De Exact- Bomas- en Twinfield koppeling is niets meer dan een bestand dat geëxporteerd wordt uit Ons Administratie en geimporteerd kan worden in Exact, Bomas of Twinfield. De gegevens die meegenomen worden zijn afhankelijk van het filter waarop de export van toepassing is. In principe is de output hetzelfde als een excel-export, enkel het bestandsformaat is anders. De invulvelden zijn voor de Exact-, Bomas en Twinfield boekhoudkoppeling nagenoeg gelijk. Het uitvoerbestand verschilt echter wel. Selecteer dus het juiste type. Exportprofiel toevoegen Om de Exact-koppeling toe te voegen dient te worden genavigeerd naar de exportprofielen: Beheer -> Export Een lijst is zichtbaar met bestaande exportprofielen. Klik vervolgens op Toevoegen. Page 1
1. Vul een naam in die je wilt gebruiken voor het exportprofiel. 2. Selecteer het betreffende type, in dit voorbeeld Exact Boekhouding 3. Geef de datum op per wanneer er geëxporteerd dient te worden met dit exportprofiel. Let op, dit kan later niet meer veranderd worden! 4. Klik vervolgens op Opslaan Het exportprofiel is nu aangemaakt. Deze dient echter nog wel geconfigureerd te worden. Page 2
Exportprofiel configureren Kies in de lijst met exportprofielen de koppeling die zojuist is gemaakt. Vervolgens wordt het scherm met de instellingen van de betreffende koppeling geopend. Type en Naam Type en naam zijn overgenomen bij het aanmaken van het exportprofiel Filter Selecteer het gewenste filter waarop de export van toepassing is Page 3
Begindatum profiel Dit is de begindatum van wanneer exportgegevens worden meegenomen. Bestandsnaam Vul een gewenste bestandsnaam in. Standaard wordt bijvoorbeeld een datum meegeven zodat duidelijk is van wanneer de export is. Bedrijfsnummer Hier kan een bedrijfsnummer ingevoerd worden, zodat in Exact te achterhalen is vanuit welk pakket het betreffende bestand is geïmporteerd. Kies bijvoorbeeld voor het gebruik van Ons Administratie het getal 1, voor een ander pakket getal 2, etc. Dagboeknummer Hier dient het dagboeknummer of 'journal number' ingevuld te worden. Let op, dit is een verplicht veld! Dagboektype Vul het gewenste dagboektype in. Let op, kies één letter! I: Inkoopboek V: Verkoopboek K: Kasboek B: Bankboek G: Giroboek M: Memoriaal Vervaldagen Het aantal vervaldagen dat hier wordt ingevuld, bepaalt wat de vervaldatum wordt in de export. De vervaldatum is de factuurdatum plus vervaldagen. Neem alleen gefactureerde debiteuren op in het masterdebtorbestand Selecteer of alleen gefactureerde debiteuren in het masterdebtorbestand moeten staan. Gebruik (en reserveer) een nieuw factuurnummer voor retour-boekingen en exporteer dit als boekstuknummer Deze optie zorgt er voor dat een nieuw factuurnummer gereserveerd en gebruikt dient te worden als boekstuknummer voor retourberichten. Hierdoor is inzichtelijk wat de debetboeking en de retourboeking is. Factuur splitsen op periode geleverde zorg Hiermee kan aangegeven worden of de geleverde zorg wel of niet per periode dient te worden opgesplitst. De periode die hier wordt bedoeld, en ook als kolom 'periode' in het exportbestand terechtkomt, is de tijdseenheid die hieronder bij "Financiele periode" wordt gekozen. Financiele periode Selecteer de gewenste financiele periode: maand, vier weken of week. Kostenplaats Hier kan gekozen worden welke kostenplaats het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde kostenplaats - Kostenplaats: de kostenplaats uit de Organisatorische Eenheid (OE) (standaard) - Product: niet van toepassing Page 4
Vaste waarde kostenplaats Indien bij Kostenplaats is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostenplaats te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Kostendrager Hier kan gekozen worden welke kostendrager het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde kostendrager - Kostenplaats: niet van toepassing - Product: hierdoor wordt de kostendrager gebasseerd op de productcode uit het filter (standaard) Vaste waarde kostendrager Indien bij Kostendrager is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostendrager te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Grootboekrekening Hier kan gekozen worden welke grootboekrekening het betreft. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde grootboekrekening - Kostenplaats: niet van toepassing - Product: hierdoor wordt de grootboekrekening gebasseerd op de productcode uit het filter. Let op, vul in het betreffende filter alle grootboekrekeningnummers per product in. Vaste waarde grootboekrekening Indien bij Grootboekrekening is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende grootboekrekening te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Indien gevuld alleen facturen van de opgegeven AGB-codes exporteren Hiermee is het mogelijk om alleen de facturen van opgegegeven AGB-codes te exporteren. Dit is handig indien de organisatie meerdere juridische entiteiten heeft. Eén of meerdere AGB-codes kunnen opgegeven worden (kommagescheiden). Het kan daarvoor nodig zijn om meerdere exportprofielen te maken. Bijvoorbeeld AGB-codes 11111111 en 22222222 in het ene exportprofiel, 33333333 en 44444444 in het andere exportprofiel. Wanneer de keuzes zijn gemaakt, dienen deze vervolgens te worden opgeslagen middels de knop 'Opslaan'. Het exportprofiel is nu aangemaakt en gereed om te gebruiken. Page 5
Twinfield Voor de Twinfield-export zijn de invoervelden beperkter. Een aantal komen overeen met de instellingen van de Afas-export. De volgende invoervelden zijn echter extra: Project/activa Hier kan gekozen worden welke kostendrager het betreft in andere exports. De volgende opties zijn beschikbaar: - Vaste waarde: dit is een waarde die je zelf kunt invullen, zie Vaste waarde project/activa - Kostenplaats: niet van toepassing - Product: hierdoor wordt de kostendrager gebasseerd op de productcode uit het filter (standaaard) Vaste waarde project/activa (indien van toepassing) Indien bij Project/activa is gekozen voor 'Vaste waarde', dan dient hier de betreffende kostendrager te worden ingevuld. Indien een andere keuze is geselecteerd, dan hoeft deze niet ingevuld te worden. Vaste waarde grootboekrekening kopregels (indien van toepassing) Het is mogelijk om een standaard waarde voor de grootboekrekening in de kopregel van de boeking in te voeren. Formaat van de datumvelden Het is instelbaar op welke wijze de datum geëxporteerd wordt. De enige mogelijke waarden zijn Page 6
yyyy, MM, dd. (jaar, maand, dag). Let op: deze waardes zijn hoofdlettergevoelig; gebruik voor de maand (MM) altijd hoofdletters. De volgorde van de waardes is zelf te bepalen. Ook zijn koppeltekens ( - / ) toe te voegen. Bomas Voor de Bomas-export zijn de invoervelden nagenoeg gelijk aan die van de Afas-export. De volgende invoervelden zijn extra: Instellingsnummer Hier kan een instellingsnummer ingevoerd worden. Dit nummer wordt in het debtorbestand meegegeven. Let op, er kan één nummer ingevuld worden (dus niet meerdere kommagescheiden). Subadministratienummer Hier kan een subadministratienummer ingevoerd worden. Dit nummer wordt in het debtorbestand meegegeven. Let op, er kan één nummer ingevuld worden (dus niet meerdere kommagescheiden). Page 7
Page 8