Verslag stuurgroep IKZ 22-03-04

Verslag stuurgroep IKZ 22-03-04 Aanwezig: Alain Slock, Brigitte Laceur, Frances Van Belle, Hilde Van den Biesen, Lieven Vernaeve, Marian Claeys, Mieke Van Durme, Monique van Malderen, Patrick Seys, William Govaert Verontschuldigd: Bart Gijbels, Simonne Auman, Marian Claeys (tot 11u) Agenda: 1. Verslag vorige stuurgroep 26-01-04 2. Opvolging invoering veranderingsacties 3. Planning vorming 4. Ontwerpteksten handboek - stroomdiagram en definities - opdrachten en doelstellingen - waarden en visie - VTO-beleid - signaleren - evalueren werking Ter goedkeuring Ter bespreking Ter bespreking Ter informatie Ter goedkeuring Ter goedkeuring Ter goedkeuring Ter goedkeuring Ter goedkeuring Blz. 1 Blz. 1,2 Blz. 1,2 Blz. 4 Blz. 4 Blz. 5 Blz. 6 Blz. 8 Blz. 10 Volgende vergadering: Prinsenhofzaal, 17-05-04, 09u00 tot 12u30 1 Verslag vorige stuurgroep ikz 26-01-04 Het verslag wordt goedgekeurd. 2 Opvolging invoering veranderingsacties Document(en): verslag d.d.26-01-04 Jaaroverzicht signaleren meegegeven, oproep om dit te bekijken op het coördinatieoverleg Privacy vertalingen : Albanees, Arabisch, Bulgaars, Engels, Frans, Slovaaks, Spaans, Turks en Russisch worden doorgemaild Overzicht vormingsinitiatieven zal begin april doorgemaild worden: aanvullingen doorgeven aan Brigitte Het tussentijds opvragen van gegevens voor 2004 zal gebeuren in april. De klachtenprocedure werd besproken op het dagelijks bestuur van SAW van 18-02-04 Zie opvolgingsschema op volgende bladzijde 3 Planning vorming Introductie IKZ: gepland gezamenlijk met introductie nieuwe medewerkers knelpunt: duurt lang, veel info, te moeilijk om alles te kunnen bevatten liefst wat tijd tussen de twee: min. één maand dit is wel een extra belasting voor de teams, maar de medewerkers moeten ook iets aan de vorming hebben nieuwe afspraak introductie ikz wordt toch opnieuw apart gegeven en aan de introductie nieuwe medewerkers wordt diversiteitsbeleid toegevoegd Gemaakt op 1/07/04 1/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

Cliëntinformatie: jaarlijks herhalen we besluiten om voorlopig de juridische vorming m.b.t. omgaan met cliëntinformatie eind 2004 niet te herhalen wanneer de teambegeleiders voelen dat hier opnieuw nood aan is, kunnen ze steeds de vraag stellen medewerkers hebben eerder behoefte aan een vraagbaak Vorming klachtenprocedure: SAW plant dat de klachtenprocedure in de centra normaal in voege treedt vanaf 1 november. Wij vinden het echter logischer dat dit in Artevelde gebeurd vanaf 01/01/05 Het is belangrijk dat we de medewerkers hierop goed voorbereiden: overtuigen, informatie geven, wapenen tegen de gevolgen van de procedure en weerstanden bespreekbaar maken Aangezien Alain de werkgroep op SAW gevolgd heeft, zal hij hieromtrent info geven Aan de Visserij wordt gevraagd om dit eventueel samen te organiseren liefst in september, oktober of november 2004 Gemaakt op 1/07/04 2/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

VERANDERINGSACTIES Gestart = S Uitgevoerd= U HD JWW Contrapuntr Genderstichting CSV OBT Schelp Transithuis JAC BWJ Wip Habbekrats VOC Klemensw. Vluchthuis AOC Kemensw H. Prins Albert Oikonde SOC BEWO Bijstandsteam Centrale Coörd. PRIVACY Teams informeren over gewijzigde afspraken U U U U U S S U U U U U U U S S U S S S U Vertalingen S U EVALUATIE EN BIJSTURING WERKING Opgenomen in de planning U U S U U U U S S S S S S S S S S U U U U Documenten aanpassen op basis van de evaluatie U PERSONEELSBELEID Procedure beoordelingsgesprekken Functieprofielen SIGNALEREN Vast agendapunt Jaaroverzicht Database verwerking signalen U U U U U U U U U U U U U U U S S S VTO-beleid Gekende planning interne vorming doorgegeven S S U U U S S S U U U U S S U U S U U U U Inventariseren gegevens 2003 U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U U Lijstje met vormingsinitiatieven U Tussentijds opvragen van gegevens 2004 S Database op website Gemaakt op 1/07/04 3/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

4 Ontwerpteksten handboek Document(en): ontwerp_hdb_bijlagen.pdf ontwerp_hdb_deel2.pdf Het is niet de bedoeling om de reeds vroeger goedgekeurde procedures te herbespreken, wel checken of zij correct zijn weergeven zoals uitgewerkt door de projectgroepen. Wat we bekijken zijn de geformuleerde doelen, toepassinggebieden en registraties. 4.1 Ter informatie: bijlagen In de bijlagen zullen de volgende documenten toegevoegd worden: infodocumenten bij de procedures waarnaar verwezen wordt bij verwante documenten uitleg stroomdiagram definities (wordt nog aangevuld) 4.2 Organisatiebeleid Zoals reeds vroeger afgesproken is dit gebaseerd op het beleidsplan Kwaliteitshandboek CAW Artevelde vzw Pekelharing 6Prinsenhof 56, 9000 Gent 2. Organisatiebeleid 2.1. Opdrachten en doelstellingen C:\Mijn documenten\hdb\organisatiebeleid\2_1_opdrachten en doelstellingen.doc Beoordeeld:SG 22-03-04 Goedgekeurd: SG 22-03-04 Geldig vanaf: 01-01-03 Missie 1 CAW Artevelde wil als pluralistische organisatie de mogelijkheden van iedereen versterken die daarom vraagt om het individueel en sociaal welzijn te verhogen. CAW Artevelde wil zich in het bijzonder richten tot alle personen voor wie de welzijnskansen bedreigd of verminderd worden ten gevolge van persoonlijke, relationele of maatschappelijke factoren. CAW Artevelde wil dit realiseren door: - de individuele vraag van iedereen op een gepaste wijze te benaderen. - via preventieve en informatieve acties te voorkomen dat personen of groepen van personen in een maatschappelijk of individueel zwakke positie terechtkomen. - algemeen structurele onvolkomenheden in het beleid die leiden tot deprivatie bij kwetsbare groepen te signaleren, alternatieven aanbieden en het breder publiek te sensibiliseren. Beleidsdoelstellingen 2 Driejaarlijks stuurt CAW Artevelde haar doelstellingen bij tijdens de opmaak van de beleidsplanning. 1 CAW Artevelde, "Beleidsplan 2003-2005", Gent, maart 2002, blz.4 2 CAW Artevelde, "Beleidsplan 2003-2005", Gent, maart 2002, blz.5-8 Gemaakt op 1/07/04 4/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

Het huidige beleidsplan 2003-2005 stelt de onderstaande strategische doelstellingen voorop. 1. Het verhogen van het persoonlijk en maatschappelijk functioneren zodat de cliënten beter hun basisrechten (hulpverlening, socio-cultureel leven, inspraakorganen, arbeidsmarkt, sociale zekerheid ) effectueren en hun leefkwaliteit verbetert. 2. Het verhogen van de effectiviteit van de hulpverlening. 3. De algemene toegankelijkheid van CAW Artevelde voor doelgroepen verhogen. 4. Signaleren van algemeen structurele onvolkomenheden in het beleid die leiden tot maatschappelijke achterstelling van risicogroepen. 5. Sensibiliseren van de bevolking voor maatschappelijke problemen en achtergestelde groepen. 6. Investeren in het uitbouwen en profileren van een coherent CAW Artevelde in functie van het doelpubliek (CAW Artevelde duidelijker profileren) en de relevante actoren op het veld. 7. Het verbeteren van de interne organisatie. 8. Het verder ontwikkelen van een efficiënt en zorgvuldig personeelsbeleid. 9. Het voeren van een diversiteitsbeleid. 10. Het verder ontwikkelen van een vrijwilligersbeleid. Deze strategische doelstellingen worden verder geconcretiseerd in operationele doelstellingen gericht op het algemeen doelpubliek en op specifieke doelgroepen. In het voorjaar van 2005 zal CAW Artevelde nieuwe doelstellingen vastleggen. Verwante documenten en hulpmiddelen: - Beleidsplan 2003-2005 CAW Artevelde 4.3 Waarden en visie Eveneens zoals vroeger afgesproken gebaseerd op het beleidsplan Kwaliteitshandboek CAW Artevelde vzw Pekelharing 6Prinsenhof 56, 9000 Gent 2. Organisatiebeleid 2.2. Waarden en visie C:\Mijn documenten\hdb\organisatiebeleid\2_2_waarden en visie.doc Beoordeeld: SG 22-03-04 Goedgekeurd: SG 22-03-04 Geldig vanaf: 01/01/03 Mens en maatschappijvisie 3 De dienst- en hulpverlening van het CAW Artevelde benadert iedere hulpvrager, zonder enig onderscheid vanuit een pluralistische ingesteldheid én een fundamenteel respect. Er is een rotsvaste overtuiging dat mogelijkheden steeds aanwezig zijn bij het cliënteel. Dit dynamisch mensbeeld kan door ondersteuning, opvolging en begeleiding binnen een professioneel kader kansen tot groei en ontwikkeling geven. De respectvolle houding en het geloof in verandering liggen aan de basis van de wens de grondrechten van de cliënt(groep) te willen effectueren. Elke persoon heeft immers recht op een menswaardig bestaan en een onvoorwaardelijke participatie in het breder maatschappelijk bestel. 3 CAW Artevelde, Beleidsplan 2003-2005, Gent, 2002, blz. 4 Gemaakt op 1/07/04 5/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

Het CAW geeft omtrent het functioneren in de huidige maatschappij van de hulpvrager, geen beoordeling. De persoonlijke keuzes en levenssfeer van iedere cliënt doet niets af aan het recht op dienst- en hulpverlening. Een volwaardige betrokkenheid en/of gedeelde verantwoordelijkheid van het cliënteel in een proces van begeleiding, advies of behandeling is vanuit bovenstaande visie impliciet aanwezig. De minst ingrijpende en meest geschikte werkingsvorm zal in nauw overleg aangewend worden om ten aanzien van de gestelde problematiek het gewenste effect te verkrijgen. Werkingsprincipes 4 De mens- en maatschappijvisie vertaalt zich in de onderstaande werkingsprincipes die decretaal vastgelegd werden. - Voor iedereen, zonder discriminatie, toegankelijk - Eerbiediging ideologische, filosofische of godsdienstige overtuiging - Verplichting tot geheimhouding (artikel 458 strafwetboek) - Door de betrokken personen gevraagd of aanvaard - Respect voor de persoonlijke levenssfeer - Zelfredzaamheid - Medeverantwoordelijkheid - Integrale benadering - Minst ingrijpende dienst- of hulpverleningsvorm - Eerste onthaal is kosteloos Verwante documenten en hulpmiddelen: - Beleidsplan 2003-2005 CAW Artevelde 4.4 Conditionele elementen en managementprocessen Kwaliteitshandboek CAW Artevelde vzw 3. Conditionele elementen 3.6. Vormings-, trainings- en opleidingsbeleid Prinsenhof 56, 9000 Gent C:\Mijn documenten\hdb\conditionele elementen\3_6_vto-beleid.doc Beoordeeld: SG 15-09-03 Goedgekeurd: SG 22-03-04 Geldig vanaf:01-01-04 Doel: Het ontwikkelen en voeren van een VTO-beleid dat bijdraagt tot het realiseren van de kernopdrachten en het behalen van de strategische en operationele doelstellingen. Toepassingsgebied: Het VTO-beleid richt zich tot iedereen die werkzaam is binnen de organisatie, ongeacht de functie (logistiek, administratief, hulpverlening, leidinggevend,.) of het statuut van de medewerker (vrijwilliger, werknemer, zelfstandige, gedetacheerde, ). schema procedure aanpassen zodat dit ook van toepassing is op niet-hulpverleners: bv. teambegeleider overal vervangen door directe leidinggevende 4 Decreet van 19/12/97 betreffende het algemeen welzijnswerk, afdeling 4, art 9, art 11, Art. 15 5 Gemaakt op 1/07/04 6/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

Procedure: Vorming op niveau van: de individuele medewerker het team caw artevelde detecteren van noden inhoud inhoud inhoud individuele noden functie hulpvragen bij soc.voorzieningen opties beleidsplan analyse werkvloer signalen cliënten verwerking inventarisatie noden teamdoelstellingen beleidsplan vereiste teamcompetenties hoe hoe hoe via functioneringsgesprek op teamvergadering met het team inventarisatie noden deelwerkingen op teamvergadering met het team tijdens evaluatie werking opvolging beleidsplan planning inhoud inhoud inhoud publiciteit extern vormingsaanbod geactualiseerd overzicht geactualiseerd overzicht aanwezig in alle teams via directe leidinggevende teambegeleider tijdige bekendmaking data via Arteveldenieuws procedure procedure procedure aanvraag en motivatie op vergadering met het team bespreken op teamvergadering met het bespreken op CO, TBO of SG IKZ team zie afsprakennota uitvoering inhoud inhoud inhoud aansluitend bij huidig taak/job aansluitend bij de vereiste teamcompetenties weerhouden thema's op basis van het beleidsplan en de inventarisatie hoe hoe hoe in- of externe vorming/opleiding diverse vormingsactiviteiten diverse vormingsactiviteiten organisatie vorming directe leidinggevende teambegeleider organisatie vorming DC transfer collega's inhoud inhoud relevante info vorming overzicht gevolgde vorming overzicht gevolgde vorming hoe hoe overzicht op website bevraging directe leidinggevenden teambegeleiders 2md info raadpleegbaar door team overzicht op website info-overdracht op teamvergadering met het team of op teamdag eigen transfer inhoud inhoud inhoud bruikbaarheid vorming idem idem toepasbaarheid vorming hoe hoe hoe bespreking met directe leidinggevende bespreking met de teams teambegeleider bespreking met het team (o.m. tijdens functioneringsgesprek) bespreking op CO, TBO of SG IKZ evaluatie inhoud inhoud inhoud voldeed vorming aan vormingsnood voldeed vorming aan vormingsnood voldeed vorming aan vormingsnood hoe hoe hoe op teamvergadering met het team bevraging teamleden bevraging deelnemers transfer nog eens opnieuw bespreken tijdens evaluatie werking ev. kort overleg met betrokken teams bespreking op CO, TBO of SG IKZ Verwante documenten en hulpmiddelen: - Visietekst Vormings, - trainings- en opleidingsbeleid (in bijlage handboek) - Infodocument Planmatige aanpak van VTO-activiteiten (in bijlage handboek) - Afsprakennota Vorming en bijscholing in het kader van VTO-beleid (in bijlage handboek) - Database interne en externe vorming op website - Kalender met geactualiseerd overzicht geplande vorming -Document VTO-activiteiten opgenomen in het beleidsplan Gemaakt op 1/07/04 7/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

Registratie: Wat Verantwoordelijke Locatie Bewaartermijn Noden individuele medewerker Teambegeleider - Map teamverslagen - 1 jaar of team Noden op CAW-niveau Directiecomité - Server\\Jacob\Goedgekeurde verslagen - 1 jaar Geplande interne vorming Teambegeleiders en - Kalender met geactualiseerd overzicht - 1 jaar directiecomité Individueel gevolgde externe Teambegeleiders - Database op website - 3 jaar vorming medewerkers Gevolgde interne vorming Teambegeleider - Database op website - 3 jaar op teamniveau - Backup Server\Brigitte\Jaarverslag[jaar] - 5 jaar Gevolgde interne vorming Directiecomité - Database op website - 3 jaar op CAW-niveau - Backup Server\Brigitte\Jaarverslag[jaar] - 5 jaar Info-overdracht vorming Teambegeleiders - Map verslagen team - 1 jaar - Ev. verslag teamdag Evaluatie op niveau medewerker Teambegeleider - Map verslagen team - 1 jaar of team Evaluatie op CAW-niveau Directiecomité - Server\\Jacob\Goedgekeurde verslagen - 1 jaar 4.5 Signaleren Kwaliteitshandboek CAW Artevelde vzw Prinsenhof 56, 9000 Gent 5. Operationele elementen: managementprocessen 5.1. Vaststellen van behoeften en tekorten en signaleren aan het beleid C:\Mijn documenten\hdb\managementprocessen\5_1_signaleren.doc Beoordeeld:SG 15-09-03 Goedgekeurd: SG 22-03-04 Geldig vanaf: 01-01-04 Doel: De bedoeling van deze procedure is om de problemen die in contacten met cliënten of aanverwante sectoren regelmatig terugkomen, en waarvoor een structurele oplossing mogelijk is, te signaleren aan de betrokken (beleids)instanties. 5 Toepassingsgebied: Alle signalen van cliënten in de hulpverlening We hebben discussie over de interpretatie van het begrip toepassingsgebied. Heeft het toepassingsgebied betrekking op de teams of op de inhoud van het signaleringsbeleid We spreken af dat Brigitte nagaat hoe andere organisaties dit interpreteren Mogelijke wijzigingen zijn 1. Of: alle vastgestelde tekorten en behoeften van cliënten in de hulpverlening 2. Of: - problemen die in contacten met cliënten of aanverwante sectoren regelmatig terugkomen, en waarvoor een structurele oplossing mogelijk is - positieve evoluties van knelpunten 3. Alle signalen opgevangen door medewerkers die werken met de doelgroep 4. Deze procedure heeft betrekking op alle teams die rechtstreeks met de doelgroep werken. 5 SAW, Definities functies in het algemeen welzijnswerk - versie 8, Berchem, november 2002, blz. 5 Gemaakt op 1/07/04 8/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

Procedure: Zie volgende bladzijde Verwante documenten en hulpmiddelen: - Document Systematisch signaleren in CAW Artevelde (in bijlage handboek) - Document Visie op signaleren (in bijlage handboek) - Registratieformulier Signaleren (in bijlage handboek) - Database Registratie: Wat Verantwoordelijke Locatie Bewaartermijn Ingevulde formulieren Secretariaat Secretariaat 1 jaar Agenderen op de teamvergadering Teambegeleider Map teamverslagen 1 jaar Agenderen op het coördinatieoverleg Directeur Server\Jacob\Goedgekeurde verslagen\co 1 jaar Agenderen op het directiecomitié Directeur Server\Jacob\Goedgekeurde verslagen\dc 5 jaar Clustering signalen DC Database 5 jaar Signalen doorgeven aan SAW Directiecomité - Resp. verslaggeving SAW 1 jaar - Jaaroverzicht Jaaroverzicht Kwaliteitscoördinator Server\Brigitte\PG\Signaleren 5 jaar Evaluatierapport Kwaliteitscoördinator Server\Brigitte\PG\Signaleren 5 jaar Sensibiliserende activiteit DC Foto s op secretariaat Evaluatierapport 5 jaar Gemaakt op 1/07/04 9/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

Procedure: signaal opvangen via: - werking - bewonersvergadering - externe overlegorganen - contacten met zelforganisaties e.d. signalen verzamelen: - vast agendapunt op teamvergadering, CO en DC - registratieformulier invullen signaleringsformulier vergadering beslist of signaal wordt doorgegeven ja nee vergadering onderneemt ev. andere actie signalen clusteren CO weegt welke signalen prioritair zijn nee ja is analyse op sectorniveau wenselijk? nee interne analyse: ev. met de verschillende actoren (ook cliënten) binnen CAW Artevelde ja bespreken op SAW-niveau CO beslist of actie wenselijk en haalbaar is nee positieve evolutie van knelpunten ja sensibiliserende actie uitvoeren indien mogelijk i.s.m. andere partners/actoren terugkoppelen: naar medewerkers via bestaande overlegstructuren en in de mate van het mogelijke naar cliënten evaluatie: feedback vragen aan de teams positieve bekrachtiging jaaroverzicht eindrapport Gemaakt op 1/07/04 10/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

4.6 Evaluatie werking Kwaliteitshandboek CAW Artevelde vzw 5. Operationele elementen: managementprocessen 5.2. Evalueren van werking, doelgroepenbeleid, doelstellingen Prinsenhof 56, 9000 Gent Z:\IKZ\Hdb\managementprocessen\5_2 Evalueren werking.doc Beoordeeld: SG 26-01-04 Goedgekeurd: SG 22-03-04 Geldig vanaf:01-/02/-04 Doel: CAW Artevelde evalueert systematisch en op geregelde tijdstippen de werking, het doelgroepenbeleid, de doelstellingen en gebruikt het resultaat van de evaluatie voor bijsturing van het beleid en de hulpverlening. Toepassingsgebied: Deze procedure heeft betrekking op alle teams die rechtstreeks met de doelgroep werken. Procedure: Wanneer Wat Wie Periode februari tot oktober Tegen 31 oktober Periode november tot december EVALUATIE IN DE TEAMS - Bespreking organisatie evaluatiebijeenkomst - Individueel invullen scorelijst - Verwerking scores - Vastleggen items evaluatiebespreking met het team - Evaluatiebespreking (kan ev. aan de hand van het evaluatieschema) VERSLAG INDIENEN - afspraken tot bijsturing - knelpunten te signaleren op het coördinatieoverleg EVALUATIE OP HET COORDINATIEOVERLEG - verwerking evaluatieverslagen - evaluatiebespreking - teamvergadering - elk teamlid, inclusief teambegeleider - teambegeleider of coördinator of in groep - teambegeleider of coördinator met het team - coördinator of procesbegeleider met het team (incl. teambegeleider) - teambegeleider bij coördinator - respectievelijke coördinator - coördinatieoverleg Verwante documenten en hulpmiddelen: - Infodocument Evaluatie en bijsturing van de werking (in bijlage) - Excelbestand Verwerking evaluatieschema Registratie: Wat Verantwoordelijke Locatie Bewaartermijn In gevulde scorelijsten Teambegeleider - Op vestigingsplaats - Beknopt evaluatieverslag Coördinator - Bureau coördinator - 3 jaar Verslag evaluatiebespreking Directiecomité - Server\jacob\verslagen CO - 1 jaar coördinatieoverleg Gemaakt op 1/07/04 11/12 Gemaakt door Brigitte Laceur

Volgende vergadering SG: 17/05/04 Met als belangrijkste agendapunt de zelfevaluatie van de smk s met de teams (gepland voor eind mei - begin juni) ter voorbereiding van de kwaliteitsplanning (zie ook planningsschema SG IKZ van 24-11-03). Naar aanleiding hiervan stelt Patrick de aparte zelfevaluatie voor IKZ in vraag, omdat dit nog bovenop de evaluatie van de werking komt. Deze evaluatie peilt echter naar alle smk s waarvan we moeten aantonen dat we hieraan ook voldoen. Deze smk s komen niet aanbod in het evaluatieschema van de werking. We besluiten om de zelfevaluatie toch te behouden omdat we hiermee kunnen toetsen of we beantwoorden aan alle smk s en of we dit ook voldoende kunnen aantonen. Gemaakt op 1/07/04 12/12 Gemaakt door Brigitte Laceur