locatie. Per artikel kunt u binnen een voorraadlocatie nog een plaats aangeven waar het artikel zich bevindt, bijvoorbeeld gangpad 2, stelling 7. November 2013 versie 1.0 pagina 5 van 35
Een voorbeeld: Klik op de plus naast het woord sortering om een locatie toe te voegen. Laat sortering en retourneerwaarde zoals ze zijn, en voer onder toon waarde de naam van de locatie in. Zo kunnen er eventueel meerdere worden toegevoegd. Het is verstandig één van de locaties default te zetten. Voor gebruikers die standaard voorraad leveren of ontvangen op de default locatie, of indien er maar één voorraadlocatie is aangemaakt is het dan niet nodig in de gebruikerskaarten de locatie in te vullen. Bij het verlaten van het scherm of het klikken naar een ander menu krijgt u de melding dat u opnieuw dient op te starten voordat u de opzoeklijst kunt gebruiken. Serienummer voor voorraadlocaties aanmaken Zoals bij alle programma's kunnen ook gegevens uit het programma voorraad automatisch een serie-nummer toegewezen krijgen. Open hiervoor in het menu de instellingen Kies voor serienummers en daarbinnen voor Stock. U kunt het nummer bepalen zoals u zelf wilt. Het is alleen mogelijk te kiezen voor het genereren van het nummer bij aanmaak. November 2013 versie 1.0 pagina 6 van 35
November 2013 versie 1.0 pagina 7 van 35
Aan companies een standaardlocatie toekennen In het programma Company bij Instellingen kunt u op het tabblad financieel drie instellingen maken die op de werking van voorraad invloed hebben: 1 de standaardlocatie voor de company instellen. 2 gebruik voorraad inschakelen 3 wijze van verantwoorden op de inkoopfactuur instellen* Het invullen van de locatievoorraad is van belang indien u van meerdere locaties gebruik maakt. Indien u slechts van één locatie gebruik maakt en die in de opzoeklijst ook als default heeft aangemerkt kunt u deze instelling op de company-kaart achterwege laten. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat orders voor de ene company standaard geleverd worden op de ene lokatie en voor de andere op een andere lokatie. November 2013 versie 1.0 pagina 8 van 35
*De instelling verwerken inkoop is van belang indien u van de module inkoopfactuur gebruik maakt. U bepaalt hier hoe u de inkoopfactuur wilt verantwoorden, ofwel welke bestellingen of goederenontvangsten er staan tegenover een inkoopfactuur, zodat u controle heeft of u ook betaalt voor wat u heeft besteld of ontvangen. *Maakt u gebruik van de goederenontvangstmodule, dan kunt u de verantwoording op basis van de daadwerkelijk ontvangen goederen of diensten doen. Maakt u geen gebruik van de goederenontvangstmodule maar wel van de inkoopopdracht module, dan kunt u de inkoopfactuur verantwoorden tegenover de bestelde goederen. Gebruikers een standaardlocatie toekennen In de de gebruikerskaart in het instellingenmenu kunt u op het tab blad 'instellingen' de standaardlocatie voor de gebruiker instellen. Dit is van belang indien u van meerdere locaties gebruik maakt binnen de company van de gebruiker, én de gebruiker standaard van één van de voorraadlocaties gebruik maakt. Indien u - in de companykaart waartoe de gebruiker behoort een voorraadlocatie heeft ingevuld die voor alle gebruikers geldt of - slechts van één locatie gebruik maakt en die in de opzoeklijst ook als default heeft aangemerkt kunt u deze instelling op de gebruikerskaart achterwege laten. November 2013 versie 1.0 pagina 9 van 35
Inrichting van het menu Voor het gebruik van voorraad binnen de applicatie zijn een aantal modules van belang: - Onder de programmagroep Verkoop zijn dat Verkoop offerte en Verkoopopdracht - Onder de programmagroep Inkoop is dat Inkoopopdracht - Onder de programmagroep Administratie is dat Inkoopfactuur - Onder de programmagroep Product & Dienst is dat Product - Onder de programmagroep Logistiek zijn dat Voorraad, Goederen ontvangst en Goederen Uitgifte Verkoopofferte In de verkoopofferte is het mogelijk producten te reserveren. Om dit te kunnen doen is het noodzakelijk onder de tab detail van de offerte de tab reservering toe te voegen: Verkoopopdracht In de verkoopopdracht is inzichtelijk te maken per regel wat de uitgifte-status is door onder de tab detail de subtab uitgifte toe te voegen: Daarnaast is er een optie beschikbaar om de opdracht te dupliceren naar een leverbon / uitgifte. November 2013 versie 1.0 pagina 10 van 35
Voor de verkoopopdrachtregels geldt dat er een standaard zoekactie is gemaakt om nog te leveren regels te zoeken, die op een speciale lijstweergave worden getoond. November 2013 versie 1.0 pagina 11 van 35
Verkoopopdrachtregel In de verkoopopdrachtregel is behalve de hierboven genoemde extra opties, onder de tab detail een extra subtab te plaatsen getiteld goederen uitgifteregel. Indien er uitgiftes gedaan zijn op die regel, dan staan hier één of meerdere uitgifteregels vermeld. (geen afbeelding toegevoegd). Inkoopopdracht In de inkoopopdracht is inzichtelijk te maken per regel wat de ontvangst-status is door onder de tab detail de sub tab ontvangst toe te voegen: Daarnaast zijn er extra opties beschikbaar voor inkoopopdracht en inkoopopdrachtregel: Vanuit de inkoopopdracht kan een goederenontvangst worden aangemaakt. In de regels is er een standaard zoekactie opgenomen voor nog te ontvangen inkoopopdrachtregels, en er is een lijstweergave gemaakt met specifieke informatie. November 2013 versie 1.0 pagina 12 van 35
Inkoopopdrachtregel Naast de hierboven genoemde extra opties kan onder de tab detail van de inkoopopdrachtregel module de subtab goederen ontvangst regel worden toegevoegd (geen afbeelding toegevoegd). Inkoopfactuur In de inkoopfactuur kunt u het bedrag verantwoorden volgens de instelling die u in de company instellingen hebt gemaakt, dus op basis van inkoopopdrachtregels of op basis van goederenontvangstregels. In het detailscherm van de inkoopfactuur ziet u boven de regels een koppelteken, waarmee u kunt verantwoorden. U hoeft in de inkoopfactuurmodule geen tabs of subtabs toe te voegen. Product In de productenmodule kun u de tab voorraad toevoegen, met daaronder sub tabs die u inzicht geven in de stand van zaken en het verloop van de voorraad voor dat product, opgeteld over alle voorraadlocaties waar er voorraad ligt van dat product. November 2013 versie 1.0 pagina 13 van 35
De programmagroep Logistiek De programma s Voorraad, Goederenontvangst en Goederenuitgifte bevinden zich in de programmagroep Logistiek Vervolgens dient u ieder programma in te richten (indien dat al niet gebeurd is) inclusief het toekennen van tabs en subtabs en privileges. Het inrichten van de modules valt buiten het bestek van deze handleiding 3 Productvoorraadlocatie aanmaken Productvoorraadlocatie Productvoorraadlocaties geven weer op welke locatie welk product op voorraad wordt gehouden en wat de actuele staat van de voorraad is. Aanmaken Een product voorraadlocatie wordt aangemaakt vanuit de productenkaart Open een product waarbij een voorraadlocatie dient te worden toegevoegd Klik op de voorraad tab Vul de eenheidscode voor verkoop en inkoop in. Door op het potloodje voor 'stuks' te klikken Hier vult u in per hoeveel het product wordt ingekocht en per hoeveel het product wordt verkocht. De eenheidscode-keuzelijst kunt u zelf aanvullen of wijzigen in het menu instellingen/opzoeklijsten/kies bovenin groep product / kies de lijst entity code. November 2013 versie 1.0 pagina 14 van 35
Klik vervolgens op de plus in de sub tab voorraad om een nieuwe regel aan te maken klik in het blauwe vlak onder de kolom locatie en kies de locatie. U kunt kiezen uit het lijstje dat u eerder in de instellingen heeft aangemaakt Open nu de voorraadlocatie door op het blauwe bolletje voor de regel te klikken Voer eventueel locatie details in (stellingkast 5) De startvoorraad kan worden ingevoerd in de subtab voorraad mutatie. Klik de sub tab aan Klik nu op het oranje plusje om een nieuwe mutatie aan te maken Er verschijnt een nieuw venster Vul het aantal in en geef bij reden bijv. de datum van de telling in Klik op opslaan Let op: Eén keer opgeslagen kan de mutatie niet meer gewijzigd worden. Uiteraard kan een invoer wel November 2013 versie 1.0 pagina 15 van 35
gecorrigeerd worden door nog een extra mutatie-regel aan te maken en daar een corrigerend aantal in op te nemen. Dit is gedaan om een correcte historie van wijzigingen weer te geven, zodat achteraf controles op de mutaties mogelijk wordt. Het resultaat: U gebruikt mutatie ook om eventuele verschillen bij een telling, of na breuk/schade te corrigeren zodat de daadwerkelijke voorraad weer correct wordt weergegeven. Minimum voorraad, voorraadmarge, en voorkeursbestel hoeveelheid kunt u in dit scherm ook invoeren. Betekenis velden: Minimum: Voorraadmarge: Voorkeur bestel hoev: Bestelvoorstel: Wat wil je minimaal op voorraad hebben Is het aantal producten die we bovenop de minimumvoorraad bestellen als de minimumvoorraad bereikt is, zodat we na bestelling weer een marge ten opzichte van die minimumvoorraad hebben, en bij de eerste verkoop niet direct weer onder de minimumvoorraad schieten. Hoeveel wil je minimaal bestellen Newbase geeft zelf een bestelvoorstel November 2013 versie 1.0 pagina 16 van 35
Voorbeeld: We hebben 107 artikelen geteld, willen een minimum voorraad van 150 aanhouden, met een marge van 50, en een voorkeursbestelhoeveelheid van 100. Vullen we dit in dan is de situatie als volgt: Er zijn 107 op voorraad, en omdat er niets meer te leveren en te ontvangen is en er ook niets gereserveerd staat is de beschikbare en economische voorraad ook 107. Ten opzicht van het minimum hebben we 43 artikelen te weinig, dus daarbij de marge van 50 optellend moeten we 93 bestellen. Onze voorkeursbestelhoeveelheid is echter ingevuld met 100, dus wordt een bestelvoorstelhoeveelheid berekend van 100. 4 Algemene werking Bepaling van de voorraadlocatie Op een verkoopofferte, en verkoopopdracht en een inkooporder wordt bij aanmaak van het document bepaalt welke standaard voorraadlocatie er gebruikt wordt. November 2013 versie 1.0 pagina 17 van 35
Deze kun je terugvinden binnen de tab 'instellingen' Indien er in de gebruikerskaart een locatie staat wordt die gebruikt. Indien die leeg is wordt in de company-instellingen gekeken. Is ook die leeg dan wordt de default locatie uit de opzoeklijsten gekozen. Deze locatie bepaalt vervolgens voor alle aan gemaakte regels de locatie. Moet een order in het geheel van een andere locatie geleverd worden dan kan dat hier worde aangepast, en alle regels krijgen automatisch de juiste voorraadlocatie. Indien er per regel een andere voorraadlocatie geldt kan dit ook per regel worden opgegeven. Alle regels krijgen bij aanmaak of koppelen de standaard locatie van het financiële document toegewezen, ook als de voorraadlocatie bij het artikel niet voorkomt. De regel wordt dan behandeld als ware het een niet-voorraadproduct, wat ook terecht is omdat het product op die locatie niet op voorraad is. Het aanmaken van goederen uitgiftes of ontvangsten Goederen uitgiftes worden gemaakt vanuit verkoopopdrachten en ontvangsten worden aangemaakt vanuit inkoopopdrachten. De enige manier om dit te doen is de opties te gebruiken die in de verkoopopdrachtmodule en de inkoopopdrachtmodule bestaan voor het dupliceren naar resp. de leverbon en de ontvangstbon. Regels die al geheel geleverd resp. ontvangen waren worden niet gedupliceerd. Indien regels gedeeltelijk geleverd resp. ontvangen zijn, dan kan dit worden aangegeven door in de uitgiftebon resp. ontvangst de aantallen op regelniveau te wijzigen in het werkelijke aantal. Ook het verwijderen van regels van uitgifte- resp. ontvangstbon is mogelijk, zodat levering resp. ontvangst op een later moment alsnog kan plaatsvinden. Negatieve voorraad In de applicatie is er een indicatie (waarschuwingsicoon, bijvoorbeeld in het voorraadoverzicht en in de lijst nog te leveren ) dat de voorraad negatief is. Er is geen blokkade om toch te reserveren of uit te geven. Meerdere locaties gebruiken Indien er meerdere productlocaties in gebruik zijn, dan is het mogelijk te wisselen van locatie. Het kan dus zijn dat de order bedoeld was uit te leveren vanuit een bepaalde locatie, maar dat er later besloten wordt de artikelen toch uit te geven vanaf een andere locatie. Dit wordt verwerkt in de voorraad. November 2013 versie 1.0 pagina 18 van 35
Daarbij moet wel aangetekend worden dat wanneer er een locatie gekozen wordt die niet bij het product is aangemaakt, dit geen invloed heeft op de voorraadgetallen, want het artikel gedraagt zich dan als was het een niet voorraadartikel, wat het voor die specifieke locatie op dat moment ook is. Wel kan achteraf nog een locatie worden gekoppeld aan het product, en eerdere transacties op die locatie ingevoerd worden dan alsnog doorgerekend met terugwerkende kracht. Berekeningen actualiseren De voorraadgetallen worden berekend wat inhoudt dat bij wijziging van een aantal die berekening moet worden geactualiseerd. In de meeste gevallen bereikt u dat het beste door na wijziging van een aantal in een veld het veld met de tab-toets te verlaten. Doet u dit niet, dan wordt op een later moment de berekening alsnog geactualiseerd, maar ziet u dat wellicht niet direct doorgevoerd worden. De wijziging is echter wel bewaard. 5 Verkoop / leveringen Onderdelen Aan de verkoop-zijde van het bedrijfsproces zijn er een aantal acties die leiden tot een voorraadbeweging: - reserveren op een verkoopofferteregel - het aanmaken of wijzigen van een verkoopopdrachtregel - het uitgeven van een verkoopopdracht(regel), eventueel in delen - het wijzigen van gegevens op een uitgifteregel - een retour vanaf de klant verwerken - Reserveren van voorraad op een offerte Afhankelijk van de mate van zekerheid van het doorgaan van de offerte kan er besloten worden goederen te reserveren, zodat die niet voor andere verkoopoffertes kunnen worden gereserveerd of kunnen worden uitgegeven voor andere verkoopopdrachten, zodat afgesproken levertijd in gevaar komt. Ga naar de sub tab reservering op het detail-scherm Dit aantal kan ook afwijken van het aantal in de offerteregel; er zou dus minder gereserveerd kunnen worden. November 2013 versie 1.0 pagina 19 van 35
In de voorraad zie we het volgende: We zien dat er 5 artikelen gereserveerd zijn, en in de subtab verkoop offerte regel zien we welke offerte het betreft en kunnen daar ook heen navigeren door op het blauwe bolletje voor de regel te klikken. Reservering komt twee keer voor, en heeft wat dat betreft een bijzondere status omdat het een offerte betreft en het niet 100% zeker is dat we zullen gaan leveren. We willen echter niet dat het aantal dat we gereserveerd hebben door anderen kan worden uitgegeven. De beschikbare voorraad wordt daarom verlaagd met 5, het aantal gereserveerd, maar omdat het niet helemaal zeker is dat we ook daadwerkelijk zullen leveren wordt die 5 er in de economische voorraad weer bijgeteld. Het aantal dat we nog steeds in het schap hebben liggen is ongewijzigd, dus de technische voorraad wordt niet beïnvloed. Dupliceren we de offerte naar een order, dan wordt de reservering niet meer meegeteld als gereserveerd in de voorraad, maar blijft wel staan in de offerteregel. Let op: Gaat een offerte niet door of wordt die uitgesteld dan moet handmatig de reservering verwijderd worden, anders zal die blijven tellen in de voorraadgetallen. Dat gaat dus niet automatisch. November 2013 versie 1.0 pagina 20 van 35
Situaties die zich voor zouden kunnen doen: - De offerteregel wordt verwijderd De reservering zal dan automatisch uit de voorraadtelling verdwijnen - Het aantal op de offerteregel wordt gewijzigd De reservering wijzigt niet automatisch mee. Indien een wijziging van het reserveringsaantal gewenst is dient dat handmatig te gebeuren. - De verkoopopdrachtregel wordt verwijderd, en op de offerteregel is de reservering nog ingevuld De reservering gaat dan automatisch weer meetellen in de voorraad - Ik heb de verkoopopdracht niet gedupliceerd vanuit de offerte, maar apart aangemaakt en later de koppeling tussen de verkoopopdracht en de offerte zelf toegevoegd De reservering zal dan blijven tellen in de voorraad. Alleen als gedupliceerd wordt van verkoopofferte naar verkoopopdracht is het verband zodanig gelegd dat de reservering uit de telling wordt weggelaten. - De klant heeft besloten dat het aantal op de verkoopopdracht lager moet worden dan het aantal in de verkoopofferte Dat heeft geen invloed op het meetellen van de reservering. Zodra er een verkoopopdrachtregel bestaat die op basis van het dupliceren van de verkoopofferte is aangemaakt, dan wordt de reservering op de offerteregel niet meegeteld in de voorraad, ongeacht het aantal op de verkoopopdrachtregel Het invoeren van een verkoopopdracht In tegenstelling tot een verkoop offerte is bij een verkoop opdracht duidelijk dat we moeten gaan leveren. Dat betekent dat bij de invoer van een verkoopopdrachtregel in de voorraad een nog te leveren aantal ontstaat, dat invloed heeft op de beschikbare voorraad. Dupliceren we de zojuist gemaakte offerte naar een verkoopopdracht dan heeft dat op de voorraad het volgende effect: November 2013 versie 1.0 pagina 21 van 35
Het aantal gereserveerd is 0 geworden omdat de offerte omgezet is naar een order. Het aantal gealloceerd is 5 geworden, en de reden daarvan zien we onder in de sub tab verkoop opdracht regel. De goederen zijn nog niet daadwerkelijk geleverd, en dus nog in het magazijn aanwezig. De technische voorraad wordt dus niet beïnvloed. De goederen kunnen echter niet meer door anderen worden uitgegeven; de beschikbare en economische voorraad zijn dus gewijzigd. De aantallen gealloceerd en geleverd zijn niet te wijzigen, en veranderen automatisch wanneer het aantal in de verkoopopdrachtregel wordt gewijzigd, of de verkoopopdracht wordt gedupliceerd naar een goederenuitgifte. Situaties die zich voor zouden kunnen doen: - De verkoopopdrachtregel wordt verwijderd Het oorspronkelijke nog te leveren aantal zal dan automatisch uit de voorraadtelling verdwijnen - Het aantal wordt gewijzigd Het aantal nog te leveren wordt in de voorraadtelling automatisch bijgewerkt November 2013 versie 1.0 pagina 22 van 35
Zoeken van uit te geven verkoopopdrachtregels Om een goed overzicht te krijgen van de nog uit te geven verkoopopdrachtregels en die ook te kunnen zoeken is er een aparte lijstweergave gemaakt in de verkoopopdrachtregelmodule en een standaardzoekactie. Open het programma verkoop opdracht Klik met de rechtermuisknop op verkoop opdracht regels Kies voor de lijstweergave 'nog te leveren of Kies voor de zoekactie 'nog te leveren' De standaard zoekactie nog te leveren voert de zoekactie uit en opent in de juiste lijstweergave Mocht een artikel niet voorradig zijn, dan wordt dat aangegeven met een gevarendriehoek: Let op: Vanuit deze lijst, waarin u een goed overzicht krijgt van hetgeen nog te leveren is, is het niet mogelijk direct een goederenuitgifte te doen. Een goederen uitgifte kan alleen gemaakt worden door een verkoopopdracht te dupliceren naar een goederenuitgifte November 2013 versie 1.0 pagina 23 van 35
Dupliceren van een verkoopopdracht naar een goederenuitgifte De daadwerkelijke uitlevering van de goederen vindt plaats op het moment dat de verkoopopdracht wordt gedupliceerd naar een goederenuitgifte. Ga naar de verkoop opdracht die je wilt uitgeven / leveren Klik met de rechtermuisknop op het dupliceer icoon en kies voor goed. Uitgifte duplicaat vanuit geselecterd opdracht Deze zelfde opdracht kun je geven door met de rechtermuisknop te klikken op het woord verkoop opdracht in het menu links en dan te kiezen voor dezelfde optie. Let op de verkoop opdracht dient hiervoor te zijn vergrendeld De gehele order wordt gedupliceerd naar een goederenuitgifte, en de goederenuitgifte wordt geopend. De goederenuitgifteregel geeft in het voorbeeld het volgende beeld: Volledige levering: Het aantal dat wordt uitgegeven is 5. Besteld (op de verkoopopdrachtregel) was 5, waarvan er op deze uitgifte 5 geleverd zijn, dus hoeft er niets meer geleverd worden. Regels waarvan het niet gewenst is dat ze nu al uitgegeven worden, kunnen verwijderd worden van de uitgifte. November 2013 versie 1.0 pagina 24 van 35
In de voorraad geeft dit het volgende beeld: Gealloceerd is verminderd met 5, en geleverd is met 5 verhoogd Deellevering: Indien niet de bestelde 5 geleverd kunnen worden, maar er worden er 2 geleverd (=deellevering), dan kan dat in de uitgifteregel ingevoerd worden door het aantal te verminderen: In de bijbehorende verkoopopdrachtregel betekent dat het volgende: November 2013 versie 1.0 pagina 25 van 35
En in de voorraad: Er zijn daadwerkelijk 5 geleverd, en er zijn er nog 3 te leveren. Nalevering: Dupliceer de order nogmaals naar eenuitgifte om de rest uit te geven Het aantal in de uitgifte is het nog te leveren aantal Regels die niet meer geleverd hoeven te worden, worden niet naar de uitgifte gedupliceerd. Situaties die zich voor zouden kunnen doen: - De uitgifteregel wordt verwijderd Het aantal geleverd zal verminderd worden met het aantal van de uitgifteregel, en het aantal nog te leveren wordt met dat aantal verhoogd - De verkoopopdrachtregel wordt verwijderd, maar de uitgifte blijft bestaan Het aantal nog te leveren zal verminderen als er nog een aantal openstond op de verkoopopdrachtregel. Het aantal geleverd wordt niet verminderd omdat de uitgiftebon nog bestaat; bij het verwijderen van een verkoopopdrachtregel worden namelijk niet automatisch de uitgifteregels die daarvan afkomstig zijn verwijderd. Als November 2013 versie 1.0 pagina 26 van 35
de verkoopopdrachtregel weer gedupliceerd was van een offerte waarop nog reservering stond, dan zal die reservering weer worden meegeteld. - De uitgifte wordt gedaan vanaf een andere locatie Op de uitgifteregel kan bepaald worden dat het geleverde artikelen vanuit een andere locatie moet worden geleverd. Dit wordt automatisch verwerkt in de het aantal geleverd van die betreffende locatie, en komt niet ten laste van het aantal geleverd van de locatie zoals vermeld in de verkoopopdrachtregel. Een retour vanaf de klant verwerken Indien een klant goederen retourneert dan heeft dat logistieke en financiële gevolgen: - de goederen worden geretourneerd en komen binnen, en dienen dus bij de voorraad worden opgeteld, er vanuitgaande dat ze in goede staat zijn - er dient een creditfactuur te worden gestuurd. Om dit proces op een nette manier te verwerken kunnen de volgende stappen worden genomen: De verkoopopdracht wordt gedupliceerd en het aantal op de regel wordt negatief gemaakt (creditorder). In de voorraad betekent dit dat het aantal nog te leveren wordt verlaagd en ook negatief kan worden. De order wordt gedupliceerd tot leverbon, waarop ook dat negatieve aantal staat. Het aantal nog te leveren wordt weer verhoogd (omdat het een negatief aantal betreft) en het aantal geleverd wordt verlaagd, omdat het een teruglevering betreft. Logistiek is hiermee de zaak afgehandeld De order wordt vervolgens gedupliceerd naar een factuur. Omdat het aantal negatief is wordt het eindbedrag ook negatief en is er sprake van een creditnota. Op deze wijze is ook het financiële traject afgehandeld. Uiteraard is het ook mogelijk dat een deel van de goederen wordt teruggestuurd. De verkooporder kan dan worden gedupliceerd tot creditorder, waarbij niet het volledige aantal gecrediteerd wordt, maar een kleiner negatief aantal wordt ingevoerd. 6 Inkoop / goederen ontvangsten Onderdelen Aan de inkoop-zijde van het bedrijfsproces zijn er een aantal acties die leiden tot een voorraadbeweging: - het aanmaken of wijzigen van een inkoopopdrachtregel - het ontvangen van een inkoopopdracht(regel), eventueel in delen - het wijzigen van gegevens op een ontvangstregel - een retour naar de leverancier verwerken Het invoeren van een inkoopopdracht Bij de invoer van een inkoopopdrachtregel in de voorraad ontstaat een nog te ontvangen aantal, dat invloed heeft op de economische voorraad. November 2013 versie 1.0 pagina 27 van 35
Stel we maken een bestelling voor het voorgestelde aantal van 50: In de voorraad leidt dit tot: Het nog te ontvangen aantal is 50 geworden en de bijbehorende inkoopopdracht wordt getoond in de tab inkoopopdrachtregel. Het bestelvoorstel staat nu op 0 omdat er tenslotte 100 verwacht worden. November 2013 versie 1.0 pagina 28 van 35
Situaties die zich voor zouden kunnen doen: - De inkoopopdrachtregel wordt verwijderd Het oorspronkelijke nog te ontvangen aantal zal dan automatisch uit de voorraadtelling verdwijnen - Het aantal wordt gewijzigd Het aantal nog te ontvangen wordt in de voorraadtelling automatisch bijgewerkt Zoeken van nog te ontvangen goederen (inkoopopdrachtregels) Je kunt in Newbase zoeken naar de goederen die nog geleverd aan worden. Open het programma Inkoop opdracht Klik met de rechtermuisknop op het programma Inkoop opdracht regels Kies voor Lijstweergave nog te ontvangen De standaard zoekactie nog te ontvangen voert de zoekactie uit en opent in de juiste lijstweergave: Let op: Vanuit deze lijst, waarin u een goed overzicht krijgt van hetgeen nog te ontvangen is, is het niet mogelijk direct een goederenontvangst aan te maken. Een goederen ontvangst kan alleen gemaakt worden door een inkoopopdracht te dupliceren naar een goederenontvangst November 2013 versie 1.0 pagina 29 van 35
Dupliceren van een inkoopopdracht naar een goederenontvangst De daadwerkelijke ontvangst van de goederen vindt plaats op het moment dat de inkoopopdracht wordt gedupliceerd naar een goederenontvangst. Open de betreffende inkoop opdracht Klik met de rechtermuisknop op het dupliceer icoon Kies voor de optie 'goed.ontvangst duplicaat vanuit geslecteerde order Volledige ontvangst: De gehele inkooporder wordt gedupliceerd naar een goederenontvangst, en de goederenontvangst wordt geopend. De goederenontvangstregel geeft in het voorbeeld het volgende beeld: Het aantal dat wordt ontvangen is 50. Besteld (op de inkoopopdrachtregel) was 50, waarvan er op deze ontvangst 50 ontvangen zijn, dus hoeft er niets meer ontvangen worden. Regels die op een later tijdstip nageleverd worden, kunnen van de ontvangst verwijderd worden. In de voorraad geeft dit het volgende beeld: Aantal nog te ontvangen is 0 geworden en aantal ontvangen is met 50 verhoogd. November 2013 versie 1.0 pagina 30 van 35
Indien niet de gevraagde 50 ontvangen zijn, maar maar 40 (deelontvangst), dan kan dat in de ontvangstregel ingevoerd worden door het aantal te verminderen: In de bijbehorende inkoopopdrachtregel betekent dat het volgende: En in de voorraad: Het aantal nog te ontvangen is 10. November 2013 versie 1.0 pagina 31 van 35
Deel ontvangst: Indien de order nogmaals gedupliceerd wordt naar een ontvangstbon om de rest te ontvangen zal het aantal in de ontvangstregel het nog te ontvangen aantal op die inkooporderregel zijn. Regels die niet meer ontvangen hoeven te worden, worden niet naar de ontvangstbon gedupliceerd. Situaties die zich voor zouden kunnen doen: - De ontvangstregel wordt verwijderd Het aantal ontvangen zal verminderd worden met het aantal van de ontvangstregel, en het aantal nog te ontvangen wordt met dat aantal verhoogd - De inkoopopdrachtregel wordt verwijderd, maar de ontvangst blijft bestaan Het aantal nog te ontvangen zal verminderen als er nog een aantal openstond op de inkoopopdrachtregel. Het aantal ontvangen wordt niet verminderd omdat de ontvangstbon nog bestaat; bij het verwijderen van een inkoopopdrachtregel worden namelijk niet automatisch de ontvangstregels die daarvan afkomstig zijn verwijderd. - De ontvangst komt binnen op een andere locatie Op de ontvangstregel kan bepaald worden dat de ontvangen artikelen in een andere locatie op voorraad worden gezet. Dit wordt automatisch verwerkt in de het aantal ontvangen van die betreffende locatie, en komt niet ten gunste van het aantal ontvangen van de locatie zoals vermeld in de inkoopopdrachtregel. Een retour naar de leverancier verwerken Indien naar een leverancier goederen retour worden gestuurd die op een ontvangstbon waren binnen geboekt dan heeft dat logistieke en financiële gevolgen: - de goederen worden geretourneerd en dienen dus van de voorraad te worden afgeboekt, er vanuitgaande dat ze er wel bijgeboekt waren - er dient een credit-inkoopfactuur te worden ontvangen Om dit proces op een nette manier te verwerken kunnen de volgende stappen worden genomen: De inkoopopdracht wordt gedupliceerd en het aantal op de regel wordt negatief gemaakt (credit-inkoopopdracht). In de voorraad betekent dit dat het aantal nog te ontvangen wordt verlaagd en ook negatief kan worden. De inkoopopdracht wordt gedupliceerd tot ontvangstbon, waarop ook dat negatieve aantal staat. Het aantal nog te ontvangen wordt weer verhoogd (omdat het een negatief aantal betreft) en het aantal ontvangen wordt verlaagd, omdat het een teruglevering betreft. Logistiek is hiermee de zaak afgehandeld Als de creditnota van de leverancier is ontvangen kunnen deze negatieve bestel- of ontvangstregels, afhankelijk van de gemaakte company-instelling worden verantwoord op die inkoopfactuur. Het verantwoorden van bestel-of ontvangstregels op de inkoopfactuur vanlt buiten het bestek van deze documentatie. Uiteraard is het ook mogelijk dat een deel van de goederen wordt teruggestuurd. De inkoopoopdracht kan dan worden gedupliceerd tot credit-inkoopopdracht, waarbij niet het volledige aantal gecrediteerd wordt, maar een kleiner negatief aantal wordt ingevoerd. November 2013 versie 1.0 pagina 32 van 35
7 Verwerken van tellingen, breuk en eigen verbruik Verwerken van mutaties Er kunnen zich voorraadbewegingen voordoen waaraan geen uitgifte of ontvangst ten grondslag ligt. Voorbeelden hiervan zijn: - Breuk/schade waardoor afgeboekt moet worden - Eigen verbruik/gebruik - Balanstelling waaruit verschillen naar voren komen - grijpvoorraad Onder grijpvoorraad verstaan we bijvoorbeeld de schroeven die gebruikt worden bij een aannemer. Niet elk schroefje wordt apart afgeboekt, maar periodiek wordt er wel geteld. Stel dat we in ons voorbeeld zelf een netwerkkabel gaan gebruiken. We kunnen dan: - een interne order maken tegen 0 euro, en die uitgeven of - een voorraadmutatie toevoegen U heeft zelf de keuze of u de eerste of de tweede optie kiest. Kiest u voor een interne levering met een order tegen 0 euro en een uitgifte, dan zal de voorraad er als volgt uit zien: Kiest u voor het toevoegen van een voorraadmutatie volg dan de volgende stappen: Klik in het programma voorraad op de subtab voorraad mutatie. Klik op het oranje plusje om een nieuwe mutatie aan te maken. Er verschijnt een nieuw venster, dat er ingevuld voor ons product als volgt uit ziet: November 2013 versie 1.0 pagina 33 van 35
Klik op opslaan om de ingevoerde gegevens te bewaren en op annuleren om de invoer ongedaan te maken. Let op: Eén keer opgeslagen kan de mutatie niet meer gewijzigd worden. Uiteraard kan een invoer wel gecorrigeerd worden door nog een extra mutatie-regel aan te maken en daar een corrigerend aantal in op te nemen. Dit is gedaan om een correcte historie van wijzigingen weer te geven, zodat achteraf controles op de mutaties mogelijk wordt. Het resultaat: November 2013 versie 1.0 pagina 34 van 35
De opbouw van het mutatieaantal, in ons geval 106 is dus te controleren door in de tab voorraadmutatie na te gaan welke wijzigingen plaats hebben gevonden. In het geval van grijpvoorraad of balanstelling zal het aanmaken van een voorraadmutatie vaak de beste werkwijze zijn, want daarvoor interne orders maken zou wellicht te veel werk zijn. Wederom kunt u afhankelijk van uw bedrijfsproces en werkwijze zelf kiezen op welke wijze u de mutatie wilt registreren. November 2013 versie 1.0 pagina 35 van 35