SwingOffice in een notendop doelstelling: opvolging en bijsturing van berichten (per e-mail). 1. Inloggen in de Swing-omgeving Surf (gebruik Microsoft Internet Explorer) naar : http://swinglinecomputer/servico/default.aspx (swinglinecomputer is de naam of de ip van deze computer) Meldt aan met Login en Password en klik op Next-knop In het volgende scherm kies je de firma in dewelke de acties moeten uitgevoerd worden. U bent nu aangemeld in de Swing-omgeving. 27-3-2007 Page 1 / 13
Om terug af te melden klik je op de knop: Om aan te melden met een andere gebruikersnaam klik je op de knop: Om de gebruikers en paswoorden te beheren kies je: Configuration: Wanneer men als administrator ingelogd is, kan men nieuwe gebruikers, gebruikersgroepen en paswoorden gaan creëren. De eerste keer dat u hierin komt past u best het passwoord aan, om de toegang tot deze applicatie te beperken. Gebruikers behoren tot groepen. Per groep van gebruikers kan je bepalen wat deze mogen doen en wat niet (Welke programma s mogen ze zien en in welke firma s hebben ze toegang) Klik op de tekening van de groepen om groepen te definiëren of te wijzigen Je kan hier per groep beslissen in welke programma s deze groep toegang heeft Klik op de tekening van de gebruikers om gebruikers te definiëren of te wijzigen Je kan hier gebruikers aanmaken, paswoorden wijzigen, de taal instellen, een gebruiker toewijzen aan een groep, 27-3-2007 Page 2 / 13
2. SwingOffice Bericht In dit scherm kan men verder beslissen wat men wenst te doen in de keuze SwingOffice (in het grote werkvlak). Klik op de + tekens om een map te openen of klik op de omschrijving. Als je op Beheer klikt, ga je naar het beheer van de berichten (op dit ogenblik enkel e-mail) Er gaat een nieuw tab-blad open met selectiemogelijkheden zodat je kan beslissen welke berichten je wil zien: Mogelijke selecties : - van datum aanmaken van het bericht - tot datum aanmaken van het bericht - selectie op berichttype (enkel e-mail voorzien) - selectie op berichtstatus (postvak uit, verzonden, fout) In de datumvelden kan u 1. kiezen in het kalendertje welke periode u wenst op te vragen. 2. de data kiezen door deze in te tikken 3. de data kiezen door een 0, -1, +5 enz. in te geven (de datum relatief t.o.v. huidige datum) 27-3-2007 Page 3 / 13
Na de selecties gemaakt te hebben klikt u op de Open-button: U krijgt vervolgens het volgende scherm met de lijst volgens de ingegeven selectiecriteria: Hierin kan u lezen in welke toestand de zaken zich bevinden, naar welke adressen er berichten werden verzonden of klaar staan om te worden verzonden. Op dit scherm kan je ook de selectiecriteria terug wijzigen om een nieuwe lijst te krijgen of Het programma (de lijst)verlaten met: Een bericht verwijderen uit de lijst met de knop Remove: (nadat je 1 of meerdere berichten hebt geselecteerd) De detail van een bericht bekijken door dit aan te kruisen en dan de knop Edit Mode aan te klikken (of door op een lijn in de lijst te klikken met de linkermuisknop 27-3-2007 Page 4 / 13
Overzicht geselecteerde items & eventuele selectie hieruit volgend 27-3-2007 Page 5 / 13
Geselecteerd item bewerken We hebben 1 lijn uit de lijst geselecteerd en we komen in het Edit-scherm terecht : hier kan je alle gegeven aanpassen. Bvb een bericht staat in fout omdat het e-mail adres niet juist is. Je kan dan hier het juiste e-mail adres ingeven en vervolgens ook de status van het bericht wijzigen naar Postvak Uit. Je aanpassingen moet je bewaren door op de knop Save te klikken: Andere mogelijkheden in dit scherm zijn de volgende: Terug naar de overzichtslijst gaan met Overview Mode Een nieuw bericht toevoegen 27-3-2007 Page 6 / 13
Een bericht schrappen Naar een ander (eerste/vorig/volgend/laatste bericht) gaan uit de lijst met de driehoekjes. Tekst In de optie Tekst kan je de teksten bewerken die in SwingLine getoond worden. Voorbeelden zijn de helpteksten, de teksten die je krijgt te zien bij bevestiging van elektronische documenten, Teksten zijn gegroepeerd in folders (mappen of directories) die je ook kan beheren in de rubriek: Folder, beheer In de toekomst zullen deze opties nog uitgebreid worden, nu kan je enkel de verschillende folders bekijken. De lijst met de voorgedefinieerde folders wordt achteraan verklaard. Als je de rubriek folder sluit krijg je nog enkel beheer en rapporten te zien. Dit is het beheer van de teksten zelf. Beheer is het aanmaken en wijzigen van teksten, rapporten is het opvragen van teksten. 27-3-2007 Page 7 / 13
dit symbool gebruik je om een code op te zoeken. We kunnen hier dus eerst een folder opzoeken door te klikken op dit symbool naast de vraag Folder ID je krijgt dan een lijst met alle folders en kiest hieruit een folder door deze aan te klikken. Bvb de folder SWDOC. (Voorbeeld van het scherm op volgende blad) je gebruikt de verrekijker ook om een tekst op te zoeken door er op te klikken naast de vraag Text ID, je krijgt een lijst van de voorgedefinieerde teksten en kiest hieruit een tekst. Bvb CONFVO_N (Voorbeeld van het scherm op volgende blad) De mogelijkheden van het zoekscherm worden verder in deze tekst uitgelegd. Je kan de beknopte omschrijving van de tekst aanpassen in het veld Omschrijving en de tekst zelf kan je al zien staan verder omlaag op dit scherm. Met deze knop start je de tekstverwerking waarmee je tekst kan bewerken. 27-3-2007 Page 8 / 13
Zoek folder: Zoek tekst: 27-3-2007 Page 9 / 13
Bewerken van de tekst: 27-3-2007 Page 10 / 13
Je krijgt hier de mogelijkheden zoals in Wordpad om de tekst te bewerken en op te maken. Als je klaar bent klik je op de exit knop maar je moet de tekst nog wel bewaren door in het hoofdscherm om de save knop te klikken bovenaan op het scherm. Hierop klikken om je aanpassingen op te slaan. 27-3-2007 Page 11 / 13
Zoekmogelijkheden Je kan 1 of meerdere selectiecriteria opgeven in het zoekscherm. Vervolgens klik je op Set filter om de criteria actief te maken en de lijst geeft dan het resultaat van de opgegeven criteria. In het eerste veld geef je aan waar er gezocht moet worden (in welk veld) vervolgens specifieer je hoe er gezocht moet worden (begint met, bevat, gelijk aan of tussen welke waarden) en als laatste geef je op wat er gezocht moet worden. In bovenstaande voorbeeld vragen we in Omschrijving te zoeken naar bevestiging. Om een criteria toe te voegen klik je op Insert en kan je een volgende zoekmogelijkheid opgeven: Tekst bevat _N om de Nederlandse teksten te tonen. Er moet aan beide criteria voldaan zijn om in lijst te verschijnen. (De lijst verschijnt door op Set Filter te klikken) Om een filter te verwijderen klik je op de remove knop Om de zoekcriteria terug op te heffen klik je op Reset filter 27-3-2007 Page 12 / 13
Verklaring voorgedefinieerde folders en teksten: SWBOOK SWDOC CONFCO_E CONFCO_F CONFCO_N CONFHU_E CONFHU_F CONFHU_N CONFVO_E CONFVO_F CONFVO_N bevestigingstekst voor ontvangst van de uitnodiging (convocatie) idem franse tekst idem nederlandse tekst bevestigingstekst voor ontvangst van de uurwijziging idem franse tekst idem nederlandse tekst bevestigingstekst voor ontvangst van de reisdocumenten (vouchers) idem franse tekst idem nederlandse tekst SWPAY 27-3-2007 Page 13 / 13